Vue d’ensemble de l’utilisation des flux des processus d’entreprise
Cette rubrique s’applique à Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises). Si vous êtes un utilisateur en ligne, consultez Vue d’ensemble des flux de processus d’entreprise dans la documentation de Power Automate.
Vous pouvez vous assurer que les utilisateurs entrent des données de façon cohérente et suivent les mêmes étapes chaque fois qu’ils travaillent avec un client en créant un flux de processus d’entreprise. Par exemple, vous pouvez créer un flux des processus d’entreprise afin que tous les utilisateurs gèrent les demandes de service client de la même façon ou qu’ils obtiennent l’approbation d’une facture avant d’envoyer une commande. Les flux des processus d’entreprise utilisent la même technologie sous-jacente que les autres processus, mais les fonctionnalités qu’ils offrent sont très différentes d’autres qui utilisent des processus. Pour apprendre à créer ou modifier un flux des processus d’entreprise, voir Créer un flux des processus d’entreprise.
Visionnez une courte vidéo (4:49) sur les flux de processus d’entreprise.
Pourquoi utiliser des flux des processus d’entreprise ?
Les flux des processus d’entreprise fournissent un guide aux utilisateurs pour le travail à effectuer. Ils offrent une expérience utilisateur rationalisée qui aide les utilisateurs à suivre les processus que leur organisation a définis pour des interactions devant aboutir à une conclusion donnée. Cette expérience utilisateur peut être personnalisée afin que les utilisateurs disposant de rôles de sécurité différents puissent avoir une expérience parfaitement adaptée à leurs activités.
Utilisez les flux des processus d’entreprise pour définir une série d’étapes à suivre pour obtenir un résultat donné. Ces étapes fournissent un indicateur visuel qui indique aux utilisateurs où ils en sont dans le processus d’entreprise. Les flux des processus d’entreprise réduisent les besoins en formation, car ils évitent aux nouveaux utilisateurs d’avoir à se préoccuper de l’entité qu’ils doivent utiliser. Ils peuvent laisser le processus les guider. Vous pouvez configurer les flux des processus d’entreprise pour prendre en charge les méthodologies courantes de vente pouvant aider vos groupes commerciaux à obtenir de meilleurs résultats. Pour les groupes de services, les flux des processus d’entreprise peuvent aider le nouveau personnel à être opérationnel plus rapidement et à éviter des erreurs qui peuvent entraîner le mécontentement des clients.
À quoi servent les flux des processus d’entreprise ?
Une définition des flux des processus d’entreprise est représentée en tant qu’entité personnalisée et une instance d’un processus est stockée en tant qu’enregistrement dans cette entité. Chaque enregistrement est associé à un enregistrement de données (tel qu’un compte, un contact, un prospect ou une opportunité) et dans le cas des processus inter-entités, avec un enregistrement de données pour chaque entité participante.
Les flux des processus d’entreprise permettent de définir un ensemble de phases et d’étapes qui sont ensuite affichées dans un contrôle en haut du formulaire.
Chaque phase est composée d’un groupe d’étapes. Chaque étape représente un champ où les données peuvent être saisies. Les utilisateurs avancent à l’étape suivante en utilisant le bouton Phase suivante. Vous pouvez rendre une étape obligatoire de sorte que les utilisateurs doivent entrer des données dans le champ correspondant avant de pouvoir passer à la phase suivante. Cela est généralement appelé « passage d’étapes » ou « stage-gating ».
Les flux des processus d’entreprise semblent relativement simples comparés à d’autres types de processus, car ils ne fournissent pas de logique métier ni d’automatisation conditionnelle en plus de l’expérience unifiée pour la saisie des données et le contrôle des entrées par phases. Toutefois, si vous les combinez avec d’autres processus et personnalisations, ils peuvent jouer un rôle important en permettant un gain de temps, la réduction des coûts de formation et l’augmentation de l’adoption par les utilisateurs.
Il existe un certain nombre de flux des processus d’entreprise prêts à l’emploi disponibles. Pour plus d’informations : Ajouter des processus d’entreprise prêts à l’emploi.
Flux des processus d’entreprise intégrés avec d’autres personnalisations
Si vous ou votre utilisateur entrez des données à l’aide de flux des processus d’entreprise, les modifications apportées aux données sont également appliquées aux champs de formulaire afin que l’automatisation fournie par les règles métier ou les scripts de formulaire puisse être appliquée immédiatement. Il est possible d’ajouter des étapes qui définissent des valeurs pour les champs absents du formulaire, et ces champs sont ajoutés au modèle objet de l’API cliente utilisé pour les scripts de formulaire. Tous les flux de travail initiés par des modifications apportées aux champs inclus dans un flux des processus d’entreprise seront appliqués lors de l’enregistrement des données du formulaire. Si l’automatisation est appliquée par un workflow en temps réel, les modifications sont visibles immédiatement par l’utilisateur lorsque les données du formulaire sont actualisées après l’enregistrement de l’enregistrement.
Bien que le contrôle des flux des processus d’entreprise dans le formulaire ne fournisse pas de possibilité de programmation directe côté client, les modifications appliquées par des règles métier ou des scripts de formulaire sont appliquées automatiquement aux contrôles des flux des processus d’entreprise. Si vous masquez un champ dans un formulaire, ce champ sera également masqué dans le contrôle de flux des processus d’entreprise. Si vous définissez une valeur en utilisant des règles métier ou des scripts de formulaire, cette valeur est définie dans le flux des processus d’entreprise.
Flux de processus simultanés
Les flux de processus d’entreprise simultanés permettent aux personnalisateurs de configurer plusieurs processus d’entreprise et de les associer au même enregistrement de démarrage. Les utilisateurs peuvent basculer entre plusieurs processus d’entreprise exécutés simultanément, et reprendre leur travail là où ils l’avaient laissé dans le processus.
Flux des processus d’entreprise système
Les flux des processus d’entreprise suivants sont inclus. Pour comprendre comment les flux des processus d’entreprise fonctionnent, examinez ces flux des processus d’entreprise système :
Processus de vente prospect-opportunité
Processus de vente opportunité
Processus téléphone-incident
Plusieurs entités dans les flux des processus d’entreprise
Vous pouvez utiliser un flux des processus d’entreprise pour une seule entité ou plusieurs entités. Par exemple, un processus peut commencer par une opportunité, puis continuer par un devis, puis une commande et une facture, avant de revenir pour fermer l’opportunité.
Vous pouvez concevoir des flux des processus d’entreprise qui lient les enregistrements jusqu’à cinq entités différentes dans un seul processus de sorte que les utilisateurs de l’application peuvent se concentrer sur le flux de leurs processus plutôt que sur l’entité dans laquelle ils travaillent. Ils peuvent facilement accéder aux enregistrements d’entités associés.
Plusieurs flux des processus d’entreprise sont disponibles par entité
Tous les utilisateurs d’une organisation ne suivent pas forcément le même processus et des conditions différentes peuvent impliquer l’application d’un autre processus. Jusqu’à 10 flux des processus d’entreprise peuvent être actifs par entité pour fournir des processus appropriés aux différentes situations.
Contrôler le flux des processus d’entreprise qui sera appliqué
Vous pouvez associer les flux des processus d’entreprise avec des rôles de sécurité de telle sorte que seuls les utilisateurs disposant de ces rôles de sécurité puissent les afficher ou les utiliser. Vous pouvez également définir l’ordre des flux des processus d’entreprise afin de contrôler quel flux des processus d’entreprise sera défini par défaut. Pour définir l’ordre flux des processus d’entreprise, ouvrez un flux des processus d’entreprise dans le concepteur, puis sélectionnez Ordre des flux des processus dans la barre de commandes. Sélectionnez les flèches haut et bas pour déplacer les flux des processus d’entreprise dans l’ordre souhaité.
Quand une personne crée un enregistrement d’entité, la liste de définition du processus d’entreprise actif est filtrée selon le rôle de sécurité de l’utilisateur. La première définition de processus d’entreprise activée disponible pour le rôle de sécurité de l’utilisateur, selon l’ordre de la liste des processus, est celle qui s’applique par défaut. Si plusieurs définitions de processus d’entreprise actives sont disponibles, les utilisateurs peuvent en charger une autre à partir du dialogue Changer de processus. À chaque changement de processus, celui qui est actuellement affiché passe en arrière-plan et est remplacé par celui qui a été sélectionné, mais il conserve son état et peut être restauré. Chaque enregistrement peut avoir plusieurs instances de processus associées (chacune pour une définition de flux des processus d’entreprise différente, jusqu’à un total de 10). Au chargement du formulaire, un seul flux des processus d’entreprise s’affiche. Lorsqu’un utilisateur applique un autre processus, celui-ci peut ne se charger par défaut que pour cet utilisateur particulier.
Pour vous assurer qu’un processus d’entreprise est chargé par défaut pour tous les utilisateurs (comportement équivalent au fait d’« épingler » le processus), il est possible d’ajouter un script d’API client personnalisé (ressource Web) au chargement du formulaire ; il charge spécifiquement une instance de processus d’entreprise existante en fonction de l’ID de la définition du processus d’entreprise.
Privilèges des flux des processus d’entreprise
Chaque définition des flux des processus d’entreprise représentée en tant qu’entité personnalisée est fournie avec son propre ensemble de privilèges pouvant être modifiés au sein d’un rôle de sécurité, comme n’importe quel(le) autre système ou entité personnalisée. Vous pouvez spécifier les privilèges dans l’onglet Flux des processus d’entreprise pour un rôle de sécurité.
Vous pouvez attribuer les privilèges suivants à un flux des processus d’entreprise :
- Créer : Permet de créer une instance du flux de processus d’entreprise, qui est effectuée en même temps que la création d’un nouvel enregistrement.
- Lire : Permet d’afficher le flux des processus d’entreprise sur un enregistrement créé.
- Écrire : Permet de mettre à jour le flux des processus d’entreprise. Par exemple, la modification de l’état et la navigation.
- Supprimer : Permet de supprimer une instance, par exemple lorsqu’un enregistrement est supprimé.
- Ajouter : Permet la navigation entre entités à partir d’une entité. Par exemple, l’entité Prospect dans le flux des processus d’entreprise Processus de vente prospect-opportunité.
- Ajouter à : Permet la navigation entre entités vers une entité. Par exemple, l’entité Opportunité dans le flux des processus d’entreprise Processus de vente prospect-opportunité.
Note
Les rôles de sécurité Administrateur système et Personnalisateur de système ont par défaut accès à tous les nouveaux flux des processus d’entreprise.
Considérations relatives aux flux de processus d’entreprise
Vous pouvez définir des flux des processus d’entreprise uniquement pour les entités qui les prennent en charge. Vous devez également être au courant des limites du nombre de processus, de phases et d’étapes qui peuvent être ajoutés.
Flux de processus d’entreprise qui appellent un workflow
Vous pouvez désormais appeler des workflows à la demande à partir d’un flux de processus d’entreprise. Pour ce faire, dans le nouveau concepteur de flux de processus d’entreprise, faites glisser un composant de workflow vers une phase du processus ou vers la section Workflows globaux. Pour plus d’informations sur l’utilisation des workflows dans les flux des processus d’entreprise, voir Blog : Automatisation des flux des processus d’entreprise dans Dynamics 365 for Customer Engagement.
Lorsque vous ajoutez un workflow que vous souhaitez déclencher à la sortie d’une phase dans votre flux de processus d’entreprise, et que cette phase est la dernière du flux, le concepteur donne l’impression que le workflow sera déclenché lorsque cette phase sera terminée. Toutefois, le workflow ne sera pas déclenché, car une transition de phase ne se produit pas. Vous ne recevrez pas un avertissement ou une erreur qui vous empêche d’inclure le workflow dans la phase. Lorsqu’un utilisateur interagit avec le flux de processus d’entreprise, la fin ou l’abandon du processus n’entraîne pas une transition de phase, et par conséquent le workflow n’est pas déclenché. Prenez en compte les exemples suivants :
Vous créez un flux de processus d’entreprise avec deux phases, P1 se connecte à P2 avec un workflow à la phase P2. Vous définissez ensuite le déclencheur sur Sortie de phase.
Vous créez un flux de processus d’entreprise avec trois phases, P1 se connecte à P2 et P2 se branche sur P3. Vous incluez un workflow à P2 et définissez le déclencheur sur Sortie de phase.
Le workflow ne se déclenchera pas dans les deux cas. Pour contourner ce problème, vous pouvez ajouter un workflow global et lui ajouter le workflow que vous souhaitez déclencher afin qu’il soit déclenché pour le processus d’entreprise et non une phase du processus. Vous pouvez définir le déclencheur d’un workflow global sur Processus abandonné ou Processus terminé pour déclencher le workflow lorsqu’un utilisateur abandonne ou termine le processus d’entreprise.
Entités qui peuvent utiliser des flux des processus d’entreprise
Seules les entités qui utilisent les formulaires mis à jour peuvent utiliser les flux des processus d’entreprise. Cela inclut les entités personnalisées et les entités système suivantes :
Compte
Rendez-vous
Campagne
Activité de campagne
Réponse de campagne
Concurrent
Contact
Envoyer par courrier électronique
Droit
Télécopie
Incident
Facture
Prospect
Lettre
Liste marketing
Opportunité
Appel téléphonique
Produit
Élément tarifaire
Devis
Rendez-vous périodique
Documentation commerciale
Activité sociale
Ordre
Utilisateur
Tâche
Équipe
Pour activer une entité personnalisée pour les flux des processus d’entreprise, activez la case à cocher Flux des processus d’entreprise (des champs vont être créés) dans la définition de l’entité. Notez que vous ne pouvez pas annuler cette action.
Note
Si vous accédez à la phase des flux de processus d’entreprise contenant l’entité Social Activity et choisissez le bouton Phase suivante, l’option Créer s’affiche. Lorsque vous choisissez Créer, le formulaire Activité sociale est chargé. Cependant, étant donné que Social Activity n’est pas valide pour Create à partir de l’interface utilisateur de l’application, vous ne pourrez pas enregistrer le formulaire et vous verrez le message d’erreur : « Erreur inattendue ».
Nombre maximal de processus, de phases et d’étapes
Pour garantir des performances acceptables et la facilité d’utilisation de l’interface utilisateur, vous devez connaître certaines limitations lorsque vous planifiez l’utilisation de flux des processus d’entreprise :
Il ne peut pas y avoir plus de 10 flux des processus d’entreprise par entité.
Chaque processus ne peut pas contenir plus de 30 phases.
Les processus à plusieurs entités ne peuvent pas contenir plus de cinq entités.
Prise en charge de la personnalisation des entités de flux des processus d’entreprise
Les entités de flux des processus d’entreprise peuvent apparaître dans le système afin que les données d’enregistrement d’entité soient rendues disponibles dans des grilles, des vues, des graphiques, et des tableaux de bord.
Utilisez les enregistrements d’entité de flux des processus d’entreprise avec des grilles, des vues, graphiques, et des tableaux de bord
Avec les flux des processus d’entreprise disponibles en tant qu’entités, vous pouvez désormais utiliser des recherches, des vues, des diagrammes et des tableaux de bord avancés issus des données du flux des processus d’entreprise pour une entité spécifique, comme un prospect ou une opportunité. Les administrateurs système et les personnalisateurs peuvent créer des grilles, des vues, des graphiques, et des tableaux de bord de flux des processus d’entreprise personnalisés similaires à ceux créés avec toute autre entité.
Les flux des processus d’entreprise, comme Processus de vente prospect-opportunité, apparaissent en tant qu’entité personnalisable dans l’Explorateur de solutions.
Pour accéder à une vue de flux des processus d’entreprise par défaut, ouvrez l’explorateur de solutions, développez Entités> développez le processus de votre choix, par exemple Processus de vente prospect-opportunité, sélectionnez Vues, puis sélectionnez la vue que vous souhaitez.
Plusieurs vues par défaut sont disponibles que vous pouvez afficher en tant que graphique, telles que la vue Processus de vente Opportunité actif.
Limitations de l’utilisation des entités de flux de processus d’entreprise
Actuellement, vous ne pouvez pas créer de formulaires personnalisés pour des entités selon un flux des processus d’entreprise.
Voir aussi
Visionnez une courte vidéo (4:49) sur les flux de processus d’entreprise.
Ajouter des processus d’entreprise prêts à l’emploi
Créer un flux de processus d’entreprise
Améliorer les flux de processus d’entreprise avec le branchement
Livre blanc : Activation de processus avec Dynamics 365 for Customer Engagement
Créer une logique métier personnalisée à l’aide des processus
Processus de workflow
Actions - Présentation