Ajouter des inspections aux ordres de travail

Les inspections Field Service correspondent à des formulaires numériques que les techniciens utilisent pour répondre rapidement et facilement à une liste de questions dans le cadre d’un ordre de travail. La liste de questions peut inclure des protocoles de sécurité, des tests de réussite et d’échec pour un actif client, un entretien avec un client ou d’autres audits et évaluations.

Avec l’interface par glisser-déposer, les inspections sont faciles à créer et sont plus faciles à remplir pour les techniciens par rapport aux formulaires papier. Les réponses à l’inspection sont stockées dans Microsoft Dataverse, ce qui facilite la communication des résultats et l’intégration des inspections dans vos processus métier automatisés.

Les inspections dans Field Service fournissent :

• Prise en charge hors connexion : les techniciens peuvent visualiser et effectuer des inspections sur leur téléphone portable ou leur tablette sans accès à Internet. Les réponses sont synchronisées lorsque la connectivité est rétablie (cellulaire ou WiFi).
• Actifs client : les inspections peuvent être associées à des actifs, ce qui permet aux utilisateurs de voir un historique de toutes les inspections pour un équipement particulier.
• Gestion des versions : les administrateurs peuvent continuellement mettre à jour et publier des inspections pour s’adapter aux changements de processus et aux besoins évolutifs de l’entreprise.

Processus d’inspection

Le processus d’inspection implique les étapes suivantes :

1. L’administrateur crée un modèle d’inspection, puis le publie, ce qui associe l’inspection à un Type de tâche de service.
2. Le répartiteur ajoute le Type de tâche de service à un Ordre de travail.
3. Le technicien termine l’inspection.
4. Le répartiteur affiche les résultats de l’inspection.

Cet article fournit un exemple de création d’une inspection en utilisant une liste de contrôle de maintenance sur un actif client.

Pour une procédure pas à pas guidée, regardez la vidéo suivante.

Conditions préalables

• Dynamics 365 version 9.1.0000.15015+.

• La connaissance de l’ordre de travail types d’incident et tâches de service est encouragée.

• Le rôle Administrateurs Field Service peut créer des modèles d’inspection et les associer à des types de tâches de service.

• Le rôle Répartiteur Field Service peut ajouter des tâches de service avec des inspections aux ordres de travail.

• Le rôle Ressource Field Service peut afficher les ordres de travail auxquels ils sont affectés, ainsi que les tâches de service des ordres de travail et les inspections associées.

Créer une inspection

Créez une inspection qui peut être réutilisée et ajoutée à plusieurs ordres de travail.

1. Dans Field Service, modifiez pour la zone Paramètres.

2. Accédez à Ordres de travail>Modèles d’inspections et sélectionnez Nouveau.

   

3. Fournissez un Nom pour le modèle d’inspection et ajoutez une description facultative. Vous ne pouvez pas modifier le nom une fois le modèle publié.

4. Sélectionnez Avancé et choisissez l’apparence de l’inspection du point de vue du technicien.

   • Afficher le titre et la description : affichez ou masquez le titre et la description de l’inspection.
   • Densité de la disposition : pour afficher les zones de réponse sous les questions, sélectionnez Confortable. Pour afficher les zones de réponse à droite des questions, sélectionnez Compact.
   • Afficher les numéros des questions : affichez ou masquez les numéros des questions dans l’inspection.

5. Sélectionnez Boîte à outils et complétez les questions de l’inspection :

   • Entrez les types de questions.
   • Utilisez le bouton à bascule Obligatoire pour rendre la question d’inspection obligatoire.
   • Pour ajouter plus de détails pour une question d’inspection, sélectionnez l’icône Engrenage et complétez les détails.

6. Pour regrouper les questions de manière organisée, ajoutez des pages à partir du menu déroulant Page. Vous pouvez également utiliser des pages pour faciliter l’ajout d’une logique à plusieurs questions à la fois.

7. Dans la section Aperçu, testez l’inspection du point de vue d’un technicien.

8. Dans la section Concepteur, apportez des modifications si nécessaire. Puis, sélectionnez ensuite Enregistrer. L’inspection est à l’état de brouillon afin que vous puissiez continuer à apporter des modifications et ajouter une logique. Lorsque vous pensez que l’inspection est prête, passez à l’étape suivante.

9. Pour ajouter l’inspection au processus de l’ordre de travail, un type de tâche de service doit lui être associé.

   Pour créer automatiquement le type de tâche de service, sélectionnez Publier et générer un nouveau type de tâche de service, puis confirmez.

   

   Pour associer l’inspection à un type de tâche de service existant ou créer manuellement le type de tâche de service, sélectionnez Publier, confirmez, puis associez l’inspection au type de tâche de service.

Types de question

Ajoutez une question à l’inspection en double-cliquant ou en faisant glisser-déposer un type de question sur la droite.

• Zone de texte : Permet aux techniciens de saisir du texte à partir de leur clavier pour une réponse sous forme libre. Il y a une option dans le panneau avancé pour agrandir la zone de texte et permettre les réponses sur plusieurs lignes. Dans la version en accès anticipé, une zone de texte peut être remplie avec une valeur par défaut et peut également être en lecture seule.

• Case à cocher, Groupe de cases d’option, Menu déroulant : permettent aux techniciens de choisir une réponse parmi les options prédéfinies. Les types de questions Case à cocher, Groupe de cases d’option et Menu déroulant sont similaires. Le type de question Case à cocher est à sélection multiple, alors que Groupe de cases d’option et Menu déroulant permettent une seule réponse. La différence entre Groupe de cases d’option et Menu déroulant est esthétique, faites votre choix en fonction de l’expérience utilisateur souhaitée.

• Recherche d’entité : Permet aux techniciens de choisir un enregistrement Dynamics 365. Dans l’interface du concepteur d’inspection, les administrateurs doivent sélectionner une entité et un champ à afficher. Pour une entité choisie, le champ Nom et les champs obligatoires sont les attributs d’entité qui peuvent être affichés dans la recherche. Lorsque l’utilisateur effectue une saisie, les 50 premiers enregistrements commençant par la chaîne de recherche apparaissent dans la liste déroulante. Les premiers résultats peuvent ne pas contenir toutes les correspondances, continuez à ajouter des éléments à la chaîne de recherche jusqu’à ce que le résultat correspondant commence à s’afficher en haut. La recherche d’entité respecte les rôles de sécurité de l’utilisateur connecté, ce qui signifie que certaines entités et certains enregistrements peuvent ne pas être affichés.

  • Ajoutez des filtres pour évaluer les enregistrements affichés dans les options de recherche d’entité. Par exemple, une question d’inspection de recherche d’entité créée pour le type d’enregistrement de la ressource réservable. Vous pouvez filtrer la liste des ressources réservables par celles dont le type de ressource est défini sur Utilisateur pour supprimer les sous-traitants et les machines de la liste.

• Nombre : Restreint la saisie à une valeur numérique ou renvoie une erreur. Représente généralement une valeur de mesure ou d’évaluation numérique.

• Date et heure : Permet aux techniciens d’entrer une date et une heure.

• Fichier : Permet aux techniciens de télécharger un fichier, de prendre une photo ou de choisir une photo depuis leur pellicule.

• Lecture de codes-barres : permet aux techniciens de remplir le champ avec le numéro de code-barres en scannant un code-barres avec la caméra de leur appareil. Choisissez le type de question « Zone de texte », puis sélectionnez Code-barres pour le type d’entrée dans la section Avancé.

• Matrice (dynamique) : ajoute une grille de questions. Il est possible d’ajouter plus de lignes dynamiquement lors de l’inspection. Voir la capture d’écran suivante pour un exemple.

  

Associer l’inspection au type de tâche de service

Associez l’inspection à un type de tâche de service. Cette association est nécessaire, car les inspections ne s’ajoutent pas directement aux ordres de travail ; elles sont ajoutées dans le cadre des Tâches de service de l’ordre de travail.

1. Dans Paramètres, sélectionnez Types de tâches de service.

2. Sélectionnez un type de tâche de service existant ou créez-en un.

3. Saisissez les informations suivantes :

   • A une inspection : définissez sur Oui.

   • Modèle d’inspection : sélectionnez l’inspection que vous avez créée. Le formulaire d’inspection apparaît.

4. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Il est courant d’ajouter des types de tâche de service aux types d’incident afin de regrouper le travail. Cependant, cela n’est pas obligatoire, car vous pouvez ajouter des tâches de service individuelles aux ordres de travail.

Ajouter une inspection à un ordre de travail

1. Créez un nouvel ordre de travail et sélectionnez Enregistrer.

2. Sélectionnez la section Tâches et sélectionnez Ajouter une tâche.

3. Pour Type de tâche, sélectionnez le type de tâche de service que vous avez créé et auquel est associée une inspection.

4. Sélectionnez Enregistrer et fermer. L’inspection ne peut pas être complétée tant que la tâche n’est pas enregistrée. Une fois que le technicien a terminé l’inspection, l’inspection terminée apparaît.

   

Sinon, votre tâche de service d’inspection peut être ajoutée à l’ordre de travail via un type d’incident de l’ordre de travail.

Effectuer des inspections sur mobile

Les techniciens peuvent afficher et compléter les inspections sur l’application mobile Dynamics 365 Field Service.

1. Connectez-vous et accédez à l’ordre de travail attribué.

2. Sélectionnez la tâche de service avec l’inspection associée.

3. Trouvez le formulaire d’inspection et entrez les réponses. Si une question d’inspection est requise, vous devez y répondre, sinon vous ne pouvez pas marquer la tâche comme terminée.

   

4. Si nécessaire, les techniciens peuvent charger des fichiers, prendre des photos ou charger des photos à partir de l’appareil photo du téléphone. Lors du chargement d’un fichier ou d’une image, sélectionnez l’icône de légende pour ajouter un commentaire. Les pièces jointes sont limitées à 3 Mo par fichier. Les administrateurs peuvent accroître cette limite.

5. Une fois terminé, sélectionnez Marquer comme terminé ou définissez % accompli sur 100.

6. Saisissez un Résultat pour faire un rapport sur l’inspection globale :

   • Réussite
   • Échec
   • Réussite partielle
   • N/A

7. Entrez la durée réelle de la tâche à terminer.

8. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Si nécessaire, vous pouvez sélectionner Plus>Effacer les réponses pour recommencer et supprimer définitivement toutes les réponses pour cette inspection de la tâche de service.

Note

Seules les réponses uniques sont prises en charge et vous ne pouvez pas compléter deux fois la même inspection pour une tâche unique. Si les réponses sont effacées ou répondues à nouveau, les réponses originales sont supprimées et seules les dernières réponses sont enregistrées.

Afficher les réponses

Dans l’application web Field Service, un répartiteur peut voir les réponses à l’inspection en affichant la tâche dans l’ordre de travail.

Autres remarques

• Les inspections ne peuvent pas être intégrées dans les portails Power Apps.

Problèmes connus

• Marquer une tâche d’ordre de travail comme terminée à partir de la vue de grille ne fonctionne que lorsque la tâche est ouverte au moins une fois.

  

• Le répartiteur ne peut pas supprimer les pièces jointes individuelles dans une réponse d’inspection. Le rôle prédéfini Field Service - Répartiteur n’a pas la possibilité de supprimer les pièces jointes à l’inspection ; il peut cependant Effacer les réponses et Effacer les fichiers, ce qui efface toutes les pièces jointes. Si un répartiteur souhaite pouvoir supprimer des pièces jointes individuelles d’une inspection, il doit avoir des privilèges de suppression pour l’entité Notes.

• Si une ressource a du mal à voir une inspection sur le formulaire de tâche de service d’ordre de travail (comme illustré dans la capture d’écran suivante), désactivez et réactivez la réservation de ressource réservable associée.

• Les inspections inactives et les tâches de service de l’ordre de travail ne sont pas disponibles en mode hors connexion.

• La question de type « Recherche d’entité » affiche des enregistrements inactifs.

• Les utilisateurs peuvent rencontrer des erreurs lors du chargement du formulaire d’inspection si une inspection contient un grand nombre de fichiers (plus de 50).

• Les utilisateurs peuvent rencontrer des erreurs lors de l’ajout d’un grand nombre de fichiers dans un seul chargement. Ce problème est plus susceptible de se produire lorsque les fichiers sont volumineux et/ou que le signal réseau est faible. Nous vous recommandons de diviser les téléchargements volumineux en plus petits morceaux, où chaque téléchargement ne dépasse pas une taille totale de 40 Mo.

• Les pages blanches de fin sans questions dans une inspection provoquent des erreurs de désérialisation dans les flux prédéfinis.

Inspections Field Service ou inspections Power Apps

Voici quelques raisons pour lesquelles les clients choisissent d’utiliser les inspections Field Service.

• Prise en charge hors connexion : les techniciens peuvent visualiser et effectuer des inspections sur leur téléphone portable ou leur tablette sans accès à Internet. Les inspections et les réponses sont stockées localement sur l’appareil mobile, puis sont synchronisées avec le serveur lorsque la connectivité est rétablie (cellulaire ou WiFi).
• Gestion des versions : les administrateurs peuvent facilement republier ou modifier les inspections pour s’adapter aux changements de processus et aux besoins évolutifs de l’entreprise.
• Plus facile à créer et à utiliser : les inspections Field Service ne nécessitent aucune formation supplémentaire et sont conçues pour être faciles à utiliser. Les inspections Power Apps requièrent des connaissances approfondies de la plateforme Power Apps et peuvent nécessiter du codage.
• Plus évolutif : si votre organisation a de nombreuses inspections différentes, il est plus facile de créer des inspections Field Service avec une interface par glisser-déposer et par branchements dynamiques. Les inspections Power Apps nécessitent la création de nouvelles entités et formulaires pour chaque inspection, ce qui prend plus de temps.
• Mieux intégré avec Dynamics 365 : les inspections Field Service sont intégrées dans les fonctionnalités d’ordre de travail et de gestion des actifs.

Inspections Field Service ou tâches de service d’ordre de travail

Par rapport aux types d’incidents et aux tâches de service d’un ordre de travail, une inspection présente encore d’autres avantages :

• Plus faciles à créer : les administrateurs peuvent créer rapidement une inspection avec une interface glisser-déposer sans avoir à créer de nouvelles entités et de nouveaux champs.
• Facilité de remplissage : les techniciens peuvent saisir rapidement les réponses à chaque question d’inspection et les sauvegarder toutes en même temps. Les enregistrements de tâche de service d’ordre de travail doivent être ouverts et complétés un par un.
• Plus flexible et robuste : les inspections Field Service comportent de nombreux formats de questions et options de validation, telles que la sélection d’options multiples, les champs obligatoires, les images, les pièces jointes, etc.