Présentation de l’inventaire, des achats et des retours

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Les fonctionnalités d’inventaire de Dynamics 365 Field Service comprennent :

  • Entreposage
  • Ajustements et transferts de stock
  • Consommation et facturation des produits lors des ordres de travail
  • Achat
  • Retourne
  • Journaux d’inventaire

Pour les besoins d’inventaire de base, de nombreuses organisations utilisent les capacités ci-dessus incluses avec Field Service. Pour les besoins d’inventaire et de tarification plus complexes, Field Service est conçu pour s’intégrer aux systèmes ERP (Enterprise Resource Planning). Un exemple courant est l’intégration avec Dynamics 365 Supply Chain Management en utilisant un modèle Common Data Service « prospect to cash ».

Conditions préalables

Note

Seuls les produits qui ont un Type Field Service défini sur Inventaire font l’objet d’un suivi dans l’inventaire. Gardez cela à l’esprit lorsque vous ajoutez des produits à des ordres de travail, des bons de commande et des autorisations de retour de marchandise (RMA) et que vous vous attendez à voir des variations de stock.

Entrepôts et inventaire des produits

Un entrepôt dans Field Service représente tout emplacement de l’entreprise qui détient des stocks. Cela inclut les emplacements statiques et mobiles tels que :

  • Entrepôts
  • Camions de technicien
  • Centres de distribution
  • Quais de chargement

Capture d’écran d’un entrepôt dans Field Service.

L’inventaire de chaque entrepôt est mis à jour en fonction des produits d’ordre de travail, des bons de commande, des retours, des ajustements et des transferts utilisés. Cela est enregistré dans l’entité Inventaire des produits associée.

Capture d’écran de l’inventaire produit.

Pour chaque produit de l’entrepôt, le système fait le suivi de ce qui suit :

  • Quantité disponible : Le nombre d’unités restant à vendre.
  • Quantité allouée : Le nombre d’unités actuellement répertoriées sur les ordres de travail en tant que produits d’ordres de travail alloués.
  • Quantité en stock : Somme des quantités disponibles et des quantités allouées. En gros les unités invendues.
  • Quantité en commande : Nombre d’unités actuellement répertoriées sur les bons de commande, mais qui n’ont pas été reçues et ajoutées à l’inventaire. En gros, les unités qui sont en route.

Capture d’écran du nouvel inventaire produit.

Ajustements et transferts de stock

L’Ajustement d’inventaire : fonctionnalité qui vous permet d’ajouter ou de soustraire manuellement l’inventaire des entrepôts. Cette fonctionnalité est généralement utilisée pour les contrôles de routine afin de refléter les réductions et les défauts, et de comparer l’inventaire prévu à l’inventaire réel, en ajustant la différence.

Capture d’écran d’un ajustement d’inventaire.

Transferts d’inventaire : fonctionnalité qui vous permet de transférer l’inventaire d’un entrepôt source vers un entrepôt de destination. L’exemple le plus courant est le transfert des stocks d’un entrepôt au camion d’un technicien.

Capture d’écran d’un transfert d’inventaire.

Vous pouvez également activer les ajustements et les transferts sur l’application mobile Field Service pour permettre aux techniciens de se rencontrer sur le terrain et d’enregistrer un transfert d’inventaire d’un camion à un autre, par exemple.

Incidents de l’ordre de travail

L’ajout de produits aux ordres de travail et leur utilisation affectent l’inventaire.

Par exemple, l’ajout d’un produit estimé et alloué (Statut de la ligne défini sur Estimé, Alloué et Oui) réserve une partie de l’inventaire de l’entrepôt spécifié, mais ne le déduit pas réellement.

Si un produit d’ordre de travail est utilisé pendant un ordre de travail (Statut de la ligne défini sur Utilisé), le stock de l’entrepôt associé est déduit de la quantité de produit de l’ordre de travail. En règle générale, l’entrepôt indiqué sur un produit d’ordre de travail est le camion du technicien.

Bons de commande

Les bons de commande sont utilisés pour commander des produits à un entrepôt ou directement à un ordre de travail pour terminer le travail sur place.

Le processus de bon de commande comprend ce qui suit :

  1. Demande de produits à un fournisseur en créant un Bon de commande et en ajoutant Produits du bon de commande.
  2. Approbation.
  3. Documentation de la réception des produits en créant un reçu de bon de commande et des produits de réception de bon de commande. Cela ajoutera les produits reçus à l’inventaire de l’entrepôt ou en tant que produits d’ordre de travail.

Retourne

Parfois, la même organisation qui installe des pièces et du matériel chez un client doit traiter le retour de ce produit ou de l’actif client.

Voici des exemples courants de motifs de création de retours :

  • La pièce ou l’équipement est défectueux
  • Le client n’est pas satisfait
  • Une réparation est nécessaire et n’aura pas lieu sur site, mais chez le fournisseur de services ou chez le fabricant.
  • L’équipement était chez le client dans le cadre d’un bail qui prend fin et ne sera pas renouvelé

Field Service prend en charge trois retours prêts à l’emploi :

  • Retour à l’entrepôt
  • Retour au fournisseur
  • Modification de la propriété de l’équipement

L’émission d’une déclaration comprend trois étapes :

  1. Créer des autorisations de retour de marchandise (RMA) : Tous les retours de produits sont initiés avec des RMA. Une RMA désigne les produits à retourner, ainsi que toutes les autres informations importantes, telles que les prix. Elle indique également l’action de traitement, à savoir le type du retour.
  2. Créer une réception d’autorisation de retour des marchandise : le retour n’est pas finalisé tant qu’une réception d’autorisation de retour des marchandises n’est pas créé. Le reçu RMA confirme que le produit et la quantité appropriés ont été reçus, ainsi que la date et les personnes traitant le reçu.
  3. Des ajustements d’inventaire et d’actifs client sont effectués : cela se fait automatiquement en arrière-plan.

Les autres caractéristiques importantes des RMA incluent la possibilité d’émettre des crédits aux clients qui initient des retours et la possibilité de suivre les retours dans le cadre de l’historique du service des actifs client.

Journaux d’inventaire

Toutes les transactions de stock sont enregistrées dans l’entité Journaux d’inventaire, qui peut être trouvée via une recherche avancée. Par exemple, lorsqu’un produit est affecté à un ordre de travail, un journal d’inventaire est créé ce qui augmente la quantité allouée. Lorsque ce même produit est ensuite utilisé pour terminer l’ordre de travail, un autre journal d’inventaire est créé ce qui diminue la quantité disponible. Cela se produit pour toutes les augmentations et diminutions de l’inventaire de produits. Fondamentalement, les journaux d’inventaire servent de grand livre d’inventaire au sein de Field Service.

Plus important encore, les journaux d’inventaire sont parfois utilisés pour intégrer les transactions d’inventaire Field Service dans les systèmes ERP externes, selon la façon dont l’intégration est architecturée. Pour rendre les intégrations plus faciles et plus flexibles, les journaux d’inventaire peuvent être créés manuellement.

Capture d’écran de la recherche avancée dans Dynamics 365.

Considérations sur la configuration

  • L’ajout du rôle de sécurité Achat de stock au rôle de sécurité existant d’un utilisateur (répartiteur ou ressource) lui donnera accès à la création et à la modification d’entités liées à l’inventaire, telles que l’entrepôt, les bons de commande et les RMA.
  • En ajoutant un entrepôt à chaque ressource réservable, vous pouvez définir l’entrepôt par défaut utilisé lorsque cette ressource réservable utilise un produit d’ordre de travail.