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Configurer des processus d’approbation dans un workflow

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La procédure suivante permet de configurer les propriétés du processus d’approbation.

Pour configurer un processus d’approbation, dans l’éditeur de workflow, cliquez avec le bouton droit sur l’élément d’approbation, puis cliquez sur Propriétés pour ouvrir l’écran Propriétés.

Saisie d’un nom pour le processus d’approbation

Procédez comme suit pour entrer un nom pour le processus d’approbation.

  1. Dans le volet gauche, cliquez sur Paramètres de base.
  2. Dans le champ Nom, entrez un nom unique pour le processus d’approbation.

Indication du moment où le système agit automatiquement sur le document

Vous pouvez configurer le système pour qu’il agisse automatiquement sur le document s’il répond à certaines conditions. Par exemple, le système peut approuver les états de dépenses dont le montant total est inférieur à 100 EUR. Procédez comme suit pour indiquer quand le système agit sur le document.

  1. Dans le volet gauche, cliquez sur Actions automatiques.

  2. Activez la case à cocher Activer les actions automatiques.

  3. Cliquez sur Ajouter une condition.

  4. Permet d’entrer une condition.

  5. Entrez d’autres conditions, le cas échéant.

  6. Pour vérifier que les conditions que vous avez entrées sont correctement configurées, procédez comme suit :

    1. Cliquez sur Test pour ouvrir l’écran Condition de workflow de test.
    2. Sélectionnez un enregistrement dans la zone Contrôler la condition de l’écran.
    3. Cliquez sur Tester. Le système évalue l’enregistrement pour déterminer s’il répond aux conditions que vous avez spécifiées.
    4. Cliquez sur OK ou sur Annuler pour revenir à l’écran Propriétés.

  7. Dans la liste Action de saisie automatique, sélectionnez l’action que le système doit appliquer au document.

Spécification du moment où les notifications sont envoyées

Vous pouvez envoyer des notifications aux personnes lorsqu’un document a été approuvé, rejeté, délégué ou réaffecté, ou encore lorsqu’une modification a été demandée. Procédez comme suit pour indiquer quand les notifications sont envoyées, et à qui.

  1. Dans le volet gauche, cliquez sur Notifications.

  2. Activez la case à cocher en regard des événements pour lesquels envoyer des notifications :

    • Déléguer – Lorsqu’un document a été affecté à un autre utilisateur pour approbation.
    • Réaffecter – Lorsque l’utilisateur affecté n’a pas agi sur un document dans le délai imparti.
    • Approuver – Lorsqu’un document a été approuvé.
    • Rejeter – Lorsqu’un document a été rejeté.
    • Demander une modification – Lorsque l’utilisateur affecté a demandé une modification du document envoyé.

  3. Sélectionnez la ligne pour un événement sélectionné à l’étape 2.

  4. Cliquez sur l’onglet Texte de notification.

  5. Dans la zone de texte, entrez le texte de la notification.

  6. Pour personnaliser le texte, vous pouvez insérer des espaces réservés qui seront remplacés par les données appropriées lorsqu’ils apparaissent aux utilisateurs. Pour insérer un espace réservé, procédez comme suit :

    1. Cliquez dans la zone de texte à l’endroit où l’espace réservé doit figurer.
    2. Cliquez sur Insérer un espace réservé.
    3. Dans la liste affichée, sélectionnez l’espace réservé que vous souhaitez insérer.
    4. Cliquez sur Insérer

  7. Pour ajouter des traductions de la notification, cliquez sur Traductions. Dans l’écran affiché, procédez comme suit :

    1. Cliquez sur Ajouter.
    2. Dans la liste affichée, sélectionnez la langue dans laquelle vous allez saisir le texte.
    3. Entrez le texte dans la zone de texte Texte traduit.
    4. Pour personnaliser le texte, insérez des espaces réservés.
    5. Cliquez sur Fermer.

  8. Cliquez sur l’onglet Destinataire.

  9. Spécifiez à qui les notifications sont envoyées. Sélectionnez l’une des options du tableau suivant et suivez les étapes supplémentaires concernant l’option avant de passer à l’étape 10.

    Option Destinataires de la notification Étapes supplémentaires
    Participant Utilisateurs affectés à un groupe ou à un rôle spécifique
    1. Après avoir sélectionné Participant, cliquez sur l’onglet Basé sur les rôles.
    2. Dans la liste Type de participant, sélectionnez le type de groupe ou de rôle auquel envoyer les notifications.
    3. Dans la liste Participant, sélectionnez le type de groupe ou de rôle auquel envoyer les notifications.
    Utilisateur du workflow Utilisateurs participant au workflow actuel
    1. Sélectionnez Utilisateur du workflow, puis cliquez sur l’onglet Utilisateur du workflow.
    2. Dans la liste Utilisateur du workflow, sélectionnez un utilisateur qui participe au workflow.
    Utilisateur Utilisateurs spécifiques
    1. Sélectionnez Utilisateur, puis cliquez sur l’onglet Utilisateur.
    2. Sélectionnez les utilisateurs à qui envoyer les notifications, puis déplacez-les dans la liste Utilisateurs sélectionnés.

  10. Répétez les étapes 3 à 9 pour chaque événement que vous avez sélectionné à l’étape 2.

Spécification d’un approbateur final

Pour exiger une approbation supplémentaire si l’utilisateur qui a soumis le document l’approuve également, vous pouvez spécifier un approbateur final pour l’étape d’approbation.

  1. Dans l’éditeur de workflow, cliquez avec le bouton droit sur l’élément d’approbation, puis sélectionnez Propriétés pour ouvrir l’écran Propriétés.
  2. Dans le volet gauche, cliquez sur Paramètres avancés.
  3. Activez la case à cocher Utiliser l’approbateur final.
  4. Dans la liste, sélectionnez un utilisateur qui sera l’approbateur final.

Empêcher l’émetteur d’approuver les étapes du flux de travail

Pour empêcher les utilisateurs qui soumettent des documents pour approbation de pouvoir approuver eux-mêmes les documents, procédez comme suit :

  1. Accédez à Administration système > Workflow > Paramètres du workflow > Général > Approbateur.
  2. Mettez à jour le paramètre Interdire l’approbation par l’émetteur du flux de travail sur Oui.

Par défaut, la valeur est Non et les utilisateurs peuvent approuver le document s’ils sont inclus dans les paramètres d’affectation de l’étape d’approbation.

Si le workflow est défini sur Interdire l’approbation par l’émetteur et inclut des étapes d’approbation avec un approbateur final, confirmez que l’approbateur final n’est pas un utilisateur qui soumet généralement des documents au workflow, puisqu’ils ne pourront pas finaliser l’approbation.

Définition d’un délai limite

Si le processus d’approbation doit être exécuté dans un certain délai, procédez comme suit.

Note

Les options sélectionnées dans ces étapes remplacent celles sélectionnées dans les zones Affectation et Escalade de chaque étape d’approbation.

  1. Dans le volet gauche, cliquez sur Paramètres avancés.

  2. Activez la case à cocher Définir une limite de temps pour l’élément de workflow.

  3. Dans le champ Durée, spécifiez quand le processus d’approbation doit être exécuté. Permet de sélectionner l’une des options suivantes :

    • Heures – Permet d’entrer le nombre d’heures accordé pour l’exécution du processus d’approbation. Sélectionnez ensuite le calendrier utilisé par votre organisation, puis entrez les informations relatives à la semaine de travail de votre organisation.
    • Jours – Permet d’entrer le nombre de jours accordé pour l’exécution du processus d’approbation. Sélectionnez ensuite le calendrier utilisé par votre organisation, puis entrez les informations relatives à la semaine de travail de votre organisation.
    • Semaines – Permet d’entrer le nombre de semaines accordé pour l’exécution du processus d’approbation.
    • Mois – Permet de sélectionner le jour et la semaine limites d’exécution du processus d’approbation. Par exemple, vous voudrez peut-être que le processus d’approbation soit exécuté d’ici le vendredi de la troisième semaine du mois.
    • Années – Permet de sélectionner la semaine et le mois limites d’exécution du processus d’approbation. Par exemple, vous voudrez peut-être que le processus d’approbation soit exécuté d’ici le vendredi de la troisième semaine de décembre.

  4. Si le délai est dépassé, le système agit sur le document. Dans la liste Action, sélectionnez l’action que le système doit exécuter.

Spécification des actions disponibles pour l’utilisateur

Lorsqu’un document est affecté à un utilisateur pour approbation, ce dernier doit agir sur le document. Procédez comme suit pour indiquer les actions que l’utilisateur peut exécuter sur le document soumis.

  1. Dans le volet gauche, cliquez sur Paramètres avancés.
  2. Activez la case à cocher Approuver si l’utilisateur peut approuver le document.
  3. Activez la case à cocher Rejeter si l’utilisateur peut rejeter le document.
  4. Activez la case à cocher Demander une modification si l’utilisateur peut demander des modifications du document.
  5. Activez la case à cocher Déléguer si l’utilisateur peut affecter le document à un autre utilisateur pour approbation.

Note

La case à cocher Activer des actions à partir de la liste de travail dans Enterprise Portal a été supprimée.

Configuration des étapes d’approbation

Un processus d’approbation comprend plusieurs étapes. Procédez comme suit pour ajouter des étapes au processus d’approbation et les configurer.

  1. Dans l’éditeur de workflow, double-cliquez sur le processus d’approbation. L’éditeur de workflow affiche les étapes du processus d’approbation.
  2. Pour ajouter une étape d’approbation, faites glisser l’étape de la zone Éléments du workflow sur le canevas.
  3. Pour configurer une étape d’approbation, voir Configurer les étapes d’approbation dans un workflow.