Communiquer avec les collaborateurs et déployer des missions

Les responsabilités des ressources humaines comprennent l’enregistrement en masse des temps de divers collaborateurs. Cet article explique comment envoyer des messages à afficher dans les formulaires d’inscription à un emploi. Cela inclut la fin des messages destinés aux collaborateurs et aux terminaux sélectionnés, ainsi que l’affectation des collaborateurs à des groupes temporaires.

Envoi de messages aux collaborateurs lors de l’enregistrement

Si vous êtes superviseur ou directeur, vous pouvez envoyer des messages affichés sur la page Enregistrement des tâches à des collaborateurs utilisant l’écran pour se connecter. Lorsque vous envoyez des messages, considérez ce qui suit :

• Vous pouvez envoyer un message à des collaborateurs ou à des terminaux spécifiques.

• Les collaborateurs verront le message quand ils se connecteront à la page Enregistrement des tâches. Le message ne s’affiche pas quand les collaborateurs se déconnectent.

• Lorsque vous envoyez un message à un collaborateur spécifique, vous pouvez demander que le collaborateur confirme sa lecture.

• Un icône est affichée avec le message pour indiquer celui-ci est purement indicatif, important ou urgent.

Création d’un message pour tous les collaborateurs

1. Cliquez sur Ressources humaines>Commun>Pointage>Gérer les messages.
2. Appuyez sur CTRL+N pour créer une ligne.
3. Dans le champ Objet, entrez l’en-tête du message.
4. Dans les champs Heure de début et Heure de fin, entrez la période pendant laquelle le message sera visible pour les destinataires.
5. Cochez la case Message public pour envoyer le message à tous les collaborateurs qui se connectent à la page Enregistrement des tâches.
6. Dans le champ Type de message, sélectionnez le niveau d’importance du message.
7. Dans le champ Information, entrez le texte du message.
8. Cliquez sur Fermer.

Envoi d’un message à des collaborateurs ou des terminaux sélectionnés

Lorsque vous envoyez un message à des collaborateurs sélectionnés, le message s’affiche uniquement quand les collaborateurs se connectent à la page Enregistrement des tâches. Si vous envoyez un message à des terminaux sélectionnés, le message s’affiche uniquement quand un collaborateur se connecte à l’un de ces terminaux.

1. Cliquez sur Ressources humaines>Commun>Pointage>Gérer les messages.

2. Appuyez sur CTRL+N pour créer une ligne.

3. Dans le champ Objet, entrez l’en-tête du message.

4. Dans les champs Heure de début et Heure de fin, entrez la période pendant laquelle le message sera visible pour les destinataires.

5. Activez la case à cocher Réception pour recevoir une notification indiquant que le collaborateur a lu le message.

   Quand le collaborateur confirme avoir lu le message, la case à cocher Lu sous l’onglet Collaborateurs de l’onglet Destinataires est activée.

6. Dans le champ Type de message, sélectionnez le niveau d’importance du message.

7. Dans le champ Information, entrez le texte du message.

8. Appuyez sur Ctrl+S pour enregistrer le message.

9. Sous l’onglet Destinataires, sélectionnez les collaborateurs ou terminaux auxquels envoyer le message. Vous pouvez sélectionner des destinataires individuellement ou en créant des requêtes.

   Pour sélectionner les destinataires individuellement :

   1. Cliquez sur l’onglet Collaborateurs pour ajouter des collaborateurs, ou sur l’onglet Terminaux pour ajouter des terminaux.

   2. Cliquez sur les boutons Sélectionner les collaborateurs ou Sélectionner les terminaux pour ajouter un collaborateur ou un terminal à la liste.

   3. Sélectionnez le collaborateur dans le champ Collaborateur. Le nom du collaborateur s’affiche dans le champ Nom.

      ou

      Sélectionnez le terminal dans le champ Terminal. La description du terminal s’affiche dans le champ Description.

   4. Répétez ces étapes pour ajouter des destinataires.

   5. Après avoir ajouté tous les destinataires, fermez la page.

   Pour sélectionner les destinataires en créant une requête :

   1. Sous l’onglet Destinataires, cliquez sur Sélectionner les collaborateurs pour créer une requête pour des collaborateurs, ou sur Sélectionner les terminaux pour créer une requête pour des terminaux.
   2. Sélectionnez les critères pour la requête.
   3. Répétez ces étapes pour ajouter des destinataires à la liste.
   4. Après avoir ajouté tous les destinataires, fermez la page.

Affectation de groupe temporaire

Les collaborateurs dans Pointage sont divisés en groupes de calcul et groupes d’approbation. Un superviseur ou un responsable est chargé du calcul les enregistrements des collaborateurs associés à un groupe de calcul.

Transfert et approbations

Pour gérer les situations dans lesquelles un collaborateur est transféré vers une autre équipe, un superviseur peut prêter un collaborateur à un autre groupe de calcul ou d’approbation pendant une période donnée.

Remarque

Il ne s’agit pas obligatoirement de la personne qui approuve les enregistrements calculés. Par exemple, un responsable ou un administrateur de la paie peut être chargé d’approuver les enregistrements des collaborateurs appartenant à un groupe d’approbation spécifique.

Affectation de collaborateurs à un autre groupe

Vous pouvez affecter temporairement des collaborateurs à des groupes de calcul ou d’approbation différents de ceux auxquels ils sont habituellement associés. Une telle opération peut être effectuée à une date donnée ou pour une période spécifique.

1. Cliquez sur Ressources humaines>Commun>Collaborateurs>Enregistrement du temps des collaborateurs.

2. Sélectionnez le collaborateur, cliquez sur le Enregistrement des heures et dans le volet Actions, cliquez sur Paramétrer le collaborateur qualifié pour l’enregistrement des heures et sélectionnez Affectation de groupe temporaire.

3. Appuyez sur Ctrl+N ou cliquez sur Nouveau dans la barre d’outils pour créer un enregistrement.

4. Dans le champ Date de profil, sélectionnez la date à laquelle le collaborateur doit être affecté à un autre groupe.

5. Si le collaborateur est affecté à un autre groupe de calcul, sélectionnez le groupe dans le champ Groupe de calculs.

6. Si le collaborateur est affecté à un autre groupe d’approbations, sélectionnez le groupe dans le champ Groupe d’approbations.

7. Si vous souhaitez affecter le collaborateur à un autre groupe pour une période prolongée :

   1. Cliquez sur Composer.
   2. Sélectionnez les dates de début et de fin dans les champs Date de début et Date de fin.
   3. Si le collaborateur est affecté à un autre groupe de calcul, sélectionnez le groupe dans le champ Groupe de calculs.
   4. Si le collaborateur est affecté à un autre groupe d’approbations, sélectionnez le groupe dans le champ Groupe d’approbations.
   5. Cochez la case Remplacer.

Voir également

Paramétrer les informations de pointage

Enregistrer le temps de travail des collaborateurs

Calculer, approuver et transférer des enregistrements