Configurer les communications

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Pour configurer les communications client, vous devez configurer les communications par e-mail, ou les communications par SMS, ou les deux. De plus, vous devez modifier les modèles utilisés par ces canaux et déterminer le fuseau horaire à utiliser dans les communications.

Configurer les communications par courrier électronique

La configuration des communications par e-mail implique les étapes suivantes :

1. Créer une boîte aux lettres sans réponse

2. Créer un connecteur de messagerie électronique

3. Mettre à jour l’adresse de l’expéditeur du courrier dans le flux

4. Activer les flux de messagerie pertinents

5. Activer les canaux de communication par courrier électronique

1. Créer une boîte aux lettres sans réponse

Créez une boîte aux lettres partagée sans réponse via le centre d’administration Microsoft Exchange. L’adresse e-mail dans la boîte aux lettres partagée sera utilisée comme adresse d’expéditeur pour toutes les communications client.

  1. Créez une boîte aux lettres partagée et attribuez l’accès requis et les autorisations Envoyer en tant que à différents utilisateurs selon les besoins. Pour plus d’informations, consultez Créer une boîte aux lettres partagée.

  2. Définissez des règles pour que la boîte aux lettres cesse de traiter les e-mails et bloque les réponses. Pour plus d’informations, consultez Configurer les paramètres de la boîte aux lettres partagée.

2. Créer un connecteur de messagerie électronique

Pour envoyer des courriers électroniques, les flux créés dans Power Platform nécessitent que vous configuriez un connecteur. Dans cet exemple par défaut, le connecteur utilisé est un connecteur Outlook.

  1. Aller vers Connexions dans le portail Power Apps.

    Capture d’écran des connexions dans le portail Power Apps.

  2. Cliquez sur Créer une connexion et chercher Office 365 Outlook.

    Capture d’écran de la connexion à un portail Power Apps avec un nouveau point de terminaison.

    Une fenêtre contextuelle apparaît demandant confirmation.

  3. Après avoir fourni votre confirmation dans la fenêtre contextuelle, le système vous invite à entrer vos informations d’identification Outlook.

    Capture d’écran de la zone de message invitant à entrer les informations d’identification Outlook.

Après avoir entré les informations d’identification, le connecteur Outlook est prêt et utilisable.

3. Mettre à jour l’adresse de l’expéditeur du courrier dans le flux

Après avoir configuré le connecteur, vous devez mettre à jour le flux pour refléter l’adresse de l’expéditeur.

  1. Aller vers Solutions dans le portail d’administration Power Apps, puis sélectionnez Communications Financial Services Power Apps.

    Capture d’écran du portail Power Apps avec la liste des solutions.

  2. Dans la solution, accédez à Objets>Flux de Cloud, puis sélectionnez FSI_SendEmail (générique).

    Capture d’écran de la connexion à une solution de portail Power Apps avec un flux.

  3. L’état par défaut est Incomplet. Par conséquent, cliquez sur Modifier et mettre à jour le connecteur et les étapes Outlook dans le flux avec les détails configurés dans Créer un connecteur de messagerie électronique.

    Capture d’écran de la connexion à une solution de portail Power Apps avec les détails du flux.

  4. Développez l’étape Outlook et spécifiez le compte sans réponse dans le champ De (Envoyer en tant que).

    Capture d’écran de la connexion à une solution de portail Power Apps avec l’option de modifier les détails du flux.

  5. Enregistrez vos modifications.

  6. Dans le tableau de bord du flux, cliquez sur Modifier contre Exécuter uniquement les utilisateurs, et sélectionnez la connexion que vous avez créée dans Créer un connecteur de messagerie électronique. Cette étape vérifie que la connexion Outlook peut envoyer une réponse au nom du compte sans réponse.

    Capture d’écran de la connexion à une solution de portail Power Apps avec l’option de vérifier le flux.

4. Activer les flux de messagerie pertinents

Vous devez vous assurer que tous les flux et processus d’automatisation pertinents sont activés. Vous pouvez activer FSI_SendEmail (générique), car c’est le flux enfant de tous les autres flux.

Dans le portail d’administration Power Apps, accédez à Communications Rendez-vous intelligents et activer les flux suivants à partir de la section Flux de Cloud :

  • FSI_SendAppointmentScheduledEmail pour les confirmations de planification.

  • FSI_SendAppointmentCanceledEmail pour les annulations.

  • FSI_SendAppointmentReminderEmail pour les rappels.

Capture d’écran de la solution du portail Power Apps avec la liste des flux.

Le flux FSI_SendAppointmentScheduledEmail existant utilise les rendez-vous virtuels comme plate-forme de réunion en ligne. Si vous souhaitez continuer à utiliser la réunion Teams d’origine comme plate-forme de réunion en ligne, supprimez l’étape Rendez-vous virtuels du flux.

Capture d’écran de l’option pour supprimer l’étape virtuelle le flux.

5. Activer les canaux de communication par courrier électronique

Vous devez vérifier si l’administrateur a activé les communications par e-mail.

  1. Accédez à Administration de planification>Paramètres>Communications>Paramètres généraux.

  2. Activez les bascules pour les types de communication pertinents que vous souhaitez activer dans le canal sélectionné.

  3. Vérifiez que les communications générales sont activées, que le type de communication spécifique est activé et que le canal de messagerie est activé ou désactivé en fonction de votre configuration pour chaque type.

Configurer les communications par SMS

La configuration des communications par SMS implique que vous réalisiez les étapes suivantes :

A. Configurer un connecteur SMS

B. Activer les flux de SMS pertinents

C. Activer le canal de communication par SMS

A. Configurer un connecteur SMS

Pour envoyer des SMS, les flux créés dans Power Platform nécessitent un connecteur configuré.

  1. Aller vers Solutions dans le portail d’administration Power Apps, puis sélectionnez Communications Rendez-vous intelligents.

  2. Dans la solution, accédez à Objets>Flux de Cloud, puis sélectionnez FSI_SendSMS (générique).

  3. Ajouter un connecteur SMS. Par example, SMS Azure Communication Services, ou tout autre connecteur tiers.

    Capture d’écran du connecteur SMS.

  4. Ajoutez les paramètres pertinents pour le connecteur et enregistrez le flux.

    Capture d’écran du connecteur SMS avec les paramètres.

  5. Pour terminer la configuration du connecteur, cliquez sur Activer du ruban supérieur.

B. Activer les flux de SMS pertinents

Vous devez vous assurer que tous les flux et processus d’automatisation pertinents sont activés. Vous pouvez activer FSI_SendSMS (générique), car c’est le flux enfant de tous les autres flux.

Dans le portail d’administration Power Apps, accédez à Communications Rendez-vous intelligents et activer les flux suivants à partir de la section Flux de Cloud :

  • FSI_SendAppointmentScheduledSMS pour les confirmations de planification.

  • FSI_SendAppointmentCanceledSMS pour les annulations.

  • FSI_SendAppointmentCanceledSMS pour les rappels.

C. Activer le canal de communication par SMS

Vous devez vérifier si l’administrateur a activé les communications par SMS.

  1. Accédez à Administration de planification > Paramètres > Communications > Paramètres généraux.

  2. Activez les bascules pour les types de communication pertinents que vous souhaitez activer dans le canal sélectionné.

  3. Vérifiez que les communications générales sont activées, que le type de communication spécifique est activé et que le canal de SMS est activé ou désactivé en fonction de votre configuration pour chaque type.

Personnaliser les communications

La personnalisation des communications implique la modification d’un modèle de communication et la configuration du fuseau horaire du modèle.

Modification d’un modèle de communication

Vous pouvez modifier chacun des types de communication (confirmation, annulation et rappel) pour vous adapter aux besoins de votre organisation. Dans le cas d’un canal de communication par e-mail, cela inclut le contenu de l’e-mail, l’en-tête et le pied de page, ainsi que la langue.

Chacun des types de communication a un processus Dynamics 365 correspondant que vous pouvez modifier. Ces processus sont associés à la solution Communications Rendez-vous intelligents :

  • FSIComposeAppointmentScheduledEmail

  • FSIComposeAppointmentReminderEmail

  • FSIComposeAppointmentCancelledEmail

  • FSIComposeAppointmentScheduledSMS

  • FSIComposeAppointmentReminderSMS

  • FSIComposeAppointmentCancelledSMS

Procédez comme suit pour modifier un modèle de communication par e-mail :

  1. Ouvrez l’objet concerné dans l’environnement, sous la solution Communication intelligente des rendez-vous.

  2. Modifier l’étape Composer l’EmailBody et mettre en œuvre les modifications au format HTML.

    Capture d’écran du générateur de courriers électroniques.

  3. Pour modifier l’en-tête et le pied de page, ouvrez et mettez à jour le processus FSIComposeEmailHeaderAndFooter.

Configurer le fuseau horaire de communication

Les informations sur le fuseau horaire dans lequel une réunion est planifiée sont conservées par les communications de réunion. Dataverse enregistre les heures de réunion en UTC. Pour changer le fuseau horaire d’une communication, vous devez modifier la variable d’environnement Nom du fuseau horaire, qui a la valeur par défaut de l’heure normale de l’Est.

Pour modifier la variable d’environnement du nom du fuseau horaire, créez une solution non gérée et suivez ces étapes :

  1. Ajouter une variable d’environnement existante.

  2. Sélectionner la variable d’environnement Nom du fuseau horaire.

  3. Cliquez sur Ajouter.

  4. Modifier la variable d’environnement Nom du fuseau horaire non gérée.

    Capture d’écran de la personnalisation de la variable d’environnement de nom de fuseau horaire.

En savoir plus sur les variables d’environnement et les formats de fuseau horaire pris en charge.

Voir aussi

Configurer les rendez-vous intelligents
Déployer Microsoft Cloud for Financial Services
Qu’est-ce que Microsoft Cloud for Financial Services ?