À propos des plans budgétaires

Article
08/03/2018

Mise à jour : September 28, 2012

S'applique à: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2

Les plans budgétaires sont des documents permettant d'estimer les montants et les unités dans des scénarios de plan budgétaire pour les centres de responsabilité dans l'organisation budgétaire. Après avoir paramétré et activé un processus de planification de budget, vous pouvez créer des plans budgétaires selon plusieurs scénarios. Vous pouvez ensuite transmettre automatiquement les plans budgétaires, ainsi que les feuilles de calcul, les justifications et les pièces jointes, au sein de votre organisation pour qu'ils soient révisés et approuvés.

Vous pouvez élaborer un plan budgétaire à un niveau supérieur de l'organisation et ventiler les estimations budgétaires à des niveaux inférieurs dans l'organisation. Vous pouvez également associer plusieurs plans budgétaires situés à des niveaux inférieurs dans l'organisation, à un plan budgétaire parent situé à un niveau supérieur dans l'organisation.

Affichage des informations sur les plans budgétaires

Dans une page de liste de Plan budgétaire, telle que Tous les plans budgétaires ou Plans budgétaires que j'ai préparés, vous pouvez sélectionner des plans budgétaires et afficher les informations afférentes dans le volet d'aperçu. Vous pouvez également afficher les informations suivantes dans les Récapitulatifs :

Préparateur de plan budgétaire – Utilisateur ayant préparé le plan budgétaire.
Estimations par montant – Scénarios et totaux des montants du plan budgétaire.
Estimations par unité – Scénarios et totaux des unités du plan budgétaire.
Plans budgétaires associés – Numéros des documents et les stades des plans associés.
Documents de plan budgétaire – Noms des fichiers, types de modèle et stades des feuilles de calcul, des justifications et des fichiers supplémentaires associés au plan budgétaire.

Dans le volet Actions, vous pouvez sélectionner Hiérarchie des plans budgétaires pour afficher des informations sur le plan budgétaire et ses plans budgétaires associés. Vous pouvez déplacer le curseur sur un plan budgétaire pour afficher les informations afférentes dans le volet d'aperçu et les Récapitulatifs. Vous pouvez également double-cliquer sur un plan budgétaire pour l'ouvrir.

Pour plus d'informations sur la création de plans budgétaires, voir Tâches principales : création et traitement des plans budgétaires. Pour obtenir des informations sur l'écran Plan budgétaire, voir Plan budgétaire (écran).

Développer des plans budgétaires

Les plans budgétaires peuvent être développés du haut vers le bas ou du bas vers le haut. Par exemple, vous gérez un département qui contient trois unités d'organisation. Dans une approche du haut vers le bas, vous créez un plan budgétaire parent qui contient un scénario de plan budgétaire incluant des montants budgétaires cibles pour chaque unité d'organisation. Les montants cibles sont générés à partir des dépenses réelles de la dernière année dans la comptabilité. Vous créez ensuite un plan budgétaire associé à chaque unité d'organisation. Pour chaque plan associé, vous sélectionnez le responsable de l'unité d'organisation qui sera le préparateur du plan budgétaire. Chaque responsable peut créer des répartitions dans un scénario de département-demande, ou un autre scénario, en spécifiant une augmentation ou une diminution de pourcentage pour les montants cibles. Lorsque les nouveaux montants cibles sont affectés aux scénarios, les responsables soumettent leurs plans budgétaires à un workflow qui vous retourne les plans pour les tâches de révision et d'approbation.

Dans une approche du bas vers le haut, vous demandez à chaque responsable de préparer un plan budgétaire pour son unité d'organisation. Les responsables soumettent les plans budgétaires à un workflow qui vous transmet les plans pour les tâches de révision et d'approbation. Les plans budgétaires contiennent des scénarios pessimistes et optimistes. Vous créez un plan budgétaire parent et vous lui associez les plans budgétaires provenant des différentes unités d'organisation. Vous pouvez ensuite allouer manuellement ou automatiquement les montants dans les scénarios des plans budgétaires associés aux scénarios dans le plan budgétaire parent. De cette manière, vous pouvez afficher les montants agrégés de tous les plans budgétaires associés dans votre organisation.

Plans budgétaires parents et plans budgétaires associés

Lorsque vous paramétrez les règles de stade pour un processus de planification budgétaire, vous spécifiez le ou les stades dans un workflow de planification de budget dans lequel vous pouvez créer des plans budgétaires associés.

Lorsque vous utilisez des plans budgétaires parents et des plans budgétaires associés, vous pouvez créer des répartitions qui agrègent ou distribuent des prévisions budgétaires entre les plans budgétaires parents et les plans budgétaires associés. Vous pouvez également utiliser les tâches de workflow automatiques pour contrôler les affectations entre les plans parents et les plans associés, et contrôler quand et comment les plans budgétaires associés sont activés et routés pour les tâches de révision et d'approbation.

Lorsque les prévisions budgétaires ont été regroupées ou réparties, les feuilles de calcul peuvent être analysées et mises à jour, puis republiées dans les plans budgétaires.

En-tête du plan budgétaire

L'en-tête du plan budgétaire contient les informations que vous avez entrées ou que vous avez sélectionnées lors de la création du plan budgétaire. Par exemple, lorsque vous créez un plan budgétaire, vous sélectionnez le processus de planification du budget et vous entrez le nom du plan budgétaire. Certains champs de l'en-tête du plan budgétaire, comme le numéro de document, sont affectés automatiquement. D'autres champs de l'en-tête, comme le stade du plan budgétaire, le statut du document et le statut du workflow, sont mis à jour automatiquement lors du traitement du workflow.

Lignes du plan budgétaire et détails de ligne

Avant de pouvoir ajouter des lignes et des détails de ligne à un plan budgétaire, vous devez sélectionner un scénario dans le champ Filtrer par scénario. Vous pouvez afficher ou modifier les lignes du plan budgétaire en fonction des contraintes du scénario. Vous pouvez modifier ou ajouter des lignes en fonction des règles de stade.

Les lignes du plan budgétaire peuvent être entrées manuellement, allouées à partir d'autres scénarios, ou être automatiquement générées à partir d'autres plans et d'autres modules, comme les immobilisations ou les postes de prévision. Lorsque vous ajoutez une ligne à un scénario de plan budgétaire et lorsque vous entrez les valeurs de dimension et les montants ou les unités, la ligne est affichée uniquement dans l'instance du scénario du plan budgétaire actuel.

Les détails de ligne du plan budgétaire peuvent inclure des informations sur les projets et les projets proposés, sur les immobilisations et sur les immobilisations proposées, ainsi que sur les postes de prévision. En outre, il existe des options permettant de paramétrer les détails de ligne afin qu'ils indiquent si la ligne du plan budgétaire est récurrente ou s'il s'agit d'une nouvelle demande.

Répartition des lignes du plan budgétaire

Dans la planification budgétaire, les montants ou les quantités contenus dans les lignes du plan budgétaire sont alloués entre le scénario source et le scénario de destination. Le scénario source et le scénario de destination peuvent différer ou il peut s'agir du même scénario. Par exemple, un scénario de plan budgétaire pour le département A peut inclure les montants budgétaires de l'année précédente. Vous pouvez affecter ces montants budgétaires au même scénario avec une augmentation de 10 %, ou bien utiliser un scénario différent. Les scénarios peuvent figurer dans le même plan budgétaire, ou bien dans différents plans budgétaires.

Les scénarios source et de destination pour les répartitions doivent avoir la même unité de mesure. Par exemple si le scénario source utilise une unité de mesure Quantité, le scénario de destination doit également utiliser une unité de mesure Quantité.

Si les scénarios source et de destination utilisent différentes devises, celles-ci sont converties dans la devise comptable de la comptabilité associée au processus de planification budgétaire. Les conversions de devise suivent les taux de change définis pour la Budgétisation.

Si le scénario de destination comporte des lignes de plan budgétaire précédemment réparties, toutes les lignes du plan budgétaire sont supprimées lors de la répartition. Si le scénario de destination comporte des lignes de plan budgétaire entrées manuellement par un utilisateur, ces lignes sont conservées lors de la répartition.

Feuilles de calcul et justifications

Vous pouvez utiliser des modèles de feuille de calcul de plan budgétaire pour échanger des informations entre Microsoft Dynamics AX et Microsoft Excel. Vous pouvez également afficher les lignes du plan budgétaire pour plus d'un scénario. Vous pouvez utiliser des modèles de justification de plan budgétaire pour exporter automatiquement les informations de Microsoft Dynamics AX vers Microsoft Word. Vous pouvez également transférer la justification à des fins de rétroaction à l'aide des fonctionnalités Word pour ajouter des commentaires et suivre les modifications. Les modèles de plan budgétaire sont créés par les auteurs du modèle ou par les concepteurs des processus de planification budgétaire. Ils sont utilisés pour créer des feuilles de calcul Excel et des documents de justification Word lorsque les plans budgétaires sont routés pour les tâches de révision et d'approbation.

Par exemple, un responsable du budget crée un plan budgétaire comportant un scénario de département-demande et un scénario année-précedente. Les lignes du plan budgétaire pour le scénario année-précedente sont générées à partir des dépenses réelles de l'année précédente. Les lignes du plan budgétaire pour le scénario de département-demande sont allouées à partir du scénario année-précédente en appliquant un facteur de -3 % aux dépenses réelles de l'année précédente. Le responsable du budget soumet le plan budgétaire au workflow et celui-ci est transmis à un directeur de département pour révision. Le directeur du département importe les données du scénario de département-demande et du scénario année-précédente dans une feuille de calcul Excel. La feuille de calcul est créée à partir d'un modèle conçu pour inclure les lignes du plan budgétaire. Le directeur du département peut voir les lignes du plan budgétaire des scénarios année-précédente et de département-demande, puis ajuste les montants dans les lignes du plan budgétaire pour le scénario de département-demande. Le responsable republie ensuite les données dans le scénario de département-demande et envoie le plan budgétaire au workflow, où il est routé vers le stade suivant pour les tâches de révision ou d'approbation. La feuille de calcul que le responsable crée à partir du modèle est automatiquement jointe lorsque le plan budgétaire est soumis au workflow.

Postes de prévision et plans budgétaires

Dans le module Ressources humaines, vous pouvez créer des postes de prévision et entrer des détails de budget pour chaque poste. Lorsque vous utilisez la planification budgétaire, vous pouvez utiliser les détails de budget des postes de prévision pour :

Générer un plan budgétaire ou un scénario de plan budgétaire à partir des postes de prévision. Sélectionner des informations de poste de prévision à l'aide d'une requête dans l'écran Générer un plan budgétaire à partir des postes de prévision.
Ajouter des informations sur un poste de prévision à une ligne de plan budgétaire. Sélectionner le poste de prévision dans l'organisateur Détails de ligne de l'écran Plan budgétaire.
Ajouter des informations sur tous les postes de prévision, ou sur les postes de prévision d'un département, à une ligne de plan budgétaire. Sélectionner tous les postes de prévision ou les positions de prévision d'un département dans l'écran Sélectionner des postes de prévision que vous ouvrez de l'organisateur Lignes de plan budgétaire de l'écran Plan budgétaire.
Ajoutez des informations sur le compte équivalent temps plein (FTE) de tous les postes de prévision ou des postes de prévision d'un seul département à un scénario de plan budgétaire FTE. Sélectionner tous les postes de prévision ou les positions de prévision d'un département dans l'écran Sélectionner des postes de prévision que vous ouvrez de l'organisateur Lignes de plan budgétaire de l'écran Plan budgétaire. Le scénario de plan budgétaire FTE doit avoir une unité de mesure Quantité, et vous devez sélectionner un compte principal FTE lorsque vous sélectionnez le scénario du plan budgétaire FTE. Le compte principal utilisé pour créer la ligne du plan budgétaire pour le compte FTE peut être le compte principal des dépenses de salaire.

Pour plus d'informations, voir Tâches principales : postes de prévision et « Ajout de postes de prévision aux lignes de plan budgétaire » dans Tâches principales : création et traitement des plans budgétaires.

Génération de plans budgétaires

Vous pouvez créer un plan budgétaire, ou remplacer ou mettre à jour un scénario de plan budgétaire existant, à l'aide des données provenant de la comptabilité, d'un autre plan budgétaire, des immobilisations et des postes de prévision. Vous pouvez sélectionner les options suivantes pour générer des plans budgétaires :

Générer un plan budgétaire à partir de la comptabilité – Transférez les données historiques et actuelles de la comptabilité vers un plan budgétaire.
Générer un plan budgétaire à partir d'un plan budgétaire – Transférez les données du plan budgétaire à partir d'un plan budgétaire qui utilise un processus de planification budgétaire donné vers un plan budgétaire qui a la même comptabilité mais qui utilise un autre processus de planification budgétaire.
Générer un plan budgétaire à partir des immobilisations – Transférez les budgets d'immobilisations vers un plan budgétaire.
Générer un plan budgétaire à partir des postes de prévision – Transférez les données de poste de prévision à partir des Ressources humaines vers un plan budgétaire.

Pour plus d'informations, voir Générer des plans budgétaires à partir d'informations source.