À propos des engagements de commande fournisseur
Mise à jour : February 11, 2015
S'applique à: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
Un engagement est une réservation de fonds budgétaires qui sont mis de côté pour s'assurer que les dépenses réelles ne dépassent pas le budget disponible. Si le processus d'engagement est activé, vous pouvez créer des engagements de commande fournisseur qui sont enregistrés dans la comptabilité lorsqu'une commande fournisseur est confirmée. Les montants engagés peuvent alors être dépensés lorsque les factures fournisseur qui font référence à une commande fournisseur sont confirmées. Les montants engagés sur une commande fournisseur sont exonérés lorsqu'une facture fournisseur est confirmée pour dépenser tout ou partie du montant engagé. Les montants exonérés sont soustraits du montant des engagements de commande fournisseur.
Un engagement préalable est une demande pour réserver des fonds budgétaires pour les dépenses prévues. Les fonds ont été demandés, mais n'ont pas encore été approuvés pour une commande fournisseur. Si le processus d'engagement préalable est activé, vous pouvez créer des demandes d'achat avec un montant engagé préalable pour les dépenses prévues. Les montants engagés préalables sont alors enregistrés dans la comptabilité. Pour plus d'informations sur la création d'une demande d'achat et la réservation de fonds budgétaires pour un engagement préalable, voir Demandes d'achat (page de liste).
Lorsque les demandes d'achat sont approuvées, vous pouvez créer des commandes fournisseur pour les montants demandés. Lorsque vous créez et confirmez une commande fournisseur pour le montant engagé préalable sur une demande d'achat, un engagement de commande fournisseur est créé pour ce montant. Le montant engagé préalable est alors automatiquement exonéré. Cela permet d'éviter qu'une réservation budgétaire soit prise en compte deux fois dans la comptabilité, à savoir aussi bien en tant qu'engagement préalable qu'en tant qu'engagement.
Si vous êtes dans le secteur public et utilisez des réservations budgétaires générales, voir Engager une réservation budgétaire générale (secteur public) et À propos des réservations budgétaires générales (secteur public).
Pour plus d'informations sur la création d'une commande fournisseur à partir d'une demande d'achat, voir Consolidation de demande d'achat (écran). Pour plus d'informations sur l'activation des processus d'engagement et d'engagement préalable, voir Engagement de commandes fournisseur
Exemples
Exemple 1 : les processus d'engagement et d'engagement préalable sont tous les deux activés
Le directeur d'un département de votre organisation crée une demande d'achat pour les achats prévus pour le département. Une des lignes de la demande d'achat est de 12 000,00 en mobiliers de bureau. La demande est approuvée ultérieurement et une commande fournisseur est créée avec une ligne pour couvrir le coût de 12 000,00. L'engagement préalable de 12 000,00 sur la demande d'achat est automatiquement exonéré lorsque la nouvelle commande fournisseur est confirmée. Le montant exonéré sur la ligne de demande d'achat est alors remplacé par un engagement de 12 000,00 sur la commande fournisseur.
Exemple 2 : le processus d'engagement est activé, contrairement au processus d'engagement préalable
L'acheteur de votre organisation crée une commande fournisseur pour un contrat de 10 000,00 avec un architecte qui est chargé de la construction d'une annexe à un bâtiment. Aucun demande n'est créée. Un engagement est créé pour ce montant lorsque la commande fournisseur est confirmée.