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Configurer les actions du personnel

  • Article

Mise à jour : February 18, 2014

S'applique à: Microsoft Dynamics AX 2012 R3

Cette rubrique est destinée aux administrateurs système et décrit la procédure de paramétrage des actions du personnel. Les actions du personnel sont facultatives. Si vous activez les actions du personnel, vous pouvez obliger les utilisateurs à entrer des informations supplémentaires lorsqu'ils effectuent les tâches suivantes :

  • Créer des postes

  • Modifier les valeurs de poste existantes

  • Engager de nouveaux collaborateurs

  • Transférer les collaborateurs

  • Mettre un terme au contrat des collaborateurs

Si vous activez les actions du personnel, vous pouvez également implémenter un processus d'approbation ou de notification lorsque ces tâches sont effectuées.

Décision d'activation des actions du personnel

Si vous activez les actions du personnel, les utilisateurs doivent exécuter quelques étapes supplémentaires chaque fois qu'ils effectuent les tâches spécifiées. Toutefois, les informations que les utilisateurs fournissent lors de ces étapes sont souvent inestimables pour les organisations. Tenez compte des questions suivantes lorsque vous décidez d'activer les actions du personnel.

Question

Exemples

Votre organisation souhaite-elle collecter des informations supplémentaires lorsque les utilisateurs exécutent des actions du personnel ?

Les utilisateurs doivent sélectionner une description de la raison pour laquelle ils modifient un poste existant ou mettent un terme au contrat d'un collaborateur. Les descriptions figurent dans la liste que vous fournissez.

Les utilisateurs doivent sélectionner une description de la raison pour laquelle ils transfèrent un collaborateur. Les descriptions figurent dans la liste que vous fournissez.

Votre organisation a-t-elle besoin d'un processus d'approbation ou de notification lorsque des actions du personnel sont exécutées ?

Un responsable doit approuver la résiliation du contrat d'un employé et la paie doit immédiatement être notifiée.

Un responsable doit approuver tous les nouveaux postes et le département des ressources humaines doit être avisé de l'approbation immédiatement afin qu'il puisse commencer le recrutement.

Si vous répondez « Oui » à l'une de ces questions, ou que vous devez mettre en œuvre ces processus pour d'autres actions du personnel, votre organisation doit activer les actions du personnel.

Logiciels requis

Le tableau suivant indique la configuration requise qui doit être en place avant de commencer.

Catégorie

Logiciel requis

Planifier

Identifiez tous les noms et descriptions préférés pour les types d'action du personnel et déterminez si des workflows, codes motif, et souches de numéros doivent être utilisés.

Tester

Paramétrez un environnement de test pour une semaine ou deux afin de savoir si vous souhaitez entrer dans l'environnement actif.

Lancement

Activez la clé de configuration Actions d'un membre du personnel dans votre environnement actif, puis fermez et rouvrez Microsoft Dynamics AX afin de pouvoir accéder aux écrans d'action du personnel pour paramétrer les actions du personnel. Pour plus d'informations, voir Personnel actions configuration key (HcmPersonnelActions).

> [!Warning] > Il est fortement recommandé de modifier la configuration pendant une heure de faible utilisation pour réduire l'impact sur vos utilisateurs. Si vous activez cette clé de configuration mais que vous ne créez pas de types d'action du personnel, les utilisateurs ne pourront pas créer de postes, modifier les postes existants, engager pas de nouveaux collaborateurs, transférer des travailleurs, modifier les affectations de poste, ou mettre un terme aux contrats des collaborateurs.

1. Facultatif : Créer des workflows à affecter aux types d'action du personnel

Vous pouvez créer un workflow pour chaque type d'action du personnel qui exige un processus de révision. Nous vous recommandons de d'abord créer des workflows, car vous affectez ces derniers aux types d'action du personnel lorsque vous les mettez en correspondance à l'étape suivante. Vous créez et tenez à jour les workflows sur la page de liste Workflows des ressources humaines. Si vous n'êtes pas familiarisé avec le paramétrage de workflows, voir Workflow de Microsoft Dynamics AX.

Voici quelques choses à prendre en compte lors du paramétrage du workflow pour les actions du personnel :

  • Il existe plusieurs types de workflows des ressources humaines. Vous devez paramétrer les workflows uniquement pour les types d'action du personnel dont votre organisation a besoin.

  • Même si le workflow est identique pour deux types d'action de collaborateur (par exemple, le processus est identique pour les nouvelles embauches et les résiliations de contrats des collaborateurs), vous devez créer deux workflows distincts, un pour chaque type.

  • Vous pouvez paramétrer des workflows nécessitant une approbation, qui envoient des notifications, ou faisant les deux.

Le tableau suivant répertorie certains exemples des moments où vous pouvez ou ne pouvez pas utiliser les workflows.

Workflow

Exemples

Workflow nécessaire ?

Actions liées aux postes

Votre organisation nécessite l'approbation de la gestion lors de la création de postes. Votre organisation souhaite également informer le département des Ressources humaines lorsque le poste est approuvé afin qu'il puisse commencer le recrutement.

Oui

Actions liées aux postes

Votre organisation n'a pas besoin d'approbations ou de notifications lorsque les utilisateurs créent des postes ou modifient les valeurs des postes existants.

Non

Toutes les actions d'embauche de collaborateur

Votre organisation nécessite l'approbation de la gestion lors de l'embauches de nouveaux employés. Votre organisation souhaite également informer le service de paie afin de pouvoir ajouter l'employé au système de paie.

Oui

Transfert d'actions de collaborateur

Votre organisation n'a pas besoin de l'approbation de la gestion pour transférer les collaborateurs d'un poste vers un autre, mais veut informer le service de paie de la modification afin de pouvoir vérifier le département/la région de la nouvelle affectation

Oui

2. Créez et mettez en correspondance les types d'action du personnel

Lorsque vous activez les actions du personnel, les utilisateurs doivent sélectionner un type d'action du personnel spécifique à votre organisation lorsqu'ils créent des postes, modifient les postes existants, engagent des travailleurs, transfèrent des travailleurs, ou mettent un terme au contrat d'un travailleur. Vous devez créer un type d'action du personnel personnalisé pour chacune de ces actions du personnel pour que vos utilisateurs effectuent leurs tâches. Un type d'action du personnel est fourni par le système pour chacune de ces actions. Si votre organisation utilise la même terminologie que celle fournie par le système, vous pouvez simplement entrer le même nom, mais si votre organisation se réfère à l'action différemment, ou utilise plusieurs descriptions pour un type d'action, vous devrez créer ces valeurs personnalisées.

Le tableau suivant présente certaines méthodes de mise en correspondance de l'action Mettre fin au contrat d'un collaborateur, fournie par le système, pour qu'elle s'adapte aux besoins de votre organisation.

Action du personnel fournie par le système

Le terme personnalisé que votre organisation utilise pour décrire cette action

Explication pour la mise en correspondance

Mettre fin au contrat d'un collaborateur

« Mettre fin au contrat d'un collaborateur »

Vos utilisateurs comprendront la terminologie du système, et vous n'avez pas besoin d'être plus spécifique, donc utilisez le même nom que le nom du système.

Mettre fin au contrat d'un collaborateur

« Licencier un collaborateur »

Cette terminologie semble plus parler aux utilisateurs, et une action est très bien pour tous les licenciements.

Mettre fin au contrat d'un collaborateur

« Arrêt volontaire »

et

« Arrêt involontaire »

Cette terminologie semble plus parler aux utilisateurs, et les arrêts involontaires nécessitent un workflow différent des arrêts volontaires car l'approbateur est différent. Vous créez et mettez en correspondance deux types d'action du personnel personnalisés au type Mettre fin au contrat d'un collaborateur fourni par le système afin de pouvoir affecter un workflow à chacun.

Pour créer un type d'action du personnel, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur Ressources humaines > Paramétrage > Actions > Types d'actions d'un membre du personnel.

  2. Cliquez sur Nouveau.

  3. Entrez un nom de type d'action du personnel personnalisé, comme Modifier un poste, Poste saisonnier, Transfert transversal, ou ceux répertoriés dans le tableau plus haut dans cette section.

  4. Entrez une description détaillée de l'action à laquelle les utilisateurs peuvent se référer s'ils ont besoin de plus d'informations pour effectuer la sélection appropriée.

  5. Sélectionnez l'action système avec laquelle mettre en correspondance le type d'action du personnel. Vous devez mettre en correspondance au moins une action du personnel personnalisée avec chaque action système que les utilisateurs exécutent, ou ils ne pourront pas terminer la tâche.

    Type

    Disponible lorsque

    Créer des postes

    Nouveaux postes créés.

    Modifier des postes

    Les valeurs dans un poste existant sont modifiées.

    Engager un collaborateur

    De nouveaux collaborateurs sont engagés.

    Transférer un collaborateur

    Des collaborateurs existants sont affectés à un autre poste, avec ou sans modification de leur régime de rémunération fixe ou taux de salaire.

    Mettre fin au contrat d'un collaborateur

    La date de fin de l'emploi d'un employé est modifiée.

    Notes

    La liste plus haut dans cette section inclut les actions des collaborateurs et les actions de poste. Si vous ne voyez que Créer des postes et Modifier des postes, vous n'utilisez pas la version la plus récente de Microsoft Dynamics AX. Les actions de collaborateur ne sont disponibles que si Microsoft Dynamics AX 2012 R3 ou mise à jour cumulative 7 ou ultérieure pour AX 2012 R2 : est installé et la clé de configuration Actions d'un membre du personnel est sélectionnée.

  6. Si votre organisation exige que les actions de ce type suivent un processus de révision, sélectionnez l'ID de workflow dans la liste. Vous pouvez sélectionner uniquement des workflows dont le type correspond à ce type d'action du personnel.

  7. Facultatif : Pour les types d'action du personnel Engager un collaborateur et Transférer un collaborateur uniquement, sélectionnez un type d'action de rémunération fixe correspondant à ce type d'action du personnel. Cette valeur par défaut est affichée automatiquement pour les utilisateurs afin qu'ils n'aient pas à sélectionner une action de rémunération en plus de l'action du personnel.

    Conseil

    Tous les utilisateurs doivent entrer une action de rémunération, que les actions du personnel soient activées ou non. Lorsque les actions du personnel sont activées, cette demande devient souvent redondante car il s'agit des mêmes informations qui sont fournies pour la demande d'action du personnel. Si c'est le cas pour votre organisation, la sélection d'un type d'action de rémunération fixe peut empêcher les utilisateurs de devoir l'entrer deux fois. Pour plus d'informations, voir Actions de rémunération fixe (écran).

3. Facultatif : Paramétrage de codes motif pour les actions du personnel

Lorsque les utilisateurs exécutent des tâches avec des actions du personnel activées, ils sont invités à indiquer un Code motif. Ce code motif fournit des informations supplémentaires sur le Type d'action d'un membre du personnel sélectionné. Des exemples sont répertoriés dans le tableau suivant.

Type d'action d'un membre du personnel

Code motif

Description

Arrêt volontaire

  • Retraite - âge

  • Retraite – package

  • L'employé a atteint l'âge de départ à la retraite

  • L'employé a accepté un package de retraite anticipée

Nouveau poste

  • Croissance

  • Saisonnier

  • File d'attente

  • Développement général du personnel

  • Vacances

  • Le directeur d'un département a une file d'attente de travail

Conseil

Il n'existe qu'un type pour tous les codes motif pour les actions du personnel. Veillez à entrer tous les codes motif que vous souhaitez proposer pour les actions du personnel relatives aux postes et aux collaborateurs. Pour plus d'informations sur la création des codes motif, voir Codes motif Ressources humaines (écran).

4. Création d'une souche de numéros d'action du personnel et association de celle-ci à des actions du personnel

Chaque fois qu'un utilisateur crée une action du personnel, un identificateur unique doit être affecté à l'action afin de pouvoir facilement l'identifier. Vous pouvez automatiser ce processus en créant une souche de numéros et l'en affectant aux actions du personnel.

Avertissement

Si vous n'effectuez pas cette étape, les utilisateurs pourront toujours exécuter l'action, mais ils devront entrer l'ID manuellement. Cela peut devenir difficile au fil du temps car chaque ID doit être unique.

Pour paramétrer une souche de numéros et l'associer à des actions du personnel, procédez comme suit :

  1. Créez une souche de numéros pour les actions du personnel. Si vous n'êtes pas familiarisé avec le paramétrage d'une nouvelle souche de numéros, voir Vue d'ensemble des souches de numéros.

  2. Dans l'écran Paramètres partagés de ressources humaines, affectez la souche de numéros que vous avez créée à la référence Action d'un membre du personnel.

  3. Permet de fermer l'écran. Lorsque les utilisateurs créent des actions du personnel, le numéro suivant disponible dans la souche de numéros est affecté à l'action.

Étape suivante

Après avoir paramétré et testé les éléments décrits dans cette rubrique, les utilisateurs peuvent entrer des types d'action du personnel et transmettre leurs demandes au workflow, si nécessaire. Pour plus d'informations, voir Affectation d'actions de personnel aux collaborateurs.

Tâches connexes

Affectation d'actions de personnel aux collaborateurs

Actions d'un membre du personnel

Informations destinées aux administrateurs système

Si vous n'avez pas accès aux pages qui vous permettent d'effectuer cette tâche, contactez votre administrateur système et fournissez les informations répertoriées dans le tableau suivant.

Catégorie

Logiciel requis

Clés de configuration

Personnel actions configuration key (HcmPersonnelActions)

Rôles de sécurité

L'assistant Ressources humaines (HcmHumanResourceAssistant) peut créer des types d'action du personnel, configurer les workflows d'action du personnel, et créer des actions du personnel.

Voir aussi

Paramétrer des workflows pour les ressources humaines