(FRA) Tâches principales : Administration des contrats d'achat (Secteur public)
Mise à jour : February 9, 2015
S'applique à: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
Les processus standard liés aux contrats d'achat ont été étendus pour les entités françaises du secteur public.
Notes
Ces fonctionnalités supplémentaires, qui incluent la capacité de créer des tranches et des lots, permettent de répondre aux exigences du Code des Marchés Publics. Elles ne sont disponibles que si les conditions suivantes sont remplies :
Que voulez-vous faire ?
En savoir plus sur…
Paramétrer des classifications de contrat d'achat
Contrôle de l'accès aux contrats d'achat
Création de tranches et lots
Aide sur l'écran de recherche
Tâches liées aux recherches
En savoir plus sur…
Cliquez sur ces liens pour plus d'informations sur les concepts abordés dans cette rubrique.
Paramétrer des classifications de contrat d'achat
Pour utiliser des champs administratifs dans les contrats d'achat, il convient en premier lieu de créer une classification de contrat d'achat comportant les champs nécessaires.
Cliquez sur Approvisionnements > Paramétrage > Contrats d'achat > Classification de contrat d'achat.
Cliquez sur Nouveau. Entrez le Nom et la Description de la classification de contrat d'achat.
Activez les cases à cocher des informations administratives à inclure dans les contrats d'achat appartenant à cette classification.
Pour inclure des informations sur les sous-traitants, activez la case à cocher Sous-traitants.
Les contrats d'achat peuvent avoir un fournisseur principal, des fournisseurs secondaires et des sous-traitants. Il est possible d'affecter le fournisseur principal au contrat d'achat parent et un fournisseur secondaire ou un sous-traitant à des contrats enfants spécifiques.
Pour inclure des informations sur les certifications des fournisseurs, activez la case à cocher Certifications. Les informations de certification permettent de générer un état que vous pouvez utiliser pour vérifier que les fournisseurs répondent bien aux exigences en matière de certification.
Pour inclure des informations sur les jalons et les tâches, activez la case à cocher Activités.
Pour demander une facturation directe et empêcher quiconque d'utiliser les ordres de lancement, activez la case à cocher Exiger une facturation directe.
Répétez les étapes 2, 3 et 4 pour créer d'autres classifications de contrats d'achat.
Lorsque vous avez terminé, fermez l'écran.
Lors de la création de contrats d'achat, affectez une classification de contrat d'achat qui vous permettra d'entrer toutes les informations nécessaires.
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Contrôle de l'accès aux contrats d'achat
Il est possible de faire en sorte que seuls les départements autorisés aient accès au contrat d'achat et de limiter le montant que chaque département peut dépenser dans le cadre du contrat d'achat. Si un utilisateur tente de dépasser le montant maximum alloué à un département spécifique, il reçoit un message et se trouve dans l'impossibilité de confirmer le déblocage du montant ou le traitement de la facture.
Définition de la structure de compte et des dimensions financières pour l'accès des départements
Cliquez sur Comptabilité fournisseur > Paramétrage > Paramètres de la comptabilité fournisseur.
Dans la zone Général, entrez les informations suivantes :
Dans le champ Structure de compte, sélectionnez la structure de compte à utiliser dans l'écran Accès du département au contrat d'achat pour contrôler l'accès aux contrats d'achat. La structure de compte comprend le segment de dimension financière via lequel il est possible de contrôler l'accès aux contrats d'achat.
Pour plus d'informations sur les structures de compte, voir À propos de l'écran Configurer les structures de compte.
Dans le champ Dimension financière, sélectionnez la dimension financière par laquelle vous contrôlez l'accès aux contrats d'achat. Dans la plupart des cas, il s'agit de départements, mais dans certaines organisations l'accès aux contrats d'achat est limité à différentes entités de l'organisation.
Fermez l'écran.
Définition de l'accès à un contrat d'achat
Cliquez sur Approvisionnements > Courant > Commandes fournisseur > Contrats d'achat.
- ou -
Cliquez sur Comptabilité fournisseur > Courant > Commandes fournisseur > Contrats d'achat.
Sélectionnez le contrat d'achat dont vous souhaitez contrôler l'accès. Dans le volet Actions, dans le groupe Tenir à jour, cliquez sur Accès du département.
Cliquez sur Nouveau. Dans le champ Accès du département au contrat d'achat, sélectionnez un département qui est autorisé à utiliser ce contrat d'achat. Dans le champ Montant autorisé, entrez le montant total que le département est autorisé à débloquer à partir du contrat d'achat.
Répétez l'étape 3 jusqu'à ce que tous les départements autorisés soient ajoutés au contrat d'achat.
Fermez l'écran.
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Création de tranches et lots
Vous pouvez créer une hiérarchie de contrats d'achat parent et enfant. Les contrats d'achat enfants sont utilisés comme tranches ou lots du contrat d'achat parent.
La hiérarchie des contrats d'achat possède des caractéristiques spécifiques :
Un utilisateur peut afficher le contrat d'achat parent et voir l'activité globale du parent et de tous ses contrats enfants associés. Cela permet de disposer d'une vue d'ensemble pour examiner et contrôler l'activité liée aux contrats d'achat.
Certaines valeurs du contrat d'achat parent sont automatiquement transférées aux contrats enfants. Par exemple, des stratégies de publicité comparative peuvent être affectées au contrat d'achat parent et elles seront ensuite appliquées à tous les contrats enfants liés à ce parent.
Les contrats d'achat peuvent avoir un fournisseur principal, des fournisseurs secondaires et des sous-traitants. Il est possible d'affecter le fournisseur principal au contrat d'achat parent et un fournisseur secondaire ou un sous-traitant à des contrats enfants spécifiques.
Notes
Si vous avez ajouté des lignes à un contrat d'achat, celui-ci ne peut pas être utilisé en tant que contrat parent. Le bouton Créer un contrat enfant ne sera donc plus accessible. De la même manière, si vous avez créé un contrat d'achat enfant, vous ne pouvez pas ajouter des lignes au contrat d'achat parent.
Cliquez sur Approvisionnements > Courant > Commandes fournisseur > Contrats d'achat.
- ou -
Cliquez sur Comptabilité fournisseur > Courant > Commandes fournisseur > Contrats d'achat.
Sélectionnez le contrat d'achat destiné à être le parent. Dans le volet Actions, dans le groupe Tenir à jour, cliquez sur Créer un contrat enfant, puis sélectionnez le fournisseur à utiliser dans le contrat d'achat enfant.
Vérifiez que les informations automatiquement renseignées sur la base du contrat d'achat parent sont correctes pour le contrat enfant.
- Si des fonds budgétaires ont été engagés pour le contrat parent, mais pas pour le contrat enfant, supprimez le numéro d'engagement du contrat enfant.
Répétez les étapes 2 et 3 pour créer tous les contrats d'achat enfants voulus.
Fermez l'écran.
Pour voir la relation entre les contrats d'achat parent et enfant, utilisez l'écran Arborescence des contrats d'achat.
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Aide sur l'écran de recherche
(FRA) Accès du département au contrat d'achat (écran) (Secteur public)
(FRA) Arborescence du contrat d'achat (écran) (Secteur public)
Tâches liées aux recherches
Paramétrage de la fonctionnalité de contrat d'achat ou de contrat de vente