Enregistrement de la réception de factures fournisseur et mise en correspondance avec les quantités reçues
Mise à jour : July 11, 2011
S'applique à: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
Lorsque vous recevez une facture d'un fournisseur pour des marchandises ou des services sur une commande fournisseur, il est possible que les processus entreprise demandent que les marchandises ou les services soient reçus avant que la facture ne soit approuvée pour paiement.
Cette procédure considère que votre entité juridique utilise la configuration suivante. Pour plus d'informations, voir Paramétrage du rapprochement de factures d'Achats et À propos du rapprochement des factures dans le module Achats.
Dans l'écran Paramètres de la comptabilité fournisseur :
La case à cocher Activer le contrôle de rapprochement de factures est activée.
Le champ Valider la facture avec les non-correspondances est défini sur Demander une approbation.
Le champ Afficher l'icône de correspondance de prix unitaire est défini sur Si supérieur à la tolérance.
Le champ Stratégie de rapprochement des lignes est défini sur Rapprochement à trois facteurs.
Dans l'écran Tolérances de prix :
- Le pourcentage de tolérance des prix par défaut de l'entité juridique pour les articles Tout et les comptes Tout est de zéro pour cent.
L'écran Facture fournisseur permet d'entrer les informations de facturation. Si nécessaire, vous pouvez utiliser l'écran Détails de rapprochement de factures pour afficher, corriger et améliorer les lignes de facture avec les différences correspondantes pour la validation.
Saisie et rapprochement de factures fournisseur individuelles
L'écran Facture fournisseur permet d'entrer les informations de facturation. Si nécessaire, vous pouvez utiliser l'écran Détails de rapprochement de factures pour afficher, corriger et améliorer les lignes de facture avec les différences correspondantes pour la validation.
Cliquez sur Comptabilité fournisseur > Courant > Factures fournisseur > Factures fournisseur en attente.
Dans le volet Actions, cliquez sur Facture. L'écran Facture fournisseur s'ouvre.
Dans l'organisateur En-tête de la facture fournisseur, sélectionnez un compte fournisseur, puis entrez le numéro de la facture.
Sélectionnez une ou plusieurs commandes fournisseur qui correspond à la facture.
En haut de l'écran, dans le champ Quantité par défaut pour les lignes, sélectionnez Quantité de l'accusé de réception de marchandises. La grille Lignes affiche les informations relatives aux lignes de la commande fournisseur pour lesquelles un accusé de réception de marchandises a été validé mais pour lesquelles aucune facture n'a été validée.
Dans le volet Actions, cliquez sur Totaux et comparez les informations de l'écran avec celles de la facture que vous avez reçue du fournisseur. Si les montants sont différents, prenez note des différences. Permet de fermer l'écran.
Si la facture comprend un sous-ensemble de lignes sur la ou les commandes fournisseur, allez dans le volet Actions, et cliquez sur Mettre en correspondance les accusés de réception de marchandises. Sélectionnez les accusé de réception de marchandises appropriés et fermez l'écran.
Dans l'écran Facture fournisseur, dans la grille Lignes, comparez les informations des lignes dans l'écran avec les lignes sur la facture que vous avez reçue du fournisseur.
Si les montants ou les quantités d'une ligne de la facture sont différents de la facture que vous avez reçue du fournisseur, réalisez les corrections nécessaires dans les champs sous la grille Lignes.
Si vous avez effectué des modifications à l'étape 9 qui entraînent un écart de prix qui excède la tolérance d'écart de prix ou si la ligne contient un écart de quantité, une icône d'avertissement s'affiche dans le champ Écart de correspondance de l'organisateur En-tête de la facture fournisseur.
Sous le volet Actions, cliquez sur l'onglet Revoir, puis sur Mise en correspondance des détails. Une icône d'avertissement s'affiche dans la colonne Écart de correspondance pour chaque ligne de facture qui contient un écart de rapprochement de prix ou de quantité.
Sélectionnez une ligne de facture pour laquelle une icône d'avertissement s'affiche.
Consultez les informations sur l'écran et effectuez les corrections nécessaires. Pour plus d'informations, voir Détails de rapprochement de factures (écran).
Répétez les étapes b et c pour toutes les autres lignes de facture sur l'écran.
Si des différences persistent et que la case à cocher Demander une approbation est activée dans le champ Valider la facture avec les non-correspondances de l'écran Paramètres de la comptabilité fournisseur, vous pouvez activer la case à cocher Approuver les validations avec écarts de rapprochement pour approuver la validation de la facture.
Si des différences persistent et que vous devez contacter votre fournisseur ou un collègue pour résoudre ces différences, fermez l'écran Détails de rapprochement de factures. Dans l'écran Facture fournisseur, activez la case à cocher En attente dans l'organisateur En-tête de la facture fournisseur. Pour plus d'informations, voir Correction des écarts de rapprochement de factures des prix unitaires nets et Correction des écarts de rapprochement de factures des totaux des prix.
Notes
Si le bouton Mise en correspondance des détails n'est pas disponible, vous n'avez peut-être pas accès à l'écran Détails de rapprochement de factures. Dans l'écran Facture fournisseur, vous pouvez activer la case à cocher En attente pour empêcher la validation de la facture financière. Une fois qu'un autre travailleur a vérifié les informations de rapprochement de factures, vous pouvez désactiver la case à cocher En attente et valider la facture.
Rapprochement de plusieurs factures fournisseur
Vous pouvez rapprocher les factures fournisseur et les accusés de réception de marchandises pour plusieurs factures en même temps. Vous pouvez procéder ainsi si les factures fournisseur ont été reçues par l'intermédiaire d'un service ou d'un portail fournisseur et soumises pour révision via le workflow, et si vous souhaitez exécuter le processus de rapprochement de factures immédiatement au lieu d'attendre une tâche planifiée. Seules les factures fournisseur soumises à la révision via le workflow en attente de la tâche Revoir le rapprochement de factures fournisseur peuvent être rapprochées à l'aide de cette procédure. Les numéros des accusés de réception de marchandises doivent être indiqués dans les factures fournisseur à rapprocher.
Cliquez sur Comptabilité fournisseur > Courant > Factures fournisseur > Factures fournisseur en attente.
Sélectionnez une ou plusieurs factures.
Sous le volet Actions, cliquez sur l'onglet Revoir, puis sur Mettre en correspondance les accusés de réception de marchandises. L'écran Infos affiche les résultats du rapprochement.
Dans la page de liste Factures fournisseur en attente, consultez le champ Dernier écart de correspondance.
OK – Les écarts de rapprochement sont compris dans les tolérances autorisées.
Avertissement – Les écarts de rapprochement dépassent les tolérances autorisées. Sélectionnez la facture, puis cliquez sur Mise en correspondance des détails pour afficher les écarts.
Voir aussi
Détails de rapprochement de factures (écran)
Paramétrage du rapprochement de factures d'Achats
Correction des écarts de rapprochement de factures des totaux des factures
Correction des écarts de rapprochement de factures des prix unitaires nets
Correction des écarts de rapprochement de factures des totaux des prix