Paramétrage des workflows du module Budgétisation

Article
08/03/2018

Mise à jour : March 18, 2015

S'applique à: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Dans certaines organisations, les documents de budgétisation, comme les écritures de registre budgétaires et les réservations budgétaires générales, doivent être approuvés par un utilisateur autre que celui qui les a entrées. Pour paramétrer un processus d'approbation, vous pouvez créer un workflow de budgétisation. Vous pouvez également paramétrer d'autres processus pour mettre à jour les soldes budgétaires sans intervention de l'utilisateur ou pour qu'un utilisateur révise les informations d'un document de budgétisation.

Un workflow représente un processus entreprise. Il définit le transfert d'un document dans le système et indique qui doit traiter une tâche ou approuver un document. L'utilisation du système de workflow dans votre organisation présente plusieurs avantages :

Processus cohérents — Vous pouvez définir le processus d'approbation pour des documents spécifiques, tels que des demandes d'achat ou des états de dépenses. Le système de workflow permet de s'assurer que les documents sont traités et approuvés de manière cohérente et efficace.
Visibilité de processus — Vous pouvez suivre le statut, l'historique et les mesures de performance d'une instance de workflow spécifique. Vous pouvez ainsi déterminer si des modifications doivent être apportées au workflow afin d'en optimiser l'efficacité.
Liste de travail centralisée — Les utilisateurs peuvent afficher une liste de travail centralisée pour consulter les tâches et les approbations de workflow qui leur sont affectées. Cette liste de travail est disponible à partir des pages de l'Aperçu interactif dans le client Microsoft Dynamics AX et dans Enterprise Portal.

Workflows de budgétisation

Ces informations permettent de paramétrer et d'activer des configurations de workflow pour les documents de budgétisation. Sur la base du type de document, vous pouvez demander une approbation manuelle, une approbation de workflow ou aucune approbation.

Si vous paramétrez un workflow pour les écritures de compte budgétaires, le workflow doit être contenu dans un autre workflow pour les écritures de registre budgétaires. Si toutes les écritures de compte budgétaire d'une écriture de registre budgétaire peuvent être approuvées en tant que groupe, vous pouvez utiliser un Workflow d'écriture de registre budgétaire. Si des lignes d'écriture de compte budgétaire nécessitent d'autres approbations de workflow, vous devez utiliser un Workflow d'écriture de compte budgétaire pour créer d'autres configurations de workflow. Par exemple, vous pouvez utiliser une configuration de Workflow d'écriture de compte budgétaire pour réviser et approuver un montant supérieur et une autre configuration Workflow d'écriture de compte budgétaire pour réviser et approuver un montant inférieur.

Vous pouvez associer les workflows d'écriture de registre budgétaire à l'un des codes budget paramétrés pour identifier les types de budgets. Après avoir affecté un workflow à un code budget, toutes les écritures de registre budgétaires utilisant le code budget nécessitent l'approbation du workflow avant que vous puissiez mettre à jour les soldes budgétaires. Pour plus d'informations, voir Définition des codes budget.

Après avoir créé une configuration de workflow pour un document de budgétisation, des contrôles supplémentaires sont affichés en haut de l'écran lors de l'enregistrement du document. Ces contrôles comprennent une barre d'informations jaune et un bouton Soumettre ou un menu Actions. Pour plus d'informations, voir Soumission d'un document et Actions de workflow.

Notes

Certains boutons de l'écran Écriture de registre budgétaire ne sont pas disponibles après la soumission d'une écriture de registre budgétaire pour approbation de workflow. Lorsque l'écriture de registre budgétaire ou de compte budgétaire est approuvée, les options des menus Mise à jour et Transfert sont disponibles. Il est possible que les autres contrôles et champs de l'écran ne soient pas disponibles. Si vous modifiez une écriture de registre budgétaire qui a été approuvée, elle doit être soumise de nouveau au workflow. Vous ne pouvez pas modifier une écriture de registre budgétaire après avoir mis à jour les soldes budgétaires.

Pour obtenir une vue d'ensemble du workflow dans Microsoft Dynamics AX, voir Vue d'ensemble du système de workflow et Concepts de workflow.

Vous pouvez utiliser les approbations de workflow pour les types de document de budgétisation suivants.

Option de menu de budgétisation	Type de document
Plans budgétaires > [!Note] > Ce contrôle n'est disponible que si Microsoft Dynamics AX 2012 R2 ou AX 2012 R3 est installé.	Plan budgétaire
Écriture de registre budgétaire	Écriture de registre budgétaire
Écritures de compte budgétaires	Écriture de compte budgétaire
Engagements	Engagement
Réservations budgétaires générales	Réservation budgétaire générale

Nouveautés ou modifications pour Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 R3, et correctif logiciel KB3047235 de la réservation budgétaire générale

Vous devez paramétrer des workflows de budgétisation pour les plans budgétaires avant de paramétrer un processus de planification budgétaire. La configuration de workflow de plan budgétaire que vous paramétrez permet de soumettre des plans budgétaires et leurs feuilles de calcul et justifications pour révision et approbation dans chaque stade du processus de planification budgétaire. Le processus de planification budgétaire définit l'ordre des stades de planification budgétaire et associe le processus à une hiérarchie d'organisation budgétaire. Lorsque vous configurez le workflow, vous pouvez affecter des utilisateurs à une tâche de workflow sur l'organisation budgétaire, le rôle de sécurité, ou le groupe d'utilisateurs.

Lorsque vous configurez un processus de planification budgétaire, vous associez un ID de workflow de budgétisation à chaque workflow de planification budgétaire. Une fois le plan budgétaire soumis au workflow, et une fois qu'un utilisateur termine une affectation, le plan budgétaire passe au stade de planification budgétaire suivant en utilisant l'élément de transition échelonnée dans la configuration du workflow de budgétisation.

Types de workflows qu'il est possible de créer

Le tableau suivant répertorie les types de workflows que vous pouvez créer dans le module Budgétisation.

Tapez	Utilisez ce type pour cela
Workflows de plan budgétaire > [!Note] > Ce contrôle n'est disponible que si Microsoft Dynamics AX 2012 R2 ou AX 2012 R3 est installé.	Permet de créer des workflows de révision et d'approbation pour les plans budgétaires. Les workflows de plan budgétaire doivent contenir un élément de transition échelonnée pour chaque transition qui déplace un plan budgétaire vers le stade de planification budgétaire suivant. Par exemple, un workflow pour un processus de planification budgétaire qui contient trois stades nécessite deux éléments de transition échelonnée pour connecter les trois éléments d'approbation associés aux trois phases de planification budgétaire. Pour plus d'informations, voir la rubrique « Workflows » dans À propos de la configuration et du paramétrage de la planification de budget. Approuver le plan budgétaire – Permet de créer un élément d'approbation pour les plans budgétaires. Activer le plan budgétaire associé – Permet de créer une tâche automatique pour activer le plan budgétaire associé à un plan budgétaire parent. Plan budgétaire de transition échelonnée – Permet de créer une tâche automatique afin d'effectuer une transition échelonnée pour un plan budgétaire. Répartition de stade de planification budgétaire – Permet de créer une tâche automatique afin d'effectuer une répartition de stade de planification budgétaire utilisant le programme de répartition pour une estimation de scénario de plan budgétaire. Contrôles de flux – Permet de créer des éléments de workflow standard pour les décisions et les activités de branches. Passer en revue le ou les plans budgétaires associés terminés – Permet de créer une tâche pour qu'un utilisateur révise les plans budgétaires terminés associés à un plan budgétaire parent. Revoir le plan budgétaire – Permet de créer une tâche pour qu'un utilisateur révise les plans budgétaires.
Workflow d'écriture de compte budgétaire	Permet de créer des workflows de révision et d'approbation pour les écritures de compte budgétaires. L'élément Workflow d'écriture de compte budgétaire permet d'inclure les workflows d'écriture de compte budgétaire dans un workflow d'écriture de registre budgétaire. Ce type de workflow contient des éléments de workflow standard, ainsi que des éléments que vous pouvez utiliser avec les écritures de compte budgétaires : Approuver l'écriture de compte budgétaire – Permet de créer un élément d'approbation pour les écritures de compte budgétaires. Contrôles de flux – Permet de créer des éléments de workflow standard pour les décisions et les activités de branches. Revoir une écriture de compte budgétaire – Permet de créer une tâche de révision pour un utilisateur, afin qu'il vérifie que l'écriture de compte budgétaire est bien exacte.
Workflow d'écriture de registre budgétaire	Permet de créer des workflows de révision et d'approbation pour les écritures de registre budgétaires. Ce type de workflow contient des éléments de workflow standard et des éléments que vous pouvez utiliser avec les workflows d'écriture de registre budgétaire : Approuver l'écriture de registre budgétaire – Permet de créer un élément d'approbation pour les écritures de registre budgétaires. Mettre à jour le registre budgétaire des soldes budgétaires – Permet de créer une tâche automatique pour la mise à jour des soldes budgétaires. Contrôles de flux – Permet de créer des éléments de workflow standard pour les décisions et les activités de branches. Workflow d'écriture de compte budgétaire – Permet d'inclure un type de Workflow d'écriture de compte budgétaire. Revoir une écriture de registre budgétaire – Permet de créer une tâche de révision pour un utilisateur, afin qu'il vérifie que l'écriture de registre budgétaire est bien exacte.
Approbation des engagements	Permet de créer des workflows d'approbation pour les engagements. Une fois le workflow d'engagement paramétré et activé, tous les engagements doivent l'utiliser. Ce type de workflow contient des éléments de workflow standard et des éléments que vous pouvez utiliser avec les workflows d'approbation d'engagement : Approbation de l'engagement – Permet de créer un élément d'approbation pour les engagements. Contrôles de flux – Permet de créer des éléments de workflow standard pour les décisions et les activités de branches. Tâche d'engagement – Permet de créer une tâche de révision pour un utilisateur, afin qu'il vérifie que l'engagement est bien exact.
Réservations budgétaires générales	Créez des workflows d'approbation pour les réservations budgétaires générales. Après avoir paramétré ce workflow, vous devez l'affecter à un type de réservation afin de l'utiliser. Toutes les réservations budgétaires générales du même type utilisent le même workflow. Ce type de workflow contient des éléments de workflow standard et des éléments que vous pouvez utiliser avec les workflows d'approbation de réservation budgétaire générale : Approbation de l'engagement – Créez un élément d'approbation pour des réservations budgétaires générales. Contrôles de flux – Permet de créer des éléments de workflow standard pour les décisions et les activités de branches. Tâche d'engagement – Créez une tâche de révision afin que l'utilisateur puisse vérifier l'exactitude de la réservation budgétaire générale.

Workflows de plan budgétaire

> [!Note] > Ce contrôle n'est disponible que si Microsoft Dynamics AX 2012 R2 ou AX 2012 R3 est installé.

Permet de créer des workflows de révision et d'approbation pour les plans budgétaires. Les workflows de plan budgétaire doivent contenir un élément de transition échelonnée pour chaque transition qui déplace un plan budgétaire vers le stade de planification budgétaire suivant. Par exemple, un workflow pour un processus de planification budgétaire qui contient trois stades nécessite deux éléments de transition échelonnée pour connecter les trois éléments d'approbation associés aux trois phases de planification budgétaire. Pour plus d'informations, voir la rubrique « Workflows » dans À propos de la configuration et du paramétrage de la planification de budget.

Approuver le plan budgétaire – Permet de créer un élément d'approbation pour les plans budgétaires.
Activer le plan budgétaire associé – Permet de créer une tâche automatique pour activer le plan budgétaire associé à un plan budgétaire parent.
Plan budgétaire de transition échelonnée – Permet de créer une tâche automatique afin d'effectuer une transition échelonnée pour un plan budgétaire.
Répartition de stade de planification budgétaire – Permet de créer une tâche automatique afin d'effectuer une répartition de stade de planification budgétaire utilisant le programme de répartition pour une estimation de scénario de plan budgétaire.
Contrôles de flux – Permet de créer des éléments de workflow standard pour les décisions et les activités de branches.
Passer en revue le ou les plans budgétaires associés terminés – Permet de créer une tâche pour qu'un utilisateur révise les plans budgétaires terminés associés à un plan budgétaire parent.
Revoir le plan budgétaire – Permet de créer une tâche pour qu'un utilisateur révise les plans budgétaires.

Workflow d'écriture de compte budgétaire

Permet de créer des workflows de révision et d'approbation pour les écritures de compte budgétaires. L'élément Workflow d'écriture de compte budgétaire permet d'inclure les workflows d'écriture de compte budgétaire dans un workflow d'écriture de registre budgétaire.

Ce type de workflow contient des éléments de workflow standard, ainsi que des éléments que vous pouvez utiliser avec les écritures de compte budgétaires :

Approuver l'écriture de compte budgétaire – Permet de créer un élément d'approbation pour les écritures de compte budgétaires.
Contrôles de flux – Permet de créer des éléments de workflow standard pour les décisions et les activités de branches.
Revoir une écriture de compte budgétaire – Permet de créer une tâche de révision pour un utilisateur, afin qu'il vérifie que l'écriture de compte budgétaire est bien exacte.

Workflow d'écriture de registre budgétaire

Permet de créer des workflows de révision et d'approbation pour les écritures de registre budgétaires.

Ce type de workflow contient des éléments de workflow standard et des éléments que vous pouvez utiliser avec les workflows d'écriture de registre budgétaire :

Approuver l'écriture de registre budgétaire – Permet de créer un élément d'approbation pour les écritures de registre budgétaires.
Mettre à jour le registre budgétaire des soldes budgétaires – Permet de créer une tâche automatique pour la mise à jour des soldes budgétaires.
Contrôles de flux – Permet de créer des éléments de workflow standard pour les décisions et les activités de branches.
Workflow d'écriture de compte budgétaire – Permet d'inclure un type de Workflow d'écriture de compte budgétaire.
Revoir une écriture de registre budgétaire – Permet de créer une tâche de révision pour un utilisateur, afin qu'il vérifie que l'écriture de registre budgétaire est bien exacte.

Approbation des engagements

Permet de créer des workflows d'approbation pour les engagements. Une fois le workflow d'engagement paramétré et activé, tous les engagements doivent l'utiliser.

Ce type de workflow contient des éléments de workflow standard et des éléments que vous pouvez utiliser avec les workflows d'approbation d'engagement :

Approbation de l'engagement – Permet de créer un élément d'approbation pour les engagements.
Contrôles de flux – Permet de créer des éléments de workflow standard pour les décisions et les activités de branches.
Tâche d'engagement – Permet de créer une tâche de révision pour un utilisateur, afin qu'il vérifie que l'engagement est bien exact.

Réservations budgétaires générales

Créez des workflows d'approbation pour les réservations budgétaires générales. Après avoir paramétré ce workflow, vous devez l'affecter à un type de réservation afin de l'utiliser. Toutes les réservations budgétaires générales du même type utilisent le même workflow.

Ce type de workflow contient des éléments de workflow standard et des éléments que vous pouvez utiliser avec les workflows d'approbation de réservation budgétaire générale :

Approbation de l'engagement – Créez un élément d'approbation pour des réservations budgétaires générales.
Contrôles de flux – Permet de créer des éléments de workflow standard pour les décisions et les activités de branches.
Tâche d'engagement – Créez une tâche de révision afin que l'utilisateur puisse vérifier l'exactitude de la réservation budgétaire générale.

Création d'un workflow

Pour créer un workflow, procédez comme suit :

Cliquez sur Budget > Paramétrage > Workflows de budget.
Dans le volet Actions, cliquez sur Nouveau.
Sélectionnez le type de workflow à créer.
Cliquez sur Créer un workflow. L'éditeur de workflow s'affiche. Créez le workflow en faisant glisser les éléments associés dans la toile.
Configurez chaque élément du workflow. Pour plus d'informations, voir Configuration des éléments de workflow.
Répétez les étapes 2 à 5 pour créer d'autres workflows pour le module Budgétisation.

Champs et expressions calculés

Les champs et expressions calculés suivants sont utilisés avec les approbations de workflow pour le module Budgétisation. Pour chaque workflow, vous pouvez paramétrer des conditions qui incluent ces champs et expressions calculés.

Résultat du contrôle budgétaire

Résultats du contrôle budgétaire. Les résultats possibles sont Contrôle budgétaire réussi, Contrôle budgétaire réussi mais avec avertissements, Échec du contrôle budgétaire et Contrôle budgétaire non effectué.

Ce champ est uniquement disponible dans les configurations Workflow d'écriture de compte budgétaire et Workflow d'écriture de registre budgétaire.

Violation de la règle de transfert

Permet d'évaluer la violation de la règle de transfert budgétaire. Les valeurs possibles sont Oui ou Non. Si une règle de transfert budgétaire est violée et que la valeur est définie sur Oui, le workflow peut être affecté à un utilisateur capable d'approuver les transferts budgétaires en cas de violation des règles de transfert budgétaire.

Ce champ est uniquement disponible dans les configurations Workflow d'écriture de compte budgétaire et Workflow d'écriture de registre budgétaire.

Montant de la transaction en devises

Montant de la transaction, exprimé dans la devise comptable.

Ce champ est uniquement disponible dans les configurations Workflow d'écriture de compte budgétaire et Workflow d'écriture de registre budgétaire.

Notes

Lorsque Montant de la transaction en devises est utilisé pour les transferts, vous devez inclure une deuxième condition pour ignorer les montants négatifs. Par exemple :

Où Écritures de compte budgétaires.Montant de la transaction en devises est inférieur à 100 000

et Écritures de compte budgétaires.Montant de la transaction en devises est supérieur à 0

Types de participants

Vous pouvez affecter un élément de workflow aux groupes de participants suivants.

Groupe d'utilisateurs	description ;
Participants du gestionnaire de budget	Permet d'affecter l'élément de workflow à un utilisateur défini en tant que responsable du budget dans la configuration du contrôle budgétaire. Le responsable du budget peut approuver les écritures de registre budgétaires. Il est possible de définir d'autres responsables du budget pour les valeurs de dimensions financières à l'aide des règles de contrôle budgétaire. Pour plus d'informations, voir Configuration du contrôle budgétaire (écran).
Participants de l'organisation budgétaire > [!Note] > Ce contrôle n'est disponible que si Microsoft Dynamics AX 2012 R2 ou AX 2012 R3 est installé.	Permet d'affecter l'élément de workflow à un participant de l'organisation budgétaire. Les participants de l'organisation budgétaire ne sont disponibles que pour la budgétisation des workflows de planification.
Participants du rôle de sécurité	Permet d'affecter l'élément de workflow à un rôle de sécurité Microsoft Dynamics AX.
Participants du groupe d'utilisateurs	Permet d'affecter l'élément de workflow à un groupe d'utilisateurs Microsoft Dynamics AX.