Configurer les workflows de réservation budgétaire générale (secteur public)
Mise à jour : March 18, 2015
S'applique à: Microsoft Dynamics AX 2012 R3
Cette rubrique décrit comment paramétrer une ou plusieurs configurations de workflow pour les réservations budgétaires générales. Lorsque l'approbation de workflow est paramétrée pour les réservations budgétaires générales, des contrôles supplémentaires s'affichent en haut de la liste et de l'écran des réservations budgétaires générales. Ces contrôles comprennent une barre d'informations jaune et un bouton Soumettre ou un menu Actions. Pour plus d'informations, voir Actions de workflow.
Lorsqu'une réservation budgétaire générale est approuvée via le workflow, elle reste modifiable. Les options du groupe Valider dans le volet Actions sont disponibles, mais les autres contrôles et champs de l'écran ne le sont pas. Notez que si vous modifiez une réservation approuvée, son statut de workflow est redéfinie sur Brouillon. Les options du groupe Valider ne sont pas disponibles, mais les autres contrôles et champs le sont. Vous devez renvoyer la réservation modifiée pour approbation.
L'illustration suivante indique comment paramétrer un workflow de réservation budgétaire générale. Les numéros correspondent aux procédures situées plus loin dans cette rubrique.
Logiciels requis
Le tableau suivant indique la configuration requise qui doit être en place avant de commencer.
Catégorie |
Logiciel requis |
|---|---|
Tâches de configuration associées |
, avec le module Approvisionnements et le correctif suivant : KB3047235 Définir les règles de réservation budgétaire générale et les types de réservation (secteur public) |
1. Facultatif : paramétrage de réviseurs pour les réservations budgétaires générales
Vous pouvez paramétrer des éléments de workflow de réviseur pour acheminer les réservations budgétaires générales pour révision. Le processus de workflow utilise le propriétaire spécifié du rôle de projet ou de la dimension financière pour déterminer vers quelle personne acheminer la dépense.
Vous pouvez également affecter un utilisateur ou un groupe d'utilisateurs spécifique en tant que réviseur lorsque vous définissez le workflow. Toutefois, si vous avez une organisation complexe, vous pouvez améliorer l'efficacité du processus d'approbation en spécifiant des éléments de réviseur. En outre, vous n'aurez pas besoin de modifier les affectations de réviseur de workflow chaque fois qu'un réviseur modifie les rôles de travail.
Pour plus d'informations, voir Actions de workflow.
2. Création d'un workflow pour les réservations budgétaires générales
Les workflows de réservation budgétaire générale sont basés sur le type de réservation. Vous pouvez donc créer plusieurs workflows pour les réservations budgétaires générales.
Notes
Si la réservation budgétaire générale nécessite une demande d'achat, notez que les demandes d'achat requièrent leur propre workflow. Le workflow pour la demande d'achat doit être terminé avant que la réservation budgétaire générale puisse le référencer. Pour plus d'informations sur la création d'un workflow de demande d'achat, voir Vue d'ensemble d'un workflow de demande d'achat.
Pour créer un workflow pour les réservations budgétaires générales, suivez les étapes ci-dessous.
Cliquer Budgétisation > Paramétrage > Workflows de budgétisation.
Dans la liste Workflows de budget, dans le volet Actions, cliquez sur Nouveau.
Dans l'écran Créer un workflow, cliquez sur le modèle General budget reservation workflow, puis sur Créer un workflow.
Dans l'écran de workflow, sous Approbations dans la liste Éléments du workflow, cliquez sur Approve general budget reservation, puis faites glisser l'élément sous l'icône Démarrer.
Faites glisser la bordure de l'icône Démarrer pour créer une ligne de connexion à l'élément d'approbation.
Cliquez sur l'élément d'approbation, puis, dans le volet Actions, cliquez sur Paramètres de base pour configurer l'élément. Pour plus d'informations, voir Configuration d'un processus d'approbation.
3. Facultatif : configuration de tâches manuelles et automatiques pour les workflows de réservation budgétaire générale
Complétez cette étape pour refléter les tâches d'approbation ou de révision qui sont partie de votre pratique commerciale :
Révision manuelle d'une réservation budgétaire générale
Processus automatique pour évaluer les valeurs de champ de la réservation budgétaire générale
Vous pouvez utiliser une combinaison de ces tâches dans le même workflow. La différence entre une tâche de révision manuelle et un élément de workflow d'approbation est la suivante :
Si la tâche de révision manuelle est affectée à plusieurs utilisateurs, le workflow peut continuer une fois que l'un de ces utilisateurs a réalisé la tâche.
Si vous affectez un élément de workflow d'approbation à plusieurs utilisateurs, vous pouvez spécifier si tous ces utilisateurs doivent approuver le document avant que le workflow ne puisse continuer.
Lorsque vous définissez les étapes de révision dans la section de description du workflow, vous affectez la tâche à un utilisateur autorisé à réviser les lignes de la réservation budgétaire générale. Pour plus d'informations, voir l'étape 5, « Affectation de participants aux éléments de workflow ».
Pour savoir comment configurer des tâches manuelles, voir Configuration d'une tâche manuelle.
4. Facultatif : création de décisions conditionnelles
Complétez cette étape si vos processus d'entreprise requièrent différents processus de workflow selon le montant de la réservation budgétaire générale. Vous pouvez également créer des décisions basées sur la date comptable, le type de réservation, le titre de la réservation, la date de début ou de fin, ainsi que d'autres critères.
Pour savoir comment créer des conditions, voir Configuration d'une décision conditionnelle.
5. Affectation de participants aux éléments de workflow
Vous pouvez affecter un élément de workflow aux groupes de participants suivants.
Groupe d'utilisateurs |
Description |
|---|---|
Participants du rôle de sécurité |
Affectent l'élément de workflow à un rôle de sécurité de Microsoft Dynamics AX. Vous pouvez utiliser cette option si un groupe de collaborateurs peut approuver les réservations budgétaires générales et que la personne qui approuve un document spécifique n'a pas d'importance. |
Participants du groupe d'utilisateurs |
Affectent l'élément de workflow à un groupe d'utilisateurs Microsoft Dynamics AX. Vous pouvez utiliser cette option si un groupe de collaborateurs peut approuver les réservations budgétaires générales et que toute personne de ce groupe peut approuver un document spécifique. |
Vous pouvez également affecter l'élément de workflow selon une hiérarchie ou un utilisateur. Pour savoir comment affecter des participants à un workflow, voir la section « Affectation de la tâche » dans Configuration d'une tâche manuelle. Voir également Workflow avec plusieurs utilisateurs dans une tâche.
6. Enregistrement du workflow
Lorsque vous avez terminé d'ajouter des éléments, suivez les étapes ci-dessous pour rechercher des erreurs et enregistrer le workflow.
Notes
Le volet Erreurs et avertissements, situé dans la partie inférieure de l'éditeur de workflow, affiche les messages générés pour le workflow. Pour localiser l'élément concerné par l'erreur ou l'avertissement, double-cliquez sur le message d'erreur ou d'avertissement. Toutes les erreurs et les avertissements doivent être résolus avant de rendre le workflow actif.
Lorsque le workflow est terminé sans erreur, cliquez sur Enregistrer et fermer. Cliquez sur OK dans la boîte de dialogue Sauvegarder le workflow - {0}.
Si vous souhaitez activer le workflow maintenant, cliquez sur OK dans la boîte de dialogue Activer le workflow - {0}.
- ou -
Si vous souhaitez activer le workflow ultérieurement, effectuez la procédure suivante à tout moment :
Aller à Budgétisation > Paramétrage > Workflows de budgétisation.
Sélectionnez le workflow que vous avez créé.
Dans le volet Actions, dans le groupe Gérer, cliquez sur Versions.
Sélectionnez la version du workflow de votre choix.
Dans la bande du volet Actions, cliquez sur Activer, puis sur OK.
Tâches connexes
Envoyer une réservation budgétaire générale au workflow (secteur public)
Informations destinées aux administrateurs système
Si vous n'avez pas accès aux pages qui vous permettent d'effectuer cette tâche, contactez votre administrateur système et fournissez les informations répertoriées dans le tableau suivant.
Catégorie |
Logiciel requis |
|---|---|
Clés de configuration |
Secteur public |
Rôles de sécurité et droits |
Responsable du budget |