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Utilisation de FMLA

  • Article

Mise à jour : November 7, 2014

Cette rubrique explique comment suivre l'admissibilité au Family and Medical Leave Act (FMLA) et les heures travaillées pour répondre aux exigences fédérales.

La figure suivante représente le processus de saisie et de suivi FMLA pour les collaborateurs. Les numéros correspondent aux procédures situées plus loin dans cette rubrique.

Logiciels requis

Le tableau suivant indique la configuration requise qui doit être en place avant de commencer.

Catégorie

Logiciel requis

Tâche

Le responsable des ressources humaines doit effectuer les tâches suivantes pour activer FMLA :

  • Cliquez sur Ressources humaines > Paramétrage > Paramètres > Paramètres des ressources humaines. Vérifier que les paramètres sont exacts.

  • Cliquez sur Administration d'organisation > Paramétrage > Dossiers > Sécurité du type de catégorie de dossier. Vérifier que les paramètres sont exacts.

Connaissance et expérience

Se familiariser avec les dossiers et leur traitement dans Microsoft Dynamics AX. Pour plus d'informations, voir Demandes de devis.

Planification

Déterminer si vous allez intégrer FMLA à la Paie.

Version

.

Pays/Région

(USA) L'adresse principale de l'entité juridique doit être située dans les pays/régions suivants : États-Unis.

1. Déterminer l'admissibilité d'un collaborateur

Lorsqu'un collaborateur soumet une demande de congé ou souhaite savoir s'il est éligible au FMLA, vous pouvez facilement déterminer le nombre d'heures dont il dispose.

Pour déterminer l'admissibilité d'un collaborateur, suivez ces étapes :

  1. Cliquez sur Ressources humaines > Courant > Collaborateurs > Collaborateurs.

  2. Sélectionnez le collaborateur dont vous souhaitez déterminer l'admissibilité, puis sélectionnez Emploi > FMLA eligibility.

  3. Dans le champ Date d'admissibilité, entrez la date prévue du début de l'admissibilité.

  4. Cliquez sur l'Calculer. Le nombre d'heures disponibles estimées pour le FMLA standard et le FMLA militaire s'affiche. Ce nombre est déterminé par le nombre d'heures pendant lesquelles l'employé a travaillé, par la durée de l'emploi, et par les congés qui réduisent, le cas échéant, ses heures restantes disponibles.

2. Créer un dossier FMLA

FMLA utilise des dossiers pour suivre l'admissibilité et les heures. Si vous n'êtes pas familiarisé avec les dossiers dans Microsoft Dynamics AX, consultez Demandes de devis.

Notes

Avant de créer un dossier FMLA, créez une absence d'emploi, si ce n'est pas déjà fait. Cela est nécessaire pour tous les congés, indépendamment du fait que le congé soit qualifié pour le FMLA. Pour plus d'informations, voir Quitter (écran).

Pour créer un dossier FMLA, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur Ressources humaines > Commun > Collaborateurs > Dossiers FMLA.

  2. Dans le volet Actions, dans le groupe Nouveau, cliquez sur Dossier.

  3. (Facultatif) Si le dossier a déjà été approuvé, activez la case à cocher Approved sous l'onglet Général. Vous pouvez également sélectionner l'approbateur, le cas échéant.

  4. Entrez les informations suivantes.

    Champ

    Description

    Reason

    Sélectionnez le motif du congé.

    Leave request date

    Sélectionnez la date à laquelle le congé a été demandé. Il s'agit généralement de la date du jour.

    Leave start date

    Sélectionnez le premier jour de congé. Si cela change, vous pouvez revenir à cet écran et mettre à jour la date.

    Estimated leave end date

    Sélectionnez le dernier jour de congé demandé par le collaborateur. Si cela change, vous pouvez revenir à cet écran et mettre à jour la date.

    Approved hours

    Entrez les heures approuvées du congé. La section Admissibilité dans l'écran doit vous permettre de déterminer ce nombre.

    Leave schedule

    Sélectionnez le programme de congé.

  5. (Facultatif) Dans l'organisateur Certifications, entrez les informations de certification qui font l'objet du suivi.

  6. Dans l'organisateur Associated leave, cliquez sur Ajouter. Sélectionnez l'absence d'emploi correspondant à ce dossier FMLA.

  7. (Facultatif) Dans l'organisateur, Journal de dossiers entrer des notes sur le dossier afin de les stocker pour référence.

3. Recalculer l'admissibilité FMLA (le cas échéant)

Après avoir créé un dossier FMLA pour un collaborateur, vous pouvez recalculer son admissibilité à tout moment.

Pour recalculer l'admissibilité d'un collaborateur, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur Ressources humaines > Commun > Collaborateurs > Dossiers FMLA.

  2. Ouvrez le dossier devant être recalculé.

  3. Cliquez sur l'Recalculate eligibility.

  4. Sélectionnez les champs à mettre à jour et cliquez sur Recalculer. Les informations dans la section d'admissibilité FMLA sont recalculées en fonction des informations actuelles, et les valeurs de champ appropriées sont mises à jour. Vous pouvez effectuer tous les ajustements nécessaires au dossier en fonction de ces informations.

4. Entrer les heures FMLA (le cas échéant)

Une fois le dossier FMLA approuvé, vous pouvez modifier et suivre le nombre d'heures que les collaborateurs demandent pour leur congé FMLA.

Pour entrer les heures FMLA prises, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur Ressources humaines > Commun > Collaborateurs > Dossiers FMLA.

  2. Ouvrez le dossier pour lequel vous souhaitez enregistrer les heures.

  3. Dans le volet Actions, dans le groupe Tenir à jour, cliquez sur FMLA hours.

  4. Cliquez sur Ajouter une ligne puis entrez la date de revenu, les heures prises, et toutes les notes applicables.

    Notes

    La colonne source est toujours définie sur Manual sauf si FMLA est intégré à Microsoft Dynamics AX et la ligne a été créée par le système.

5. Paramétrer la Paie pour intégrer FMLA (le cas échéant)

Si vous utilisez la Paie, vous pouvez utiliser des codes de revenu pour suivre automatiquement les heures travaillées qui comptent pour le FMLA. Lorsque des lignes de revenu contenant ces codes sont débloquées pour la période de congé approuvée d'un collaborateur, les heures sont déduites de FMLA et sont ajoutés à l'écran FMLA hours pour le dossier FMLA.

Conseil

Si vous utilisez cette méthode pour suivre les heures FMLA, vous pouvez toujours modifier manuellement les heures après leur création.

Pour intégrer la Paie avec FMLA, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur Payroll > Paramétrage > Earnings > Earning codes.

  2. Ouvrez un code de revenu qui, lorsque des heures sont enregistrées pour un collaborateur, réduit le nombre d'heures FMLA disponibles pour celui-ci.

  3. Sous l'onglet General, sélectionnez une valeur dans le champ Reduce remaining FMLA time.

    Notes

    Vous pouvez activer cette case à cocher uniquement si la case à cocher Productive n'est pas activée et si Unité de mesure est défini sur Hours.

  4. Répétez ces étapes pour tous les codes de revenu qui doivent réduire le nombre d'heures FMLA disponibles.

6. (Facultatif) Générer l'état des heures FMLA

Vous pouvez créer un état de tous les collaborateurs qui ont des dossiers FMLA et des heures appliquées pour chaque dossier.

Pour générer l'état des heures FMLA prises, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur Ressources humaines > États > Collaborateurs > Congé FMLA pris.

  2. Entrez la date de début et de fin de la période de congé que vous souhaitez afficher.

  3. Cliquez sur OK

Informations destinées aux administrateurs système

Si vous n'avez pas accès aux pages qui vous permettent d'effectuer cette tâche, contactez votre administrateur système et fournissez les informations répertoriées dans le tableau suivant.

Catégorie

Logiciel requis

Clés de configuration

Ressources humaines I

Si vous intégrez FMLA à la Paie : Payroll - USA

Rôles de sécurité

FMLA administrator