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Ce tutoriel fournit un guide pas à pas sur l’automatisation des tâches de pré-embauche avec des workflows de cycle de vie en utilisant le centre d’administration Microsoft Entra.
Ce scénario de pré-embauche génère un passe d’accès temporaire pour notre nouvel employé et l’envoie par e-mail à son nouveau manager.
Prérequis
L’utilisation de cette fonctionnalité nécessite des licences Gouvernance Microsoft Entra ID ou Suite Microsoft Entra. Pour trouver la licence appropriée pour vos besoins, consultez les principes de base de la gouvernance de l’ID Microsoft Entra.
Avant de commencer
Pour effectuer ce didacticiel, vous devez satisfaire aux prérequis répertoriés dans cette section avant de le commencer, car ils ne sont pas inclus dans le didacticiel. Deux comptes sont requis pour ce tutoriel, un pour le nouvel employé et un autre pour son manager. Les attributs suivants doivent être définis pour le compte du nouvel employé :
- employeeHireDate doit être défini sur la date du jour
- Service doit être défini sur Ventes
- L’attribut Manager doit être défini, tout comme le compte du manager doit disposer d’une boîte de réception pour recevoir un e-mail
Pour obtenir des instructions plus complètes sur la façon d’effectuer ces étapes préalables, vous pouvez consulter le didacticiel Préparation des comptes d’utilisateur pour les flux de travail de cycle de vie. La stratégie TAP doit également être activée pour exécuter ce didacticiel.
Détail des attributs pertinents :
| Attribut | Descriptif | Défini sur |
|---|---|---|
| courriel | Attribut utilisé pour informer le manager du passe d’accès temporaire du nouvel employé | Les deux |
| gestionnaire | Attribut utilisé par le workflow de cycle de vie | Employé |
| dateEmbaucheEmployé | Utilisé pour déclencher le workflow | Employé |
| département | Utilisé pour fournir l’étendue du workflow | Employé |
Le scénario de préembauche peut se diviser en plusieurs sections :
- Prérequis: Créer deux comptes d’utilisateur, un pour représenter un employé et un pour représenter un responsable
- Prérequis: Modification des attributs requis pour ce scénario dans le Centre d’administration
- Prérequis: Modifier les attributs de ce scénario à l’aide de l’Explorateur Microsoft Graph
- Prérequis: Activation et utilisation du passe d’accès temporaire (TAP)
- Créer le workflow de gestion de cycle de vie
- Déclencher le workflow
- Vérifier que le workflow a été exécuté avec succès
Créer un workflow au moyen d’un modèle de pré-embauche
Utilisez les étapes suivantes pour créer un workflow de pré-embauche qui génère un TAP et l’envoie par e-mail au responsable de l’utilisateur en utilisant le centre d’administration Microsoft Entra.
Connectez-vous au Centre d’administration Microsoft Entra en tant qu’administrateur de flux de travail de cycle de vie au moins.
Sélectionnez Gouvernance des ID.
Sélectionnez Flux de travail de cycle de vie.
Dans la page Vue d’ensemble , sélectionnez Nouveau flux de travail.
Dans les modèles, sélectionnez sous Intégration d'un employé avant embauche.
Ensuite, vous configurez les informations de base sur le flux de travail qui inclut lorsque le flux de travail se déclenche, appelé Jours à partir de l’événement. Dans ce cas, le workflow se déclenche deux jours avant la date d’embauche de l’employé. Dans l’écran d’employé pré-embauche intégré, ajoutez les paramètres suivants, puis sélectionnez Suivant : Configurer l’étendue.
Vous configurez ensuite l’étendue. L’étendue détermine les utilisateurs auxquels ce workflow s’applique. Dans ce cas, il s’agit de tous les utilisateurs du service Ventes. Dans l’écran configurer l’étendue, sous Règle, ajoutez les paramètres suivants, puis sélectionnez Suivant : Examiner les tâches. Pour obtenir la liste complète des propriétés utilisateur prises en charge, consultez Les propriétés utilisateur prises en charge et les paramètres de requête.
Dans la page suivante, vous pouvez si vous le souhaitez inspecter la tâche, mais aucune configuration supplémentaire n’est nécessaire. Sélectionnez Suivant : Vérifier + Créer lorsque vous avez terminé.
Dans l’écran de révision, vérifiez que les informations sont correctes et sélectionnez Créer.
Exécuter le workflow
Maintenant que le workflow est créé, il s’exécute automatiquement toutes les 3 heures. Cela signifie que les workflows de cycle de vie recherchent toutes les 3 heures les utilisateurs correspondant à la condition d’exécution associée et exécutent les tâches configurées pour ces utilisateurs. Dans le cadre de ce tutoriel, nous allons toutefois l’exécuter immédiatement. Pour exécuter immédiatement un workflow, nous pouvons utiliser la fonctionnalité à la demande.
Notes
Sachez que vous ne pouvez actuellement pas exécuter un workflow à la demande s’il est défini sur Désactivé. Vous devez activer le workflow pour utiliser la fonctionnalité à la demande.
Pour exécuter un workflow à la demande pour les utilisateurs se servant du Centre d’administration de Microsoft Entra, effectuez les étapes suivantes :
- Sur l’écran Workflow, sélectionnez le workflow que vous souhaitez exécuter.
- Sélectionnez Exécuter à la demande.
- Sous l’onglet Sélectionner des utilisateurs , sélectionnez Ajouter des utilisateurs.
- Ajoutez un utilisateur.
- Sélectionnez Exécuter le flux de travail.
Vérifier l’état des tâches et des workflows
À tout moment, vous pouvez surveiller l’état des workflows et des tâches. À titre de rappel, il existe trois types de pivots de données, d’exécutions d’utilisateurs et de tâches qui sont actuellement disponibles. Vous pouvez en savoir plus dans le guide pratique pour vérifier l’état d’un flux de travail. Dans le cadre de ce tutoriel, nous examinons l’état à l’aide des rapports axés sur l’utilisateur.
Pour commencer, sélectionnez l’onglet Historique du flux de travail pour afficher le résumé de l’utilisateur et les tâches et états de flux de travail associés.
Une fois l’onglet Historique du flux de travail sélectionné, vous accédez à la page d’historique des flux de travail, comme indiqué :
Ensuite, vous pouvez sélectionner Total des tâches pour l’utilisateur Jane Smith pour afficher le nombre total de tâches créées et leurs états. Dans cet exemple, trois tâches sont attribuées à l’utilisatrice Jane Smith.
Pour ajouter une couche supplémentaire de granularité, vous pouvez sélectionner Les tâches ayant échoué pour l’utilisateur Jeff Smith afin d’afficher le nombre total de tâches ayant échoué affectées à l’utilisateur Jeff Smith.
De même, vous pouvez sélectionner des tâches non traitées pour l’utilisateur Jeff Smith pour afficher le nombre total de tâches non traitées ou annulées affectées à l’utilisateur Jeff Smith.
Activer la planification du workflow
Après avoir exécuté votre workflow à la demande et vérifié que tout fonctionnait correctement, vous pouvez activer la planification du workflow. Pour activer la planification du flux de travail, cochez la case Activer la planification dans la page Propriétés.
