Tutoriel : Configurer Smartsheet pour l’attribution automatique d’utilisateurs

L'objectif de ce didacticiel est de démontrer les étapes à effectuer dans Smartsheet et Microsoft Entra ID pour configurer Microsoft Entra ID afin d'approvisionner et de déprovisionner automatiquement les utilisateurs et/ou les groupes sur Smartsheet. Pour découvrir les informations importantes sur ce que fait ce service, comment il fonctionne et consulter le forum aux questions, reportez-vous à l’article Automatiser l’approvisionnement et le désapprovisionnement d’utilisateurs dans les applications SaaS avec Microsoft Entra ID.

Fonctionnalités prises en charge

• Créer des utilisateurs dans Smartsheet
• Supprimer des utilisateurs dans Smartsheet quand ils ne nécessitent plus d’accès
• Maintenir la synchronisation des attributs utilisateur entre Microsoft Entra ID et Smartsheet
• Authentification unique auprès de Smartsheet (recommandé)

Prérequis

Le scénario décrit dans ce tutoriel part du principe que vous disposez des prérequis suivants :

• Un locataire Microsoft Entra.
• Un compte d’utilisateur dans Microsoft Entra ID avec autorisation de configurer l’approvisionnement (par exemple Administrateur d’application, Administrateur d’application cloud ou Propriétaire d’application).
• Un locataire Smartsheet.
• Un compte d’utilisateur sur un plan Smartsheet Enterprise ou Enterprise Premier avec des autorisations d’administrateur système.
• Les administrateurs système et un administrateur informatique peuvent configurer Active Directory avec Smartsheet

Étape 1 : Planifier votre déploiement de l’approvisionnement

1. En savoir plus sur le fonctionnement du service d’approvisionnement.
2. Déterminez qui sera dans l’étendue pour l’approvisionnement.
3. Déterminez les données à mapper entre Microsoft Entra ID et Smartsheet.

Étape 2 : Configurer Smartsheet pour prendre en charge l’approvisionnement avec l’ID Microsoft Entra

Avant de configurer Smartsheet pour l’attribution automatique d’utilisateurs avec Microsoft Entra ID, vous devez activer le provisionnement SCIM sur Smartsheet.

1. Connectez-vous en tant qu’Administrateur système dans le portail Smartsheet et accédez au centre >d’administration de compte.

   

2. Dans la page Centre d’administration, cliquez sur l’option Menu pour afficher le panneau Menu.

   

3. Accédez à Menu > Paramètres > Domaines et approvisionnement automatique de l’utilisateur.

   

4. Pour ajouter un nouveau domaine, cliquez sur Ajouter un domaine et suivez les instructions. Une fois le domaine ajouté, assurez-vous qu’il est également vérifié.

5. Générez le jeton secret requis pour configurer l’approvisionnement automatique de l’utilisateur avec Microsoft Entra ID en accédant au portail Smartsheet puis à Compte > Applications et intégrations.

6. Choisissez Accès d’API. Cliquez sur Generate new access token (Générer un nouveau jeton d'accès) .

   

7. Définissez le nom du jeton d’accès d’API. Cliquez sur OK.

   

8. Copiez le jeton d’accès d’API et enregistrez-le car il s’agit de la seule fois où vous pouvez le consulter. Il est requis dans le champ Jeton secret, dans Microsoft Entra ID.

   

Étape 3 : Ajouter Smartsheet à partir de la galerie d’applications Microsoft Entra

Ajoutez Smartsheet à partir de la galerie d’applications Microsoft Entra pour commencer à gérer le provisionnement vers Smartsheet. Si vous avez déjà configuré Smartsheet pour l’authentification unique, vous pouvez utiliser la même application. Toutefois, il est recommandé de créer une application distincte lors du test initial de l’intégration. En savoir plus sur l’ajout d’une application à partir de la galerie ici.

Étape 4 : Définir qui sera dans l’étendue pour l’approvisionnement

Le service de provisionnement Microsoft Entra vous permet de déterminer qui sera provisionné en fonction de l'affectation à l'application et/ou en fonction des attributs de l'utilisateur/du groupe. Si vous choisissez de définir l’étendue de l’approvisionnement pour votre application en fonction de l’attribution, vous pouvez utiliser les étapes de suivantes pour affecter des utilisateurs et des groupes à l’application. Si vous choisissez de définir l’étendue de l’approvisionnement en fonction uniquement des attributs de l’utilisateur ou du groupe, vous pouvez utiliser un filtre d’étendue comme décrit ici.

• Commencez progressivement. Testez avec un petit ensemble d’utilisateurs et de groupes avant d’effectuer un déploiement général. Lorsque l’étendue de l’approvisionnement est définie sur les utilisateurs et les groupes attribués, vous pouvez contrôler cela en affectant un ou deux utilisateurs ou groupes à l’application. Lorsque l’étendue est définie sur tous les utilisateurs et groupes, vous pouvez spécifier un filtre d’étendue basé sur l’attribut.

• Pour garantir la parité dans les attributions de rôles d’utilisateur entre Smartsheet et Microsoft Entra ID, il est recommandé d’utiliser les attributions de rôles renseignées dans la liste complète des utilisateurs Smartsheet. Pour récupérer cette liste d’utilisateurs à partir de Smartsheet, accédez à Administrateur de compte > Gestion des utilisateurs > Autres Actions > Télécharger la liste des utilisateurs (csv).

• Pour accéder à certaines fonctionnalités de l’application, Smartsheet exige d’un utilisateur qu’il possède plusieurs rôles. Pour en savoir plus sur les types d’utilisateurs et les autorisations dans Smartsheet, accédez à User Types and Permissions (Types d’utilisateurs et autorisations).

• Si un utilisateur a plusieurs rôles dans Smartsheet, vous DEVEZ garantir que ces attributions de rôles sont répliquées dans Microsoft Entra ID afin d’éviter un scénario où les utilisateurs pourraient perdre définitivement l’accès aux objets Smartsheet. Chaque rôle unique dans Smartsheet DOIT être attribué à un groupe différent dans Microsoft Entra ID. L’utilisateur DOIT ensuite être ajouté à chacun des groupes correspondant aux rôles que vous souhaitez.

• Si vous avez besoin de rôles supplémentaires, vous pouvez mettre à jour le manifeste d’application pour ajouter de nouveaux rôles.

Étape 5 : Configurer l’attribution automatique d’utilisateurs dans Smartsheet

Cette section vous guide à travers les étapes de configuration du service de provisionnement Microsoft Entra pour créer, mettre à jour et désactiver des utilisateurs et/ou des groupes dans Smartsheet en fonction des attributions d'utilisateurs et/ou de groupes dans Microsoft Entra ID.

Pour configurer l’approvisionnement automatique d’utilisateurs pour Smartsheet dans Microsoft Entra ID :

1. Connectez-vous au Centre d’administration de Microsoft Entra au minimum en tant qu’Administrateur d’application cloud.

2. Accédez à Identité>Applications>Applications d’entreprise.

   

3. Dans la liste des applications, sélectionnez Smartsheet.

   

4. Sélectionnez l’onglet Approvisionnement.

   

5. Définissez le Mode d’approvisionnement sur Automatique.

   

6. Sous la section Informations d’identification de l’administrateur, entrez les valeurs d’URL de base SCIM 2.0 de https://scim.smartsheet.com/v2 et de Jeton d’accès récupérées précédemment sur Smartsheet dans Jeton secret respectivement. Cliquez sur Tester la connexion pour vous assurer que Microsoft Entra ID peut se connecter à Smartsheet. Si la connexion échoue, vérifiez que votre compte Smartsheet dispose d’autorisations d’administrateur système et réessayez.

   

7. Dans le champ E-mail de notification, entrez l’adresse e-mail d’une personne ou d’un groupe qui doit recevoir les notifications d’erreur d’approvisionnement, puis cochez la case Envoyer une notification par e-mail en cas de défaillance.

   

8. Cliquez sur Enregistrer.

9. Sous la section Mappages, sélectionnez Synchroniser les utilisateurs Microsoft Entra avec Smartsheet.

10. Passez en revue les attributs utilisateur synchronisés de Microsoft Entra ID vers Smartsheet dans la section Mappage d'attributs. Les attributs sélectionnés en tant que propriétés de Correspondance sont utilisés pour mettre en correspondance les comptes d’utilisateur dans Smartsheet pour les opérations de mise à jour. Cliquez sur le bouton Enregistrer pour valider les modifications.

    Attribut	Type	Pris en charge pour le filtrage
    userName	String	✓
    active	Boolean
    title	String
    name.givenName	String
    name.familyName	String
    phoneNumbers[type eq "work"].value	String
    phoneNumbers[type eq "mobile"].value	String
    phoneNumbers[type eq "fax"].value	String
    emails[type eq "work"].value	String
    externalId	String
    roles	String
    urn:ietf:params:scim:schemas:extension:enterprise:2.0:User:department	String
    urn:ietf:params:scim:schemas:extension:enterprise:2.0:User:division	String
    urn:ietf:params:scim:schemas:extension:enterprise:2.0:User:costCenter	String
    urn:ietf:params:scim:schemas:extension:enterprise:2.0:User:manager	String

11. Pour configurer des filtres d’étendue, reportez-vous aux instructions suivantes fournies dans Approvisionnement d’applications basé sur les attributs avec filtres d’étendue.

12. Pour activer le service de provisionnement Microsoft Entra pour Smartsheet, modifiez l'état de provisionnement sur Activé dans la section Paramètres.

    

13. Définissez les utilisateurs et/ou groupes que vous aimeriez provisionner dans Smartsheet en choisissant les valeurs souhaitées dans Étendue, dans la section Paramètres.

    

14. Lorsque vous êtes prêt à effectuer l’approvisionnement, cliquez sur Enregistrer.

    

Cette opération démarre la synchronisation initiale de tous les utilisateurs et/ou groupes définis dans Étendue dans la section Paramètres. La synchronisation initiale prend plus de temps que les synchronisations suivantes, qui se produisent environ toutes les 40 minutes tant que le service de provisionnement Microsoft Entra est en cours d'exécution.

Étape 6 : Surveiller votre déploiement

Une fois que vous avez configuré l’approvisionnement, utilisez les ressources suivantes pour surveiller votre déploiement :

• Utilisez les journaux d’approvisionnement pour déterminer quels utilisateurs ont été configurés avec succès ou échoué.
• Consultez la barre de progression pour afficher l’état du cycle d’approvisionnement et quand il se termine
• Si la configuration de l’approvisionnement semble se trouver dans un état non sain, l’application passe en quarantaine. Pour en savoir plus sur les états de quarantaine, cliquez ici.

Limitations du connecteur

• Smartsheet ne prend pas en charge les suppressions réversibles. Lorsque l’attribut actif d’un utilisateur est défini sur False, Smartsheet supprime l’utilisateur de façon permanente.

Journal des modifications

• 16/06/2020-ajout de la prise en charge des attributs d’extension d’entreprise « Centre de coûts », « Division », « Manager » et « Départment » pour les utilisateurs.
• 02/10/2021 - Ajout de la prise en charge des attributs principaux « emails[type eq "work"] » pour les utilisateurs.
• 12/02/2022 - URL de base/locataire SCIM de https://scim.smartsheet.com/v2 ajoutée pour l’intégration de SmartSheet dans la section informations d’identification d’administrateur.

Ressources supplémentaires

• Gestion de l’approvisionnement de comptes d’utilisateur pour les applications d’entreprise
• Qu’est-ce que l’accès aux applications et l’authentification unique avec Microsoft Entra ID ?

Étapes suivantes

• Découvrez comment consulter les journaux d’activité et obtenir des rapports sur l’activité d’approvisionnement