Convertir une liste de distribution en boîte aux lettres partagée dans Exchange Online

Utilisez le Centre d’administration Exchange (EAC) ou Exchange Online PowerShell pour convertir une liste de distribution existante en boîte aux lettres partagée. Les boîtes aux lettres partagées permettent à un groupe de personnes de votre entreprise de surveiller et d’envoyer facilement des e-mails à partir d’un compte commun, tel que info@contoso.com ou support@contoso.com. Lorsqu’une personne du groupe répond à un message envoyé à la boîte aux lettres partagée, l’e-mail semble avoir été envoyé par la boîte aux lettres partagée, et non par la personne qui a répondu.

Utiliser le Centre d’administration Exchange pour convertir des groupes de listes de distribution en boîtes aux lettres partagées

Importante

Avant de convertir un groupe de listes de distribution existant en boîte aux lettres partagée, remplacez l’adresse de votre groupe de listes de distribution par une autre adresse afin que ce groupe de listes de distribution soit libre d’être converti en boîte aux lettres partagée. Une adresse utilisée pour un groupe de listes de distribution ne peut pas être convertie en boîte aux lettres partagée.

Une fois que vous avez libéré le groupe de liste de distribution existant de l’adresse e-mail à utiliser pour la boîte aux lettres partagée, procédez comme suit :

1. Créer une boîte aux lettres partagée.
2. Ajouter des utilisateurs à la boîte aux lettres partagée.
3. Attribuer des autorisations d’accès complet et d’envoi en tant que aux membres d’une boîte aux lettres partagée

Créer une boîte aux lettres partagée

1. Accédez à Destinataires>Boîtes> aux lettresAjouter une boîte aux lettres partagée

2. Renseignez les champs obligatoires :

   • Nom d’affichage : nom d’affichage basé sur votre discrétion

   • adresse Email : en particulier l’adresse e-mail qui a été libérée du groupe de liste de distribution.

3. Cliquez sur Créer pour enregistrer vos modifications et créer la boîte aux lettres partagée.

Ajouter des utilisateurs à la boîte aux lettres partagée

1. Sélectionnez la boîte aux lettres partagée nouvellement créée en cliquant n’importe où dans la ligne autre que l’option de bouton qui apparaît dans la zone vide en regard de la colonne Nom du groupe .

2. Dans le menu volant groupe liste de distribution qui s’ouvre, cliquez sur Afficher tout et gérer les membres.

3. Cliquez sur Ajouter des membres

4. Dans la zone de texte Rechercher dans la liste des membres , entrez les noms des membres qui faisaient partie du groupe de liste de distribution dont vous aviez libéré l’adresse e-mail.

5. Une fois leurs noms affichés sous Membres, case activée la case à cocher correspondant aux noms des personnes que vous souhaitez ajouter en tant que membres de la boîte aux lettres partagée.

6. Sélectionnez Enregistrer.

Attribuer des autorisations d’accès complet et d’envoi en tant que aux membres d’une boîte aux lettres partagée

1. Accédez à Destinataires>Boîtes aux lettres.

2. Sélectionnez une boîte aux lettres, puis cliquez sur Délégation de boîte aux lettres

3. Dans le menu volant Gérer la délégation de boîte aux lettres qui s’ouvre, cliquez sur

4. Pour accorder les autorisations Accès total et Envoyer en tant que , cliquez sur Ajouter des membres puis sélectionnez les utilisateurs auxquels vous souhaitez accorder des autorisations.

   Remarque

   L’autorisation Accès total permet à un utilisateur d’ouvrir la boîte aux lettres, ainsi que de créer et de modifier des éléments qu’elle contient. L’autorisation Envoyer en tant que permet à toute personne autre que le propriétaire de la boîte aux lettres d’envoyer des e-mails à partir de cette boîte aux lettres partagée. Les deux autorisations sont requises pour que la boîte aux lettres partagée fonctionne.

5. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer vos modifications.

Utiliser Exchange Online PowerShell pour convertir un groupe de listes de distribution en boîte aux lettres partagée

Il n’existe aucune méthode automatisée pour convertir un groupe de distribution en boîte aux lettres partagée. Cette section décrit les étapes manuelles de création d’une boîte aux lettres partagée avec les mêmes membres, adresses de messagerie et propriétés similaires que le groupe dans Exchange Online PowerShell.

Attention

Cette procédure vous oblige à supprimer le groupe de distribution avant de créer la boîte aux lettres partagée de remplacement. Enregistrez autant d’informations que possible sur le groupe, comme décrit dans les premières étapes de la procédure. Vous pouvez également utiliser le Centre d’administration Microsoft 365 et le nouveau centre d’administration Exchange (nouveau CAE) pour enregistrer des informations sur le groupe.

1. Les commandes suivantes servent deux objectifs :

   • Pour voir si le groupe de distribution est membre d’autres groupes. Après avoir remplacé le groupe par une boîte aux lettres partagée, vous devez ajouter la boîte aux lettres partagée en tant que membre de ces groupes.
   • Pour enregistrer les membres du groupe que vous allez convertir.

   $dgs = Get-DistributionGroup -ResultSize unlimited
   
   $dgs | foreach {Write-Output -InputObject `r`n,($_.Name),"Group Members",("-"*25); Get-DistributionGroupMember -Identity $_ -ResultSize unlimited}
   

   Pour obtenir des informations détaillées sur la syntaxe et les paramètres, consultez Get-DistributionGroup et Get-DistributionGroupMember.

2. Pour enregistrer toutes les propriétés du groupe de distribution à convertir, utilisez la syntaxe suivante :

   Get-DistributionGroup -Identity <GroupIdentity> | Format-List
   

   Où <GroupIdentity> est le nom, l’alias ou l’adresse e-mail du groupe.

   Par exemple :

   Get-DistributionGroup -Identity Marketing | Format-List
   

   Pour afficher la valeur complète d’une propriété tronquée, remplacez PropertyName> par <le nom de la propriété, puis exécutez la commande suivante :

   Get-DistributionGroup -Identity Marketing | Select-Object -ExpandProperty <PropertyName>
   

   Pour obtenir des informations détaillées sur la syntaxe et les paramètres, voir Get-DistributionGroup.

3. Supprimez le groupe de distribution à l’aide de la syntaxe suivante :

   Remove-DistributionGroup -Identity <GroupIdentity>
   

   Par exemple :

   Remove-DistributionGroup -Identity marketing@contoso.com
   

   Pour obtenir des informations détaillées sur la syntaxe et les paramètres, consultez Remove-DistributionGroup.

4. Créez la boîte aux lettres partagée de remplacement à l’aide de la syntaxe et des valeurs de propriété suivantes du groupe de distribution supprimé.

   • Au minimum, définissez les valeurs PrimarySMTPAddress et DisplayName de la nouvelle boîte aux lettres partagée sur les valeurs du groupe de distribution supprimé.
   • Lorsque vous créez la boîte aux lettres partagée, vous pouvez également définir les propriétés suivantes pour qu’elles correspondent au groupe de distribution supprimé :
     • Nom
     • Alias
     • ModerationEnabled (la valeur par défaut est $false)
     • ModeratedBy (la valeur par défaut est vide)
     • SendModerationNotifications (la valeur par défaut est Always)

   Les propriétés supplémentaires qui peuvent être configurées dans PowerShell après avoir créé la boîte aux lettres partagée sont répertoriées à l’étape 8.

   Cet exemple crée une boîte aux lettres partagée avec le nom, l’alias, le nom complet et adresse e-mail principale du groupe de distribution supprimé.

   New-Mailbox -Shared -Name Marketing -Alias marketing -DisplayName "Marketing Group" -PrimarySMTPAddress marketing@contoso.com
   

   Pour obtenir des informations détaillées sur la syntaxe et les paramètres, voir New-Mailbox.

5. Utilisez la liste des groupes qui contiennent le groupe supprimé de l’étape 1 pour ajouter la boîte aux lettres partagée en tant que membre de tous les groupes de distribution ou groupes de sécurité à extension messagerie requis à l’aide de la syntaxe suivante :

   $m = "<GroupEmailAddress1>","<GroupEmailAddress2>",..."<GroupEmailAddressN>"
   
   $m | foreach {Add-DistributionGroupMember -Identity $_ -Member <SharedMailboxIdentity}
   

   Par exemple :

   $m = "allemployees@contoso.com","announcements@contoso.com"
   
   $m | foreach {Add-DistributionGroupMember -Identity $_ -Member marketing@contoso.com}
   

   Pour obtenir des informations détaillées sur la syntaxe et les paramètres, consultez la rubrique Add-DistributionGroupMember.

6. Utilisez la liste des membres du groupe supprimé que vous avez enregistré à l’étape 1 pour accorder aux principaux de sécurité à extension messagerie valides (boîtes aux lettres, utilisateurs de messagerie ou groupes de sécurité à extension messagerie) l’autorisation FullAccess sur la boîte aux lettres partagée à l’aide de la syntaxe suivante :

   $u = "<UserOrGroupEmailAddress1>","<UserOrGroupEmailAddress2>",..."UserOrGroupEmailAddressN"
   
   $u | foreach {Add-MailboxPermission -Identity <SharedMailboxIdentity> -AccessRights FullAccess -User $_}
   

   Par exemple :

   $u = "julia@contoso.com","laura@contoso.com"
   
   $u | foreach {Add-MailboxPermission -Identity Marketing -AccessRights FullAccess -User $_}
   

   Pour obtenir des informations détaillées sur la syntaxe et les paramètres, voir Add-MailboxPermission.

7. Utilisez la liste des membres du groupe supprimé que vous avez enregistré à l’étape 1 pour accorder aux principaux de sécurité à extension messagerie valides (boîtes aux lettres, utilisateurs de messagerie ou groupes de sécurité à extension messagerie) l’autorisation Envoyer en tant que dans la boîte aux lettres partagée à l’aide de la syntaxe suivante :

   Conseil

   La variable $u de l’étape précédente doit déjà identifier les anciens membres du groupe qui ont besoin de l’autorisation Envoyer en tant que sur la boîte aux lettres partagée, afin que vous puissiez réutiliser cette variable dans cette étape. Sinon, utilisez la même syntaxe que l’étape précédente pour identifier les nouveaux utilisateurs : $u = "<UserOrGroupEmailAddress1>","<UserOrGroupEmailAddress2>",..."UserOrGroupEmailAddressN"

   $u | foreach {Add-RecipientPermission -Identity <SharedMailboxIdentity> -AccessRights SendAs -Trustee $_}
   

   Par exemple :

   $u | foreach {Add-RecipientPermission -Identity Marketing -AccessRights SendAs -Trustee $_}
   

   Pour obtenir des informations détaillées sur la syntaxe et les paramètres, consultez Add-RecipientPermission.

8. Utilisez l’applet de commande Set-Mailbox ou le nouveau centre d’administration Exchange pour configurer d’autres propriétés du groupe supprimé qui n’étaient pas disponibles lorsque vous avez créé la boîte aux lettres partagée à l’étape 4.

   Par exemple, les paramètres suivants sont disponibles sur l’applet de commande Set-Mailbox :

   • AcceptMessagesOnlyFrom
   • AcceptMessagesOnlyFromDLMembers
   • AcceptMessagesOnlyFromSendersOrMembers
   • BypassModerationFromSendersOrMembers
   • CustomAttribute1 à CustomAttribute10
   • EmailAddresses
   • ExtensionCustomAttribute1 à ExtensionCustomAttribute5
   • GrantSendOnBehalfTo
   • HiddenFromAddressListsEnabled
   • Infos-courrier
   • MailTipTranslations
   • RejectMessagesFrom
   • RejectMessagesFromDLMembers
   • RejectMessagesFromSendersOrMembers
   • SendModerationNotifications

   Les paramètres mentionnés à l’étape 4 de l’applet de commande New-Mailbox sont également disponibles sur l’applet de commande Set-Mailbox .

   Pour obtenir des informations détaillées sur la syntaxe et les paramètres, voir Set-Mailbox.

9. Par défaut, les messages envoyés à partir de la boîte aux lettres partagée par les utilisateurs disposant de l’autorisation Envoyer en tant que ne sont pas copiés vers l’expéditeur. Pour modifier le comportement afin que les messages soient copiés vers l’expéditeur, utilisez la syntaxe suivante :

   Set-Mailbox -Identity <SharedMailboxIdentity> -MessageCopyForSentAsEnabled $true
   

   Par exemple :

   Set-Mailbox -Identity Marketing -MessageCopyForSentAsEnabled $true
   

   Pour obtenir des informations détaillées sur la syntaxe et les paramètres, voir Set-Mailbox.

10. Demandez aux utilisateurs de supprimer l’entrée de groupe supprimée de leur liste de saisie semi-automatique dans Outlook. Même si la nouvelle boîte aux lettres partagée et le groupe supprimé ont les mêmes informations, l’entrée actuelle dans la liste de saisie semi-automatique est liée au groupe supprimé, de sorte que l’entrée actuelle doit être supprimée. Pour obtenir des instructions, consultez Supprimer les entrées de liste de saisie semi-automatique une par une.