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Créer et gérer des paiements de factures client pour des commandes client

Effectué

Une facture client pour une commande client est une facture liée à une vente qu’une organisation remet à un client. Vous créez ce type de facture client en fonction d’une commande client, qui comprend des lignes de commande et des numéros d’article. Vous pouvez spécifier et enregistrer les numéros d’article dans la comptabilité. Les écritures feuille comptabilité auxiliaire ne sont pas disponibles pour une facture client liée à une commande client.

Une facture pro forma est une facture qui vous sert d’estimation des montants réels de la facture avant de la valider. Vous pouvez imprimer une facture pro forma pour une facture client liée à une commande client ou pour une facture financière.

Valider et imprimer des factures client basées sur des commandes client

Vous pouvez imprimer des factures client à partir de commandes clients ou en tant que traitement par lots. Vous pouvez identifier les commandes client prêtes à la facturation à l’aide des pages suivantes :

• Espace de travail Facturation client : cliquez sur la vignette Commandes client expédiées mais non facturées ou sur l’onglet du même nom dans la section de liste filtrée de l’espace de travail.
• Facturation par traitement par lots : dans le module Comptabilité client, accédez à Factures > Facturation par traitement par lots > Facture.
• Page Liste des commandes client : filtrez le statut de commande client pour sélectionner les commandes client avec le statut Livrée. Vous pouvez également sélectionner l’option de menu Commandes client expédiées mais non facturées dans la section Commandes du module Comptabilité client.

Commandes client expédiées mais non facturées

Quel que soit l’endroit où vous accédez à la liste des commandes client expédiées mais non facturées, le processus de facturation des commandes est le même.

1. Sélectionnez une ou plusieurs commandes dans la liste ou ouvrez la page Détails de la commande client pour une seule commande. Dans le volet Actions, cliquez sur Facture > Générer > Facture.

2. Développez l’onglet Paramètres sur Validation de la facture pour examiner les paramètres importants avant la validation. Les paramètres sont décrits ailleurs dans cette unité.

   La page Validation comporte cinq onglets supplémentaires :

   • Vue d’ensemble : répertorie les factures que vous choisissez de valider. Vous pouvez sélectionner des lignes, puis l’option de menu Supprimer si vous décidez de ne pas valider toutes les factures répertoriées.
   • Configuration : le champ le plus important de cet onglet est Date de la facture. Il est défini par défaut sur la date du jour, mais vous pouvez la modifier. Le champ Date d’échéance est défini par défaut à partir du champ Date de la facture en fonction des conditions de paiement de la commande client.
   • Lignes : les lignes de commande client s’affichent pour la facture actuellement sélectionnée dans l’onglet Vue d’ensemble. Vous pouvez modifier la quantité facturée en modifiant la valeur dans la colonne Mise à jour.
   • Détails de la ligne : inclut des détails supplémentaires sur la ligne actuellement sélectionnée dans l’onglet Lignes. En général, vous ne modifiez pas ces informations lors de la facturation.
   • Commandes client : affiche la commande client pour la ligne actuellement sélectionnée dans l’onglet Vue d’ensemble.

3. Après avoir renseigné les informations de validation, cliquez sur OK pour valider immédiatement la facture. Cliquez sur le bouton Traitement par lots pour envoyer un traitement par lots à valider. Nous vous recommandons d’effectuer la validation à l’aide de la facturation par traitement par lots si vous sélectionnez plusieurs factures à valider.

   

Facturation par traitement par lots

Pour sélectionner et facturer un lot de commandes client, procédez comme suit :

1. Accédez à Comptabilité client > Factures > Facturation par traitement par lots > Facture. La page Validation de la facture décrite précédemment s’affiche, désormais avec une option de menu Sélectionner permettant de sélectionner les commandes client que vous souhaitez facturer.
2. Sélectionnez l’option de menu Sélectionner. La requête avancée Mise à jour des ventes s’ouvre alors pour spécifier les critères de sélection des commandes.
3. Cliquez sur OK pour ajouter des commandes aux onglets Vue d’ensemble et Commande client de la page Validation de la facture.
4. Une fois les commandes ajoutées, le processus est le même que celui décrit précédemment. Veillez à activer l’option Sélection ultérieure dans le raccourci Paramètres de validation des factures si vous prévoyez de planifier régulièrement le traitement par lots.

Facture pro forma

Si vous souhaitez générer une facture pour observer comment elle s’affiche sans validation, que ce soit pour votre propre examen ou pour l’examen du client, sélectionnez l’option de menu Pro forma dans le groupe de menus Générer. Cette action traite la facture comme si elle devait être validée, mais elle est annulée après la production du document, sans impacter la comptabilité auxiliaire ni la comptabilité.

Valider et imprimer des factures client basées sur les bons de livraison et la date

La facture client est basée sur les bons de livraison et reflète les quantités qu’ils indiquent. Les informations financières de la facture sont basées sur les informations que vous saisissez lorsque vous validez la facture.

Vous pouvez créer une facture client reprenant les articles sur les lignes des bons de livraison livrés à ce jour, même si tous les articles d’une commande client particulière n’ont pas encore été expédiés. Par exemple, vous pouvez utiliser cette méthode si votre entité juridique émet une facture pour chaque client chaque mois qui couvre toutes les livraisons que vous expédiez au cours de ce mois. Chaque bon de livraison représente une livraison partielle ou complète des articles de la commande client.

Lorsque vous validez la facture, le système met à jour la quantité restante à facturer pour chaque article avec le total des quantités livrées figurant sur les bons de livraison sélectionnés. Si la quantité restante à facturer et la quantité restante à livrer de tous les articles de la commande client sont égales à 0 (zéro), le système redéfinit le statut de la commande client sur Facturée. Si la quantité restante à facturer est différente de 0 (zéro), le statut de la commande client reste inchangé et vous pouvez saisir des factures supplémentaires pour celle-ci.

Par conséquent, le système met à jour les mouvements de stock avec le numéro de facture, et le statut dans le champ Statut de la ligne de la commande client devient Facturée.

Vous pouvez afficher le statut des commandes client sur la page de liste Toutes les commandes client.

Autres paramètres modifiant le comportement de validation

Les champs suivants modifient le comportement du processus de validation :

• Quantité : sélectionnez les quantités sur lesquelles baser la validation du document. Les options disponibles varient en fonction du type de document que vous validez, comme un bon de livraison ou une facture :

  • Livrer maintenant : sélectionnez toutes les quantités dans le champ Livrer maintenant. Cette option vous permet de confirmer ou livrer une commande partielle.
  • Prélevé : sélectionnez toutes les quantités prélevées.
  • Tout : sélectionnez toutes les quantités de la commande client que le type de document actuel n’a pas mises à jour.
  • Bon de livraison : sélectionnez toutes les quantités qu’un bon de livraison a mises à jour.
  • Produits prélevés et non stockés : sélectionnez toutes les quantités prélevées et toutes les quantités de produits non stockées.

• Validation : activez cette option pour journaliser la commande client ou désactivez-la pour imprimer une commande client pro forma.

  Remarque

  Si vous avez convenu d’un échéancier de paiement, celui-ci ne s’affiche pas sur la commande client pro forma. Les échéanciers de paiement s’affichent uniquement sur les commandes client réelles.

• Sélection ultérieure : sélectionnez cette option pour appliquer la requête sélectionnée ultérieurement. Vous utilisez cette option pour les traitements par lots. Le système exécute la requête lorsqu’il exécute le traitement par lots.

• Réduire la quantité : sélectionnez cette option pour réduire automatiquement la quantité livrée lors de la validation du document, afin que la quantité livrée soit égale au stock disponible.

• Imprimer : sélectionnez quand imprimer les documents :

  • Actuel : imprimez les documents après la mise à jour de chaque facture.
  • Après : imprimez les documents une fois toutes les factures mises à jour.

  Remarque

  Le champ Imprimer est disponible seulement si vous sélectionnez l’option Imprimer la facture, Imprimer la confirmation, Imprimer le prélèvement ou Imprimer le bon de livraison. Par exemple, sur la page Tri des écrans, vous configurez le système pour trier les informations par compte de facturation. Ensuite, vous pouvez sélectionner Après pour imprimer les documents par lot trié par compte de facturation. Sinon, le système imprime les documents avant la fin du traitement et ne les trie pas dans l’ordre spécifié sur la page Tri des écrans.

• Imprimer la facture : sélectionnez cette option pour imprimer la facture. Si cette option est désactivée, vous pouvez valider une facture sans l’imprimer.

• Envoyer un e-mail : sélectionnez cette option pour envoyer la facture d’une commande client à ce dernier sous forme de pièce jointe à un e-mail après avoir validé la facture. Le système envoie les pièces jointes sous forme de fichiers PDF et XML. Cette option est disponible seulement si vous sélectionnez l’option Activer les CFD (factures électroniques) sur la page Paramètres des factures électroniques.

  Remarque

  (MEX) Ce contrôle est disponible uniquement pour les entités juridiques dont l’adresse principale est au Mexique.

• Utiliser la destination de la gestion de l’impression : sélectionnez cette option pour utiliser les paramètres d’impression spécifiés pour la transaction, le document ou le module sur la page Paramétrage de la gestion de l’impression.

• Vérifier le crédit autorisé : sélectionnez les informations à analyser lors d’un contrôle de crédit autorisé.

  • Aucun : il n’y a aucune exigence pour le contrôle de crédit autorisé.
  • Solde : le système compare le crédit autorisé au solde client.
  • Solde + Bon de livraison ou Accusé de réception de marchandises : le système compare le crédit autorisé au solde client et aux livraisons.
  • Solde + Tout : le système compare le crédit autorisé au solde client, aux livraisons et aux commandes en cours.

• Correction de crédit : sélectionnez cette option pour afficher l’avoir sous forme de débit dans les pièces comptables.

• Quantité restante créditrice : si vous enregistrez un avoir, sélectionnez cette option pour conserver la quantité restante en commande. Si cette option est désactivée, la quantité restante est définie sur 0 (zéro).

• Mise à jour récapitulative pour : sélectionnez le mode de cumul des commandes client.

  • Aucun : ne cumulez pas les commandes client. Par exemple, vous devez créer une facture distincte pour chaque commande client.
  • Compte de facturation : cette option consolide et récapitule les commandes sélectionnées par le numéro de compte de facturation et vous pouvez configurer les commandes sélectionnées sur la page Paramètres de mise à jour récapitulative.
  • Commande : cette option vous permet de cumuler les commandes en une seule et de facturer par numéro de commande client. Le système cumule les commandes en fonction des critères que vous configurez sur la page Paramètres de mise à jour récapitulative. Si vous sélectionnez cette option, vous devez sélectionner une valeur dans le champ Commande client.
  • Synthèse automatique : la facturation par synthèse automatique consolide et récapitule les écritures quotidiennes en une seule facture récapitulative, réduisant ainsi le nombre de factures reçues chaque mois. Si des mises à jour récapitulatives sont spécifiées sur la page Mise à jour récapitulative, vous devez cumuler toutes les commandes sélectionnées en fonction des critères définis sur la page Paramètres de mise à jour récapitulative. Si les mises à jour récapitulatives n’ont pas été spécifiées, le système valide la commande séparément.
  • Bon de livraison : cumulez une plage sélectionnée de commandes en une seule facture pour chaque bon de livraison. Cette option est disponible seulement si vous sélectionnez Bon de livraison dans le champ Quantité.

Consolider des commandes client ou des bons de livraison pour validation

Utilisez le processus consolider des commandes client ou des bons de livraison pour validation lorsqu’une ou plusieurs commandes sont prêtes à la facturation et que vous souhaitez les consolider en une seule facture.

Vous pouvez sélectionner plusieurs factures sur la page de liste Commande client, puis les consolider à l’aide de Générer les factures. Sur la page Validation de la facture, vous pouvez changer le paramètre Commande de synthèse de manière à effectuer un récapitulatif par numéro de commande (lorsqu’il existe plusieurs bons de livraison pour une seule commande) ou par compte de facturation (s’il existe plusieurs commandes pour un seul compte de facturation). Cliquez sur le bouton Organiser pour consolider les commandes client en factures uniques en fonction des paramètres Commande de synthèse.

Créer un avoir de commande client

Vous ne pouvez pas modifier directement une facture validée. Vous devez créer un avoir pour ajuster ou annuler le montant que le client doit. L’avoir ajoute des lignes à la commande client avec des quantités négatives. Une fois les lignes ajoutées à la commande, le système facture la commande client et les nouvelles lignes génèrent un avoir.

L’avoir commence à partir de l’en-tête de commande client ou de la ligne de commande client ; des options de menu se trouvent à chaque emplacement.

• Si vous commencez à partir de l’en-tête, cliquez sur Vendre > Avoir > Avoir dans le volet Actions.
• Pour commencer à partir de la ligne, cliquez sur Ligne de commande client dans le volet Actions, au-dessus de la grille Lignes de commande client. Ensuite, cliquez sur Nouveau > Avoir.

La page Créer un avoir s’affiche alors, que vous démarriez le processus au niveau de l’en-tête ou de la ligne. En général, vous ajoutez les lignes de crédit à la commande client à laquelle elles s’appliquent. Vous pouvez également créer une commande client comportant uniquement les lignes de crédit.

Développez l’onglet Paramètres pour spécifier les éléments suivants :

• Code motif : effectuez une sélection dans une liste de motifs prédéfinis indiquant la raison pour laquelle vous accordez le crédit au client.
• Commentaires sur le motif : saisissez une description décrivant plus en détail la raison pour laquelle vous accordez le crédit.
• Facteur de quantité : vous pouvez multiplier la quantité sur chaque ligne par un nombre. Sa valeur par défaut est 1 et elle est généralement laissée sur 1.
• Inverser le signe : Oui indique que le système doit inverser (rendre négatif) le signe des nouvelles lignes que vous ajoutez à la commande client.
• Copier les frais : Oui indique que le système ajoute des frais au niveau de l’en-tête et de la ligne aux nouvelles lignes que vous ajoutez à la commande client. Ce paramètre annule entièrement le montant d’origine de la ligne.
• Recalculer le prix : les prix peuvent avoir changé depuis la commande d’origine. Si ce bouton bascule est réglé sur Oui, le système utilise les accords commerciaux actifs et les prix actuels plutôt que le prix d’origine sur la ligne.
• Copier précisément : le système copie les comptes généraux, la taxe et d’autres informations des lignes de commande client d’origine sur les nouvelles lignes négatives lorsque cette option est définie sur Oui.
• Supprimer les lignes de commande : Oui indique que le système doit supprimer les lignes de commande d’origine copiées. Cette option complique la lecture de la commande client et la compréhension de son historique, et elle impacte les états qui reposent sur les données des lignes de commande client.
• Copier l’en-tête de commande : un seul en-tête de commande est sélectionné ; le système copie les informations de cet en-tête sur toutes les lignes que vous ajoutez à l’avoir, quelle que soit la commande d’origine à partir de laquelle les lignes sont copiées. Cette option est utile lorsque vous créez une commande client pour l’avoir au lieu d’ajouter des lignes à la commande client existante.

Pour corriger une facture de commande client comportant des prix incorrects, vous devez d’abord créer un avoir avec l’option Inverser le signe définie sur Oui et l’option Recalculer le prix définie sur Non. Ensuite, répétez le même processus avec l’option Inverser le signe définie sur Non et l’option Recalculer le prix définie sur Oui. Validez une facture après le premier avoir, puis à nouveau après le second. La deuxième facture affiche uniquement les lignes avec les prix corrects.

La page Créer un avoir comporte quatre raccourcis supplémentaires :

• Factures : sélectionnez une ou plusieurs factures que vous souhaitez créditer.
• Lignes : les lignes pour la facture sélectionnée s’affichent. Sélectionnez uniquement les lignes que vous souhaitez facturer. Vous pouvez sélectionner des lignes à partir de plusieurs factures en sélectionnant plusieurs factures dans l’onglet Factures.
• Factures de projet : les commandes client liées aux projets sont répertoriées sur la grille En-têtes de l’onglet Factures de projet, et non dans l’onglet Factures. La grille Lignes répertorie les lignes pour les grilles En-tête sélectionnées.
• Lignes ou en-têtes sélectionnés à copier : ce raccourci affiche une liste de vos sélections indiquant la quantité et les éléments à copier. Cette liste n’est pas modifiable. Pour modifier cette liste, modifiez les sélections dans les autres onglets.

Cliquez sur OK pour ajouter les lignes à la commande client ou sur Annuler pour ne pas créer l’avoir. Après avoir ajouté les lignes à la commande, vous pouvez les supprimer en cas de problème. Vous pouvez ajouter manuellement des lignes négatives à la commande client pour créer un avoir. Les options du menu des avoirs simplifient le processus.

Le crédit client n’est pas disponible tant que vous n’avez pas généré une facture pour les nouvelles lignes de crédit sur la commande client. Après avoir généré la facture, vous pouvez régler l’avoir manuellement ou le système le règle automatiquement en fonction du paramètre Règlement automatique de la page Paramètres de la comptabilité client.

Références aux factures d’origine dans les avoirs

Dans certains pays et régions, l’impression des références de la facture d’origine sur les avoirs est une obligation légale. La fonctionnalité Disposition de la facturation à crédit pour les états sur les factures vente et de projet est facultative et vous pouvez l’activer dans l’espace de travail Gestion des fonctionnalités.

Le crédit de facture n’est plus contrôlé par le contexte national lorsque cette fonctionnalité est disponible. Autrement dit, vous pouvez utiliser le crédit de facture dans toutes les entités juridiques. Il s’applique aux documents suivants :

• Avoir financier
• Avoir client
• Avoir de projet

Veillez à configurer la gestion des impressions avec les formats imprimables pour chaque document.

Pour contrôler la référence de la facture sur les avoirs associés, procédez comme suit :

1. Accédez à Comptabilité client > Configuration > Paramètres de la comptabilité client.
2. Dans le raccourci Facture de l’onglet Mises à jour, définissez l’option Appliquer la disposition de la facturation à crédit dans les états sur les factures vente et de projet sur Oui.

Pour en savoir plus, consultez Références aux factures d’origine dans les avoirs.

Proposition de paiement

Lorsque les clients effectuent des paiements, vous devez les créer et les valider dans une feuille paiement. En effet, vous devez enregistrer les paiements sur les comptes du client et veiller à pouvoir rapprocher les informations de la comptabilité client avec les informations de la comptabilité. Une proposition de paiement est un moyen efficace de sélectionner les enregistrements de paiement et de créer la feuille paiement.

La proposition de paiement effectue les actions suivantes :

• Elle recherche les lignes paiement échues ou ayant une date limite pour recevoir un escompte de règlement.
• Elle vérifie les transactions client en cours et approuvées.

La recherche comprend uniquement les transactions comportant une date d’échéance ou une date d’escompte de règlement. Une fois que le système génère les lignes de paiement, vous pouvez les modifier dans la feuille paiement.

Page Saisir les paiements client

Une alternative à la création manuelle de lignes feuille paiement consiste à utiliser la page Saisir les paiements client. Saisissez, réglez et enregistrez les paiements client à l’aide de cette page.

Vous pouvez sélectionner Transactions en fonction des champs suivants :

• Informations de compte client
• Informations sur la facture client, y compris :
  • Facture en cours
  • Avoir
  • Lettre de relance

De plus, vous pouvez afficher les enregistrements de transaction client de plusieurs sociétés et définir d’autres aspects de la ligne paiement tels que le mode de paiement, le type de compte de contrepartie, etc.

Si le montant dans le champ Montant de la page Saisir les paiements client ne correspond pas au total des transactions marquées, la page affiche un avertissement indiquant que le paiement n’est pas totalement réglé. Ajustez les transactions marquées ou le montant en conséquence. Si vous transférez un paiement dans la feuille sans ajustement, les règles standard de validation d’un trop-perçu ou moins-perçu s’appliquent.

Pour effacer les transactions sélectionnées pour le paiement sur la page Saisir les paiements client, cliquez sur le bouton Effacer.

Factures financières

Les vidéos suivantes montrent comment créer, facturer et recevoir un paiement à l’aide d’une facture financière :

Résumer des transactions

Pour résumer des transactions dans la comptabilité auxiliaire bancaire, consultez Résumer des paiements fournisseur et client dans des transactions bancaires.

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