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Présentation des Groupes Microsoft 365 pour les administrateurs

Microsoft 365 Groups est le service d'adhésion fondamental qui dirige tout le travail d'équipe dans Microsoft 365. Avec Microsoft 365 Groups, vous pouvez donner à un groupe de personnes l'accès à une collection de ressources partagées. Ces ressources sont les suivantes :

  • Une boîte de réception Outlook partagée
  • Un calendrier partagé
  • Une bibliothèque de documents SharePoint
  • Un planificateur
  • Un bloc-notes OneNote
  • Power BI
  • Viva Engage (si le groupe a été créé à partir de Viva Engage)
  • Une équipe (si le groupe a été créé à partir Teams)
  • Feuille de route (si vous avez Project pour le web)
  • Flux

Avec un groupe Microsoft 365, vous n’avez pas besoin d’attribuer manuellement des autorisations à chacune de ces ressources. L’ajout automatique de personnes au groupe leur donne les autorisations dont ils ont besoin.

Tout utilisateur peut créer un groupe, sauf si vous limitez la création de groupe à un ensemble spécifique de personnes. Si vous limitez la création de groupes, les utilisateurs qui ne peuvent pas créer de groupes ne pourront pas créer de sites SharePoint, de planificateurs, d’équipes, de calendriers de groupe Outlook, de groupes Stream, de groupes Viva Engage, de bibliothèques partagées dans OneDrive ou d’espaces de travail Power BI partagés. Ces services nécessitent que leurs créateurs puissent créer un groupe. Les utilisateurs peuvent toujours participer à des activités de groupe, telles que la création de tâches dans le Planificateur ou l’utilisation des conversations Teams, à condition qu’ils soient membres du groupe.

Les groupes ont les rôles suivants :

  • Propriétaires : les propriétaires de groupe peuvent ajouter ou supprimer des membres et avoir des autorisations uniques, telles que la possibilité de supprimer des conversations de la boîte de réception partagée ou de modifier différents paramètres sur le groupe. Les propriétaires de groupe peuvent renommer le groupe, mettre à jour la description ou l’image, et bien plus encore.
  • Membres : les membres peuvent accéder à tous les paramètres du groupe, mais ne peuvent pas modifier les paramètres du groupe. Par défaut, les membres du groupe peuvent inviter des personnes à rejoindre votre groupe, bien que vous pouvez contrôler ce paramètre.
  • Invités - Les invités de groupe sont des membres extérieurs à votre organisation.

Les administrateurs d’utilisateurs et de groupes peuvent créer et gérer des groupes dans le Centre d’administration Microsoft 365. Vous ne pouvez pas être un administrateur délégué (par exemple, consultant désigné comme administrateur).

En tant qu’administrateur, vous pouvez :

Si vous préférez un moyen plus automatisé de gérer le cycle de vie de vos groupes Microsoft 365, vous pouvez utiliser des stratégies d’expiration pour faire expirer les groupes à un intervalle de temps spécifique. Les propriétaires du groupe reçoivent un e-mail 30 jours, 15 jours et 1 jour avant l’expiration du groupe. Cela leur permet de renouveler le groupe s’il est toujours nécessaire. Pour plus d’informations, consultez Stratégie d’expiration de groupe Microsoft 365.

Vous pouvez administrer vos groupes à partir du Centre d’administration Microsoft 365 ou avec PowerShell.

Si vous avez de nombreux utilisateurs, par exemple dans le cadre d’une grande entreprise ou société, vous pouvez avoir de nombreux utilisateurs qui créent des groupes à diverses fins. Nous vous recommandons vivement de consulter le billet Planifier la gouvernance dans les groupes Microsoft 365 pour prendre connaissance des meilleures pratiques.

Limites d’un groupe

Les limites suivantes s’appliquent aux Groupes Microsoft 365 :

Maximum... Valeur
Owners per group 100
Groups a user can create 250
Nombre de groupes pouvant être créés par un administrateur Il n’existe aucune limite spécifique pour les groupes Microsoft 365. Il y a une limite globale d’objets Microsoft Entra spécifique à chaque organisation. Un administrateur Microsoft Entra qui peut gérer des groupes dans l’organisation peut créer un nombre illimité de groupes Microsoft 365 jusqu’à atteindre la limite d’objets Microsoft Entra. Consultez Limites et restrictions du service Microsoft Entra.
Nombre de membres Plus de 1 000, mais seulement 1 000 peuvent accéder simultanément aux conversations du groupe.
Les utilisateurs remarqueront peut-être un délai d’attente lorsqu’ils accèdent au calendrier et aux conversations des groupes volumineux dans Outlook.
Nombre de groupes dont un utilisateur peut être propriétaire 7 000
Nombre de groupes dont un utilisateur peut être membre 7 000
Stockage de fichiers 1 téraoctet + 10 Go par utilisateur abonné + tout autre stockage acheté. Vous pouvez acheter un volume illimité de stockage supplémentaire.
Taille de boîte aux lettres du groupe 50 Go

La gestion de vos groupes Microsoft 365 est plus efficace lorsque vous disposez d’informations exploitables sur l’utilisation des groupes. Le Centre d’administration Microsoft 365 dispose d’un outil de création de rapports qui vous permet de voir l’utilisation du stockage, votre nombre de groupes actifs et la façon dont les utilisateurs utilisent les groupes. Voir : Rapports Microsoft 365 dans le centre d’administration pour plus d’informations.

Étiquettes de confidentialité

Vous pouvez créer des étiquettes de niveau de confidentialité que les utilisateurs de votre organisation peuvent définir lorsqu’ils créent un groupe Microsoft 365. Les étiquettes de confidentialité vous permettent de configurer :

  • Confidentialité (publique ou privée)
  • Accès invité
  • Accès aux appareils non gérés

Par exemple, vous pouvez créer une étiquette appelée Hautement confidentiel et spécifier que tout groupe créé avec cette étiquette est privé et n’autorise pas les invités. Lorsque les utilisateurs de votre organisation sélectionnent cette étiquette au moment de créer le groupe, ce dernier est défini sur privé et les membres du groupe ne peuvent pas ajouter d’utilisateurs invités au groupe.

Pour plus d’informations sur la création, la gestion et l’utilisation d’étiquettes de niveau de confidentialité, consultez Utiliser des étiquettes de niveau de confidentialité pour protéger le contenu dans Microsoft Teams, les groupes Microsoft 365 et les sites SharePoint.

Quels plans Microsoft 365 incluent-ils des groupes ?

Tout abonnement Microsoft 365 doté d’Exchange Online et de SharePoint Online prend en charge les groupes. Cela inclut les plans Entreprise Essentiel, Entreprise Standard et Entreprise Premium, ainsi que les plans Enterprise E1, E3 et E5. Le groupe accepte la gestion des licences de la personne qui crée le groupe. Tant qu’il dispose de la licence adaptée aux fonctionnalités désirées pour ce groupe, cette licence est transmise au groupe.

Remarque

Pour plus d’informations sur les familles et plans de service Microsoft 365, consultez les Options de plan Microsoft 365.

Si vous disposez uniquement d’une offre Exchange, vous pouvez tout de même obtenir les fonctionnalités de boîte de réception partagée et de calendrier partagé des groupes dans Outlook. Toutefois, vous n’obtiendrez pas de bibliothèque de documents, le Planificateur ou quelconque autre fonctionnalité.

Les groupes Microsoft 365 fonctionnent avec Microsoft Entra ID. Les fonctionnalités de groupe que vous obtenez dépendent de l’abonnement Microsoft Entra dont vous disposez et des licences attribuées à la personne qui a créé le groupe.

Importante

Pour toutes les fonctionnalités des groupes, si vous disposez d’un abonnement Microsoft Entra ID P1 ou P2, les utilisateurs peuvent rejoindre le groupe, qu’ils aient ou non une licence Microsoft Entra ID P1 affectée. La gestion des licences n’est pas imposée.

Nous générons régulièrement des rapports d’utilisation qui vous informent des utilisateurs sans licence et qui ont besoin d’une licence attribuée pour être conformes aux exigences de licence. Par exemple, supposons qu’un utilisateur n’ait pas de licence et qu’il soit ajouté à un groupe où la stratégie de nommage est appliquée. Le rapport indique qu’il a besoin d’une licence.

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