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À propos des boîtes aux lettres partagées dans Microsoft 365

Cet article explique ce que sont les boîtes aux lettres partagées, quand les utiliser, les considérations relatives aux licences, les limitations et les scénarios de résolution des problèmes courants.

Utilisez des boîtes aux lettres partagées lorsque plusieurs personnes ont besoin d’accéder à la même boîte aux lettres, par exemple pour :

  • Adresses d’informations de la société.
  • Adresses e-mail de support.
  • Boîtes aux lettres de réception ou de réception.
  • Toutes les autres boîtes aux lettres partagées par plusieurs personnes.

Les utilisateurs disposant des autorisations appropriées peuvent envoyer en tant que ou envoyer au nom d’une boîte aux lettres partagée. Les boîtes aux lettres partagées sont utiles pour les boîtes aux lettres d’aide et de support, car les utilisateurs peuvent envoyer des e-mails à partir du support Contoso ou de la réception du bâtiment 7.

Avant de créer une boîte aux lettres partagée

Connaître les éléments suivants avant de créer une boîte aux lettres partagée :

Limites de stockage des licences et des boîtes aux lettres

  • Licences : une boîte aux lettres partagée peut stocker jusqu’à 50 Go de données sans lui attribuer de licence.

    Avertissement

    Lorsqu’une boîte aux lettres partagée atteint la limite de stockage de boîte aux lettres, vous pouvez recevoir des e-mails pendant un certain temps, mais vous ne pouvez pas envoyer de nouveaux e-mails. Après un certain temps, la boîte aux lettres partagée cesse de recevoir des e-mails et les expéditeurs de la boîte aux lettres reçoivent un accusé de réception de non-remise. Pour plus d’informations, consultez Limites d’Exchange Online.

  • Scénarios nécessitant des licences supplémentaires : Les scénarios suivants nécessitent des licences supplémentaires :

    • Boîte aux lettres partagée avec plus de 50 Go : les boîtes aux lettres partagées sont limitées à 50 Go. Pour augmenter la limite de taille à 100 Go, une licence Exchange Online Plan 2 doit être affectée à la boîte aux lettres partagée.

    • Boîte aux lettres partagée avec archivage sur place : pour augmenter la taille de la boîte aux lettres d’archivage, une licence Exchange Online Plan 2 ou une licence Exchange Online Plan 1 avec une licence d’extension Archivage Exchange Online est requise. L’attribution de l’une de ces licences vous permet également d’activer l’archivage à extension automatique pour une capacité de stockage d’archivage supplémentaire.

    • Boîte aux lettres partagée mise en attente pour litige : pour placer une boîte aux lettres partagée en conservation pour litige, la boîte aux lettres partagée doit disposer d’une licence Exchange Online Plan 2 ou d’une licence Exchange Online Plan 1 avec une licence d’extension Archivage Exchange Online.

    • Fonctionnalités avancées : pour appliquer des fonctionnalités avancées telles que Microsoft Defender pour Office 365, Microsoft Purview eDiscovery (Premium) ou des stratégies de rétention, des licences peuvent être nécessaires. Pour plus d’informations, consultez Guide de gestion des licences Microsoft 365 pour la sécurité & la conformité.

      Pour obtenir des instructions pas à pas sur l’attribution de licences, consultez Attribuer des licences à des utilisateurs.

  • Conditions d’abonnement : pour créer une boîte aux lettres partagée, vous devez vous abonner à une offre Microsoft 365 pour les entreprises qui inclut la messagerie (le service Exchange Online). L’abonnement Microsoft 365 Apps for business n’inclut pas l’e-mail. Microsoft 365 Business Standard inclut bel et bien l’e-mail.

  • Conditions de licence pour accéder à une boîte aux lettres partagée : pour accéder à une boîte aux lettres partagée, un utilisateur doit disposer d’une boîte aux lettres Exchange Online sous licence, mais la boîte aux lettres partagée n’a pas besoin d’une licence distincte. L’accès délégué doit être effectué via la propre boîte aux lettres du délégué.

Accès et autorisations

  • Autorisations utilisateur : pour utiliser la boîte aux lettres partagée, attribuez des autorisations aux utilisateurs par le biais d’une appartenance. Seules les personnes internes à votre organisation peuvent utiliser une boîte aux lettres partagée.

  • Utilisateurs externes : vous ne pouvez pas accorder à des personnes extérieures à votre entreprise, telles que des personnes disposant d’un compte Gmail, l’accès à votre boîte aux lettres partagée. Si vous souhaitez accorder à des personnes extérieures à votre entreprise l’accès à votre boîte aux lettres partagée, envisagez plutôt de créer un groupe pour Outlook. Pour plus d’informations, consultez Créer un groupe Microsoft 365 dans le Centre d’administration.

  • Connexion : une boîte aux lettres partagée n’est pas destinée à la connexion directe à l’aide de son compte d’utilisateur associé. Bloquez toujours la connexion pour le compte de boîte aux lettres partagé et laissez-la bloquée.

  • Administration rôles : les utilisateurs disposant de rôles d’administrateur Exchange peuvent créer des boîtes aux lettres partagées.

  • Mot de passe de boîte aux lettres partagée : chaque boîte aux lettres partagée a un compte d’utilisateur correspondant avec un mot de passe généré par le système qui n’est pas connu ou destiné à être utilisé. N’utilisez pas le compte pour vous connecter à la boîte aux lettres partagée.

Prise en charge et utilisation du client

  • Utiliser avec Outlook pour Android et Outlook pour l’application iOS : en plus d’utiliser Outlook sur le web à partir de votre navigateur pour accéder aux boîtes aux lettres partagées, vous pouvez également utiliser l’application Outlook pour iOS ou l’application Outlook pour Android. Si vous souhaitez en savoir plus, veuillez consulter la rubrique Ajouter une boîte aux lettres partagée dans Outlook Mobile. Vous pouvez également créer un groupe pour votre boîte aux lettres partagée. Pour plus d'informations, voir Comparer les groupes.

  • Trop d’utilisateurs : une boîte aux lettres partagée prend en charge un maximum de 25 utilisateurs. Si trop d’utilisateurs accèdent à la boîte aux lettres en même temps, ils peuvent rencontrer des échecs de connexion ou des messages dupliqués. Si vous avez besoin de plus d’utilisateurs, utilisez un groupe Microsoft 365 à la place.

  • Suppression de messages : vous ne pouvez pas empêcher les utilisateurs de supprimer des messages dans une boîte aux lettres partagée. Pour limiter la suppression, créez un groupe Microsoft 365 au lieu d’une boîte aux lettres partagée. Un groupe Microsoft 365 dans Outlook fournit un accès partagé à la messagerie et à un calendrier, mais il utilise un modèle différent de celui d’une boîte aux lettres partagée. Si vous souhaitez obtenir une comparaison des deux options, veuillez consulter la rubrique Comparer les groupes. Pour en savoir plus sur les groupes, consultez En savoir plus sur les groupes Microsoft 365.

Considérations relatives à la sécurité et à la conformité

  • Chiffrement : les Email envoyées à partir d’une boîte aux lettres partagée ne peuvent pas être chiffrées, car la boîte aux lettres n’a pas son propre contexte de sécurité (nom d’utilisateur et mot de passe). Par conséquent, une clé de chiffrement ne peut pas lui être affectée. Si les membres chiffrent des messages à l’aide de leurs propres clés, les autres membres risquent de ne pas être en mesure de lire ces messages.

  • Conservation pour litige : les boîtes aux lettres partagées nécessitent des licences supplémentaires pour prendre en charge la conservation des litiges. Pour plus d’informations, consultez Limites de gestion des licences et de stockage de boîtes aux lettres.

Gestion des boîtes aux lettres

Résoudre les problèmes de boîte aux lettres partagée

Cette section décrit les problèmes courants que vous pouvez rencontrer lors de la création ou de l’utilisation de boîtes aux lettres partagées et explique comment les résoudre.

Erreur lors de la création de boîtes aux lettres partagées

Si vous essayez de donner à la boîte aux lettres partagée un nom déjà utilisé, le message d’erreur suivant s’affiche :

L’adresse proxy « smtp :<shared mailbox name> » est déjà utilisée par les adresses proxy ou LegacyExchangeDN de «< name> ». Choisissez une autre adresse proxy

Par exemple, pour créer deux boîtes aux lettres partagées nommées info@domain1 et info@domain2, effectuez l’une des deux tâches suivantes :

Erreur d’autorisation d’envoi lorsque vous utilisez une boîte aux lettres partagée

Si vous créez une boîte aux lettres partagée, puis essayez d’envoyer un message à partir de celle-ci, vous pouvez obtenir le message d’erreur suivant :

Impossible d’envoyer ce message. Vous n’avez pas l’autorisation d’envoyer le message au nom de l’utilisateur spécifié.

Ce message s’affiche lorsque Microsoft 365 rencontre un problème de latence de réplication. Il disparaît dans environ une heure, lorsque les informations sur votre nouvelle boîte aux lettres partagée (ou l’utilisateur ajouté) sont répliquées dans tous les centres de données. Attendez une heure, puis réessayez d’envoyer un message.

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