Planifier organization et la gouvernance du cycle de vie pour les groupes Microsoft 365 et Microsoft Teams

Groupes Microsoft 365 dispose d’un ensemble complet d’outils pour implémenter les fonctionnalités de gouvernance dont votre organization a besoin.

La section suivante décrit les fonctionnalités, recommande les meilleures pratiques et fournit des conseils pour poser les bonnes questions afin de déterminer les exigences de gouvernance et comment y répondre.

Contrôler qui peut créer des groupes Microsoft 365

Les groupes Microsoft 365 peuvent être créés par les utilisateurs finaux à partir de plusieurs points de terminaison, notamment Outlook, SharePoint, Teams et d’autres environnements. La création d’une équipe crée toujours un groupe Microsoft 365. La gouvernance du cycle de vie des Groupes Microsoft 365 régit également le cycle de vie des équipes dans Microsoft Teams.

Nous recommandons vivement le libre-service pour permettre aux propriétaires de groupe et aux utilisateurs d’accomplir leur travail plus facilement. La limitation de la création de groupes et d’équipes peut ralentir la productivité des utilisateurs, car de nombreux services Microsoft 365 nécessitent la création de groupes pour que le service fonctionne.

Considérez les options de gouvernance suivantes pour la création de groupes :

• Pour limiter l’étalement des groupes, utilisez des stratégies d’expiration de groupes pour supprimer automatiquement les groupes qui ne sont pas utilisés.
• Limitez la création de groupe aux membres d’un groupe de sécurité dont l’appartenance dynamique contient, par exemple, tous les employés à temps plein.
• Limitez la création de groupe à un groupe de sécurité et demandez aux utilisateurs de suivre une formation sur les stratégies d’utilisation de groupe de votre organization afin de devenir membres du groupe de sécurité.

Si vous souhaitez limiter les personnes autorisées à créer des groupes, consultez Gérer les personnes autorisées à créer des groupes Microsoft 365 pour plus d’informations sur la façon de configurer cela.

Supprimer, restaurer et archiver des groupes

Lorsqu’un groupe Microsoft 365 est supprimé, il est conservé par défaut pendant 30 jours. Cette période de 30 jours est appelée « suppression réversible », car vous avez encore la possibilité de le restaurer. Après 30 jours, le groupe et le contenu associé sont supprimés définitivement et ne peuvent pas être restaurés.

Si vous avez mis en place des stratégies de rétention pour conserver la conversation, les fichiers ou les messages électroniques, ces éléments sont conservés après la suppression du groupe. Pour plus d’informations, consultez En savoir plus sur les stratégies de rétention .

Si vous souhaitez supprimer un groupe tout en conservant le contenu d’un ou plusieurs des services connectés au groupe, consultez Archiver les groupes, les équipes et les Viva Engage pour plus d’informations.

Stratégie de noms de groupes

Une stratégie de nommage de groupes peut vous aider à gouverner les groupes de deux manières :

• Une stratégie de nommage de préfixe/suffixe peut être utilisée pour appliquer des chaînes fixes ou des attributs Microsoft Entra au début ou à la fin d’un nom de groupe et de son adresse e-mail associée. En procédant ainsi, vous pouvez vous assurer de l’inclusion, par exemple, de noms de département ou de régions dans les noms de groupes.
• Une stratégie de mots bloqués peut garantir que certains mots, tels que les noms des cadres, ne sont pas utilisés dans les noms de groupe.

Les stratégies de nommage sont appliquées lorsque des groupes sont créés à partir de l’un des services connectés au groupe.

Si vous souhaitez utiliser des stratégies de nommage pour les groupes, consultez Groupes Microsoft 365 stratégie de nommage.

Stratégie d’expiration de groupe

Vous pouvez spécifier une période d’expiration et tout groupe qui atteint la fin de cette période et qui n’est pas renouvelé sera supprimé. La période d’expiration commence à la création du groupe ou à la date de son dernier renouvellement.

Une fois que vous avez défini l’expiration des groupes :

• Les propriétaires du groupe sont avertis de renouveler le groupe à l’approche de l’expiration.
• Les groupes actifs sont renouvelés automatiquement.
• Tout groupe qui n’est pas renouvelé est supprimé.
• Tout groupe supprimé peut être restauré dans un délai de 30 jours par les propriétaires du groupe ou un administrateur général.

Les stratégies d’expiration sont un bon moyen de limiter l’étalement des groupes en s’assurant que les groupes qui ne sont plus utilisés sont supprimés. Si vous souhaitez créer une stratégie d’expiration de groupe, consultez Groupes Microsoft 365 stratégie d’expiration.

Voir aussi

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