Contrôler l’accès et la conservation des transcriptions

Lorsqu’un assistant interagit avec un utilisateur final (ou avec un créateur à l’aide de la conversation instantanée de test), un enregistrement de la conversation est conservé en tant que transcription et enregistré dans Dataverse. Cette transcription inclut la conversation entre l’assistant et l’utilisateur. Elle inclut également des métadonnées sur la conversation, comme l’heure de début et de fin et la rubrique déclenchée.

Les transcriptions sont enregistrées dans Dataverse automatiquement et, par défaut, les créateurs de votre organisation peuvent afficher et télécharger les transcriptions des assistants auxquels ils ont accès. Les créateurs peuvent télécharger les transcriptions à partir de Copilot Studio ou télécharger les transcriptions à partir de Power Apps.

Cependant, vous devrez peut-être empêcher la conservation, l’accès ou le téléchargement de transcriptions pour des environnements spécifiques. Par exemple, vous avez des besoins métier et des exigences organisationnelles pour que vos assistants agissent sur des données et informations sensibles ou les récupèrent, sans pour autant que ces informations puissent être téléchargées. Vous pourriez également vouloir contrôler la taille de la table des transcriptions de conversations dans Dataverse, qui peut croître rapidement à mesure que les assistants sont utilisés.

Pour les assistants créés dans Copilot Studio, vous pouvez contrôler si les transcriptions sont enregistrées dans Dataverse et qui peut les visualiser. Vous pouvez également contrôler la durée de conservation des transcriptions avant leur suppression.

Cet article explique comment contrôler si les transcriptions sont enregistrées dans Dataverse et qui peut les visualiser et les télécharger. Pour plus de détails sur ce qui est inclus dans les transcriptions et plus d’informations sur l’accès et le téléchargement de celles-ci, consultez les articles suivants :

• Afficher et télécharger les transcriptions de conversation dans Copilot Studio
• Télécharger les transcriptions de conversation dans Power Apps]

Important

• Les créateurs disposant du rôle Créateur d’environnement n’ont pas automatiquement accès aux transcriptions.
• Pour afficher les transcriptions dans Power Apps, les créateurs ont besoin du rôle de sécurité Visionneuse de transcription du bot. Seuls les administrateurs peuvent accorder ce rôle en affectant le rôle de sécurité bot Transcript Viewer pendant le partage de l’agent.
• Si un créateur n’a pas le rôle Visionneuse de transcription de bot, les paramètres visant à bloquer l’affichage et le téléchargement des transcriptions dans Power Apps n’ont aucun effet, car le créateur est déjà incapable d’afficher ou de télécharger des transcriptions dans Power Apps.

Configuration requise

• Rôle Administrateur d’environnement pour configurer des environnements individuels
• Rôle Administrateur système pour configurer des groupes de rôles d’environnement

En savoir plus sur les rôles de sécurité et la gestion des rôles d’administrateur à privilèges élevés dans Power Platform.

Important

Si un administrateur système configure un groupe de règles d’environnement pour contrôler l’accès et la conservation des transcriptions, les paramètres de groupe sont prioritaires sur les paramètres des environnements individuels.

Configurer l’enregistrement et le téléchargement de transcriptions

Vous contrôlez si les créateurs peuvent afficher et télécharger les transcriptions, et si les transcriptions sont enregistrées ou non, dans le centre d’administration Power Platform. Vous pouvez configurer ces paramètres individuellement pour chaque environnement, ou vous pouvez utiliser des groupes d’environnements pour appliquer les mêmes paramètres à plusieurs environnements à la fois.

Configurer les paramètres de transcription pour un environnement unique

1. Dans Copilot Studio, dans la barre latérale, sélectionnez les trois points (...), puis sélectionnez Centre d’administration Power Platform.

2. Dans le centre d’administration Power Platform, sélectionnez Gérer dans la barre latérale, puis sélectionnez Environnements. Une liste d’environnements s’affiche.

3. Sélectionnez l’environnement que vous souhaitez configurer. La page des détails de l’environnement s’ouvre.

4. Dans la barre de menu supérieure, sélectionnez Paramètres.

5. Développez Produit,puis sélectionnez Fonctionnalités.

6. Faites défiler jusqu’à la section assistants Copilot Studio. Définissez ou désactivez ces paramètres, puis sélectionnez Enregistrer en bas de la page Paramètres.

   

   • Autorisez les propriétaires et les éditeurs d’assistant à consulter les transcriptions de session des interactions de conversation dans leurs assistants.
     Lorsque ce paramètre est activé, les créateurs et les administrateurs peuvent voir et télécharger les transcriptions dans Copilot Studio pour les assistants dans l’environnement. Lorsque cette option est désactivée, les options permettant d’afficher ou de télécharger les transcriptions ne sont pas disponibles.

   • Autorisez l’enregistrement des transcriptions de conversation et de leurs métadonnées associées dans Dataverse (requis pour améliorer les rapports).
     Lorsque ce paramètre est activé, les transcriptions sont enregistrées dans Dataverse et peuvent être visualisées et téléchargées dans Power Apps. Lorsque ce paramètre est désactivé, les transcriptions ne sont pas enregistrées pour les conversations qui se produisent dans l’environnement. Les transcriptions des conversations qui ont eu lieu avant la désactivation de l’enregistrement sont toujours disponibles. Si ce paramètre est réactivé, les transcriptions ne sont enregistrées que pour les conversations qui se produisent après la réactivation du paramètre dans l’environnement. Les transcriptions des conversations qui ont eu lieu lorsque le paramètre était désactivé ne seront toujours pas disponibles.

Avertissement

• Si les transcriptions ne sont pas enregistrées, les tableaux de bord qui utilisent des métadonnées des transcriptions de conversation, par exemple le tableau de bord Résumé omnicanal peuvent ne pas fonctionner.

• L’enregistrement des transcriptions de conversation et des métadonnées associées peut continuer dans Dataverse jusqu’à 24 heures après la désactivation de l’enregistrement. Vous pouvez supprimer les enregistrements de transcriptions conversationnelles qui auraient pu être enregistrés pendant cette période.

Configurer les paramètres de transcription pour un groupe d’environnements

Si vous êtes administrateur client et que vous utilisez des groupes d’environnements, vous pouvez configurer les paramètres de transcription pour tous les environnements du groupe en même temps.

La règle du groupe d’environnements Accès aux transcriptions des conversations dans les assistants Copilot Studio fournit les mêmes contrôles que ceux des paramètres de l’environnement individuel.

La règle de groupe empêche les administrateurs d’environnements individuels au sein du groupe de modifier les paramètres de leurs environnements. Les paramètres que vous configurez pour le groupe d’environnements remplacent tous les paramètres configurés pour les environnements individuels.

Consultez la documentation sur les groupes d’environnements pour obtenir plus d’informations sur la configuration des règles de groupe dans le centre d’administration Power Platform.