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Gérer les réponses des acronymes dans Recherche Microsoft

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Les utilisateurs rencontrent souvent des acronymes et des abréviations inconnus utilisés par leur organization ou leur équipe. Les termes propres aux organisations ou aux équipes peuvent être nouveaux pour les personnes qui passent d’une équipe à une autre, travaillent avec des équipes partenaires internes ou qui ne connaissent pas la organization.

Les organisations n’ont pas toujours une seule référence pour leur terminologie standard. En l’absence d’une référence unique, il est difficile de trouver des définitions pour ces acronymes. Recherche Microsoft résout ce problème avec les acronymes.

Expérience des utilisateurs

Les utilisateurs de Recherche Microsoft peuvent obtenir des définitions avec des acronymes dans Bing, SharePoint, Office 365, Outlook sur le web, Outlook Mobile (Android) et Teams Mobile (iOS et Android). Dans la zone De recherche , les utilisateurs entrent des requêtes comme celles-ci :

  • DNN
  • Quoi DNN
  • Définir DNN
  • Définition de DNN
  • Développer DNN
  • Extension DNN
  • Signification de DNN
  • DNN signifie
  • DNN signifie

Le résultat inclut toutes les significations de DNN présentes dans les organization de l’utilisateur.

Remarque

Dans Outlook sur le web, Outlook Mobile et Teams Mobile, les utilisateurs doivent entrer une requête qui inclut les mots clés spécifiés de l’acronyme pour déclencher ses réponses correspondantes. Les requêtes d’acronyme ne respectent pas la casse.

Configurer les réponses des acronymes

Dans la Centre d'administration Microsoft 365, accédez à Acronymes, puis sélectionnez Ajouter un acronyme.

Recherche Microsoft interroge deux sources de données pour fournir des réponses acronymes aux recherches des utilisateurs :

  1. Administration organisé. Fourni par les administrateurs informatiques dans le centre d’administration.
  2. Organisé par le système. Découvert par Recherche Microsoft à partir des e-mails et des documents des utilisateurs, ainsi que des données disponibles publiquement dans le organization.

Configurer des acronymes organisés Administration

Les administrateurs de recherche peuvent ajouter des acronymes sous l’onglet Acronymes du Centre d’administration Recherche Microsoft. Vous pouvez ajouter des acronymes de n’importe quel site ou référentiel interne au centre d’administration. Ces acronymes peuvent être ajoutés à l’état Publié ou Brouillon :

État publié. Les acronymes sont disponibles pour les utilisateurs de l’organization via Recherche Microsoft.

Remarque

Il faut jusqu’à un jour pour que les acronymes ajoutés à l’état Publié soient disponibles dans Recherche Microsoft.

État brouillon. Si vous souhaitez passer en revue un acronyme avant de le rendre disponible dans Recherche Microsoft, vous pouvez ajouter l’acronyme dans un état Brouillon. Les acronymes à l’état Brouillon n’apparaissent pas dans les résultats de la recherche. Vous devez déplacer l’acronyme à l’état Publié pour qu’il apparaisse dans les résultats de la recherche.

État exclu. Si vous souhaitez empêcher l’affichage d’un acronyme dans Recherche Microsoft, utilisez Exclure un acronyme pour ce faire. Pour empêcher l’exclusion d’un acronyme, vous devez supprimer l’acronyme exclu et l’ajouter ou vérifier qu’il se trouve dans votre liste publiée.

Vous pouvez ajouter des acronymes individuellement ou les importer en bloc dans un fichier CSV. Chargez un fichier CSV avec les champs indiqués dans le tableau suivant :

Acronyme (obligatoire) Signifie (Obligatoire) Url Description État (obligatoire) Dernière modification Dernière modification par ID
XXX Abréviation orthographiée Source Publié, brouillon ou exclu

Champs CSV

Acronyme. Contient la forme abrégée ou l’acronyme réel. Par exemple , DNN.

Représente. Contient la définition de l’acronyme. Un réseau neuronal profond en est un exemple.

Description. Brève description de l’acronyme qui donne aux utilisateurs plus d’informations sur l’acronyme et sa définition. Par exemple, un réseau neuronal profond est un réseau neuronal avec un certain niveau de complexité, un réseau neuronal avec plus de deux couches.

Source. URL de la page ou du site web où vous souhaitez que les utilisateurs accèdent pour plus d’informations sur l’acronyme.

État. Ce champ peut prendre deux valeurs :

  • Brouillon. Ajoute l’acronyme à l’état Brouillon.
  • Publié. Ajoute l’acronyme à l’état Publié et le rend disponible dans Recherche Microsoft.
  • Exclu. Ajoute l’acronyme à l’état Exclu et l’empêche d’apparaître dans Recherche Microsoft.

Dernière modification. Date de la dernière modification de l’acronyme. Ne modifiez pas les données dans ce champ.

Dernière modification par. Utilisateur qui a apporté la dernière modification à l’acronyme. Ne modifiez pas les données dans ce champ.

Id. Identificateur unique de l’acronyme. Ne modifiez pas les données dans ce champ. Si vous incluez l’ID d’un acronyme existant, il sera remplacé par les informations contenues dans le fichier d’importation.

Acronymes organisés par le système

Il peut être difficile pour les administrateurs d’ajouter tous les acronymes utilisés dans un organization à Answers. Cette fonctionnalité peut trouver des acronymes que les administrateurs de recherche ne connaissent même pas. Pour ce faire, Recherche Microsoft découvre et organise également les acronymes à partir de ces sources :

Recherche Microsoft garantit que seuls les utilisateurs disposant d’un accès et d’autorisations à un document peuvent voir les acronymes découverts à partir de celui-ci. Lorsqu’un acronyme est trouvé dans la boîte aux lettres d’un utilisateur, seul cet utilisateur peut voir cet acronyme.

Remarque

Aucune configuration n’est nécessaire pour les acronymes organisés par le système.

Foire aux questions

Q : Comment les données organisées par l’administrateur et le système sont-elles classées ?

Un: Le classement des résultats peut varier d’une personne à l’autre, car les résultats sont personnalisés pour chaque utilisateur. Aucune de ces catégories n’est toujours prioritaire sur l’autre.

Q : Comment les utilisateurs déclenchent-ils des réponses d’acronymes ?

Un: Pour obtenir des réponses aux acronymes, les utilisateurs doivent entrer des modèles de requête spécifiques dans une zone de rechercheBing, SharePoint, Office 365, Outlook sur le web, Outlook Mobile (Android) ou Teams Mobile (iOS et Android).

Q : Les utilisateurs peuvent-ils entrer uniquement l’acronyme lors de la recherche ?

Un: Sur Bing, SharePoint et Office 365 utilisateurs peuvent désormais trouver des réponses d’acronyme simplement en recherchant un acronyme, un mot clé n’est plus nécessaire. Cette même expérience sera activée par phases pour d’autres points d’entrée de Recherche Microsoft.

Q : Combien de temps faut-il pour que les acronymes organisés par l’administrateur soient visibles dans Recherche Microsoft après leur publication ?

Un: Il faut jusqu’à un jour pour que les acronymes ajoutés à l’état Publié soient disponibles dans Recherche Microsoft.

Q : Combien de temps faut-il pour que les acronymes organisés par le système apparaissent après la réception ou l’envoi d’un nouveau courrier électronique ou document ?

Un: Les acronymes trouvés dans un nouvel e-mail ou un nouveau document prennent jusqu’à sept jours pour apparaître dans les résultats de recherche Microsoft.

Q : Que se passe-t-il lorsqu’un acronyme est à la fois exclu et publié ?

Un: La priorité est accordée à l’acronyme exclu et empêche l’acronyme publié d’apparaître dans les résultats de la recherche. Il ne supprime pas ou ne supprime pas l’acronyme publié.

Q : Combien de temps faut-il pour qu’un acronyme soit exclu des résultats de recherche Microsoft ?

Un: Il faut jusqu’à un jour pour qu’un acronyme exclu cesse d’apparaître dans les résultats de recherche.

Q : Pour les acronymes organisés par le système, les documents doivent-ils être dans un format spécifique ?

Un: Non. Nous prenons en charge tous les types de fichiers, à l’exception des fichiers image, dossier et zip.

Q : Microsoft découvrira-t-il les acronymes des documents dans toutes les langues ?

Un: Microsoft prend uniquement en charge les acronymes organisés par le système à partir de documents en anglais, espagnol, Français, italien, allemand et portugais. La prise en charge d’autres langues sera ajoutée par phases.

Q : Que se passe-t-il si mon organization ne souhaite pas afficher les acronymes organisés par le système ? Puis-je arrêter d’afficher ce type d’acronyme dans mes résultats de recherche ?

Un: Pour désactiver l’affichage des acronymes organisés par le système dans les résultats de recherche, créez un ticket de support client en suivant les instructions fournies dans Contacter le support technique pour les produits professionnels. Une fois que vous avez créé un ticket de support, il faut jusqu’à 48 heures pour que les acronymes organisés par le système cessent d’apparaître dans les résultats de recherche.

Q : Y a-t-il des considérations spéciales pour nommer les acronymes ?

Un: Les acronymes ne peuvent pas contenir d’espaces. L’acronyme doit être une chaîne contiguë. Si l’acronyme entré contient un espace, il est répertorié sous Acronymes dans le portail d’administration Rechercher & intelligence, mais la réponse souhaitée n’est pas retournée lors de l’exécution d’une recherche. Par exemple, « Helpdesk » est un acronyme acceptable, mais « Support technique » ne l’est pas.