Gérer des signets

Les signets aident les personnes à trouver rapidement des sites et des outils importants avec une simple recherche. Chaque signet comprend un titre, une URL, un ensemble de mots clés convivial pour déclencher le signet et une catégorie.

Ce qui fait un grand signet

Un grand signet comporte quatre éléments clés :

  1. Un titre fort et informatif. Ne pas dépasser huit mots ou environ 60 caractères maximum. Vous souhaitez que vos utilisateurs sélectionnent le titre et affichent le contenu, mais évitez les clics évidents :
    • Bon: Essayez les délicieux favoris de cette semaine dans le menu de la cafétéria. Le titre est clair, concis et intéressant, mais peut être trop long.
    • Mieux : le menu de la cafétéria de cette semaine. Ne surpropose pas ou ne ressemble pas à une ad.
    • Évitez : Vous ne croirez pas ce qui va arriver au menu de la cafétéria cette semaine. Utilise des clichés clickbait qui ressemblent à une annonce.
  2. Description succincte, d’environ 300 caractères, qui résume l’objectif ou la fonctionnalité de la ressource liée.
  3. Collection de mots clés qui aideront les utilisateurs à trouver le signet lors de leur recherche. Nous vous suggérons au moins cinq mots clés. Incluez également les variantes que les membres de votre organisation peuvent utiliser. Par exemple, le menu à manger, les menus du déjeuner et le menu café peuvent tous être des variantes pour le menu de cafétéria.
  4. Ensemble utile de catégories qui facilitent le tri et le filtrage des signets dans le Centre d’administration. Vos utilisateurs ne voient jamais les catégories affectées.

Créer des réponses de signet

Dans le Centre d'administration Microsoft 365, accédez à Signets et choisissez comment créer des signets :

  • Ajouter des signets
  • Importer les résultats SharePoint
  • Ajouter des signets par défaut et des signets suggérés
  • Importer des signets
  • Publier ou consulter les signets recommandés

Ajouter des signets

Les administrateurs et éditeurs de recherche peuvent ajouter des signets dans le Centre d'administration Microsoft 365 et les publier ou les enregistrer dans le brouillon. La publication d’un signet actualise immédiatement l’index de recherche, ce qui le rend détectable immédiatement pour les utilisateurs. Vous pouvez également planifier un signet en spécifiant la date et l’heure de sa publication.

  • Publié : les signets sont disponibles pour les utilisateurs de l’organisation via Microsoft Search.
  • Brouillon : les signets enregistrés en tant que brouillons ne sont pas disponibles pour vos utilisateurs. Utilisez cet état si vous ou d’autres parties prenantes souhaitez passer en revue ou mettre à jour des signets avant de les publier.
  • Planifié : signets qui seront publiés à la date et à l’heure spécifiées.

Vous pouvez utiliser l’extension de navigateur du créateur de contenu Recherche Microsoft pour ajouter facilement des signets. Accédez simplement au site que vous souhaitez ajouter en tant que signet, puis sélectionnez Ajouter dans l’extension. Pour installer l’extension pour Microsoft Edge ou Google Chrome, accédez au magasin web Chrome et ajoutez-la à votre navigateur.

Importer les résultats SharePoint

Si votre organisation configure les résultats promus dans SharePoint, vous pouvez importer les titres, LES URL et les descriptions des résultats promus pour votre locataire afin de les rendre disponibles dans Recherche Microsoft. Il s’agit d’un moyen simple de remplir rapidement les résultats et de rendre la recherche plus efficace pour vos utilisateurs. Nous vous recommandons d’utiliser les résultats promus de SharePoint comme référence pour comprendre comment nommer et créer des résultats de recherche pertinents. Dans la plupart des cas, cela ne prend que quelques minutes, mais si vous importez un grand nombre de résultats, cela peut prendre jusqu’à 48 heures. Une fois l’importation terminée, les nouveaux signets ont l’état « Suggéré » ; vous pouvez ensuite passer en revue les signets et les publier ou les modifier en fonction des besoins.

Ajouter des signets par défaut et suggérés

Nous avons inclus des signets suggérés par défaut que vos utilisateurs peuvent trouver utiles, notamment des signets pour les RH, des avantages, la prise en charge informatique, la gestion des mots de passe, etc. Passez en revue, mettez à jour et publiez ces signets suggérés pour fournir immédiatement des résultats de haute qualité à vos utilisateurs.

Vos utilisateurs peuvent également suggérer des signets que vous souhaitez voir ajoutés à l’aide de liens de commentaires dans Recherche Microsoft. Leurs recommandations apparaissent sous la mesure de signets suggérés.

Importer des signets

Utilisez la fonctionnalité d’importation pour accélérer et faciliter l’ajout ou la modification d’un grand nombre de signets. Utilisez-le pour :

  • Ajouter des signets en bloc : ajoutez des détails dans le fichier de modèle de signet, puis importez-le.
  • Modifier en bloc les signets : exporter des signets dans un fichier .csv, modifier les détails des signets dans le fichier exporté, puis importer le fichier modifié.

Quelques points importants concernant le fichier de modèle :

  • Ne modifiez jamais les données dans ces champs : ID, Dernière modification et Dernière modification par
  • Si vous incluez l’ID d’un signet existant, il est remplacé par les informations contenues dans le fichier d’importation.
  • Pour les signets existants avec le même titre ou URL, le signet est mis à jour avec des informations dans le fichier d’importation.
  • Certains champs du fichier modèle ne sont pas obligatoires, et les champs obligatoires varient en fonction de l’état du signet.
  • En fonction du champ État , les signets sont enregistrés sous forme de brouillon, suggérés, planifiés, exclus ou publiés automatiquement.
  • Pour les partenaires qui gèrent plusieurs organisations, vous pouvez exporter vos signets d’une organisation et les importer dans une autre. Toutefois, vous devez supprimer les données de la colonne ID avant d’importer.

Éviter les erreurs d’importation

Si des données requises sont manquantes ou non valides, un message d’erreur s’affiche. En outre, un fichier journal est généré avec plus d’informations sur les lignes et les colonnes à corriger. Apportez les modifications nécessaires et essayez à nouveau d’importer le fichier. Vous ne pouvez pas importer ou enregistrer de signets tant que toutes les erreurs ne sont pas résolues.

Pour éviter les erreurs, assurez-vous que votre fichier d’importation est correctement mis en forme et :

  • qu’il inclut la ligne d’en-tête ainsi que toutes les colonnes qui se trouvaient dans le modèle d’importation ;
  • que l’ordre des colonnes est le même que celui du modèle d’importation.
  • Toutes les colonnes ont des valeurs, à l’exception des trois qui peuvent être vides : ID, Dernière modification et Dernière modification par
  • La colonne State n’est pas vide, mais les informations requises
  • Pour les signets publiés, suggérés, planifiés ou brouillons, les colonnes Title, URL et Keywords sont requises
  • Pour les signets exclus, la colonne URL est requise

Pour éviter les erreurs de duplication de signet à signet :

  • N’utilisez pas la même URL dans différents signets. Vous obtiendrez une erreur si vous essayez d’importer un signet avec une URL utilisée dans un signet existant. Cela s’applique également aux URL dupliquées dans d’autres types de réponses.
  • Lors de la mise à jour des signets existants, utilisez la colonne iD de signet . Vous pouvez mettre à jour toute autre propriété d’un signet existant, par exemple un mot clé ou une description, mais vous devez vous assurer que l’ID de signet se trouve dans la colonne appropriée du fichier d’importation. Si l’ID de signet est présent, il ne sera pas traité comme un nouvel ajout et ne sera pas traité comme une erreur.

Pour réduire l’effort manuel nécessaire pour ajouter des signets, Microsoft Search peut évaluer les liens SharePoint de votre organisation et recommander des signets. Vous pouvez les consulter avant de les publier ou les définir pour les publier automatiquement. Aucune configuration n’est nécessaire pour les signets recommandés. Ils sont activés et définis sur la publication automatique par défaut. Pour modifier ces paramètres à tout moment, sélectionnez Gérer les signets pour ouvrir le panneau Paramètres du signet.

Capture d’écran des paramètres de signet recommandés dans le portail d’administration Microsoft 365.

Notes

Les signets publiés manuellement s’affichent dans les résultats Bing et SharePoint. Les signets autopubliés apparaissent uniquement dans les résultats Bing.

Si les signets recommandés sont activés, le moteur de recommandation évalue les sites SharePoint de votre organisation pour identifier les liens à trafic élevé. Après une période d’évaluation initiale, les signets recommandés sont soit autopubliés, soit ajoutés à la liste des signets suggérés. Le cycle suivant, une période d’évaluation de 30 jours suivie de la publication automatique ou de l’ajout de signets suggérés, commencera ensuite.

Nous vous suggérons d’examiner régulièrement ces signets autopubliés ou suggérés par les administrateurs ou éditeurs de recherche. En outre, les signets recommandés n’incluent jamais les URL trouvées dans les signets publiés, suggérés, programmés ou exclus existants.

Pour vous assurer que seuls les utilisateurs disposant d’un accès verront un signet recommandé, une fonctionnalité de vérification d’accès est incluse pour tous les signets recommandés. Les utilisateurs ne verront jamais de signet recommandé pour un site SharePoint auquel ils ne peuvent pas accéder. La vérification d’accès est contrôlée par l’option Seules les personnes ayant accès à ce lien dans le paramètre Groupes pour chaque signet recommandé.

La vérification d’accès s’arrête si l’URL du signet recommandé ou le paramètre Groupes est modifié.

Pour empêcher le moteur de recommandation de publier ou de suggérer un signet sur un site particulier, ajoutez l’URL à la liste exclue. Le moteur de recommandation ne publiera jamais ou ne suggèrera jamais de signet pour un site exclu ou une page au sein d’un site exclu.

À propos des mots clés et des mots clés réservés

Un signet peut avoir plusieurs mots clés et partager le même mot clé, mais le mot clé réservé ne peut pas être partagé. Un mot clé réservé est un terme ou une expression unique qui déclenche un signet spécifique. Un mot clé réservé ne peut être associé qu’à une seule réponse. Utilisez des mots clés réservés avec parcimonie.

Foire aux questions

Q : Combien de temps faut-il pour qu’un signet soit visible dans Recherche Microsoft après sa publication ?

Un: Un signet est disponible dans Recherche Microsoft immédiatement après la publication.

Q : Combien de temps faut-il pour qu’un signet recommandé apparaisse ?

Un: Les signets recommandés apparaissent uniquement dans Recherche Microsoft si les signets recommandés et la publication automatique sont activés. Pendant la période d’évaluation initiale, le moteur de recommandation évalue le trafic SharePoint pour identifier les signets appropriés, puis les publier automatiquement. Une fois publiées, elles deviennent immédiatement disponibles dans Recherche Microsoft.

Q : Combien de temps faut-il pour supprimer un signet supprimé des résultats de La Recherche Microsoft ?

R : Les signets supprimés sont immédiatement supprimés des résultats du travail.

Q : Existe-t-il une limite sur le nombre de signets qui peuvent être créés ?

R : Nous vous suggérons de limiter le nombre de signets à moins de 5 000 pour votre locataire.

Q : Microsoft Search recommandera-t-il des signets à partir de sites dans toutes les langues ?

R : Oui, Microsoft Search peut recommander des signets à partir de n’importe quel site SharePoint interne, quelle que soit la langue.

Q : Puis-je arrêter d’afficher les signets recommandés dans les résultats de la recherche ?

Un: Pour arrêter d’afficher les signets recommandés, désactivez le paramètre de publication automatique dans votre centre d’administration. Les signets recommandés seront ajoutés à la liste des signets suggérés.

Q : Comment puis-je identifier un signet recommandé dans les résultats de recherche ou le centre d’administration ?

Un: Dans les résultats de la recherche, les signets recommandés incluent l’expression « Suggéré pour vous » avant l’URL. Dans le Centre d’administration, les signets recommandés ont la valeur propriétaire « SYSTEM ».

Q : Comment l’accès à un signet recommandé est-il géré ?

R : Un moteur d’accès conçu par Microsoft détermine si l’URL de signet est accessible à un utilisateur particulier et affiche uniquement le signet recommandé à l’audience appropriée. Toutefois, si l’URL est modifiée ou si le paramètre Groupes est modifié, le moteur d’accès conçu est désactivé.

Q : Que se passe-t-il si aucune action n’est effectuée sur les signets recommandés ajoutés à la liste Suggestions ?

R : Pour éviter un volume élevé de signets dans la liste suggérée, un signet recommandé (propriétaire = SYSTEM) est supprimé après 180 jours.

Q : Où trouver l’ID d’application d’une application Power App ?

R : Accédez au site Power Apps et affichez le volet Détails de l’application. En savoir plus sur l’obtention d’un ID d’application.

Q : Comment le pays ou la région est-il déterminé dans les paramètres de signet ?

R : Si l’option Utiliser les emplacements Azure AD est sélectionnée, le signet apparaît uniquement aux utilisateurs dont le paramètre de profil d’emplacement d’utilisation correspond aux pays ou régions spécifiés. S’il n’existe aucune valeur d’emplacement d’utilisation, le pays ou la région dans le profil de votre organisation est utilisé. Si la case à cocher n’est pas cochée, l’emplacement basé sur RevIP est utilisé pour déterminer si un signet s’affiche.