Définir les résultats et la réussite de votre adoption de Microsoft Teams

Pour chaque scénario d’entreprise ou service que vous modernisez, il est essentiel de définir à quoi ressemble la réussite de votre entreprise. Vous aurez collecté ces informations pour vos scénarios initiaux au fur et à mesure de leur mappage dans votre phase précédente. Lorsque vous vous préparez à l’implémentation de votre mise à l’échelle, vous devez revoir et développer ces critères de réussite importants.

Voici une stratégie recommandée pour le mappage de ces critères. Il existe de nombreuses approches valides pour cette étape. Vous pouvez suivre notre guide ou suivre le guide du partenaire Microsoft avec lequel vous travaillez peut-être. Quelle que soit la méthode choisie, assurez-vous que les résultats de votre entreprise sont pris en charge par l’implémentation technique de vos services et les objectifs globaux de votre organisation.

Il existe quatre catégories de résultats qui peuvent être hiérarchisées pour votre entreprise. Elles sont interconnectées et constituent la base de la modernisation et de la transformation numérique que les employés individuels connaîtront.

Graphique illustrant les quatre catégories de résultats.

Voici un exemple de résultats dans chaque catégorie :

  • Organisation

    • Transformation culturelle
    • Rétention des employés
    • Acquisition de talents
    • Engagement social
    • Agilité opérationnelle
  • Culturel

    • Sentiment des employés
    • Recommandations des employés
    • Commentaires des clients
    • Mesures d’innovation (par exemple, contributions aux forums d’idées, hackathons, engagements en matière d’innovation de produit)
  • Tangible

    • Impact sur l’expérience client (service plus rapide, réduction des incidents de service, référence client/participation au programme de fidélité)
    • Économies
    • Génération de revenus
    • Sécurité des données
    • Simplification des processus
    • Mise hors service des systèmes hérités
  • Individuels

    • Utilisation des outils souhaités
    • Moral des employés
    • Productivité des employés
    • Engagement des employés
    • Génération d’idées

En général, vous devez penser à ces mesures d’agrégation pour créer un quotient de modification pour votre entreprise de cette manière :

Mesures tangibles divisées par un sentiment individuel = quotient de changement.

Sélectionner une stratégie d’activation de service

Teams est une technologie transformatrice. En fonction de la taille de votre organisation et de vos technologies existantes, vous pouvez adopter différentes approches. Tenez compte des stratégies suivantes :

Teams First Teams Core Teams Go Big Skype côte à côte Migration
Diriger le déploiement cloud avec Teams Activation d’un scénario de collaboration de prospect avec Teams Tous les employés de Teams et les équipes à l’échelle de l’organisation Activer Teams et Skype Entreprise Migrer des utilisateurs de Skype Entreprise vers Teams
- Applicable aux clients Microsoft 365 ou Office 365 nouveaux ou à faible utilisation
- Diriger avec Teams dans un scénario spécifique au client
- Mettre en évidence l’expérience utilisateur intégrée et le temps accéléré à la valeur pour Microsoft 365 ou Office 365
- Effectuer l’activation de la charge de travail de planification ensemble pour éviter l’implémentation en série
- Activer Teams avec OneDrive et SharePoint Online
- Créer un intranet d’entreprise pour partager des ressources d’actualités et des vidéos avec Microsoft Stream
Mieux ensemble :
Équipes
Microsoft Office SharePoint Online
Yammer
Planificateur
PowerApps
- Pour les clients avec moins de 5 000 sièges (limite actuelle)
- Activer la collaboration entre organisations avec une seule équipe pour tous
- Automatiser les tâches courantes (demandes de congés, enquêtes auprès des employés, engagement des cadres)
- Utiliser des tactiques Teams Core pour accélérer la collaboration
- Mettre en surbrillance les conseils de scénario de réunion en fonction de la taille et de l’ensemble de fonctionnalités requis
- Utiliser Skype Entreprise pour les scénarios d’appels d’entreprise, d’interopérabilité et hybrides
- Utiliser la feuille de route publique pour la planification des fonctionnalités.
- Planifier le passage à Teams à partir de Skype Entreprise en créant une feuille de route de stratégie de service pour le client
- Attacher à la planification de publication des fonctionnalités
- Recommander d’inclure côte à côte et Teams Core pour faciliter la transition

Voici nos recommandations pour la plupart des organisations clientes. Toutefois, il existe des exceptions. Pour obtenir des conseils pour tout scénario qui n’est pas abordé ici, posez vos questions dans notre communauté d’adoption de la conduite ou contactez l’équipe FastTrack ou le réseau de partenaires Microsoft.

  • Choisissez Teams First ou Teams Core : la plupart des organisations disposent d’un investissement existant dans la technologie Microsoft. Vous pouvez activer plusieurs charges de travail à la fois, telles que Exchange Online, OneDrive Entreprise ou SharePoint. Dans ce cas, il est judicieux de sélectionner Teams First ou Teams Core. Il permet à vos utilisateurs de s’habituer à l’expérience de collaboration améliorée de Teams. Votre équipe de projet de collaboration peut ensuite planifier le déploiement de fonctionnalités supplémentaires, ainsi que la formation et le support nécessaires pour qu’elles réussissent.

  • Choisissez Teams Go Big : dans les nouvelles organisations de clients Microsoft 365 ou Office 365, il est souvent préférable d’adopter une approche Teams Go Big pour réduire la fatigue des changements causée par l’apprentissage de nouvelles technologies plusieurs fois. Vous tirerez le meilleur parti en activant Teams pour les principales charges de travail de collaboration et de réunion, SharePoint, OneDrive, Planificateur et autres, et en permettant à vos employés de les découvrir dans le contexte de votre déploiement Teams.

    Teams Go Big est également la stratégie d’activation par défaut pour les organisations de moins de 1 000 employés qui souhaitent simplifier la communication et l’engagement de leurs employés. L’utilisation de l’équipe à l’échelle de l’organisation peut rassembler des personnes pour passer en revue les tâches et les initiatives courantes sur n’importe quel appareil.

  • Choisir côte à côte : Pour les organisations qui utilisent Skype Entreprise pour l’audioconférence, la prise en charge des appareils de salle de conférence ou les fonctionnalités de voix cloud, nous vous recommandons d’exécuter Teams et Skype côte à côte pour familiariser vos employés avec les fonctionnalités de collaboration de base, tout en planifiant votre migration hors de Skype Entreprise à un moment qui est pratique pour votre entreprise. Notez que l’exécution des deux clients côte à côte peut introduire une confusion entre les utilisateurs quant à l’outil à utiliser. Nous vous recommandons donc de raccourcir cette phase dans votre parcours d’adoption.

  • Choisir la migration : la migration de Skype Entreprise vers Teams comporte des composants supplémentaires du point de vue technique, mais le parcours d’adoption de l’utilisateur a les mêmes composants qu’une implémentation Teams Go Big. En outre, vous allez informer les personnes sur l’expérience et l’interface de réunion Teams, le nouveau comportement de conversation permanente et d’autres éléments de l’expérience qui sont différents de Skype Entreprise.

Pour chaque stratégie d’activation, il est essentiel de travailler en étroite collaboration avec votre équipe de préparation technique pour vous assurer que votre environnement offrira une expérience optimale aux employés.

Icône représentant les points de décision. Décision : sélectionnez une stratégie d’activation qui prendra le mieux en charge les résultats de votre entreprise pour Microsoft Teams et qui peut être activée par votre équipe d’implémentation technique. Il s’agit d’une décision conjointe entre la direction informatique, les responsables de la gestion des programmes et les spécialistes de l’adoption des utilisateurs. Cette décision revient souvent à la partie prenante de la direction qui est le propriétaire du succès ultime de Microsoft Teams ou des services de collaboration dans votre organisation.

Bonne pratique : les stratégies d’activation peuvent être appropriées pour une phase donnée de votre projet ou de votre planification d’implémentation divisionnelle. Utilisez les personnages clés et leurs besoins pour effectuer des sélections. Collaborez étroitement avec votre équipe d’implémentation technique pour garantir une expérience de haute qualité à vos utilisateurs.

Impliquer les parties prenantes

La communication et la gestion des attentes sont des éléments clés d’un projet de changement réussi. Il est important de communiquer régulièrement votre vision globale et votre progression vers cet objectif à vos parties prenantes et à d’autres membres de votre organisation.

Icône représentant les points de décision. Décision : Choisissez votre rythme et votre méthode de communication avec vos parties prenantes en accord avec la culture de votre entreprise. Ciblez vos communications aux différents niveaux d’engagement et d’intérêt au sein de votre organisation.

Option : Pour créer une base de connaissances continue d’informations sur votre projet, envisagez d’utiliser des pages d’actualités dans votre site de communication SharePoint. Votre bibliothèque de pages d’actualités (pages de site dans le site SharePoint associé à votre équipe de planification) peut être rendue publique afin qu’elles puissent être partagées avec toutes les parties intéressées.

Développer votre équipe d’implémentation

Dans une grande organisation, vous devez essayer d’incorporer de nombreux rôles différents dans votre phase d’activation générale. Cela peut inclure des commanditaires d’entreprise supplémentaires, du personnel de soutien informatique, des membres supplémentaires de votre communauté de champions et, dans certains cas, du personnel officiel de gestion des changements ou de formation. L’illustration ci-dessous montre une équipe d’adoption à grande échelle qui permet une séparation des tâches.

Illustration du modèle d’équipe d’adoption d’entreprise à grande échelle.

Dans une organisation plus petite, un ou plusieurs de ces rôles peuvent être exécutés par une seule personne, mais les compétences requises restent les mêmes. Les compétences techniques, de communication et de formation sont importantes dans un projet de changement réussi.

Développer vos stratégies de gouvernance et de gestion des informations

Une fois que vous avez sélectionné votre stratégie d’activation, vous serez prêt à revoir et à mettre à l’échelle les décisions de gouvernance que vous avez prises dans la phase 1. Revisitez les décisions 1 à 6 du guide de démarrage rapide de la gouvernance pour développer ces stratégies en fonction des utilisateurs professionnels qui utiliseront Teams.

Niveau d’équipe Étendue/objectif Appartenance standard Durée
Niveau 1 L’équipe faisant autorité pour une division ou une division Généralement limité aux membres officiels de cette division/unité À perpétuité tant que la division existe (par exemple, service informatique, Ressources humaines, Marketing)
Niveau 2 Équipes de projet, de service ou d’initiative avec une portée plus petite Normalement inter-organisationnelle et peut inclure des invités Tant que ce projet ou service est en cours de travail
Niveau 3 Projets de point dans le temps Petite équipe en tricot serré avec une portée individuelle; peut inclure des invités Cycle de vie court lié au livrable de base

Exemples de bonnes pratiques d’approvisionnement et de gestion au niveau de l’équipe :

Niveau d’équipe Qui crée ? Lavels et rétention Considérations
Niveau 1 - Divisionnaire It or champion for that group to name it properly Confidentiel avec stratégie de rétention standard appliquée et stratégie de renouvellement d’une année Pensez à ceci comme réserver un nom de domaine. Vous souhaitez contrôler la façon dont les équipes de division sont nommées et ce qui est inclus. Concevez l’équipe avant d’ajouter des utilisateurs supplémentaires.
Niveau 2 - Projet/service Propriétaire ou champion du projet Confidentiel ou hautement confidentiel en fonction du contenu. Peut avoir une stratégie de rétention. Renouvellement de 6 mois. Avant de créer cela, pensez juste au-delà des limites du projet ou du service sur lequel vous travaillez. Serait-il plus judicieux de combiner des forces avec une autre équipe ? Veillez à réduire le nombre d’équipes que les utilisateurs individuels doivent visiter lorsque vous travaillez sur le même projet ou service.
Niveau 3 – Petite équipe de projet à la demande Toute personne de l’organisation Étiquette générale avec rétention standard et renouvellement de 6 mois. Peut inclure une convention d’affectation de noms (préfixe/suffixe) Équipes en libre-service à la demande. Provisionnement sans friction. Celles-ci facilitent la collaboration et les communications fluides pour les petites équipes de projet qui cherchent à obtenir une valeur immédiate des services fournis par l’entreprise.

Simplifier l’engagement de l’entreprise

Une partie essentielle de la transformation numérique et de l’utilisation dans Microsoft Teams consiste à travailler avec vos unités commerciales pour comprendre les besoins, les opportunités et les difficultés qu’elles rencontrent. Bien que similaire à la conversation traditionnelle entre l’informatique et l’entreprise, vous devez vous concentrer sur ce qui est nécessaire. Écoutez avant de passer aux exigences techniques. Dans de nombreux cas, les fonctionnalités disponibles dans Teams répondent aux besoins de votre organisation.

Bonne pratique : Avant d’envisager de développer une solution personnalisée, assurez-vous que votre organisation utilise pleinement les fonctionnalités de Microsoft 365 ou Office 365. Le développement de solutions personnalisées entraîne toujours des coûts à long terme pour vos services informatiques et de support.

Effectuez les étapes suivantes pour simplifier votre travail avec les unités commerciales. Reconnaissez que dans les très grandes entreprises multinationales, ce processus peut se poursuivre longtemps après votre premier déploiement à grande échelle de Microsoft Teams :

  1. Rencontrez des influenceurs clés au sein d’une unité commerciale avant de faire appel à l’exécutif pour obtenir des insights et un alignement.
  2. Comprendre leurs solutions actuelles pour les scénarios courants (e-mail, SharePoint, Yammer et d’autres produits).
  3. Commencez petit en sélectionnant des scénarios qui correspondent à des difficultés élevées, faibles/moyennes à mesure que vous effectuez une mise à l’échelle,
  4. Capturer les commentaires et développer des champions avec les connaissances de l’unité métier pour prendre en charge la transition,
  5. Configurez des points de contrôle mensuels pour discuter de la progression et hiérarchiser le backlog de projets supplémentaires.

Icône représentant l’étape suivante. Suivant : Optimiser les commentaires et la création de rapports