Messages actionnables dans Outlook et les groupes Office 365
Que vous répondiez à une enquête, approuviez une note de frais ou mettiez à jour un lead dans votre CRM, les messages actionnables vous permettent d’effectuer des actions rapides directement à partir d’Outlook. Les développeurs peuvent désormais incorporer des actions dans leurs messages électroniques ou notifications, améliorant ainsi la productivité de l’entreprise et l’implication des utilisateurs avec leurs services.
Office 365 propose deux solutions pour améliorer la productivité avec les messages appelant une action Outlook : les messages appelant une action par courrier électronique et par le biais des connecteurs Office.
Remarque
Les messages actionnables sont également disponibles dans Microsoft Teams. Pour en savoir plus, consultez l’article relatif aux Connecteurs Office pour Teams.
Expérience utilisateur
Examinons l’expérience utilisateur de bout en bout dans le cadre de scénarios de messages actionnables par courrier électronique et par le biais de connecteurs.
Messages actionnables par e-mail : scénario d’approbation d’une demande d’appartenance à un groupe
Un employé Contoso envoie une demande pour rejoindre un groupe privé Office 365. Office 365 envoie un message actionnable au propriétaire du groupe pour lui demander d’approuver ou de refuser la demande. La carte incluse dans le message contient toutes les informations dont l’approbateur peut avoir besoin pour comprendre rapidement qui a envoyé la demande, ainsi que le message qui l’accompagnait, le cas échéant. Elle comprend également les actions Approuver et Refuser pouvant être entreprises directement dans Outlook. Le propriétaire approuve la demande et la carte est mise à jour en conséquence.
Le nouveau membre du groupe envoie une deuxième demande pour ajouter les membres de son équipe au groupe. Office 365 envoie au propriétaire un message actionnable contenant des informations claires sur la personne qui a envoyé la demande, ainsi que les nouveaux membres à ajouter. Le destinataire peut approuver tout ou partie des nouveaux membres proposés, voire aucun. Le propriétaire approuve un nouveau membre et la carte est mise à jour en conséquence. Contrairement au membre restant, le membre approuvé n’est plus sélectionnable.
Le propriétaire refuse la demande portant sur l’autre nouveau membre et la carte est mise à jour en conséquence. Les deux membres ne sont plus sélectionnables et les boutons d’action sont supprimés.
Messages actionnables par le biais de connecteurs Office : scénario de gestion des tâches
Adèle Vance et son équipe utilisent Trello en tant que système de gestion des tâches. Adèle a configuré le connecteur Trello dans son compte et reçoit des notifications granulaires lorsqu’une activité se produit dans les tableaux Trello qui l’intéressent.
Sébastien, qui fait partie de l’équipe d’Adèle, crée une carte Trello dans le tableau « Recrutement ». Il a besoin que les dernières publications de travail soient publiées. Adèle reçoit un message appelant une action qui lui indique toutes les informations sur la nouvelle carte et la tâche qu’elle représente : qui l’a créée, dans quelle liste, quelle est la date d’échéance et bien plus.
Adèle dispose de quelques notes qu’elle a récemment prises sur une feuille de papier avec les éléments importants qui doivent être mentionnés dans les publications de travail. Elle décide d’ajouter ces notes comme commentaire à la carte Trello. Elle clique sur l’action Ajouter un commentaire et un champ de saisie de texte lui est présenté, dans lequel elle peut saisir ses notes :
Adèle clique ensuite sur le bouton Enregistrer, et les notes sont immédiatement enregistrées dans la carte Trello. Une confirmation s’affiche en bas du message :
Connecteurs Office
Les connecteurs Office sont un excellent moyen d’obtenir des informations utiles et du contenu dans vos groupes Office 365, dans Outlook ou Microsoft Teams. Tous les utilisateurs peuvent connecter leur groupe ou équipe à des services comme Trello, Bing News, Twitter, etc., et être informé des activités de ce service. Du suivi de la progression d’une équipe dans Trello au suivi de hashtags importants dans Twitter, les connecteurs Office permettent aux groupes d’Office 365 de rester synchronisés et d’être plus productifs dans Outlook, Microsoft Teams ou Yammer.
Accès aux connecteurs Office à partir d’Outlook
Les connecteurs Office sont accessibles dans la boîte de réception et les groupes par tous les utilisateurs de la messagerie Office 365. Les connecteurs peuvent être gérés dans Outlook sur le web ou dans Outlook 2016 ou une version ultérieure sur Windows.
Accéder aux connecteurs dans Outlook sur le web
Connecteurs de boîte de réception
Les utilisateurs peuvent accéder aux connecteurs de boîte de réception à partir du menu Paramètres, accessible via l’icône d’engrenage situé dans le coin supérieur droit.
Connecteurs de groupe
Les utilisateurs peuvent accéder aux connecteurs de groupe à partir du menu Paramètres de groupe, accessible via l’icône d’engrenage dans la barre de titre du groupe.
Accéder aux connecteurs dans Outlook 2016 pour Windows
Les utilisateurs peuvent accéder aux connecteurs de boîte de réception et de groupe via le bouton Store. Le bouton Store charge les connecteurs de la boîte de réception si un dossier de courrier est affiché dans la boîte aux lettres Outlook de l’utilisateur, ainsi que les connecteurs du groupe sélectionné si un groupe est affiché.
Dans le cas des connecteurs de boîte de réception, la boîte de dialogue Store affiche l’onglet Compléments par défaut. Les connecteurs sont disponibles dans l’onglet Connecteurs.
Notes de publication
Pour le moment, vous pouvez uniquement configurer les connecteurs à partir d’Outlook sur le web ou Outlook 2016 ou une version ultérieure pour Windows. Toutefois, vous pouvez afficher les informations publiées par les connecteurs dans votre groupe ou boîte de réception dans plusieurs clients, tels qu’Outlook sur le web, Outlook 2016 ou une version ultérieure et l’application mobile des groupes Office 365.
Pour plus d’informations sur les contrôles d’administration, consultez la section FAQ de cet article de support technique.
Configuration requise de la version Outlook pour les messages appelant une action
Les messages actionnables sont disponibles pour toutes les boîtes aux lettres des clients sur Exchange Online dans Office 365 ou Outlook.com avec un client pris en charge. Le tableau suivant répertorie la disponibilité des messages appelant une action pour les clients Outlook actuels. Pour plus d’informations sur les canaux de mise en production Office 365, consultez Vue d’ensemble des canaux de mise à jour pour les applications Microsoft 365. Pour connaître les versions actuelles prises en charge de Microsoft 365 Apps, consultez versions prises en charge.
Remarque
Les cartes de message actuellement actionnables ne changent pas leur mode de rendu lorsque Outlook est en mode sombre. La prise en charge du mode sombre pour les messages actionnables sera bientôt disponible.
| Client | Messages exploitables pris en charge ? | Carte Streaming pris en charge ? |
|---|---|---|
| Outlook sur le web pour Microsoft 365 | Oui | Oui |
| Microsoft 365 Apps canal actuel | Oui | Oui |
| Microsoft 365 Apps canal Entreprise mensuel | Oui | Oui |
| canal entreprise Microsoft 365 Apps Semi-Annual | Oui | Oui |
| Outlook sur Mac | Oui, version 16.0.12817.10000 | Oui (le format MessageCard hérité n’est pas pris en charge) |
| Outlook sur iOS | Oui, version 4.34.0 | Oui (le format MessageCard hérité n’est pas pris en charge) |
| Outlook sur Android | Oui, version 4.1.71 | Oui (le format MessageCard hérité n’est pas pris en charge) |
| Office Professionnel Plus (Démarrer en un clic uniquement), toutes les versions | Non | Non |
| Exchange On-Premises Outlook sur le web, toutes les versions | Non | Non |
Remarque
Les messages actionnables peuvent ne pas s’afficher correctement dans Outlook pour Windows si l’une des options suivantes est activée dans Préférences de téléchargement sous l’onglet Envoi/Réception .
- Télécharger les en-têtes, puis les éléments complets
- Télécharger les en-têtes
- Sur mes connexions lentes, télécharger uniquement les en-têtes
Pour résoudre le problème, sélectionnez Télécharger les éléments complets. Selon votre type de connexion, vous pouvez décocher Sur les connexions lentes Télécharger uniquement les en-têtes.
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