Identification du problème d’entreprise à résoudre (le cas d’utilisation)

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La première étape de l’utilisation de Microsoft Power Platform pour résoudre un problème métier consiste à décider du problème à attaquer.

En termes informatiques, le problème métier à résoudre est communément appelé scénario d’utilisation.

Demandez-vous, « quel est le problème métier que j’essaie de résoudre ? » (Soyez concis lorsque vous nommez le problème ; dans de nombreux cas, il deviendra le nom de l’application que vous créerez !) Lorsque vous définissez le problème, décomposez-le en un énoncé d’une part, et le résultat que vous souhaitez obtenir d’autre part.

Pour l’application que nous utiliserons comme exemple dans ces articles, nous avons proposé l’énoncé suivant : « Présentation de notes de frais : créer un processus efficace pour les employés et le service comptable, qui accélère le suivi budgétaire et réduit notre exposition aux audits. »

Si vous savez déjà exactement quel problème vous avez décidé de résoudre, vous pouvez passer à la section Évaluer le coût de la résolution manuelle du problème. Si vous avez besoin d’idées ou si vous souhaitez vous entraîner sur un problème plus petit avant de vous attaquer à votre première idée, poursuivez votre lecture.

Que puis-je faire avec Power Apps ?

Si vous créez votre première application avec Power Apps, pensez à votre entreprise et au travail que vous et votre équipe effectuez au quotidien et identifiez un problème métier pour la résolution duquel vous suivez actuellement un processus manuel.

Les scénarios d’utilisation potentiels de l’automatisation correspondent aux lacunes, plaintes ou manques d’efficacité présents dans votre environnement de travail actuel. Les processus qui nécessitent toujours du papier ou des courriers électroniques, et les processus qui nécessitent le déplacement manuel de données d’un endroit à un autre (d’un courrier électronique à une base de données ou d’une feuille de calcul à une autre), sont de bons candidats à la résolution par une application.

Conseil

Ne choisissez pas un problème si important que vous serez bloqué. Cependant, même des processus volumineux peuvent être automatisés par portions en les décomposant au préalable en éléments gérables.

Pour trouver de l’inspiration, consultez ces témoignages réels de clients.

Il est bon de savoir comment l’application que vous avez en tête pourrait profiter à vos collègues et à votre patron, en particulier lorsque vous devez demander de l’aide pour la créer ou l’utiliser. La liste ci-dessous montre les types de problèmes qui peuvent être résolus par la plateforme :

  • Disponibilité - Accès aux applications à tout moment, n’importe où

  • Mobilité - Permettre aux gens de travailler avec une application en déplacement

  • Consolidation - Collecte de données de manière plus automatisée pour minimiser la consolidation manuelle

  • Formation - Mise à niveau du personnel et suivi de leurs résultats de formation et de certification

  • Démocratisation - Amélioration de la capacité à résoudre les problèmes soi-même au sein du service ou de la section

  • Inclusion - Réduction des contraintes pour les employés qui ont des environnements de travail différents des autres (travailleurs à distance ou les personnes atteintes de handicap)

  • Rendement - Réduction du temps nécessaire pour obtenir le résultat souhaité, en réduisant les étapes inutiles

  • Productivité - Augmentation du débit d’un processus

  • Ponctualité - Accélération de la collaboration de bout en bout entre les différentes parties prenantes

  • Évolutivité - Possibilité d’un meilleur débit

  • Analyse - Rassemblement des informations supplémentaires requises, stockées de manière à faciliter leur analyse

  • Génération de rapports - Possibilité de créer pour la direction des rapports plus complets ou plus rapides

  • Sécurité - Stockage et utilisation sécurisés des données

  • Conformité - Résolution des problèmes liés au traitement des informations personnelles, au respect des exigences légales ou comptables

  • Durabilité - Réduction du gaspillage (comme le papier et l’électricité) et la pollution

Évaluer le coût de la résolution manuelle du problème

Avant de vous lancer dans le projet, prenez encore un moment pour réfléchir à la pertinence du projet.

Il est possible de déduire le coût d’ensemble de la résolution manuelle du problème. Il peut être exprimé comme le temps nécessaire au processus de bout en bout, ou—si vous connaissez le coût net avec charges d’un employé (salaire ou tarif horaire, avantages sociaux, etc)— vous pouvez multiplier le temps passé à résoudre le problème par ce taux pour obtenir un coût de chaque exécution du processus. De là, si vous connaissez le nombre d’exécutions du processus, vous pouvez calculer son coût annuel.

Sachez que tous les projets n’entraînent pas de gains de temps ou d’argent. Parfois, l’automatisation d’un processus peut fournir des données plus propres ou plus à jour, ou peut éviter des coûts (par exemple, la capture de données rend possible une piste d’audit qui pourrait faire éviter une amende en cas d’audit.)

Il s’agit alors d’une « estimation au doigt mouillé » qui permet de valider que le projet d’application vaut la peine. Dans un autre article, nous allons détailler l’analyse des coûts par rapport à la valeur commerciale.

En supposant que vous avez décidé que ce projet mérite d’être poursuivi, la prochaine étape consiste à bien comprendre le processus actuel et à rechercher les optimisations que vous pouvez y apporter.

Étape suivante : l’exemple des notes de frais

Notes

Pouvez-vous nous indiquer vos préférences de langue pour la documentation ? Répondez à un court questionnaire. (veuillez noter que ce questionnaire est en anglais)

Le questionnaire vous prendra environ sept minutes. Aucune donnée personnelle n’est collectée (déclaration de confidentialité).