Ce processus vaut-il la peine d’être automatisé ?

Il est maintenant temps de considérer les efforts qu’il faudra fournir pour construire la solution et décider si elle est justifiée. Cela implique de peser la valeur commerciale par rapport au coût d’automatisation du processus. La valeur commerciale est l’avantage continu que l’entreprise tire du projet.

Le coût qui découlerait de la non réalisation du projet

Pour savoir s’il vaut la peine d’automatiser le processus, vous devez d’abord savoir ce qu’il coûterait à l’organisation de ne pas résoudre le problème.

Dans le cadre de la définition de la valeur commerciale que vous espérez obtenir de la solution Microsoft Power Platform, vous devez mieux comprendre ce qu’il en coûte à votre organisation de résoudre le problème sans rien changer à la situation. En d’autres termes, il convient de mesurer le coût de l’inaction.

Pour calculer le coût actuel, identifiez le temps passé à exécuter le processus actuel et multipliez-le par le coût des personnes qui l’exécutent. Vous pouvez mesurer le coût annuel en déterminant le coût d’exécution du processus de bout en bout une fois, puis multiplier ce coût par le nombre de fois que vous effectuez le processus dans une année. Ajoutez tous les autres coûts tels que les licences logicielles, le papier, les frais de port, etc.

Exemple : le coût du processus de dépenses actuel

La première chose que nous devons comprendre est la suivante : combien cela coûte-t-il à l’organisation de continuer à exécuter le processus de note de frais manuellement ? Voici ce que nous avons découvert lorsque nous avons discuté avec nos collègues :

• Nous avons constaté qu’il leur fallait environ une heure par semaine pour rassembler tous leurs reçus et remplir la note de frais manuellement. Abhay a indiqué qu’il y avait environ 140 notes de frais par semaine. Nous avons également appris que le coût total pour chaque membre de l’équipe est à peu près de 90 $/heure

  (140 notes de frais × 1 heure/semaine) × 90 $ = 12 600 $/semaine

  52 semaines × 12 600 $ = 655 200 $ par an

• Nick n’examine pas ni n’approuve les notes de frais ; c’est Abhay et l’équipe qui s’en occupent. Parce que Nick ne surveille pas régulièrement les dépenses de l’équipe, une opportunité importante de vérifier les dépenses, de repérer les fraudes ou d’optimiser les habitudes de dépenses de l’équipe est perdue.

• Abhay a déclaré que l’équipe passe environ 15 minutes par note de frais, reçoit en moyenne 140 rapports par semaine et en renvoie 25 % en raison d’informations manquantes.

  Examen initial : 140 notes de frais × Examen de 15 minutes = 35 heures

  Examen initial : 35 heures × 90 $ = 3 150 $ par semaine = 163 800 $/an

  Examen ultérieur : 35 notes de frais × Examen de 15 minutes = 8,75 heures

  Examen ultérieur : 8,75 heures × 90 $/h = 787,50 $/semaine = 40 950 $/an

  Coût hebdomadaire total : 3 937,50 $

  Coût annuel total : 204 750  $

• Une fois que la note de frais a été vérifiée et s’avère précise, il faut environ 7 minutes par note pour rechercher les codes du grand livre général pour chaque catégorie de dépenses et les écrire sur chaque ligne de dépenses de la note.

  140 notes de frais × 7 minutes de codage = 16,5 heures/semaine = 1 485 $/semaine = 77 220 $/an

• Il faut environ 10 minutes par notes de frais pour créer un journal des paiements dans le système financier et traiter le paiement afin qu’il apparaisse sur l’état financier de Charlotte.

  140 notes de frais × 10 minutes de codage = 23,8 heures/semaine = 2 142 $/semaine = 111 384 $/an

• Charlotte aimerait revoir le budget chaque semaine, mais n’est pas en mesure d’obtenir l’état avant jeudi, car Abhay doit d’abord terminer l’examen et récupérer les notes de frais auxquelles il manquait des informations. (Bien qu’il ne s’agisse pas d’un coût financier, cela a un impact sur l’organisation.)

L’ensemble du processus coûte à l’entreprise :

655 200 $ + 204 750 $ + 77 220 $ + 111 384 $ = 1 048 554 $

Prochaine étape : définir la valeur commerciale

Notes

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Le questionnaire vous prendra environ sept minutes. Aucune donnée personnelle n’est collectée (déclaration de confidentialité).