Définition de la valeur commerciale de la résolution du problème

La valeur commerciale se classe dans l’une des quatre catégories suivantes, facilement mémorisables sous le nom de REVO (Revenue, Efficiency, Volume, Other) :

• Revenu : cette solution génère des revenus qui n’auraient pas été réalisés autrement, grâce à un nouveau métier ou un nouveau service qui n’avait pas été proposé auparavant.

• Rendement : le rendement est une économie réelle sur les coûts. Cette solution permet aux participants qui exécutent le processus de le faire plus rapidement.

• Volume : l’évitement des coûts est obtenu en permettant aux utilisateurs actuels de traiter plus de transactions, ce qui évite à son tour le coût des ressources supplémentaires.

• Autres : la solution aide l’organisation à se conformer à ses obligations, ce qui peut permettre d’éviter des pénalités financières.

Une fois la catégorie définie, nous devons définir la valeur que nous obtiendrons :

• Revenus

  • Déterminez ce qui sera facturé pour le service

  • Déterminez combien de clients achèteront le service ou le produit

  • Déterminez l’horizon temporel à mesurer (mensuel, trimestriel, annuel)

  • Revenu = (prix ×clients) à échéance de l’horizon temporel

• Rendement

  • Déterminez le nombre de personnes qui font le travail aujourd’hui

  • Déterminez la quantité de temps direct qu’il faut pour faire le travail aujourd’hui (« ancien temps »)

  • Déterminez le nombre de personnes qui feront le travail après la construction de la solution Microsoft Power Platform

  • Déterminez le temps direct qu’il faudra pour utiliser la nouvelle solution (« nouveau temps »)

  • Gain de temps = ancien temps – nouveau temps (pour convertir cela en dollars, multipliez le gain de temps par le coût net avec charges du personnel impliqué par unité de temps utilisée pour la mesure (par exemple, les heures).)

• Volume

  • Déterminez le volume de transactions qu’une seule personne peut traiter pendant une certaine unité de temps (« transactions par personne »)

  • Déterminez le volume de transactions que la nouvelle solution sera en mesure de traiter dans ce délai (« nouvelles transactions par personne »)

  • Déterminez le volume de transactions qui doivent être traitées dans ce délai (« volume »)

  • Évitement des coûts = (volume ÷ transactions par personne) – (volume ÷ nouvelles transactions par personne)
    Cela calcule le nombre de personnes qui n’auront pas à traiter les transactions pour atteindre le volume traité par la solution.

• Autre

  • Déterminez les pénalités qui peuvent être évitées en ayant les informations capturées et disponibles dans la solution

Si la valeur commerciale que vous obtiendrez en automatisant le processus ne se compare pas favorablement au coût de ne rien faire, vous devez vous demander si vous accordez votre attention au bon problème commercial.

Cependant, si la valeur commerciale que vous obtiendrez en résolvant le problème commercial est supérieure au coût de ne rien faire—plus votre temps de développement et le coût mensuel de toutes les licences de logiciel impliquées—il est logique d’automatiser le processus.

Exemple : la valeur commerciale de l’automatisation du processus de notes de frais

Dans le cas de notre exemple d’application, la principale catégorie de valeur commerciale est le rendement. La nouvelle application réduira le temps nécessaire pour traiter le même nombre de notes de frais chaque semaine, mois et année. Nous avons examiné le nouveau processus et ce que nous aimerions que l’application accomplisse avec nos futurs utilisateurs. Nous leur avons demandé combien de temps ils s’attendent à économiser avec le nouveau processus et avec le fait de pouvoir intégrer certaines des règles dans l’application de notes de frais.

• Nous aurons toujours 140 notes de frais soumises chaque semaine ; cela ne changera pas. Cependant, lorsque nous avons discuté avec les personnes qui soumettent des notes de frais, nous avons constaté qu’il serait possible de réduire leur temps passé à 20 minutes—en leur permettant de saisir immédiatement leurs informations et de prendre des photos de leurs reçus lorsque cela est requis. Le coût net avec charges reste également le même.

  (140 notes de frais par semaine × 20 minutes) × 90 $/h = 4 158 $ par semaine = 216 216 $ par an

• Nick examinera les notes de frais de l’équipe (environ 100 vendeurs) et a estimé qu’il lui faudra environ 5 minutes pour examiner chacune. L’examen de Nick se limite au type de dépenses soumises, sachant que le besoin de reçus—et la nécessité d’inclure le nom des invités aux repas et de répartir les dépenses d’hôtel dans les catégories appropriées—incombera à l’application.

  (100 notes de frais par semaine × 5 minutes) × 90 $/h = 750 $ par semaine = 39 000 $ par an

• D’autres responsables examineront et approuveront à l’avenir les notes de frais de leur service, de sorte que les 40 notes de frais restantes coûteront 15 600 $ par an.

• Le travail d’Abhay et de son équipe est devenu une vérification ponctuelle des notes de frais. Ils ne devraient plus avoir besoin de corriger le travail fait ; en fait, l’équipe d’Abhay pourrait être chargée d’autres activités en raison de la réduction des efforts nécessaires à l’examen des notes de frais.

• Nous avons optimisé le processus pour associer le bon code de comptabilité générale à chacune des catégories de frais. Abhay et son équipe peuvent désormais extraire les données pour créer le journal des paiements, ce qui réduit les quelques 40,3 heures par semaine (16,5 pour le codage + 23,8 pour la validation) à quelques minutes, ce qui fait économiser 188 604 $ (77 220 $ pour le codage et 111 384 $ pour la validation) par an. Abhay pourrait être en mesure de confier à une partie de son équipe d’autres tâches plus importantes de son service.

• Avec le nouveau processus, Abhay et son équipe peuvent envisager de publier les notes de frais tous les jours, ce qui fournira à Charlotte une vue actualisée quotidienne du budget. Cela permettra également à Charlotte de répondre plus rapidement à mesure que les contraintes budgétaires se rapprochent.

• Le nouveau coût pour l’entreprise utilisant l’application automatisée est à peu près :

  216 216 $ + 39 000 $ + 15 600 $ = 270 816 $ par an

  Cela fait économiser à l’entreprise environ 777 738 $ chaque année

Étape suivante : mesurer la réussite

Notes

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Le questionnaire vous prendra environ sept minutes. Aucune donnée personnelle n’est collectée (déclaration de confidentialité).