Gestion des approbations séquentielles à l’aide de Power Automate

Certains workflows exigent une approbation préalable avant que l’approbateur final doive se déconnecter. Par exemple, une entreprise peut avoir une stratégie d’approbation séquentielle qui exige une approbation préalable des factures dont le montant est supérieur à 1 000 $ avant leur approbation par le département Finance.

Pour savoir comment configurer rapidement et facilement des approbations séquentielles, consultez Configurer des approbations séquentielles.

Dans ce tutoriel, vous créez manuellement un flux d’approbation séquentiel qui gère les demandes de congés des employés. Pour obtenir des informations détaillées sur l’utilisation de SharePoint avec Power Automate, consultez la documentation SharePoint.

Pour en savoir plus sur l’utilisation de SharePoint avec Power Automate, consultez la documentation SharePoint.

Note

SharePoint n’est utilisé ici qu’à titre d’exemple. Il n’est pas nécessaire de créer des flux d’approbation. Vous pouvez utiliser l’un des 200 services avec lesquels Power Automate s’intègre pour piloter vos flux. Si vous utilisez SharePoint 2010, accédez à Retrait du workflow SharePoint 2010.

Étapes détaillées du flux

Le flux :

1. Démarre lorsqu’un employé crée une demande de congés dans une liste SharePoint Online.
2. Ajoute la demande de congés dans le centre d’approbation, puis envoie la demande par courrier à la personne chargée de l’approbation préalable.
3. Envoie par courrier la décision d’approbation préalable à l’employé.
4. Met à jour la liste SharePoint Online avec la décision et les commentaires du pré-approuvateur. Remarque : si la demande est pré-approuvée, la procédure continue avec les étapes suivantes :
5. Envoie la demande à l’approbateur final.
6. Envoie par courrier la décision finale à l’employé.
7. Met à jour la liste SharePoint avec la décision finale.

Cette image résume les étapes précédentes :

Prerequisites

• Power Automate.
• une liste SharePoint Online ;
• un compte Office 365 Outlook et un compte Office 365 Utilisateurs.

Note

Bien que vous utilisiez SharePoint Online et Office 365 Outlook dans ce didacticiel, vous pouvez utiliser d’autres services, tels que Zendesk, Salesforce ou Gmail. Si vous utilisez SharePoint 2010, consultez Mise hors service du workflow SharePoint 2010

Avant de créer le flux, créez une liste SharePoint Online. Plus tard, vous utiliserez cette liste pour demander l’approbation des congés.

Dans le cadre de cette procédure pas à pas, la liste SharePoint Online que vous créez doit comprendre les colonnes suivantes :

La liste SharePoint Online que vous créez doit comprendre les colonnes suivantes :

Titre	Ligne de texte unique
Date de début des congés	Date et heure
Date de fin des congés	Date et heure
Commentaires	Une seule ligne de texte
Approuvé/e	Oui/Non
Commentaires du responsable	Plusieurs lignes de texte
Modifié	Date et heure
Création	Date et heure
Pré-approuvé	Oui/Non
Créée par	Personne ou groupe
Auteur de la modification	Personne ou groupe

Notez le nom et l’URL de la liste SharePoint Online. Nous utiliserons ces éléments plus tard pour configurer le déclencheur SharePoint – Création d’un élément.

Créer votre flux de travail

1. Connectez-vous à Power Automate.

2. Sur le volet de navigation à gauche, sélectionnez Mes flux.

3. Dans la barre de commandes, sélectionnez Nouveau flux>Flux de cloud automatisé.

4. Donnez un nom à votre flux.

5. Sous Choisir le déclencheur de votre flux, sélectionnez Lorsqu’un élément est créé - SharePoint, puis sélectionnez Créer.

6. Sur la carte Lorsqu’un élément est créé, sélectionnez l’Adresse du site et le Nom de liste de la liste SharePoint que vous avez créée précédemment.

Obtenir le superviseur de la personne qui a créé la demande de congés

1. Sélectionnez +Nouvelle étape, puis tapez obtenir le responsable dans la zone de recherche Choisir une action.

2. Recherchez et sélectionnez l'action Obtenir le gestionnaire (V2) - Office 365 Users.

3. Insérez la valeur dynamique Créé Par E-Mail dans la zone Utilisateur (UPN) sur la carte Obtenir le Responsable.

   Cette action obtient le superviseur de la personne qui a créé la demande de congés dans SharePoint.

Note

Il est recommandé d’enregistrer régulièrement les modifications de votre flux en déplacement.

Ajouter une action d’approbation pour les approbations préalables

1. Cliquez sur Nouvelle étape.

2. Tapez approbation dans la zone de recherche Choisir une action.

3. Sélectionnez l’action Démarrer et attendre une approbation.

   

4. Configurez la carte d'action Démarrer et attendre une approbation pour la personnaliser selon vos besoins.

   Note

   Les champs Type d’approbation, Titre et Affecté à sont obligatoires. Vous pouvez utiliser Markdown pour mettre en forme le champ Détails.

   

Cette action envoie la demande d’approbation préalable à l’adresse e-mail indiquée dans la zone Affecté à.

Ajouter une condition

1. Sélectionnez Nouvelle étape, puis Condition dans la liste des actions.

2. Sur la carte Condition, sélectionnez Choisir une valeur sur la gauche.

   Une liste des valeurs dynamiques s’affiche.

3. Sélectionnez Réponses Réponse de l’approbateur dans la liste des valeurs dynamiques.

   

4. Sélectionnez la zone Choisir une valeur à droite, puis entrez-y Approuver.

   Note

   Les réponses valides à l’action Approvals - Start an approval (Approbations - Démarrer une approbation) sont « Approuver » et « Refuser ». Ces réponses sont sensibles à la casse.

5. Votre carte Condition devrait maintenant contenir :

   

Note

Cette condition vérifie la réponse à partir de l’action Démarrer et attendre une approbation.

Ajouter une action de courrier électronique pour les approbations préalables

1. Pour ajouter l’action Condition, sélectionnez Nouvelle étape.

2. Dans le champ de recherche, tapez condition.

3. Dans la liste Action située sous le champ de recherche, sélectionnez l’action Condition.

4. Dans le champ Condition, sélectionnez le premier champ Choisir une valeur.

5. Dans la liste Contenu dynamique, sélectionnez la valeur Réponse de l’approbateur des réponses.

6. Dans le champ suivant, sélectionnez est égal à dans le menu déroulant.

7. Dans l’autre champ Choisir une valeur, tapez Approuver.

8. Dans la branche Si oui de la condition, sélectionnez Ajouter une action.

   

9. Dans la carte Choisir une opération, entrez envoyer un e-mail dans le champ de recherche.

10. Sélectionnez l’action Envoyer un e-mail (V2).

    

11. Dans le champ À, sélectionnez Ajouter un contenu dynamique.

12. Sélectionnez la valeur dynamique Créé par e-mail dans l’action Approbations - Démarrer et attendre une approbation que vous avez créée dans Ajouter une action d’approbation.

13. Dans le champ Objet, tapez un objet pour l’e-mail. Cet exemple utilise Votre demande de congés a été approuvée comme objet.

14. Dans le champ Corps, tapez un message pour l’e-mail :

    1. Tapez le texte standard que vous souhaitez voir apparaître dans l’e-mail, par exemple Votre demande de congés a été approuvée par.
    2. Pour insérer le nom de la personne qui a approuvé la demande de congés, placez votre curseur dans le champ Corps à l’emplacement où vous souhaitez que le nom apparaisse, puis sélectionnez Ajouter un contenu dynamique.
    3. Sélectionnez une valeur dynamique dans le menu déroulant. L’exemple suivant utilise la valeur dynamique Nom de l’approbateur des réponses.
    4. Pour insérer les commentaires de l’approbateur, tapez Commentaires de l’approbateur.
    5. Placez votre curseur dans le champ Corps à l’emplacement où vous souhaitez que les commentaires apparaissent, puis sélectionnez Ajouter un contenu dynamique.
    6. Sélectionnez une valeur dynamique dans le menu déroulant. L’exemple suivant utilise la valeur dynamique Commentaires sur les réponses.

Ajouter une action de mise à jour pour les demandes pré-approuvées

1. Sélectionnez Ajouter une action dans la branche Si oui.

2. Entrez SharePoint dans la zone de recherche de la carte Choisir une carte d’action, sélectionnez le filtre SharePoint, puis l’action Mettre à jour l’élément.

   

3. Configurez la carte Mettre à jour l’élément selon vos besoins.

Obtenez le responsable de l'approbateur préalable.

1. Utilisez les étapes Obtenir le responsable de la personne qui a créé la demande de congés que nous avons suivies précédemment pour ajouter, puis configurez une autre action Obtenir le responsable. Cette fois-ci, vous obtenez le responsable de la personne chargée de l’approbation préalable.

2. La carte Obtenir le responsable 2 doit ressembler à cette image lorsque vous avez terminé. Veillez à utiliser le jeton Email de la catégorie Obtenir le responsable dans l'option Ajouter du contenu dynamique à partir des applications et services utilisés dans cette carte de flux.

   

Ajouter une action d’approbation finale

1. Utilisez les étapes Ajouter une action d’approbation pour les approbations préalables suivies précédemment, puis configurez une autre action Démarrer et attendre une approbation. Cette action envoie par courrier une demande d’approbation finale.

2. Lorsque vous avez terminé, la carte doit ressembler à l’image suivante :

   

Ajouter la condition d’approbation finale

Répétez les étapes de la section Ajouter une condition, puis configurez une Condition qui vérifie la décision de l’approbateur final.

Envoyer par courrier l’approbation finale

1. Utilisez les étapes de la section Ajouter une action de courrier électronique pour les approbations préalables pour ajouter, puis configurez une action qui envoie un email lorsque les demandes de congés sont approuvées.

2. Lorsque vous avez terminé, la carte doit ressembler à l’image ci-dessous :

   

Mettre à jour SharePoint avec approbation

1. Utilisez les étapes de la section Ajouter une action de mise à jour pour les demandes pré-approuvées, puis configurez une action qui met à jour SharePoint lorsque la demande de congés est approuvée.

2. Une fois que vous avez terminé, la carte doit ressembler à cette image :

   

Envoyer le refus d’approbation préalable par courrier électronique

1. Sélectionnez Ajouter une action sur la branche Si non.

2. Entrez Envoyer dans la zone de recherche de la carte Choisir une carte d’action, sélectionnez Office 365 Outlook pour filtrer les actions, puis l’action Envoyer un e-mail (V2) - Office 365 Outlook.

   

3. Configurez la carte de messagerie électronique selon vos besoins.

   Cette carte représente le modèle du courrier qui est envoyé lorsque l’état de la demande de congés change.

4. Ajoutez cette action à votre workflow sous la carte de condition en procédant de l’une des manières suivantes, en fonction de votre concepteur :

   • Nouveau concepteur : ajoutez l’action à la branche False.
   • Concepteur classique : ajoutez l’action à la branche Si non.

Mettre à jour SharePoint avec le refus d’approbation préalable

1. Cliquez sur Ajouter une action.

2. Entrez mettre à jour dans la zone de recherche sur la carte Choisir une action, puis sélectionnez l’action Mettre à jour l’élément - SharePoint.

   

3. Configurez la carte selon vos besoins.

Envoyer le refus final par courrier électronique

1. Utilisez les étapes de la section Envoyer un refus d’approbation préalable par courrier électronique pour ajouter, puis configurer une action qui envoie un courrier électronique quand la demande de congés est refusée par l’approbateur final.

2. Ajoutez cette action à votre flux de travail sous la carte Condition 2, selon les spécifications de votre concepteur.

   • Nouveau concepteur : ajoutez l’action à la branche False.
   • Concepteur classique : ajoutez l’action à la branche Si non.

3. Une fois que vous avez terminé, la carte doit ressembler à cette image :

   

Mettre à jour SharePoint avec le refus final

1. Utilisez les étapes de la section Mettre à jour SharePoint avec le rejet de pré-approbation pour ajouter d'abord, puis configurer une action qui actualise SharePoint si l’approbateur final refuse la demande de congé.

2. Une fois que vous avez terminé, la carte doit ressembler à cette image :

   

3. Sélectionnez Mettre à jour le flux pour enregistrer votre travail.

Si vous avez respecté cette procédure, votre flux doit ressembler à l’image suivante :

Maintenant que vous avez créé le flux, il est temps de le tester.

Demander une approbation

Créez une demande de congé dans la liste SharePoint Online créée précédemment.

Une fois cette demande enregistrée, le flux se déclenche, puis :

1. il crée une demande dans le centre d’approbations ;
2. il envoie un e-mail de demande d’approbation aux approbateurs.

Votre demande doit ressembler à cette image :

Afficher les demandes d’approbation en attente

Affichez les demandes d’approbation en attente en suivant ces étapes.

1. Connectez-vous à Power Automate.

2. Dans le volet de navigation à gauche, sélectionnez Éléments d’action>Approbations.

   Vos demandes d’approbation en attente apparaissent dans l’onglet Reçu.

Note

Si Approbations n’apparaît pas, sélectionnez Plus dans le volet de navigation de gauche, puis sélectionnez l’icône en forme d’épingle. Cela place cet élément de façon permanente sur le volet de navigation (jusqu’à ce que vous le supprimiez).

Pré-approuver une demande

Si vous êtes approbateur dans un flux d’approbation, vous recevez un e-mail lorsque quelqu’un crée une demande. La demande d’approbation est également envoyée au centre d’approbations. Vous pouvez ensuite approuver ou refuser les demandes à partir de l’e-mail, du centre d’approbations ou de l’application Power Automate.

Les écrans sur Android et iOS peuvent différer légèrement. La fonctionnalité est la même sur tous les appareils.

Approuver par e-mail

1. Dans l’e-mail que vous recevez lorsqu’un élément est ajouté à la liste SharePoint Online, sélectionnez Approuver.

   Note

   Si vous utilisez un appareil mobile avec l’application Power Automate installée, l’application Power Automate démarre ; sinon, le centre d’approbations s’ouvre dans votre navigateur.

2. Entrez un commentaire, puis sélectionnez Confirmer.

Approuver à partir du centre de validation

1. Connectez-vous à Power Automate.
2. Dans le volet de navigation à gauche, sélectionnez Approbations.
3. Sur la demande que vous souhaitez approuver, sélectionnez Approuver.
4. En bas de l’écran, ajoutez des commentaires (facultatif), puis sélectionnez Confirmer.

Approuver dans Power Automate

1. Sur votre téléphone mobile avec Power Automate installé, sélectionnez Approuver à partir de l’e-mail d’approbation de la demande.

2. Dans le coin supérieur droit de l’écran, sélectionnez Confirmer.

   La page de réussite s’affiche, indiquant que votre approbation a été enregistrée.

Approuver la demande

Les étapes d’approbation d’une demande sont identiques aux étapes d’approbation préalable d’une demande

L’approbateur final reçoit la demande de congés uniquement une fois qu’elle a été pré-approuvée.

Refuser une demande

Vous pouvez rejeter une demande par e-mail, le centre d’approbations ou Power Automate. Pour refuser une demande, procédez comme pour l’approbation d’une demande, mais sélectionnez Refuser au lieu de Approuver.

Après avoir confirmé votre rejet de la demande, le flux exécute les étapes suivantes :

1. il envoie un e-mail à la personne qui a demandé le congé ;
2. Met à jour la liste SharePoint Online avec le rejet et les commentaires de l’approbateur.

Informations connexes

Procédure pas à pas pour les approbations modernes avec un seul approbateur