Activer les suggestions de document pour recommander des documents associés

Important

La fonctionnalité de suggestions de documents est obsolète pour toutes les tables, à l’exception de la table de cas. La table d’incident est disponible avec Dynamics 365 Customer Service. Pour plus d’informations, consultez Créer un incident

L’activation des suggestions de document permet à votre navigateur Web Dynamics 365 et à vos utilisateurs mobiles des applications de prendre connaissance de documents importants associés à leur travail en cours dans les applications Dynamics 365, par exemple une opportunité de vente importante. Vous, en tant qu’administrateur, définissez les champs appropriés. Un moteur de recommandation utilisant l’analyse de texte Azure utilise la correspondance de mots clés pour associer des enregistrements connexes et trouver des documents similaires. Vous créez des règles de similarité dans les applications Dynamics 365 pour fournir votre propre logique de similarité. Les applications Dynamics 365 présentent ensuite une liste de documents suggérés à l’utilisateur pendant qu’il travaille dans l’enregistrement actif.

Note

La fonctionnalité Suggestions de document ne nécessite pas de connexion au service d’analyse de texte Azure. Si vous choisissez de ne pas utiliser l’analyse de texte Azure, la fonctionnalité Suggestions de document utilise la logique de correspondance de mots clés intégrée disponible dans les applications Dynamics 365. Toutefois, il est recommandé d’utiliser le service d’analyse de texte Azure pour obtenir une correspondance de mots clés plus avancée.

La fonctionnalité Suggestions de document recherche d’autres lignes similaires pour déterminer les similarités trouvées dans les documents présents sur un site SharePoint, OneDrive ou un emplacement externe. Les documents suggérés peuvent être dans plusieurs formats différents tels que Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Adobe PDF et fichiers texte. Si des documents similaires sont trouvés, la fonctionnalité Suggestions de document les présente en vous offrant la possibilité d’ouvrir le document ou d’effectuer une copie.

Besoins

Ce qui suit est requis pour utiliser les suggestions de document avec les applications Dynamics 365.

• Dynamics 365 Customer Service.

• Pour suggérer des documents présents dans SharePoint :

  • Accédez à SharePoint Online, SharePoint 2013 ou SharePoint 2016.

  • La gestion des documents doit être configurée dans les applications Dynamics 365. Voir Configurer l’intégration de SharePoint.

• La recherche Dataverse doit être activée. En savoir plus : Configurer la recherche Dataverse pour l’organisation

• Suggestions de document fonctionne avec le navigateur Web, Dynamics 365 pour tablettes et Dynamics 365 pour téléphones.

• Pour utiliser l’analyse de texte Azure avec Suggestions de document :

  • Un abonnement Azure est requis pour utiliser le service d’analyse de texte Azure.

  • Un administrateur système doit activer la connexion au service d’analyse de texte dans les applications Dynamics 365.

• Un administrateur système doit définir une règle de similarité pour chaque type d’entité qui doit être inclus dans les suggestions de document. Pour plus d’informations, voir Utiliser des règles de similarité avancées pour afficher des suggestions d’incidents similaires.

Fonctionnement

Vous utilisez des suggestions de document avec l’entité Incident.

Vous pouvez utiliser la correspondance de modèle intégrée qui est incluse de manière native avec la fonctionnalité Suggestions de document, mais nous vous recommandons d’utiliser le service d’analyse de texte Azure pour obtenir une correspondance de mots clés plus avancée.

La fonctionnalité Suggestions de document recherche uniquement les emplacements et les documents auxquels l’utilisateur a accès.

Les emplacements où des documents sont trouvés font l’objet d’une recherche dans l’ordre suivant :

1. Site par défaut SharePoint.

2. Autres sites SharePoint.

3. OneDrive.

4. Groupes Microsoft 365 (si la solution est installée).

5. URL externe (si elle est configurée).

La fonctionnalité Suggestions de document ne recherche pas dans les pièces jointes ajoutées aux notes dans les enregistrements des applications Dynamics 365.

Ajout d’une URL externe pour effectuer une recherche dans un autre site

Les sites externes, tels que la bibliothèque de documents SharePoint locale, peuvent être inclus dans les suggestions de document en ajoutant une URL externe pour le site à rechercher.

Note

Pour optimiser les résultats lorsque vous utilisez un site externe pour les suggestions de document, il est recommandé d’utiliser l’analyse de texte Azure, qui fournit une logique de correspondance de mots clés plus avancée.

Une fois que vous ajoutez l’URL externe à la fonctionnalité de suggestions de document activée, voici les événements qui se produisent.

• Navigateurs Web. Lorsque vous exécutez les applications Dynamics 365 à partir d’un navigateur Web, après avoir sélectionné Suggestions de document, les utilisateurs peuvent ensuite sélectionner Autres recommandations dans la page Suggestions de document pour afficher une autre page qui peut contenir d’autres suggestions de document trouvées sur le site externe. Notez que l’utilisateur peut être invité à se connecter au site externe.

• Applications mobiles. Pour les applications Dynamics 365 pour tablettes et Dynamics 365 pour téléphones, après avoir sélectionné sur Suggestions de document, les utilisateurs peuvent sélectionner Autres recommandations, qui ouvre le site externe dans le navigateur Web par défaut qui peut contenir d’autres suggestions de document trouvées sur le site externe. Notez que l’utilisateur peut être invité à se connecter au site externe.

Construction de l’URL externe

L’URL externe doit être construite dans un format compréhensible par le site externe. Par exemple, pour les sites qui utilisent une construction similaire à https://contoso.com/search?{0}, où https://contoso.com/search? représente la structure de l’URL de recherche et {0} est la chaîne de mots clés, la fonctionnalité Suggestions de document transmet les mots clés au paramètre {0}. Les mots clés transmis à l’URL sont dérivés de règles d’enregistrement similaires incluant les mappages d’entité de Correspondance de texte. Pour plus d’informations, voir Utiliser des règles de similarité avancées pour afficher des suggestions d’incidents similaires.

Les valeurs trouvées dans les champs de texte des mappages de règle de similarité sont utilisées comme mots clés pour générer la requête transmise au site externe, similaire à l’URL ci-dessous, où keyword représente les valeurs de texte trouvées dans les mappages de règles de similarité et & représente un espace que la fonctionnalité Suggestions de document utilise pour séparer chaque mot clé.

https://contoso.com/search?keywordA&keywordB&keywordC

Pour un serveur SharePoint local, vous pouvez ajouter une URL externe qui pointe vers le sous-site similaire suivant, où mysharepoint représente le nom du site Web, sites est le nom du site et subsitename est le nom du sous-site.

https://mysharepoint/sites/subsitename/_layouts/15/osssearchresults.aspx?&k={0}

Créer la connexion au service d’analyse de texte Azure

Pour utiliser l’analyse de texte Azure avec la fonctionnalité Suggestions de document, une connexion au service d’analyse de texte Azure doit être configurée.

Note

La fonctionnalité Suggestions de document ne nécessite pas de connexion au service d’analyse de texte Azure. Si vous choisissez de ne pas utiliser l’analyse de texte Azure, la fonctionnalité Suggestions de document utilise la logique de correspondance de mots clés intégrée disponible dans les applications Dynamics 365. Toutefois, il est recommandé d’utiliser le service d’analyse de texte Azure pour obtenir une correspondance de mots clés plus avancée.

Définir et activer les règles de similarité

Si vous n’avez pas déjà défini des règles de similarité, voir Utiliser les règles de similarité avancée pour afficher des suggestions d’incidents similaires.

Activer les suggestions de document

Pour activer les suggestions de document, procédez comme suit :

1. Accédez au centre d’administration Microsoft Power Platform et connectez-vous à l’aide des informations d’identification d’administrateur.

2. Accédez à Environnements> [sélectionnez un environnement] >Paramètres>Intégration>Paramètres de gestion des documents>Gérer les suggestions de documents.

3. Dans la zone Sélectionner des entités, sélectionnez l’entité Incident à inclure dans les suggestions de document, puis cliquez sur Appliquer.

   Pourboire

   Si l’entité d’incident (contact, opportunité, prospect, compte ou personnalisé) ne sont pas répertoriées dans la zone Sélectionner des entités, cela est dû au fait que les règles de similarité pour l’entité d’incident n’ont pas été définies et activées. Utiliser des règles de similarité avancée pour afficher des suggestions d’incidents similaires.

4. Définissez l’URL externe à inclure dans les suggestions de document. Par défaut, la fonctionnalité Suggestions de document effectue une recherche dans les services Microsoft 365 tels que SharePoint ou OneDrive. Si vous souhaitez effectuer une recherche dans un site externe en plus des services Microsoft 365 disponibles, par exemple un site SharePoint local, entrez l’URL de base du système externe. Les applications Dynamics 365 ajoutent une chaîne de requête de recherche à l’URL de base fournie. Plus d’informations : Ajouter une URL externe pour rechercher un autre site.