Quelle est la meilleure façon d’utiliser Outlook et les applications d’engagement client ensemble ?
Il existe trois manières d’utiliser des applications pilotées par modèle dans les applications d’engagement client (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing et Dynamics 365 Project Service Automation) et Outlook :
Dynamics 365 App for Outlook
Dynamics 365 for Outlook
Suivi des dossiers Microsoft Exchange
Utilisez Dynamics 365 App for Outlook jumelé à la synchronisation côté serveur pour afficher les données des applications d’engagement client dans Outlook et suivez les enregistrements Outlook dans les applications d’engagement client. Vous pouvez utiliser Dynamics 365 App for Outlook avec Microsoft Outlook sur le Web, l’application de bureau Outlook ou avec Outlook mobile. Avec Dynamics 365 App for Outlook, les informations des applications d’engagement client s’affichent en regard des messages électroniques ou des rendez-vous Outlook d’un utilisateur. Par exemple, les utilisateurs peuvent afficher un aperçu des informations sur les contacts et les prospects stockés dans les applications d’engagement client et ajouter des contacts directement depuis un courrier électronique. Ils peuvent également lier des enregistrements de courrier électronique, de rendez-vous et de contact à des enregistrements, nouveaux ou existants, tels que des enregistrements d’opportunité, de compte ou d’incident. Pour utiliser Dynamics 365 App for Outlook, vous devez synchroniser vos messages électroniques avec la synchronisation côté serveur. Plus d’informations : Intégrer votre système de messagerie
À quelle fréquence les enregistrements sont-il synchronisés via la synchronisation côté serveur ?
Si vous synchronisez les enregistrements avec la synchronisation côté serveur, le processus est dynamique et unique pour la boîte aux lettres de chaque utilisateur. L’algorithme de synchronisation garantit que les boîtes aux lettres soient synchronisées en fonction des paramètres dynamiques, comme le nombre de messages électroniques et de l’activité de la boîte aux lettres. Généralement, la synchronisation de courrier électronique se produit toutes les 5 minutes. Lorsqu’une boîte aux lettres possède de nombreux courriers électroniques, l’intervalle peut être réduit dynamiquement à 2 minutes. Si la boîte aux lettres est moins active, l’intervalle peut atteindre 12 minutes. En général, vous pouvez considérer qu’une boîte aux lettres sera synchronisée au moins une fois toutes les 12 minutes.
Toutefois, si vous utilisez l’application Dynamics 365 App for Outlook pour suivre ou définir l’enregistrement correspondant pour un courrier électronique ou un rendez-vous, la synchronisation se produit immédiatement dans la plupart des scénarios pour les courriers électroniques reçus et rendez-vous envoyés. Si la synchronisation immédiate dans l’application Dynamics 365 App for Outlook échoue, nous utilisons la synchronisation côté serveur pour créer ou mettre à jour l’enregistrement d’activité.
Où puis-je trouver des informations sur la résolutions des problèmes liés à la synchronisation côté serveur ?
Vous pouvez trouver des informations sur le dépannage et les problèmes connus ici : Résolution des problèmes et notions à connaître sur la synchronisation côté serveur.
Les autorisations de sécurité affectent-elles la synchronisation ?
Oui. Si un administrateur système a mis en œuvre la sécurité pour des champs ou des enregistrements particuliers, elle peut affecter les données synchronisées.
Déclarations de confidentialité
Si vous utilisez Dynamics 365, en cas de synchronisation côté serveur, les contacts et les activités Dynamics 365 (notamment les messages électroniques, rendez-vous, contacts et tâches) sont synchronisés avec votre système de messagerie spécifié (comme Exchange).
Un administrateur peut configurer la fonctionnalité de synchronisation côté serveur de manière à spécifier les utilisateurs qui ont la possibilité d’envoyer des messages électroniques ou des rendez-vous à partir de Dynamics 365 ou de synchroniser les activités et les contacts entre Dynamics 365 et la boîte aux lettres de l’utilisateur. L’administrateur et les utilisateurs finaux peuvent continuer à personnaliser les critères de filtre et les administrateurs peuvent même définir les champs d’entité à synchroniser.
Si vous utilisez Dynamics 365 (online), lorsque vous utilisez la fonctionnalité Synchronisation avec Outlook, les données Dynamics 365 que vous synchronisez sont « exportées » vers Outlook. Un lien est maintenu entre les informations contenues dans Outlook et celles de Dynamics 365 (online) afin qu’elles restent également actuelles. La synchronisation avec Outlook ne télécharge que les ID d’enregistrement Dynamics 365 à utiliser lorsqu’un utilisateur essaie de suivre et de définir un élément Outlook. Les données de la société ne sont pas stockées sur l’appareil.
Un administrateur détermine si les utilisateurs de votre organisation sont autorisés à synchroniser des données Dynamics 365 avec Outlook à l’aide des rôles de sécurité.
Pour utiliser Microsoft Dynamics 365 for Outlook, vous devez vous connecter à l’aide de vos informations d’identification (une adresse de messagerie et un mot de passe). Vous pouvez choisir d’enregistrer ces informations en local afin de ne pas devoir les fournir à chaque ouverture d’Outlook. Si vous faites ce choix, Dynamics 365 for Outlook se connectera automatiquement à Microsoft Dynamics 365 (online) chaque fois que vous ouvrirez Outlook.
Après la première identification et utilisation de Dynamics 365 for Outlook, la connexion entre votre ordinateur et Dynamics 365 (online) est systématiquement établie dès que vous accédez à Internet. Vous ne pouvez choisir de désactiver la connexion entre votre ordinateur et Dynamics 365 qu’à l’aide d’un paramètre de configuration, mais si vous désactivez la connexion, Dynamics 365 for Outlook peut subir une diminution de ses performances.
Si vous utilisez Dynamics 365 for Outlook pour le suivi de votre courrier électronique, le fil de discussion de la messagerie sera visible pour les utilisateurs de votre organisation qui sont autorisés à le consulter.
Pour chaque courrier électronique reçu, Dynamics 365 for Outlook envoie à Dynamics 365 (online) l’adresse de messagerie de l’expéditeur, l’adresse de messagerie du destinataire et l’objet du message. Ainsi, Dynamics 365 (online) peut déterminer si un courrier électronique spécifique doit être stocké ou non par le service Dynamics 365 (online). Lorsque vous suivez un élément, une copie en est conservée par le service Dynamics 365 et celle-ci est visible pour les utilisateurs de votre organisation qui possèdent les autorisations appropriées. Lorsque vous annulez le suivi d’un élément, cette copie est automatiquement supprimée de Dynamics 365 (online) uniquement si vous possédez l’élément.