Vue d'ensemble des flux de processus d'entreprise
S’applique à : Dynamics 365 (online), Dynamics 365 (on-premises), Dynamics CRM 2013, Dynamics CRM 2015, Dynamics CRM Online, Dynamics CRM 2016
Vous pouvez vous assurer que les utilisateurs entrent des données de façon cohérente et suivent les mêmes étapes chaque fois qu'ils travaillent avec un client en créant un flux de processus d'entreprise. Par exemple, vous pouvez vouloir créer un flux de processus d'entreprise si vous souhaitez que tout le monde gère les demandes de service clientèle de la même manière, ou exiger du personnel d'obtenir l'approbation d'une facture avant d'envoyer une commande. Les flux des processus d'entreprise utilisent la même technologie sous-jacente que d'autres processus, mais les fonctionnalités qu'ils fournissent sont très différentes d'autres fonctionnalités qui utilisent des processus. Pour savoir comment créer ou modifier un flux de processus d'entreprise, voir Créer un flux de processus d'entreprise.
Visionnez une courte vidéo (4:49) sur les flux de processus d'entreprise de Dynamics 365.
Contenu de la rubrique
Pourquoi utiliser des flux des processus d'entreprise ?
À quoi servent les flux des processus d'entreprise ?
Plusieurs entités dans les flux des processus d'entreprise
Plusieurs flux des processus d'entreprise sont disponibles par entité
Considérations relatives aux flux de processus d'entreprise
Pourquoi utiliser des flux des processus d'entreprise ?
Les flux des processus d'entreprise fournissent un guide aux utilisateurs pour le travail à effectuer. Ils fournissent une expérience utilisateur cohérente qui sert de guide au fil des processus définis par l'organisation pour les interactions qui doivent être conclues d'une façon ou d'une autre. Cette expérience utilisateur peut être personnalisée afin que les utilisateurs disposant de rôles de sécurité différents puissent avoir une expérience parfaitement adaptée à leurs activités impliquant Dynamics 365.
Utilisez les flux des processus d'entreprise pour définir une série d'étapes à suivre pour obtenir un résultat donné. Ces étapes servent d'indicateur visuel aux utilisateurs et leur indiquent où ils se situent dans le processus d'entreprise. Les flux des processus d'entreprise réduisent les besoins en formation, car les nouveaux utilisateurs n'ont pas besoin de se concentrer sur l'entité à utiliser. Ils peuvent laisser le processus les guider. Vous pouvez configurer les flux des processus d'entreprise pour prendre en charge les méthodologies courantes de vente pouvant aider vos groupes commerciaux à obtenir de meilleurs résultats. Pour les groupes de services, les flux des processus d'entreprise peuvent aider le nouveau personnel à être opérationnel plus rapidement et à éviter des erreurs qui peuvent entraîner le mécontentement des clients.
À quoi servent les flux des processus d'entreprise ?
Les flux des processus d'entreprise permettent de définir un ensemble de phases et d'étapes qui sont ensuite affichées dans un contrôle en haut du formulaire.
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Chaque phase contient un groupe d'étapes. Chaque étape représente un champ dans lequel les données peuvent être entrées. Les utilisateurs avancent à l'étape suivante en utilisant le bouton Phase suivante. Vous pouvez rendre une étape obligatoire de sorte que les utilisateurs doivent entrer des données dans le champ correspondant avant de pouvoir passer à la phase suivante. Cela est généralement appelé « passage d'étapes » ou « stage-gating ».
Les flux des processus d'entreprise semblent relativement simples comparés à d'autres types de processus, car ils ne fournissent pas de logique métier ni d'automatisation conditionnelle en plus de l'expérience unifiée pour la saisie des données et le contrôle des entrées par phases. Toutefois, si vous les combinez avec d'autres processus et personnalisations, ils peuvent jouer un rôle important en permettant un gain de temps, la réduction des coûts de formation et l'augmentation de l'adoption par les utilisateurs.
Flux des processus d'entreprise intégrés avec d'autres personnalisations
Si vous ou votre utilisateur entrez des données à l'aide de flux des processus d'entreprise, les modifications apportées aux données sont également appliquées aux champs de formulaire afin que l'automatisation fournie par les règles métier ou les scripts de formulaire puisse être appliquée immédiatement. Il est possible d'ajouter des étapes qui définissent des valeurs pour les champs absents du formulaire, et ces champs sont ajoutés au modèle d'objet Xrm.Page utilisé pour les scripts de formulaire. Tous les workflows qui sont initialisés par des modifications apportées aux champs inclus dans un flux des processus d'entreprise sont appliqués lorsque les données du formulaire sont enregistrées. Si l'automatisation est appliquée par un workflow en temps réel, les modifications sont visibles immédiatement par l'utilisateur lorsque les données du formulaire sont actualisées après l'enregistrement de l'enregistrement.
Bien que le contrôle des flux des processus d'entreprise dans le formulaire ne fournisse pas de possibilité de programmation directe côté client, les modifications appliquées par des règles métier ou des scripts de formulaire sont appliquées automatiquement aux contrôles des flux des processus d'entreprise. Si vous masquez un champ dans un formulaire, ce champ sera également masqué dans le contrôle des flux des processus d'entreprise. Si vous définissez une valeur en utilisant des règles métier ou des scripts de formulaire, cette valeur est définie dans le flux des processus d'entreprise.
Flux de processus simultanés
Les flux de processus d'entreprise simultanés permettent aux personnalisateurs de configurer plusieurs processus d'entreprise et de les associer au même enregistrement de démarrage. Les utilisateurs peuvent basculer entre plusieurs processus d'entreprise exécutés simultanément, et reprendre leur travail là où ils l'avaient laissé dans le processus.
Flux des processus d'entreprise système
Dynamics 365 inclut les flux des processus d'entreprise suivants. Pour comprendre comment les flux des processus d'entreprise fonctionnent, examinez ces flux des processus d'entreprise système :
Processus de vente prospect-opportunité
Processus de vente Opportunité
Processus téléphone-incident
Plusieurs entités dans les flux des processus d'entreprise
Vous pouvez utiliser un flux des processus d'entreprise pour une seule entité ou plusieurs entités. Par exemple, un processus peut commencer par une opportunité, puis continuer par un devis, puis une commande et une facture, avant de revenir pour fermer l'opportunité.
Vous pouvez concevoir des flux des processus d'entreprise qui lient les enregistrements jusqu'à cinq entités différentes dans un seul processus de sorte que les utilisateurs de Dynamics 365 peuvent se concentrer sur le flux de leurs processus plutôt que sur l'entité dans laquelle ils travaillent. Ils peuvent facilement accéder aux enregistrements d'entités associés.
Plusieurs flux des processus d'entreprise sont disponibles par entité
Tous les utilisateurs d'une organisation ne suivent pas forcément le même processus et des conditions différentes peuvent impliquer l'application d'un autre processus. Jusqu'à 10 flux des processus d'entreprise peuvent être actifs par entité pour fournir des processus appropriés aux différentes situations.
Contrôler le flux des processus d'entreprise qui sera appliqué
Vous pouvez associer les flux des processus d'entreprise avec des rôles de sécurité de telle sorte que seuls les utilisateurs disposant de ces rôles de sécurité puissent les afficher ou les utiliser. Vous pouvez également définir l'ordre des flux des processus d'entreprise afin de contrôler quel flux des processus d'entreprise sera défini par défaut. Cela fonctionne comme lorsque plusieurs formulaires sont définis pour une entité.
Quand un utilisateur crée un enregistrement d'entité, la liste des flux des processus d'entreprise actifs disponibles est comparée aux flux des processus d'entreprise affichés par le rôle de sécurité de l'utilisateur. Le premier flux des processus d'entreprise activé dans cette liste est celui qui sera appliqué par défaut. Si plusieurs flux des processus d'entreprise actifs sont disponibles, les utilisateurs peuvent choisir Changer de processus dans la barre de commandes pour appliquer un autre processus. Lorsqu'un utilisateur change de processus, la phase de processus actuelle est définie sur la première phase du flux des processus d'entreprise nouvellement appliqué.
Chaque enregistrement ne peut posséder qu'un flux des processus d'entreprise à la fois. Lorsqu'un utilisateur applique un autre processus, c'est celui-ci que voit l'utilisateur suivant qui affiche l'enregistrement. Si les rôles de sécurité d'un utilisateur ne lui permettent pas d'utiliser un flux des processus d'entreprise donné, le flux des processus d'entreprise actuel est affiché, mais désactivé.
Considérations relatives aux flux de processus d'entreprise
Vous pouvez définir des flux des processus d'entreprise uniquement pour les entités qui les prennent en charge. Vous devez également être au courant des limites du nombre de processus, de phases et d'étapes qui peuvent être ajoutés.
Flux de processus d'entreprise qui appellent un workflow
Vous pouvez désormais appeler des workflows à la demande à partir d'un flux de processus d'entreprise. Pour ce faire, dans le nouveau concepteur de flux de processus d'entreprise, faites glisser un composant de workflow vers une phase du processus ou vers la section Workflows globaux. Pour plus d'informations sur l'utilisation des workflows dans les flux de processus d'entreprise, voir Automatisation des flux de processus d'entreprise dans Dynamics 365.
Lorsque vous ajoutez un workflow que vous souhaitez déclencher à la sortie d'une phase dans votre flux de processus d'entreprise, et que cette phase est la dernière du flux, le concepteur donne l'impression que le workflow sera déclenché lorsque cette phase sera terminée. Toutefois, le workflow ne sera pas déclenché, car une transition de phase ne se produit pas. Vous ne recevrez pas un avertissement ou une erreur qui vous empêche d'inclure le workflow dans la phase. Lorsqu'un utilisateur interagit avec le flux de processus d'entreprise, la fin ou l'abandon du processus n'entraîne pas une transition de phase, et par conséquent le workflow n'est pas déclenché. Prenez en compte les exemples suivants :
Vous créez un flux de processus d'entreprise avec deux phases, P1 se connecte à P2 avec un workflow à la phase P2. Vous définissez ensuite le déclencheur sur Sortie de phase.
Vous créez un flux de processus d'entreprise avec trois phases, P1 se connecte à P2 et P2 se branche sur P3. Vous incluez un workflow à P2 et définissez le déclencheur sur Sortie de phase.
Le workflow ne se déclenchera pas dans les deux cas. Pour contourner ce problème, vous pouvez ajouter un workflow global et lui ajouter le workflow que vous souhaitez déclencher afin qu'il soit déclenché pour le processus d'entreprise et non une phase du processus. Vous pouvez définir le déclencheur d'un workflow global sur Processus abandonné ou Processus terminé pour déclencher le workflow lorsqu'un utilisateur abandonne ou termine le processus d'entreprise.
Entités qui peuvent utiliser des flux des processus d'entreprise
Seules les entités qui utilisent les formulaires mis à jour peuvent utiliser les flux des processus d'entreprise. Cela inclut les entités personnalisées et les entités système suivantes :
Compte
Appointment
Campaign
Campaign Activity
Campaign Response
Competitor
Contact
Email
Entitlement
Fax
Case
Invoice
Lead
Letter
Marketing List
Opportunity
Phone Call
Product
Price List Item
Quote
Recurring Appointment
Sales Literature
Activité sociale
Order
User
Task
Team
Pour activer une entité personnalisée pour les flux des processus d'entreprise, activez la case à cocher Flux des processus d'entreprise (des champs vont être créés) dans la définition de l'entité. Notez que vous ne pouvez pas annuler cette action.
Notes
Si vous accédez à la phase des flux de processus d'entreprise contenant l'entité Social Activity et choisissez le bouton Phase suivante, l'option Créer s'affiche. Lorsque vous choisissez Créer, le formulaire Activité sociale est chargé. Cependant, étant donné que Social Activity n'est pas valide pour Create à partir de l'interface utilisateur de l'application Dynamics 365, vous ne pourrez pas enregistrer le formulaire et vous verrez le message d'erreur : « Erreur inattendue ».
Nombre maximal de processus, de phases et d'étapes
Pour garantir des performances acceptables et la facilité d'utilisation de l'interface utilisateur, vous devez connaître certaines limitations lorsque vous planifiez l'utilisation de flux des processus d'entreprise :
Il ne peut pas y avoir plus de 10 flux des processus d'entreprise par entité.
Chaque processus ne peut pas contenir plus de 30 phases.
Les processus à plusieurs entités ne peuvent pas contenir plus de cinq entités.
Voir aussi
Visionnez une courte vidéo (4:49) sur les flux de processus d'entreprise de Dynamics 365
TechNet : Améliorer les flux de processus d'entreprise avec le branchement
Activation de processus avec Microsoft Dynamics CRM
TechNet : Processus de workflow
TechNet : Dialogues
TechNet : Actions