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Créer un flux de processus d'entreprise

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S’applique à : Dynamics 365 (online), Dynamics 365 (on-premises), Dynamics CRM 2013, Dynamics CRM 2015, Dynamics CRM Online, Dynamics CRM 2016

Cette rubrique explique comment créer un flux de processus d'entreprise avec Dynamics 365 ou Dynamics CRM. Vous devez disposer de la Mise à jour de décembre 2016 pour Dynamics 365 (en ligne et local) pour utiliser Dynamics 365. Pour en savoir plus sur l'utilisation des flux de processus d'entreprise, voir Vue d'ensemble des flux de processus d'entreprise. Pour plus d'informations sur la création un flux de tâches mobiles, voir Créer un flux de tâches mobile.

Lorsqu'un utilisateur démarre un flux de processus d'entreprise, les phases et les étapes du processus sont affichées dans la barre de progression située en haut d'un formulaire :

Processus d’entreprise avec des phases

Dynamics 365 et Dynamics CRM comprennent plusieurs flux de processus métier prêts à être utilisés pour les scénarios d'entreprise courants. Ajoutez-les à votre système et utilisez-les tels quels, ou modifiez-les en fonction de vos besoins professionnels. Pour savoir comment ajouter des flux de processus d'entreprise prêts à l'emploi, consultez Ajouter des processus d'entreprise prêts à l'emploi.

Contenu de la rubrique

Créer un flux de processus d'entreprise dans Dynamics 365

Modifier un flux de processus d'entreprise dans Dynamics 365

Créer un flux de processus d'entreprise dans Dynamics CRM

Modifier des flux de processus d'entreprise dans Dynamics CRM

Créer un flux de processus d'entreprise dans Dynamics 365

  1. Assurez-vous de disposer du rôle de sécurité Administrateur système ou Personnalisateur de système ou d'autorisations équivalentes.

    Conseil

    Dans Dynamics 365, après avoir créé une définition de flux de processus d'entreprise, vous pouvez fournir du contrôle sur qui peut créer, lire, mettre à jour, ou supprimer l'instance de flux des processus d'entreprise. Par exemple, pour les processus concernant le service, vous pouvez fournir un accès total aux conseillers du service clientèle pour qu'ils modifient l'instance de flux de processus d'entreprise, et fournir un accès en lecture seule à l'instance destiné aux conseillers afin qu'ils puissent contrôler les activités de post-ventes de leurs clients. Pour définir la sécurité d'une définition de flux de processus d'entreprise que vous créez, cliquez sur Activer les rôles de sécurité dans la barre d'action.

    Consultation de votre rôle de sécurité

    1. Suivez les étapes de la section Afficher votre profil utilisateur.

    2. Vous ne disposez pas des autorisations appropriées ? Contactez votre administrateur système.

  2. Accédez à Paramètres > Processus.

  3. Dans la barre d'outils Actions, cliquez sur Nouveau.

  4. Dans la boîte de dialogue Créer un processus, complétez les champs obligatoires :

    • Entrez un nom de processus. Le nom du processus ne doit pas nécessairement être unique, mais il doit être significatif pour les utilisateurs qui choisissent un processus. Vous pouvez le modifier ultérieurement.

    • Dans la liste Catégorie, sélectionnez Flux des processus d'entreprise.

      Vous ne pouvez pas modifier la catégorie après avoir créé le processus.

    • Dans la liste Entité, sélectionnez l'entité sur laquelle vous souhaitez baser le processus.

      L'entité sélectionnée affecte les champs disponibles pour les étapes qui peuvent être ajoutées à la première phase du flux de processus. Si vous ne trouvez pas l'entité souhaitée, vérifiez que le groupe d'options Flux des processus d'entreprise (des champs vont être créés) se trouve dans la définition de l'entité. Vous ne pouvez pas modifier ce paramètre après avoir enregistré le processus.

  5. Choisissez OK.

    Le nouveau processus est créé, et le concepteur de flux de processus d'entreprise s'ouvre avec une étape unique déjà créée pour vous.

    Fenêtre de flux des processus d'entreprise affichant les éléments principaux

  6. Ajouter des étapes. Si vos utilisateurs progressent d'une étape d'entreprise à une autre dans le processus :

    1. Faites glisser un composant Phase de l'onglet Composants vers un signe + dans le concepteur.

      Drag a business process stage

    2. Pour définir les propriétés d'une phase, cliquez sur la phase, puis définissez les propriétés dans l'onglet Propriétés à droite de l'écran :

      • Entrez un nom complet.

      • Le cas échéant, sélectionnez une catégorie pour la phase. La catégorie (telle que Inclure ou Développer) apparaît sous la forme d'un chevron dans la barre de processus.

        Chevron de la barre de processus d'entreprise

      • Lorsque vous avez terminé de modifier les propriétés, cliquez sur le bouton Appliquer.

  7. Ajoutez des étapes à une phase. Pour afficher les étapes d'une phase, cliquez sur Détails dans le coin inférieur droit de la phase. Pour ajouter d'autres étapes :

    1. Faites glisser le composant Étape vers la phase de l'onglet Composants.

      Add step to a stage in a business process

    2. Cliquez sur l'étape, puis définissez les propriétés dans l'onglet Propriétés :

      1. Entrez un nom complet pour l'étape.

      2. Si vous voulez que les utilisateurs entrent des données pour terminer une étape, sélectionnez le champ approprié dans la liste déroulante.

      3. Sélectionnez Obligatoire si les utilisateurs doivent renseigner le champ pour terminer l'étape et pour passer à la phase suivante du processus.

      4. Cliquez sur Appliquer lorsque vous avez terminé.

  8. Ajouter une branche (condition) au processus. Pour ajouter une condition de branchement :

    1. Faites glisser le composant Condition de l'onglet Composants vers le signe + entre deux phases.

      Add a Condition to a business process flow

    2. Cliquez sur la condition, puis définissez les propriétés dans l'onglet Propriétés. Pour plus d'informations sur les propriétés de branchement, voir TechNet : Améliorer les flux des processus d'entreprise avec des branchements. Lorsque vous avez terminé de définir les propriétés de la condition, cliquez sur Appliquer.

  9. Ajoutez un workflow. Pour appeler un workflow :

    1. Faites glisser un composant Workflow de l'onglet Composants vers une phase ou vers l'élément Workflow global du concepteur. Celui que vous ajoutez dépend de ce qui suit :

      • Faites-le glisser vers une phase lorsque vous souhaitez déclencher le workflow à l'entrée ou à la sortie de la phase. Le composant de workflow doit être basé sur la même entité principale que la phase.

      • Faites-le glisser vers l'élément Workflow global lorsque vous souhaitez déclencher le workflow lorsque le processus est activé ou lorsque le processus est archivé (lorsque le statut passe à Terminé(e) ou Abandonné). Le composant de workflow doit être basé sur la même entité principale que le processus.

    2. Cliquez sur le workflow, puis définissez les propriétés dans l'onglet Propriétés :

      1. Entrez un nom complet.

      2. Sélectionnez quand le workflow doit être déclenché.

      3. Recherchez un workflow actif à la demande existant correspondant à l'entité de la phase ou créez un workflow en cliquant sur Nouveau.

      4. Cliquez sur Appliquer lorsque vous avez terminé.

        Pour plus d'informations sur les workflows, voir TechNet : Processus de workflow.

  10. Pour valider le flux de processus d'entreprise, cliquez sur Valider dans la barre d'actions.

  11. Pour enregistrer le processus comme brouillon tout en continuant de l'utiliser, cliquez sur Enregistrer dans la barre d'action.

    Important

    Tant qu'un processus est un brouillon, les utilisateurs ne peuvent pas l'utiliser.

  12. Pour activer le processus et le rendre disponible pour votre équipe, cliquez sur Activer dans la barre d'action.

Conseil

Voici quelques conseils à garder à l'esprit lorsque vous utilisez votre flux de tâches dans la fenêtre du concepteur :

  • Pour effectuer une capture instantanée des éléments de la fenêtre du processus d'entreprise, cliquez sur Capture instantanée dans la barre d'actions. Cette fonction est utile, par exemple, si vous souhaitez partager ou accéder aux commentaires un membre de l'équipe sur le processus.

  • Utilisez la mini-carte pour accéder rapidement aux différentes parties du processus. Elle est utile lorsque vous avez un processus compliqué qui n'est pas visible à l'écran.

  • Pour ajouter une description du processus d'entreprise, cliquez sur Détails sous le nom de processus dans le coin gauche de la fenêtre du flux de processus d'entreprise. Vous pouvez écrire jusqu’à 2000 caractères.

Modifier un flux de processus d'entreprise dans Dynamics 365

Pour modifier des flux de processus d'entreprise dans Dynamics 365, Accédez à Paramètres > Processus., puis sélectionnez la vue Flux des processus d'entreprise.

Sélection de la vue Flux des processus d'entreprise

Lorsque vous cliquez sur le nom du flux de processus d'entreprise que vous souhaitez modifier, celui-ci s'ouvre dans le concepteur pour vous permettre d'effectuer les mises à jour souhaitées. Développez Détails sous le nom du processus pour le renommer ou pour ajouter une description, et afficher des informations supplémentaires.

Section de détails développée d'un flux de processus d'entreprise

Créer un flux de processus d'entreprise dans Dynamics CRM

  1. Vérifiez que vous disposez du rôle de sécurité Directeur, Vice-président, Directeur général - Dirigeant d'entreprise, Administrateur système ou Personnalisateur de système ou des autorisations équivalentes.

    Consultation de votre rôle de sécurité

    1. Suivez les étapes de la section Afficher votre profil utilisateur.

    2. Vous ne disposez pas des autorisations appropriées ? Contactez votre administrateur système.

  2. Accédez à Paramètres > Processus.

  3. Dans la barre d'outils Actions, cliquez sur Nouveau.

  4. Renseignez les champs requis.

    Pour Catégorie, sélectionnez Flux de processus d'entreprise dans la liste déroulante.

    Pour Entité, sélectionnez le type d'enregistrement dans la liste déroulante.

  5. Sélectionnez Nouveau processus vide.

  6. Choisissez OK.

  7. Tapez une description pour le processus. Vous pouvez écrire jusqu’à 2000 caractères.

  8. Si les utilisateurs progressent d'un type d'enregistrement à un autre dans une commande, cliquez sur le bouton Plus/MoinsBouton Ajouter un type d'enregistrement, puis sélectionnez le type d'enregistrement suivant dans le processus. Sélectionnez plusieurs types d'enregistrement à utiliser dans le processus, si nécessaire.

  9. Tapez un nom pour la phase dans le processus.

  10. Le cas échéant, sélectionnez une catégorie pour la phase, Inclure, Développer, Proposer, Fermer, Identifier, Rechercher ou Résoudre.

  11. Indiquez un nom pour la première étape dans la phase. Pour ajouter des étapes supplémentaires, cliquez sur le bouton AjouterAdd Stage or Step button, puis entrez un nom.

  12. Si vous voulez que les utilisateurs entrent des données pour terminer une étape, sélectionnez le champ dans la liste déroulante. Sélectionnez Obligatoire si les utilisateurs doivent renseigner le champ pour terminer l'étape et pour passer à la phase suivante du processus.

  13. Le cas échéant, cliquez sur le bouton AjouterAdd Stage or Step button pour ajouter une nouvelle phase. Répétez les étapes 9 à 12 jusqu'à ce que toutes les phases et étapes du processus soient ajoutées.

  14. Pour enregistrer le processus comme brouillon, cliquez sur Enregistrer en haut de l'écran. (Comme un processus est un brouillon, les utilisateurs ne peuvent pas utiliser.) Pour l'activer afin que les utilisateurs puissent l'utiliser, cliquez sur Activer.

Notes

Les flux des processus d'entreprise ont un moyen simplifié de réutiliser les flux des processus d'entreprise existants sous la forme de point de départ avancé pour les nouveaux flux des processus d'entreprise. Lorsque vous sélectionnez Flux des processus d'entreprise comme Catégorie, aucune option ne permet de définir la valeur Type comme pour les autres types de processus. Par contre, lorsque vous ouvrez un flux des processus d'entreprise existant, le bouton Enregistrer sous est disponible dans la barre de commandes. Vous créez ainsi un flux des processus d'entreprise identique au flux existant, à la différence que le texte (Copie) est ajouté au nom.

Modifier des flux de processus d'entreprise dans Dynamics CRM

Pour modifier un flux de processus d'entreprise, accédez à Paramètres > Processus > Flux des processus d'entreprise, puis sélectionnez le flux de processus d'entreprise à modifier.

Modifier le flux des processus d'entreprise

Développez Détails sous le nom du processus, pour le renommer ou pour ajouter une description, et afficher des informations supplémentaires.

Lorsque vous configurez un flux de processus d'entreprise, vous pouvez le modifier et ajouter des phases et des étapes. Pour la procédure complète de modification d'un flux de processus d'entreprise, voir le livre électronique : TechNet : Personnaliser un processus d'entreprise dans Dynamics CRM.

  • Modifier les phases
    Les flux des processus d'entreprise peuvent comporter jusqu'à 30 phases.

    • Pour ajouter une phase, sélectionnez Insérer une phase sous une phase et entrez le Nom de la phase.

    • Pour supprimer une phase, sélectionnez-la, puis sélectionnez X dans le coin supérieur droit.

    Vous pouvez ajouter ou modifier les propriétés suivantes d'une phase :

    • Nom de la phase

    • Entité. Vous pouvez modifier l'entité pour une phase, à l'exception de la première.

    • Catégorie de phase. Une catégorie vous permet de regrouper les phases par type d'action. Elle est utile pour les rapports qui regroupent les enregistrements en fonction de la phase dans laquelle ils se trouvent. Les options de catégorie de phase proviennent du groupe d'options général Catégorie de phase. Vous pouvez ajouter des options à ce groupe d'options global et modifier les étiquettes des options existantes si vous le souhaitez. Vous pouvez également supprimer ces options si vous le souhaitez, mais il est conseillé de conserver les options existantes. Si vous supprimer des options, vous ne pourrez pas ajouter exactement les mêmes. Si vous ne souhaitez pas qu'elles soient utilisées, indiquez l'étiquette « Ne pas utiliser ».

    • Relation. Entrez des relations lorsque la phase précédente dans le processus est basée sur une autre entité. Pour la phase actuellement définie, choisissez Sélectionner les relations pour identifier une relation à utiliser lors du passage d'une phase à une autre. Il est recommandé de sélectionner une relation pour les motifs suivants :

      • Les relations contiennent souvent des mappages d’attribut qui reportent automatiquement les données entre les enregistrements, afin de réduire la saisie de données.

      • Lorsque vous sélectionnez Phase suivante dans la barre de processus pour un enregistrement, tous les enregistrements qui utilisent la relation seront également répertoriés dans le flux de processus, encourageant de ce fait la réutilisation des enregistrements dans le processus. En outre, vous pouvez utiliser les workflows pour automatiser la création d'enregistrements afin que l'utilisateur le sélectionne simplement au lieu de le créer, pour simplifier davantage le processus.

  • Modifier les étapes
    Chaque phase peut contenir jusqu'à 30 étapes.

    • Pour créer une nouvelle étape, sélectionnez une phase, puis sélectionnez le signe plus (+) sous Nom de l’étape. Entrez un nom.

    • Dans la colonne Valeur, sélectionnez un champ à utiliser pour la saisie de données.

    • Le cas échéant, activez la case à cocher Obligatoire en regard de tous les champs obligatoires.

    • Pour supprimer une étape, sélectionnez-la, puis sélectionnez X à droite de l'étape.

  • Ajouter une branche
    Pour en savoir plus sur l'ajout d'une branche à une phase, voir Améliorer les flux de processus d'entreprise avec le branchement.

Pour rendre un flux des processus d'entreprise disponible pour les utilisateurs, vous devez trier le flux des processus, activer les rôles de sécurité et activer le flux.

  • Définir l'ordre des flux des processus
    S'il existe plusieurs flux de processus d'entreprise pour une entité (type d'enregistrement), vous devez définir lequel attribuer automatiquement aux enregistrements. Dans la barre de commandes, sélectionnez Ordre des flux des processus. Pour les nouveaux enregistrements ou ceux qui n'ont pas déjà de flux de processus associé, le premier flux des processus d'entreprise auquel un utilisateur accède est celui qui sera utilisé.

  • Activer les rôles de sécurité
    Les utilisateurs peuvent uniquement utiliser les flux des processus d'entreprise associés aux rôles de sécurité attribués à leur compte d'utilisateur. Par défaut, seuls les rôles de sécurité Administrateur système et Personnalisateur de système peuvent afficher un nouveau flux des processus d'entreprise.

    • Pour définir ces rôles, dans la barre de commandes, sélectionnez Activer les rôles de sécurité. Vous pouvez choisir Activer pour tout le monde ou Activer uniquement pour les rôles de sécurité sélectionnés.

    • Si vous sélectionnez Activer uniquement pour les rôles de sécurité sélectionnés, vous pouvez sélectionner les rôles de sécurité qui permettent l'accès au flux des processus d'entreprise.

  • Activer
    Avant qu'un utilisateur puissent utiliser les flux des processus d'entreprise, vous devez les activer. Dans la barre de commandes, sélectionnez Activer. Après avoir confirmé l'activation, le flux des processus d'entreprise est prêt à être utilisé. Si un flux des processus d'entreprise comporte des erreurs, vous ne pourrez pas l'activer tant que les erreurs ne sont pas corrigées.

Voir aussi

Vue d'ensemble des flux de processus d'entreprise
Créer un flux de tâches mobile
Ajouter des processus d'entreprise prêts à l'emploi
Créer des règles et des recommandations métier pour appliquer la logique dans un formulaire
Guider le personnel dans les tâches courantes avec des processus
TechNet : Améliorer les flux de processus d'entreprise avec les branchements (Dynamics CRM)
TechNet : Processus de workflow
Livre électronique : Présentation des processus d'entreprise dans Dynamics CRM
Livre électronique : Personnaliser un processus d'entreprise dans Dynamics CRM