Ensembles de documents
Dernière modification : lundi 24 juin 2013
S’applique à : SharePoint Server 2010
Dans cet article
Vue d’ensemble des fonctionnalités
Types et options de contenu
Paramètres
Page Bienvenue
Dans la gestion du contenu Microsoft Office SharePoint Server 2007, il n’y a pas de méthode intégrée pour gérer le contenu qui dépasse un seul document. Office SharePoint Server 2007 fournit les conteneurs de contenu de base, comme les dossiers et les bibliothèques de documents ; cependant, ils sont conçus pour organiser et structurer un référentiel plutôt que pour gérer un seul livrable qui inclut ou couvre plusieurs documents, un produit de travail.
Les ensembles de documents sont un nouveau domaine d’investissement de Microsoft SharePoint Server 2010 conçus pour gérer tous les aspects des produits de travail. Ils fournissent une interface utilisateur, des options de métadonnées, des comportements et des éléments de modèle objet qui comblent un vide dans la hiérarchie de conteneurs, entre les documents et les sites. Lorsque vous téléchargez un objet DocumentSet, il est affiché dans un composant WebPart qui fonctionne comme une bibliothèque de documents.
Comme exemple de produit de travail, considérez les étapes requises pour développer un composant WebPart personnalisé à utiliser dans SharePoint Server 2010 : recueillir les besoins de l’entreprise, écrire la spécification, planifier le développement et les tests, puis créer les prototypes de conception de l’interface utilisateur. Bien que le composant WebPart personnalisé soit l’élément livrable tangible principal, toutes les exigences (spécification, plans de développement, plans de test et prototypes de conception de l’interface utilisateur) constituent des parties fondamentales du livrable. Le livrable tangible ne peut pas exister dans sa forme finale sans les documents de planification produits dans le cadre du processus de développement du composant WebPart. Vous pouvez utiliser la fonctionnalité d’ensemble de documents pour gérer les documents de planification associés à l’élément livrable principal, tous faisant partie intégrante du produit de travail.
Beaucoup d’organisations développent des applications personnalisées centrées sur le contenu ; la fonctionnalité d’ensemble de documents est conçue pour permettre aux organisations de remplacer leurs applications personnalisées ou de minimiser la personnalisation nécessaire. Les besoins incluent une méthode permettant de créer des types de contenu, des modèles, des flux de travail, la gestion des enregistrements et des versions et l’intégration au ruban pour des ensemble de documents personnalisés.
Les ensembles de documents sont extensibles. SharePoint Server 2010 inclut une interface utilisateur pour créer des types de contenu d’ensemble de documents personnalisés, une expérience utilisateur personnalisable pour afficher et créer des ensembles de documents et une fonctionnalité pour créer un flux de travail sur un ensemble de documents.
Vue d’ensemble des fonctionnalités
Microsoft SharePoint Server 2010 offre une prise en charge intégrée des ensembles de documents. Par défaut, cela inclut tous les outils requis pour gérer un produit de travail correctement. Un ensemble de documents est un type de contenu qui peut être utilisé tel quel, ou qui peut être personnalisé en modifiant ses paramètres dans la galerie de contenu du site ou lorsque l’ensemble de documents est ajouté à la bibliothèque de documents. Il peut être utilisé comme base pour un modèle personnalisé d’ensemble de documents.
Tableau 1. Caractéristiques de la fonctionnalité
Fonctionnalité |
Description |
|---|---|
Page Nouveau (newdocset.aspx). |
Page pour le type de contenu par défaut d’ensemble de documents. Utilisez la page Nouveau par défaut ou créez et fournissez une page Nouveau pour un ensemble de documents. |
Page Bienvenue |
Accueille et oriente les utilisateurs d’un ensemble de documents en affichant le contenu de l’ensemble et ses propriétés. Il s’agit d’une page de composants WebPart qui peut être utilisée telle quelle ou personnalisée. |
Gestion des versions |
Inclut des fonctionnalités de gestion des versions qui sont indépendantes des fonctionnalités de gestion des versions disponibles pour les documents que l’ensemble contient, mais peuvent interagir avec ces dernières. Les ensembles de documents capturent un instantané qui pointe vers la version actuelle des documents en utilisant la gestion normale des versions et en enregistrant les valeurs actuelles des propriétés de l’ensemble de documents. La gestion des versions de l’ensemble de documents est additive, ce qui signifie qu’elle ne remplace pas la gestion des versions des éléments individuels, mais fournit une couche de prise en charge supplémentaire conçue spécifiquement pour afficher et gérer le cycle de vie de l’ensemble de documents. Tout comme un élément dans une liste SharePoint Server 2010 possède une page Historique des versions qui permet aux utilisateurs de consulter l’historique des versions et d’agir sur une version précédente d’un élément, un ensemble de documents possède une page Historique des versions qui permet aux utilisateurs de consulter l’historique des versions et d’agir sur une version précédente d’un ensemble de documents. Une version d’un ensemble de documents est simplement un ensemble de métadonnées associées à l’ensemble de documents, dont un champ texte Commentaires d’archivage, une vue récapitulative des propriétés de l’ensemble de documents et une vue récapitulative des modifications de propriétés de l’ensemble de documents. Le suivi de quelle version du document sélectionné était courante au moment où la version de l’ensemble de documents a été capturée est également effectué. |
Flux de travail |
Activités de flux de travail utilisées pour créer des flux de travail avec des ensembles de documents. Dans SharePoint Designer 2010, les utilisateurs ont la possibilité d’associer et d’exécuter des flux de travail basés sur des dossiers SharePoint Server 2010. Étant donné que les ensembles de documents sont une extension de l’objet SPFolder, les utilisateurs peuvent leur associer des flux de travail et exécuter ces flux. Dans le cadre du travail sur des ensembles de documents, lors de l’affichage des dossiers partagés dans SharePoint Server 2010, vous pouvez actionner les boutons Flux de travail du ruban de la page Bienvenue de l’ensemble de documents ou sélectionner Flux de travail dans la liste déroulante à côté de chaque élément de la liste des ensembles de documents. Vous pouvez ensuite exécuter un flux de travail associé à l’ensemble de documents et afficher les détails des flux de travail, par exemple quels flux de travail sont en cours d’exécution et quels flux de travail sont terminés pour l’ensemble de documents. L’exécution de flux de travail sur des ensembles de documents n’empêche pas l’exécution de flux de travail sur d’autres éléments que ces ensembles contiennent et n’interfère pas avec celle-ci. SharePoint Server 2010 offre des fonctionnalités de flux de travail intégrées pour vous aider à créer des flux de travail dans SharePoint Designer 2010 qui fonctionnent sur des ensembles de documents et des éléments dans ces ensembles qui répondent aux besoins de plusieurs scénarios. Par exemple, vous pouvez utiliser des flux de travail intégrés pour gérer des activités sur des ensembles de documents, comme la création, la révision et l’approbation de contenu. En outre, ces flux de travail exposent l’état et l’expérience de flux de travail appropriés pour les propriétaires de flux de travail qui interagissent avec l’ensemble entier de documents et pour les participants qui ne travaillent que sur des éléments particuliers de cet ensemble. |
Dossiers |
Les ensembles de documents sont une sorte de dossier SharePoint Server 2010 spécial ; ils héritent des fonctionnalités et des propriétés de l’entité SPFolder et les utilisent. Cette entité hérite de toutes les propriétés et des comportements des dossiers standard, et ajoute une logique pour prendre en charge la gestion des produits de travail, la fonctionnalité et les comportements de base des dossiers. Pour en savoir plus sur les dossiers, voir la rubrique SPFolder. La façon dont les utilisateurs interagissent avec les ensembles de documents est similaire à la façon dont ils interagissent avec des dossiers SharePoint normaux. Les utilisateurs ayant accès à l’ensemble de documents peuvent interagir avec son contenu, y compris les documents basés sur des types de contenu fournis avec l’ensemble de documents, les pages Nouveau et Bienvenue par défaut ou personnalisées et les métadonnées associées. |
Types et options de contenu
Pour créer un nouvel ensemble de documents, utilisez une instance du type de contenu Ensemble de documents. Le type de contenu Ensemble de documents définit :
Les fonctionnalités et les comportements disponibles pour les instances de l’objet DocumentSet.
Les détails spécifiques au type de contenu associé à l’ensemble de documents, comme les pages Nouveau et Bienvenue à utiliser et les autres types de contenu utilisables avec le type de contenu de l’ensemble.
Pour créer un type de contenu Ensemble de documents personnalisé, créez un enfant du type de contenu Ensemble de documents par défaut.
Tableau 2. Éléments du type de contenu Ensemble de documents
Élément |
Description |
|---|---|
Schéma des métadonnées d’un ensemble de documents |
L’ensemble des colonnes requises et facultatives pour l’objet DocumentSet racine comme elles sont spécifiées pour tout objet SPFolder. Vous pouvez personnaliser cet élément à l’aide du modèle objet ou de la page Paramètres du type de contenu. |
Associations de flux de travail |
Les associations de flux de travail pour l’objet DocumentSet racine. Utilisez Microsoft SharePoint Designer 2010 pour définir ces associations et ajouter la possibilité d’exécuter des flux de travail sur des ensembles de documents. Vous pouvez personnaliser cet élément à l’aide du modèle objet ou de la page Paramètres du type de contenu. |
Liste des métadonnées à synchroniser avec tous les éléments de l’ensemble de documents |
Références aux colonnes faisant partie du schéma des métadonnées de l’ensemble de documents qui doivent être copiées dans chaque élément de l’ensemble. Vous pouvez personnaliser cet élément à l’aide du modèle objet ou de la page Paramètres du type de contenu Ensemble de documents. |
Liste des types de contenu autorisés pour les éléments de l’ensemble de documents |
Références aux types de contenu disponibles pour des éléments dans des instances de ce type de contenu Ensemble de documents. Vous pouvez personnaliser cet élément à l’aide du modèle objet ou de la page Paramètres du type de contenu Ensemble de documents. |
Contenu par défaut créé dans l’ensemble de documents au moment de la création de l’ensemble |
Ensemble de fichiers qui sont copiés ou ajoutés automatiquement à chaque instance de l’ensemble de documents au moment de sa création. Pour chaque fichier, SharePoint Server 2010 stocke également le type de contenu adéquat à utiliser. Ce type de contenu devient disponible via l’interface utilisateur en tant que l’un des types de contenu autorisés pour cet objet DocumentSet. Vous pouvez personnaliser cet élément à l’aide du modèle objet ou du type de contenu Ensemble de documents de la page Paramètres. |
URL de page Nouveau personnalisée |
L’URL qui pointe vers une page personnalisée, qui est affichée lorsqu’un utilisateur clique sur le bouton Nouveau pour le type d’ensemble de documents spécifié. Vous pouvez personnaliser cet élément à l’aide du modèle objet uniquement. |
(Facultatif) URL de page Bienvenue personnalisée |
L’URL de la page Bienvenue qui s’affiche lorsque les utilisateurs accèdent au dossier de niveau supérieur (racine) de l’ensemble de documents. Si une page Bienvenue personnalisée est fournie, SharePoint Server 2010 ne fournit pas d’objet page de composants WebPart en tant que page Bienvenue. Au lieu de cela, il utilise l’URL qui pointe vers la page Bienvenue personnalisée en tant qu’emplacement. Vous pouvez personnaliser cet élément à l’aide du modèle objet uniquement. |
N’ajoutez pas le type de contenu Dossier ni aucun de ses enfants comme type de contenu autorisé pour des ensembles de documents. Il n’est pas recommandé de créer des sous-dossiers dans un ensemble de documents en utilisant l’interface utilisateur.
Paramètres
SharePoint Server 2010 offre les possibilités suivantes pour prendre en charge les ensembles de documents et une page Paramètres dédiée au type de contenu Ensemble de documents :
Dans SharePoint Server 2010, les pages Paramètres standard stockent les métadonnées que les types de contenu Ensemble de documents partagent avec d’autres types d’objets de SharePoint Server 2010. Ces pages Paramètres prennent en charge la modification des paramètres de flux de travail, l’ajout de champs et d’autres tâches requises ou facultatives pour le type de contenu Ensemble de documents. Vous pouvez également utiliser la page Paramètres pour :
Spécifier les colonnes partagées parmi les colonnes dans l’ensemble de documents.
Sélectionner les types de contenu autorisés.
Spécifier les propriété qui apparaissent sur la page Bienvenue.
Spécifier les affichages personnalisés au niveau de la liste.
Les pages Paramètres incluent des contrôles utilisés pour personnaliser les nouveaux éléments, par exemple en spécifiant les types de contenu autorisés pour le nouvel ensemble de documents et le contenu par défaut.
Certains éléments plus avancés du type de contenu Ensemble de documents sont configurables à l’aide du modèle objet uniquement. Ces éléments comprennent ceux qui nécessitent le déploiement de code ou de fichiers personnalisés pour SharePoint Server 2010, comme la spécification de pages Nouveau ou Bienvenue personnalisées. Sur le plan de la programmation, le type de contenu Ensemble de documents comporte deux parties :
L’objet type de contenu. Utilisez la classe SPContentType et ses méthodes et propriétés pour manipuler l’objet type de contenu.
La classe DocumentSetTemplate. Utilisez les méthodes et propriétés de cette classe pour manipuler des aspects spécifiques aux comportements et aux fonctionnalités des ensembles de documents.
Les aspects spécifiques aux ensembles de documents que vous pouvez manipuler avec la classe DocumentSetTemplate incluent :
La collection AllowedContentTypeCollection. Spécifie les types de contenu approuvés pour cet ensemble de documents.
La collection DefaultDocumentCollection. Spécifie les documents à inclure par défaut dans cet ensemble de documents.
La collection SharedFieldCollection. Spécifie les valeurs des champs partagées par tous les documents de l’ensemble de documents.
SharePoint Server 2010 fournit un type de contenu Ensemble de documents par défaut. Vous pouvez utiliser ce type de contenu pour créer des types de contenu Ensemble de documents enfants qui peuvent être personnalisés et utilisés dans des scénarios spécifiques. Windows SharePoint Services 3.0 introduit les types de contenu. Le travail avec des ensembles de documents requiert une connaissance de base de la fonctionnalité Types de contenu, du modèle objet et des concepts élémentaires de programmation.
Page Bienvenue
La page Bienvenue est un type de page de composants WebPart qui, par défaut, est utilisée pour présenter des métadonnées, des descriptions et des listes de documents appartenant à l’ensemble de documents. Vous pouvez également personnaliser la page Bienvenue pour afficher d’autres informations.
Chaque type de contenu Ensemble de documents peut posséder sa propres page Bienvenue. Cette page peut être personnalisée de la même façon que tous les autres aspects d’un type de contenu. Par exemple :
Un propriétaire de liste peut modifier la page Bienvenue pour tous les ensembles de documents qui utilisent le type de contenu Ensemble de documents dont la liste se sert.
Les modifications apportées à la page Bienvenue de l’ensemble de documents sont émis vers les enfants de ce type de contenu et vers les emplacements où ce type de contenu est utilisé. Cela garantit que la liste, les instances de l’ensemble de documents et les emplacements où le type de contenu Ensemble de documents est utilisé disposent de la page Bienvenue la plus actuelle dans leur copie du type de contenu.
Les types de contenu Ensemble de documents prennent en charge la fédération. Lorsqu’un type de contenu Ensemble de documents est fédéré, la page Bienvenue appartenant à l’ensemble de documents est également fédérée.
En ce qui concerne la personnalisation et les thèmes, les pages Bienvenue se comportement exactement comme toutes les autres pages SharePoint Server 2010.
Vous pouvez personnaliser la page Bienvenue en utilisant :
L’interface utilisateur Paramètres de document pour personnaliser les aspects de base de la page Bienvenue.
L’interface utilisateur Paramètres de document pour ajouter des composants WebPart dans les zones de composants WebPart définies sur la page.
Microsoft SharePoint Designer 2010 pour personnaliser la page de composants WebPart de façon plus poussée en ajoutant des composants WebPart et des contrôles à la page Bienvenue.
Le modèle objet SharePoint Server 2010, si vous voulez posséder la page Bienvenue entière et ne pas utiliser de composants WebPart. Le modèle objet fournit des fonctions pour indiquer à SharePoint Server 2010 d’utiliser votre page Bienvenue au lieu de la page Bienvenue basée sur des composants WebPart prédéfinis.
Les pages Bienvenue sont des pages de composants WebPart ; SharePoint Server 2010 inclut deux nouveaux composants WebPart que vous pouvez personnaliser de la manière suivante :
Le composant WebPart Propriétés de l’ensemble de documents : similaire au composant WebPart Afficher le formulaire, mais il prend un paramètre dans le cadre de l’URL vers la page qui le contient pour déterminer quelles propriétés de l’élément afficher.
Le composant WebPart Contenu de l’ensemble de documents : similaire au composant WebPart Affichage de liste, mais il prend un paramètre dans le cadre de l’URL vers la page qui le contient pour déterminer quel dossier afficher.