Créer un site pour gérer des enregistrements
Mise à jour : 2008-08-28
Pour gérer des enregistrements dans Microsoft Office SharePoint Server 2007, vous planifiez et implémentez un site de centre d’enregistrements. Un site de centre d’enregistrements est similaire aux autres sites SharePoint. Toutefois, il est basé sur le modèle Site du centre des enregistrements et contient des fonctionnalités qui vous permettent d’implémenter un plan de fichiers et de gérer les enregistrements alors qu’ils sont conservés. Vous pouvez configurer un site de centre d’enregistrements, par exemple, pour contrôler les informations financières de votre organisation conformément à la loi Sarbanes-Oxley. Pour obtenir une description des étapes permettant de planifier un site de centre d’enregistrements, voir Concevoir le site Centre des enregistrements (Office SharePoint Server).
.gif "Note") Remarque : |
|---|
Si vous devez exécuter votre système de gestion des enregistrements conformément au chapitre 2 de la norme DoD 5015.2, vous pouvez télécharger un kit de ressources DoD 5015.2 (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=126649&clcid=0x40C) . |
Tâches à effectuer pour créer un site permettant de gérer des enregistrements
La création d’un site en vue de gérer des enregistrements implique la réalisation des tâches suivantes :
Créer un site du centre des enregistrements. Créez un site de centre d’enregistrements en tant que site de niveau supérieur dans une application Web dédiée.
Configurer les flux de travail pour la gestion des enregistrements. Les flux de travail sont utiles pour la gestion des enregistrements dans le site du centre d’enregistrements. Par exemple, vous pouvez implémenter un flux de travail personnalisé qui avertit le gestionnaire d’enregistrements adéquat lorsque des enregistrements doivent faire l’objet d’une révision.
Créer des stratégies de gestion des informations pour les enregistrements. En définissant des stratégies de gestion des informations, vous pouvez vous assurer que chaque type d’enregistrement dans votre plan de fichiers est régulièrement audité et conservé pour la période de temps adéquate. Les autres stratégies de gestion des informations, telles que les code-barres, peuvent également être pertinentes pour certains de vos types d’enregistrement.
Créer des types de contenu pour les enregistrements. Un type de contenu définit les attributs des éléments qui appartiennent à ce type, tels que leurs métadonnées, les stratégies de gestion des informations, les flux de travail et autres fonctionnalités. En attribuant des types de contenu aux enregistrements, vous pouvez définir les attributs suivants de l’enregistrement, de telle sorte qu’ils soient réutilisables :
Métadonnées de l’enregistrement qui doivent être conservées.
Les flux de travail devant être accessibles aux enregistrements de ce type.
Les stratégies de gestion des informations qui s’appliquent aux enregistrements de ce type. Ces stratégies doivent être définies directement sur le type de contenu, et non sur la collection de sites.
Créer des bibliothèques de documents pour conserver des enregistrements. Les bibliothèques de documents fournissent le support de stockage des enregistrements dans le site du centre d’enregistrements. Lorsque vous recourez au routage des enregistrements, l’approche recommandée pour la planification des bibliothèques de documents en vue de la conservation des enregistrements consiste à créer une bibliothèque de documents pour chaque type d’enregistrement dans le plan de fichiers.
Gérer les autorisations du centre des enregistrements. Utilisez des autorisations du centre d’enregistrements pour contrôler l’accès aux enregistrements dans votre site du centre d’enregistrements, ainsi qu’aux listes par défaut.
Configurer la liste de routage des enregistrements. La liste de routage des enregistrements est une table du site du centre d’enregistrements qui répertorie chaque type d’enregistrement pouvant être soumis à ce site et spécifie la bibliothèque dans laquelle le stocker. Vous configurez la liste de routage des enregistrements pour contrôler l’affectation de chaque type d’enregistrement dans votre centre des enregistrements à la bibliothèque de documents appropriée.