Créer des bibliothèques de documents pour conserver des enregistrements

Mise à jour : 2008-02-22

Les bibliothèques de documents constituent l'emplacement de stockage des enregistrements sur le site Centre d'enregistrements. L'approche conseillée pour créer des bibliothèques de documents destinées à la rétention des enregistrements consiste à créer une bibliothèque de documents pour chaque type d'enregistrement de votre plan de fichier. Les utilisateurs envoient les enregistrements au Centre d'enregistrements à l'aide d'un élément de menu du menu Envoyer à. Les fichiers sont automatiquement acheminés vers les bibliothèques de documents appropriées en fonction des paramètres configurés dans la liste de routage des enregistrements. Pour plus d'informations sur la liste de routage des enregistrements, voir Configurer la liste de routage des enregistrements.

Remarque :
À des fins de performance, lorsque le routage est utilisé, les dossiers sont automatiquement créés dans une bibliothèque de documents destinée à la rétention des enregistrements si une bibliothèque contient plus de 2 000 enregistrements.

Il n'est pas nécessaire d'activer le contrôle de version lorsque vous créez des bibliothèques de documents pour conserver des enregistrements. Le routeur d'enregistrements crée automatiquement une nouvelle version des enregistrements lors de leur envoi. Un identificateur généré de façon aléatoire est ajouté au nom de l'enregistrement pour différencier les versions. Vous pouvez cependant activer le contrôle de version si un utilisateur dispose des autorisations nécessaires pour modifier des éléments dans le Centre d'enregistrements. Avec le contrôle de version activé, l'historique complet des versions est conservé.

Pour créer une bibliothèque de documents afin de conserver des enregistrements, effectuez les étapes suivantes dans l'ordre indiqué :

Important :
L'appartenance au groupe Propriétaires des enregistrements du site Centre d'enregistrements est la configuration minimale requise pour effectuer cette procédure.

Pour créer une bibliothèque de documents pour les enregistrements

1. Sur le site Web de niveau supérieur du Centre d'enregistrements, dans le menu Actions du site, cliquez sur Créer.

2. Dans la colonne Bibliothèques, cliquez sur Bibliothèque de documents.

3. Dans la zone Nom, tapez un nom pour la bibliothèque. Le nom de la bibliothèque est obligatoire.

   Ce nom s'affiche en haut de la page de la bibliothèque, devient un composant de l'adresse pour la page de bibliothèque, et apparaît dans les éléments de navigation qui permettent aux utilisateurs de rechercher et d'ouvrir la bibliothèque. Vous pouvez aussi utiliser le nom de la bibliothèque pour associer la bibliothèque à un type d'enregistrement envoyé au site Centre d'enregistrements.

4. Dans la zone Description, indiquez la finalité de la bibliothèque. La description est facultative.

5. Pour ajouter un lien vers cette bibliothèque dans la barre Lancement rapide, assurez-vous que l'option Oui est sélectionnée dans la section Navigation.

6. Pour créer une version chaque fois qu'un fichier est archivé dans la bibliothèque, dans la section Historique des versions, cliquez sur Oui.

   Important :

   Pour protéger les enregistrements, configurez toujours les bibliothèques de documents dans le site Centre d'enregistrements de façon à créer une version chaque fois qu'un fichier est archivé. Cela permet d'éviter le remplacement d'un fichier d'origine si un enregistrement est modifié et archivé. Pour vous assurer que les versions précédentes d'un document (y compris la version d'origine d'un enregistrement) ne sont pas supprimées, vérifiez qu'aucun utilisateur de la bibliothèque de documents ne dispose de l'autorisation Supprimer les versions.

7. Ignorez la zone Modèle de document. Les enregistrements d'une bibliothèque de documents sont ajoutés à la bibliothèque à l'aide de la liste de routage des enregistrements du site.

8. Cliquez sur Créer.

9. À partir de n'importe quel affichage de la bibliothèque de documents, dans le menu Paramètres, cliquez sur Paramètres de la bibliothèque de documents.

10. Sur la page Personnaliser, dans la section Types de contenu, cliquez sur Ajouter à partir de sites de contenu de type existants.

    Si la liste ou la bibliothèque n'est pas configurée pour autoriser plusieurs types de contenu, la section Types de contenu n'apparaît pas sur la page Personnaliser de la liste ou la bibliothèque. Dans ce cas, procédez comme suit :

    1. Dans la colonne Paramètres généraux, cliquez sur Paramètres avancés.

    2. Sur la page Paramètres avancés de la bibliothèque de documents, dans la section Types de contenu, sélectionnez Oui pour autoriser la gestion des types de contenu.

    3. Cliquez sur OK.

11. Sur la page Ajouter des types de contenu, dans la section Sélectionner des types de contenu, dans la liste Sélectionner des types de contenu dans, cliquez sur le nom du groupe de types de contenu dans lequel vous souhaitez effectuer la sélection.

12. Dans la liste Types de contenu de site disponibles, cliquez sur le type de contenu voulu, puis sur Ajouter pour placer le type de contenu sélectionné dans la liste Types de contenu à ajouter.

13. Après avoir sélectionné le type de contenu à ajouter, cliquez sur OK.

14. Dans le menu Paramètres, cliquez sur Paramètres de la bibliothèque de documents .

15. Dans la colonne Autorisations et gestion, cliquez sur Paramètres de la stratégie de gestion des informations.

16. Dans la section Spécifier la stratégie, sélectionnez une des options suivantes :

    • Aucune : paramètre par défaut.

    • Définir une stratégie : lorsque cette option est sélectionnée, vous pouvez créer ou modifier une stratégie de gestion des informations. Pour plus d'informations sur la création d'une stratégie de gestion des informations, voir Ajouter une stratégie de gestion des informations à un type de contenu.

    • Utiliser une stratégie de collection de sites : lorsque cette option est sélectionnée, vous pouvez effectuer votre choix parmi une liste de stratégies de gestion des informations prédéfinies.

17. Cliquez sur OK.

Pour associer un type de contenu d'enregistrement à une bibliothèque de documents

1. Sur la page d'accueil du Centre d'enregistrements, dans la barre Lancement rapide, cliquez sur Routage des enregistrements.

2. Sur la page Routage des enregistrements, dans le menu Nouveau, sélectionnez Nouvel élément.

3. Sur la page Routage des enregistrements : Nouvel élément, tapez un titre pour le type de contenu d'enregistrement dans la zone Titre. Cette valeur est obligatoire.

   Important :
   Le titre du type de contenu d'enregistrement représente le nom du type de contenu à router. Ce nom doit correspondre à un type de contenu de document existant.

4. Tapez une description du type de contenu dans la zone Description (facultatif).

5. Dans la zone Emplacement, entrez le nom de la bibliothèque de documents dans laquelle les enregistrements correspondant à cet élément de routage des enregistrements doivent être stockés.

   Remarque :
   Les bibliothèques de documents utilisées pour stocker les enregistrements envoyés ne peuvent pas être supprimées.

6. Tapez une liste d'autres noms séparée par une barre oblique (« / ») qui représente l'entrée de routage des enregistrements dans la zone Alias (facultatif).

7. Pour router les éléments acheminés vers le Centre d'enregistrements qui ne contiennent aucun type de contenu vers cette bibliothèque, sélectionnez la zone Par défaut (facultatif).

8. Cliquez sur OK.

Voir aussi

Concepts

Gestion des enregistrements
Créer un site du centre des enregistrements
Configurer les flux de travail pour la gestion des enregistrements
Créer des stratégies de gestion des informations pour les enregistrements
Créer des types de contenu pour les enregistrements
Gérer les autorisations du centre des enregistrements
Configurer la liste de routage des enregistrements