Vue d’ensemble de la gestion des documents (SharePoint Server 2010)
S’applique à : SharePoint Foundation 2010, SharePoint Server 2010
Dernière rubrique modifiée : 2016-11-30
Cet article offre un aperçu des différents éléments d’une solution de gestion de documents basée sur Microsoft SharePoint Server 2010.
Dans cet article :
Les éléments d’un système de gestion des documents
Le processus de planification
La gestion des documents permet de contrôler le cycle de vie des documents dans votre entreprise, c’est-à-dire la façon dont ils sont créés, révisés et publiés, et comment ils sont finalement supprimés ou conservés. Bien que le terme « gestion » implique un contrôle des informations depuis le sommet de l’organisation, un système de gestion des documents efficace doit refléter la culture de l’entreprise qui l’utilise. Les outils que vous utilisez pour la gestion des documents doivent être suffisamment souples pour permettre un contrôle strict du cycle de vie d’un document si cela correspond à la culture et aux objectifs de votre entreprise, mais également permettre d’implémenter un système plus faiblement structuré si cela répond mieux aux besoins de votre entreprise.
Les éléments d’un système de gestion des documents
Une solution de gestion des documents efficace spécifie :
Les types de documents et autre contenu susceptibles d’être créés dans une entreprise.
Le modèle à utiliser pour chaque type de document.
Les métadonnées à fournir pour chaque type de document.
L’emplacement auquel stocker un document à chaque étape de son cycle de vie.
Comment contrôler l’accès à un document à chaque étape de son cycle de vie.
Comment déplacer des documents dans l’entreprise alors que les membres de l’équipe continuent à créer, modifier, approuver, publier et mettre en forme les documents.
Les stratégies à appliquer aux documents afin que les actions qui portent sur les documents soient auditées, que les documents soient conservés ou supprimés correctement et enfin, que le contenu important pour l’entreprise soit protégé.
S’il est nécessaire qu’un document soit converti d’un format en un autre à mesure qu’il progresse dans son cycle de vie.
La façon dont les documents sont traités en tant qu’enregistrements d’entreprise et lesquels doivent être conservés conformément aux exigences légales et aux instructions de l’entreprise.
SharePoint Server 2010 inclut des fonctionnalités qui implémentent tous ces aspects de la gestion des documents. Pour vous assurer que les utilisateurs peuvent facilement tirer parti de ces fonctionnalités, sans avoir à se détourner de leurs tâches quotidiennes et de leurs outils familiers, certaines applications Microsoft Office System, telles que Microsoft Outlook et Microsoft Word, incluent également des fonctionnalités qui prennent en charge chaque étape du cycle de vie d’un document.
Le processus de planification
Le processus de planification de la gestion des documents s’articule autour des étapes principales suivantes :
Identifier les rôles de gestion des documents Assurez-vous que vos plans intègrent les commentaires des principales parties prenantes de votre entreprise, que vous disposez de l’équipe adéquate en place pour implémenter la solution et enfin, que vous savez qui participera au processus de gestion des documents. Pour plus d’informations sur la création d’une équipe de planification de la gestion des documents, voir Identifier les utilisateurs et analyser l’utilisation des documents.
Analyser l’utilisation des documents Après avoir identifié les personnes qui travaillent sur les documents, déterminez les types de documents sur lesquels elles travaillent et comment elles les utilisent. Pour plus d’informations, voir Identifier les utilisateurs et analyser l’utilisation des documents.
Planifier l'organisation des documents Vous pouvez organiser vos documents dans des collections de sites, des sites et des bibliothèques. SharePoint Server 2010 propose une gamme de fonctionnalités pour aider à organiser et stocker les documents, à partir de sites spécialisés tels que le référentiel des enregistrements vers des bibliothèques de documents lâchement structurées pour la création de documents rapide et la collaboration. Dans une bibliothèque, vous pouvez mieux organiser le contenu dans les dossiers et les sous-dossiers. Pour plus d'informations, voir Planification de bibliothèque de documents (SharePoint Server 2010) et planification du stockage de contenu d'entreprise et contrôle de version.
Planifier le déplacement du contenu d’un emplacement à un autre Il peut s’avérer nécessaire de déplacer ou de copier un document d’un site ou d’une bibliothèque vers un(e) autre à différentes étapes de son cycle de vie. Par exemple, le processus de publication peut inclure le déplacement d’un document d’un site intermédiaire vers un site Internet public. Si le contenu doit être converti d’un format à un autre lors de son déplacement d’un site à l’autre, vous devrez également planifier les conversions de contenu. Pour plus d’informations, voir « Planifier le flux de contenu » dans Planification de bibliothèque de documents (SharePoint Server 2010).
Planifier les types de contenu Utilisez les types de contenu pour organiser les informations sur les types de documents, telles que les métadonnées, les modèles de documents, les stratégies et les processus de flux de travail. Cette étape est essentielle pour vous aider à organiser vos documents et à appliquer une certaine cohérence dans votre entreprise. Pour plus d’informations, voir Planifier les types de contenu et les flux de travail (SharePoint Server 2010).
Planifier les flux de travail Lorsque vous planifiez les flux de travail pour votre entreprise, vous pouvez contrôler les documents et suivre leur déplacement d’un membre d’équipe à un autre dès lors que chaque participant intervient dans le cycle de vie d’un document. SharePoint Server 2010 inclut les flux de travail pour les tâches courantes des équipes, telles que la révision et l’approbation des documents. SharePoint Server 2010 prend également en charge la création et l’installation de flux de travail personnalisés. Pour plus d’informations, voir Planifier les types de contenu et les flux de travail (SharePoint Server 2010).
Planifier le contrôle de contenu Vous pouvez planifier le degré de contrôle approprié en fonction du type de contenu ou de l’emplacement de stockage. Par exemple, pour une bibliothèque de documents, vous pouvez planifier d’exiger l’archivage et l’extraction et de protéger les documents de la distribution non autorisée à l’aide la Gestion des droits relatifs à l’information. Pour plus d’informations, voir Planification de bibliothèque de documents (SharePoint Server 2010) et Planification des stratégies de gestion des informations (SharePoint Server 2010).
Planifier les stratégies Pour chaque type de contenu, planifiez des stratégies de gestion des informations pour vous assurer que les documents sont correctement audités, conservés, étiquetés et gérés dans le respect des besoins institutionnels et légaux de votre entreprise. SharePoint Server 2010 inclut des stratégies qui implémentent l’audit, la rétention des documents, l’étiquetage et les codes-barres (pour garantir que le contenu imprimé peut être associé aux versions électroniques correspondantes). Pour plus d’informations, voir Planification des stratégies de gestion des informations (SharePoint Server 2010).