Enregistrer dans SharePoint
Vous pouvez enregistrer un classeur Excel contenant des données PowerPivot dans un site SharePoint qui a été étendu de façon à prendre en charge l'accès aux données PowerPivot. Une fois le fichier publié, les propriétés de document et autorisations SharePoint déterminent comment les autres utilisateurs peuvent consulter et utiliser votre classeur.
Cette rubrique contient les sections suivantes :
Avant de commencer
Vérifier les paramètres d'authentification et d'actualisation
Choisir un emplacement pour votre fichier
Enregistrer votre fichier sur SharePoint
Effectuer une publication en utilisant les options Excel Services
Télécharger un classeur PowerPivot à partir de SharePoint
Avant de commencer
Pour publier des classeurs PowerPivot sur SharePoint, vous devez disposer des autorisations et des logiciels requis, ainsi que des connaissances nécessaires relatives à la préparation de votre classeur pour sa publication.
Logiciel serveur
Pour consulter les classeurs dans un navigateur, le serveur SharePoint que vous utilisez doit disposer de PowerPivot pour SharePoint et d'Excel Services. Ces deux services sont requis pour traiter et afficher les classeurs PowerPivot sur SharePoint.
Vous pouvez parfois déterminer si vous possédez le logiciel approprié en examinant les bibliothèques et les menus contextuels sur votre site, mais il vous faudra éventuellement demander à votre administrateur SharePoint si vous utilisez le logiciel serveur requis. Si votre site inclut la Galerie PowerPivot, PowerPivot pour SharePoint est installé. De la même façon, si vous pouvez ouvrir un classeur Excel dans une fenêtre de navigateur sans avoir à télécharger le fichier vers votre application bureautique Excel, cela signifie que le service Excel Services s'exécute sur votre serveur SharePoint.
Si vous envisagez de planifier une actualisation automatique des données pour votre classeur, assurez-vous auprès de l'administrateur du serveur que les fournisseurs de données que vous utilisez pour importer des données sont également disponibles sur le serveur.
Autorisations
Lorsque vous enregistrez un document sur SharePoint, les autorisations SharePoint déterminent qui peut afficher, modifier ou supprimer votre travail. Le tableau suivant décrit les autorisations SharePoint qui accordent des droits spécifiques sur les classeurs que vous publiez :
Autorisation |
Droits |
|---|---|
Affichage |
Tout utilisateur doté de l'autorisation d'affichage peut ouvrir le classeur en allant à l'adresse URL du fichier. De plus, l'autorisation d'affichage permet également à quelqu'un d'utiliser votre classeur comme une source de données externe en lecture seule pour les autres classeurs ou rapports Excel. |
Collaboration |
L'autorisation Collaboration est plus puissante, car elle permet d'ajouter, de modifier et de supprimer des documents dans une bibliothèque SharePoint. L'autorisation Collaboration est requise pour enregistrer un document dans SharePoint. Quiconque disposant de l'autorisation Collaboration peut télécharger le fichier pour le modifier dans PowerPivot pour Excel, puis l'enregistrer de nouveau dans SharePoint. |
Contrôle total |
Le contrôle total inclut toutes les autorisations associées à Collaboration, plus la possibilité de créer ou gérer la liste ou bibliothèque, et d'annuler une extraction. |
L'accès à un site ou une bibliothèque SharePoint est accordé via des autorisations qu'un administrateur ou propriétaire de site spécifie pour des groupes ou des utilisateurs individuels.
La plupart des utilisateurs disposent des autorisations d'affichage ou de collaboration. Vous pouvez déterminer quelles autorisations vous possédez en examinant le menu Actions du site sur votre site SharePoint. Si le seul élément du menu est Afficher tout le contenu du site, cela signifie que vous disposez des autorisations d'affichage et que vous ne pouvez pas publier de fichiers sur ce site SharePoint. Si une liste plus longue d'éléments figure dans le menu ou si les outils de bibliothèque figurent dans le ruban, vous possédez les autorisations Collaboration.
Préparation du classeur
Avant de publier un classeur Excel qui contient des données PowerPivot, vous devez suivre cette liste de vérification pour préparer votre document :
Consultez les instructions permettant de créer un classeur PowerPivot utilisant des informations de connexion qui continuent à fonctionner après la publication du fichier. Pour plus d'informations, consultez Créer un classeur PowerPivot pour SharePoint.
Étudiez les questions de sécurité relatives à la publication de données PowerPivot sur SharePoint. Pour plus d'informations, consultez Sécuriser un classeur PowerPivot sur SharePoint.
Améliorez la présentation visuelle d'un classeur PowerPivot sur SharePoint en implémentant les suggestions suivantes :
Donnez des noms descriptifs à vos feuilles de calcul Excel. Les noms de feuille de calcul deviennent des étiquettes de page lorsque le document est publié dans une Galerie PowerPivot.
Désactivez les éléments visuels inutilisés. Dans la fenêtre Excel, dans la zone Afficher du ruban Affichage, désactivez Quadrillage, Barre de formule et Titres.
Masquez les feuilles de calcul Excel qui sont vides ou qui ne sont pas pertinentes pour le rapport. Dans la fenêtre Excel, cliquez avec le bouton droit sur un onglet de classeur et sélectionnez Masquer la feuille.
Sélectionnez la cellule A1 avant d'enregistrer et de publier le classeur. Lorsqu'un fichier publié s'ouvre dans une fenêtre de navigateur, le focus est placé sur la dernière cellule active dans le classeur. En plaçant le curseur de la souris dans la cellule A1, vous vous assurez que le coin supérieur gauche de la feuille de calcul est positionné dans l'angle supérieur gauche de la fenêtre de navigateur.
Lorsque vous effectuez une publication dans SharePoint, vous pouvez choisir les objets du classeur que vous souhaitez afficher ou masquer. Pour plus d'informations, consultez Effectuer une publication en utilisant les options Excel Services dans cette rubrique.
Vérifier les paramètres d'authentification et d'actualisation
Pour optimiser les résultats, utilisez les paramètres par défaut Excel pour l'authentification et l'actualisation des données.
Vérifier l'authentification Windows
Par défaut, Excel spécifie Authentification Windows, de sorte que l'identité de la personne qui consulte le classeur est utilisée lors de l'accès aux données PowerPivot. Conserver le paramétrage par défaut permet au logiciel serveur PowerPivot de capturer des informations précises quant aux personnes qui utilisent des classeurs PowerPivot, ce qui vous permet de mieux collaborer avec les collègues qui utilisent vos données. Si vous spécifiez Aucune ou un ID du service Banque d'informations sécurisé (SSS), les données d'utilisation du classeur seront enregistrées pour le compte d'utilisateur sans assistance Excel Services (ou pour l'identificateur SSS) et non pour une personne réelle de votre organisation.
Dans Excel, sur le ruban Données, cliquez sur Connexions.
Cliquez sur Propriétés.
Cliquez sur Définition.
Cliquez sur Paramètres d'authentification.
Vérifiez que l'Authentification Windows est sélectionnée, puis cliquez sur OK.
Spécifier les paramètres de contrôle de l'actualisation
Les paramètres de contrôle de l'actualisation peuvent affecter la façon dont l'aperçu d'un classeur PowerPivot s'affiche dans la bibliothèque Galerie PowerPivot. Par exemple, si votre classeur utilise la propriété d'actualisation à l'ouverture et qu'Excel Services est configuré pour émettre un avertissement pour les opérations d'actualisation des données, vous verrez une image miniature de l'avertissement d'actualisation des données d'Excel au lieu d'une image d'aperçu du document.
Dans Excel, sur le ruban Données, cliquez sur Connexions.
Cliquez sur Propriétés.
Dans Utilisation, dans Contrôle de l'actualisation, activez ou désactivez la case à cocher Actualiser les données lors de l'ouverture du fichier, selon les recommandations suivantes. Les recommandations varient en fonction du mode d'accès aux données PowerPivot :
Accès aux données |
Recommandation pour le contrôle de l'actualisation |
|---|---|
Incorporé dans le classeur (scénario le plus courant) |
Désactivez la case à cocher Actualiser les données lors de l'ouverture du fichier. Étant donné que toutes les données sont incorporées, il n'est pas nécessaire de les actualiser chaque fois que vous ouvrez le classeur. |
Stocké comme une source de données externe (par exemple, si vous configurez une connexion de données externes à un classeur PowerPivot au lieu d'importer ses données) |
Activez la case à cocher Actualiser les données lors de l'ouverture du fichier. Étant donné que les données se trouvent à un autre emplacement, vous souhaitez une actualisation à même de récupérer les modifications récentes apportées aux données. Pour permettre la génération de l'image d'aperçu, demandez à votre administrateur SharePoint de personnaliser le paramètre Avertir lors de l'actualisation dans Excel Services. Pour plus d'informations, consultez Procédure : créer un emplacement approuvé pour les sites PowerPivot sur le Web. |
Opérations d'actualisation des données côté serveur (s'applique aux classeurs PowerPivot que vous enregistrez dans SharePoint et planifiez pour l'actualisation des données PowerPivot). |
Activez la case à cocher Actualiser les données lors de l'ouverture du fichier. Étant donné que l'actualisation des données est planifiée pour ce classeur, PowerPivot activera automatiquement la propriété Actualiser les données lors de l'ouverture du fichier sur ce classeur pour faire en sorte que le cache du tableau croisé dynamique soit remplacé par des données plus récentes. Si vous désactivez la case à cocher, elle sera automatiquement réactivée lorsque vous réenregistrerez le classeur dans SharePoint. |
Choisir un emplacement pour votre fichier
Les documents que vous partagez sur un site sont généralement conservés dans une bibliothèque de documents. La bibliothèque Documents partagés est la bibliothèque la plus courante, mais un site SharePoint doté de PowerPivot pour SharePoint dispose souvent de la Galerie PowerPivot qui offre un aperçu, des vues de bibliothèque personnalisées et un accès aisé aux planifications de configuration de l'actualisation des données pour le classeur. Pour plus d'informations sur la Galerie PowerPivot, consultez Utiliser les classeurs PowerPivot sur SharePoint.
Vous devez choisir un serveur SharePoint qui dispose de PowerPivot pour SharePoint. Si vous effectuez une publication sur un serveur qui ne dispose pas du logiciel serveur PowerPivot, les données ne seront pas chargées lorsque vous ouvrirez le document depuis une bibliothèque.
Vous pouvez choisir la bibliothèque Documents partagés, la Galerie PowerPivot ou toute autre bibliothèque de documents pour stocker votre classeur. Pour utiliser ces emplacements, vous devez connaître l'adresse URL Web de la bibliothèque. Sur un site SharePoint par défaut, les adresses URL Web de ces bibliothèques sont les suivantes :
http://<nom du serveur>/Shared%20Documents
http://<nom du serveur>/PowerPivot%20Gallery
Pour rechercher l'adresse URL Web d'une bibliothèque quelconque, cliquez avec le bouton droit sur un document dans la bibliothèque et sélectionnez Propriétés. Adresse (URL) indique le chemin d'accès SharePoint du document. Veillez à utiliser votre souris pour sélectionner l'URL entière. Parfois, de longues URL peuvent être partiellement masquées.
Vous devrez probablement modifier l'URL avant de pouvoir l'utiliser. Spécifiquement, si l'URL inclut des propriétés source et de visionneuse, vous devez les supprimer pour obtenir un emplacement utilisable composé d'un nom de serveur, de site et de bibliothèque. Par exemple, si l'on considère l'URL suivante, vous pouvez dériver le chemin d'accès de l'URL réel en gardant la partie en gras et en supprimant le reste : http://Contoso/Sales/_layouts/xlviewer.aspx?id=/PowerPivot%20Gallery/ContosoSales.xlsx&Source=http%3A%2F%2FContoso%2FPowerPivot%2520Gallery%2FForms%2FAllItems%2Easpx&DefaultItemOpen=1. Selon la propriété de l'URL, le chemin d'accès réel que vous devrez utiliser à des fins de publication serait le suivant ; 'http://Contoso/Sales/PowerPivot%20Gallery/ContosoSales.xlsx' si vous publiez le fichier ContosoSales.xlsx, ou uniquement 'http://Contoso/Sales/PowerPivot%20Gallery' si vous souhaitez seulement le site et la bibliothèque.
Lorsque vous choisissez un emplacement, sélectionnez une bibliothèque accessible pour les utilisateurs avec lesquels vous souhaitez partager le classeur. Il vous faudra éventuellement demander des autorisations sur la bibliothèque ou le document pour garantir la disponibilité du classeur. Pour plus d'informations, consultez Sécuriser un classeur PowerPivot sur SharePoint.
Enregistrer votre fichier sur SharePoint
Enregistrez le fichier.
Cliquez sur l'onglet Fichier.
Dans le menu Fichier, cliquez sur Enregistrer et envoyer.
Cliquez sur Enregistrer dans SharePoint.
Sélectionnez un site dans Emplacements récents ou Emplacements ou sélectionnez Rechercher un emplacement pour rechercher un site pour la bibliothèque que vous souhaitez utiliser.
Cliquez sur Enregistrer sous.
Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, dans Nom de fichier, tapez un nom pour le fichier si vous utilisez un emplacement existant. Sinon, si vous avez choisi Rechercher un emplacement, entrez tout ou partie d'une URL de site SharePoint. Si vous entrez une partie de l'adresse URL, telle que http://<nom du serveur>, cliquez sur Enregistrer pour ouvrir une connexion au serveur que vous avez spécifié, puis recherchez dans le site la bibliothèque que vous souhaitez utiliser. Pour obtenir des exemples d'URL SharePoint, consultez Choisir un emplacement pour votre fichier dans cette rubrique.
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Cliquez sur Enregistrer pour publier le classeur dans la bibliothèque.
Dans une fenêtre de navigateur, vérifiez que le document apparaît dans la bibliothèque. Les documents publiés récemment figurent dans la liste. Les paramètres de bibliothèque déterminent où le document apparaît (par exemple, trié par ordre croissant par date, ou alphabétiquement par nom). Vous devrez peut-être actualiser la fenêtre du navigateur pour afficher les ajouts les plus récents.
Effectuer une publication en utilisant les options Excel Services
Excel 2010 inclut des options pour la sélection d'objets ou de feuilles de calcul spécifiques, notamment les tableaux croisés dynamiques et les segments. Rappelez-vous que les objets nommés que vous sélectionnez affectent uniquement la visualisation des données dans le classeur. Toutes les tables, lignes et colonnes de la source des données PowerPivot sous-jacente sont incluses dans le classeur lorsque vous l'enregistrez dans SharePoint. Pour plus d'informations, consultez Sécuriser un classeur PowerPivot sur SharePoint.
Sous l'onglet Fichier, cliquez sur Enregistrer et envoyer, puis sur Enregistrer dans SharePoint.
Cliquez sur Options de publication dans l'angle supérieur droit de la page.
Dans l'onglet Afficher, sous Options de publication, sélectionnez des feuilles ou des éléments individuels dans le classeur.
Dans l'onglet Paramètres, sélectionnez les paramètres à publier. L'onglet Paramètres dans Options de publication vous permet de choisir les segments qui doivent figurer dans le classeur publié.
Cliquez sur OK.
Cliquez sur Enregistrer sous.
Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, dans Nom de fichier, tapez un nom pour le fichier si vous utilisez un emplacement existant. Sinon, si vous avez choisi Rechercher un emplacement, entrez tout ou partie d'une adresse URL SharePoint, telle que http://<nom du serveur>, puis cliquez sur Enregistrer pour ouvrir une connexion au serveur que vous avez spécifié.
Cliquez sur Enregistrer.
Télécharger un classeur PowerPivot à partir de SharePoint
Une autre approche permettant l'ajout d'un classeur PowerPivot consiste à le télécharger à partir d'un site SharePoint. Utilisez cette approche si vous souhaitez démarrer à partir de SharePoint.
Sur un site SharePoint, ouvrez une bibliothèque de documents.
Dans Outils de bibliothèque, cliquez sur Documents.
Dans Télécharger un document, cliquez sur Télécharger un fichier.
Naviguez jusqu'à l'emplacement du fichier .xlsx enregistré et sélectionnez-le.
Cliquez sur Enregistrer.
Le fichier est téléchargé sur le site SharePoint et apparaît dans le dossier. Vous devrez peut-être cliquer sur le bouton d'actualisation dans votre navigateur pour que le fichier soit visible. Vous pouvez maintenant l'ouvrir dans SharePoint. Vous pouvez communiquer l'emplacement du fichier en donnant son adresse URL.