Pièces jointes cloud dans eDiscovery

Cet article explique comment eDiscovery gère les pièces jointes cloud (modernes ou liées) par rapport aux pièces jointes traditionnelles (classiques). Les pièces jointes cloud sont des liens vers des fichiers stockés dans SharePoint ou OneDrive plutôt que des copies incorporées. Étant donné qu’une pièce jointe cloud pointe vers un fichier actif stocké dans les services Microsoft 365 que vous pouvez modifier après le partage, eDiscovery offre des options pour collecter le fichier actif, la version que vous avez partagée ou plusieurs versions pour préserver le contexte. Vous pouvez collecter des pièces jointes cloud dans le cadre de l’exportation ou ajouter au flux de travail de l’ensemble de révision.

Collecter les pièces jointes Cloud

eDiscovery prend en charge les options suivantes pour la collection de pièces jointes modernes :

• Version dynamique du document lié au moment de la collecte.
• Version au moment du partage.
• Autres options de version (collecter toutes les versions ou versions partagées spécifiques).

Quel que soit l’emplacement de la pièce jointe moderne, le processus attribue la propriété Custodian au propriétaire du message. Par exemple, si l’utilisateur A partage une pièce jointe liée avec l’utilisateur B qui réside dans le OneDrive de l’utilisateur C et que vous collectez le message à partir de la boîte aux lettres de l’utilisateur B, la pièce jointe liée appartient à l’utilisateur B (consignataire) et non à l’utilisateur C.

Pour activer la collecte de pièces jointes cloud, sélectionnez l’option Liens d’accès (pièces jointes cloud) dans les messages afin que le contenu lié soit inclus dans Ajouter pour examiner les flux de travail ensemble et exporter .

Importante

L’inclusion de pièces jointes augmente la taille et la quantité des résultats d’exportation.

Une fois les processus de flux de travail terminés, vous pouvez regrouper la pièce jointe moderne et le message ou l’e-mail parent en utilisant le filtre Regrouper par conversations et éléments associés et la valeur de colonne Pièce jointe moderne .

Considérations et scénarios non pris en charge

Avant de collecter des pièces jointes cloud, passez en revue les considérations et scénarios suivants :

• Les e-mails en texte brut ne sont pas pris en charge. Seuls les e-mails HTML sont traités.
• Les e-mails et messages chiffrés ne prennent pas en charge l’extraction moderne des pièces jointes.
• Les liens non cliquables ne sont pas pris en charge. Les liens qui ne sont pas cliquables ne sont pas traités. La plupart des liens dans les e-mails sont réécrites en liens sécurisés cliquables par les back-ends Exchange pour les locataires d’adhésion.
• Les URL mal formées ne sont pas prises en charge. Les URL qui n’analysent pas correctement ne sont pas estampillées.
• Longueur maximale du corps du message. Si la longueur du corps est supérieure à 100 000 caractères, tout contenu (lien de pièce jointe moderne) au-delà de cette limite n’est pas pris en compte.
• Longueur maximale de l’URL. Les URL de plus de 2 048 caractères sont ignorées.
• Taille totale maximale de la propriété. Si la taille totale de la propriété dépasse 1 Mo, elle est supprimée.
• Nombre maximal de liens par message. Seuls les 50 premiers liens d’un message sont traités. Les autres liens au-delà de 50 sont ignorés.
• Si un message est transféré et que le lien de pièce jointe moderne a expiré ou est obsolète, l’extraction ne fonctionne pas. De même, si le fichier de pièce jointe moderne est renommé ou déplacé, le lien n’est pas extrait.
• Les messages et publications de canal partagé Teams ne prennent pas en charge l’extraction de liens de pièces jointes modernes. Les utilisateurs doivent inclure le site de canal partagé et inclure le fichier manuellement dans leur collection.
• Les pièces jointes cloud sont traitées comme faisant partie du message du parent, et non comme des entités distinctes.
  • Si un e-mail ou un message Teams correspond à la condition d’une recherche, ses pièces jointes cloud liées sont récupérées, même si le fichier ne répond pas à la condition de la recherche.
  • Si un e-mail ou un message Teams correspond à la condition d’une recherche, ses pièces jointes cloud liées sont récupérées, même si le fichier se trouve en dehors de la limite de conformité.
• L’indexation avancée n’est pas appliquée aux fichiers de pièces jointes cloud référencés dans les e-mails ou les messages. Cette limitation signifie que le contenu du fichier de pièce jointe cloud lui-même n’est pas traité par l’indexation avancée ou l’OCR.

Collecte de la version partagée dans les pièces jointes cloud

Par défaut, le workflow eDiscovery pour la collecte des pièces jointes cloud inclut uniquement l’ajout de la version la plus récente d’une pièce jointe cloud à un jeu de révision ou à des fins d’exportation. Ce flux de travail signifie que la version que vous collectez et ajoutez à un jeu de révision ou à une exportation peut être différente de la version qui a été initialement partagée dans la pièce jointe cloud. Par conséquent, le contenu qui était présent dans la pièce jointe cloud au moment où elle a été partagée peut être supprimé et n’existe pas dans la version actuelle ajoutée au jeu de révision ou exportée.

Utilisez des étiquettes de rétention pour conserver la version d’un document au moment où il a été partagé en tant que pièce jointe cloud. Pour ce faire, créez une étiquette de rétention, choisissez l’option permettant d’appliquer l’étiquette aux pièces jointes cloud, puis appliquez automatiquement l’étiquette aux documents stockés dans SharePoint et OneDrive. Après avoir configuré cette configuration, une copie d’un document est créée au moment où le fichier est partagé. En outre, si le document est modifié et partagé à nouveau en tant que pièce jointe cloud, la version modifiée est également conservée. Si le fichier est modifié et partagé à nouveau, une nouvelle copie du fichier en tant que nouvelle version est conservée.

La conservation des versions partagées des pièces jointes cloud vous permet d’étendre la conservation et la collecte de contenu potentiellement pertinent à la version spécifique du document que vous avez partagée plutôt qu’à la version active actuelle. Après avoir implémenté cette solution de rétention, la version active actuelle d’une pièce jointe cloud et la version que vous avez partagée dans la pièce jointe cloud sont collectées et ajoutées à un jeu de révision ou exportées.

Pour obtenir des instructions sur la configuration d’une étiquette de rétention et son application automatique aux pièces jointes cloud, consultez Appliquer automatiquement des étiquettes aux pièces jointes cloud.

En outre, la version active actuelle et la version que vous avez partagées ont la même valeur de propriété GroupID , qui est identique à l’ID de groupe de l’objet parent (par exemple, un e-mail ou une conversation de conversation Teams). Cette valeur de propriété vous permet de regrouper les pièces jointes cloud avec l’élément dans lequel vous les avez partagées.

Après avoir implémenté l’étiquette de rétention et appliqué automatiquement l’étiquette aux documents SharePoint, sélectionnez l’option permettant de collecter les pièces jointes cloud lors de l’ajout d’éléments à un jeu de révision. Lorsque vous collectez les pièces jointes cloud, la version active actuelle et la version qui a été partagée à l’origine sont ajoutées au jeu de révision ou exportées.

Afficher dans les rapports eDiscovery

eDiscovery inclut un gestionnaire de processus qui répertorie tous les processus délimités pour chaque zone. Chaque processus de la liste Gestionnaire de processus contient un rapport détaillé .zip fichier qui contient des informations détaillées sur le processus une fois le processus terminé.

Rapport CSV récapitulative

Tous les packages de rapports incluent un Summary-*the date/time of the report*.csv fichier. Ce fichier contient des informations relatives aux pièces jointes cloud. Ce rapport contient des informations sur les éléments suivants :

• Pièces jointes cloud
• Versions des pièces jointes cloud
• Versions des pièces jointes cloud au moment du partage

Pour plus d’informations sur ces domaines, consultez Résumé CSV : informations.

Rapport CSV d’éléments

Les packages de rapports incluent également un rapport CSV d’éléments. Dans le items.csv fichier, vous pouvez :

• Filtrez toutes les pièces jointes modernes à l’aide de la propriété Est une pièce jointe = True moderne.
• Mettre en corrélation la pièce jointe moderne avec son e-mail ou message parent via l’ID de groupe et la propriété Has attachment = True.