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Gestion de contenu d’entreprise

Résumé

SharePoint a été énormément utilisé pour la gestion de contenu d’entreprise (ECM), depuis sa toute première version. Aujourd'hui, avec SharePoint Online et SharePoint 2013/2016 en local, il existe de nombreux services, fonctionnalités et options pour la gestion d’ECM et de contenu dans SharePoint. Cet article traite de toutes les options et techniques disponibles.

Instructions et règles générales

Suivent ici quelques instructions utiles et des règles générales pour les solutions ECM :

  • Évitez de déclarer des colonnes de site et des types de contenu dans les sous-sites. Préférez le site racine d’une collection de sites pour stocker toutes les colonnes de site et tous les types de contenu d’une hiérarchie, et associer ensuite les éléments du site racine aux sous-sites
  • Appuyez-vous sur les métadonnées, plutôt que sur les dossiers pour définir une hiérarchie de contenu
  • Évitez de renommer des champs natifs d’éléments, tels que le champ Titre. Préférez une colonne personnalisée avec un nom personnalisé
  • Préférez une approche de configuration à distance pour configurer l’Architecture des informations (AI) plutôt que l’utilisation de services tels que le Hub de type de contenu ou d’autres services de réplication AI
  • Si votre déploiement est dans SharePoint Online, préférez Microsoft Flow pour concevoir des processus d'entreprise plutôt que le moteur de flux de travail de SharePoint 2010 ou le moteur du Gestionnaire de flux de travail de SharePoint 2013/2016
  • Évitez d’utiliser des fonctionnalités de publication en en-tête d’un site d’équipe, créez plutôt un site de communication « moderne »

Hub de type de contenu

S’applique à : SharePoint Online | SharePoint 2013 | SharePoint 2016

Un hub de type de contenu vous permet de publier des types de contenu SharePoint sur une batterie de serveurs. Vous pouvez utiliser un hub de type de contenu pour gérer de façon centralisée les principaux types de contenu que vous voulez utiliser dans plusieurs collections de sites.

La principale difficulté avec l’utilisation du hub de type de contenu, c’est que la réplication des types de contenu n’est pas immédiate pour les collections de sites nouvellement créées ou lorsque les types de contenu sont mis à jour dans le hub. La réplication peut prendre un certain temps en fonction de la taille de votre client et de la quantité de données à laquelle les composants du hub de type de contenu sont associés.

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Métadonnées / taxonomie gérée

S’applique à : SharePoint Online | SharePoint 2013 | SharePoint 2016

Le service de métadonnées gérées (MMS) et les champs de métadonnées gérées permettent d’ajouter des métadonnées personnalisées à des éléments et documents. Lorsque vous utilisez les produits SharePoint, vous pouvez gérer les métadonnées de façon centralisée. Vous pouvez organiser les métadonnées de manière pertinente pour votre entreprise et les utiliser pour faciliter la recherche d’éléments.

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Ensembles de documents

S’applique à : SharePoint Online | SharePoint 2013 | SharePoint 2016

Un ensemble de documents est un groupe de documents connexes que vous pouvez gérer comme une seule et même entité. Vous pouvez créer un ensemble de documents en une seule étape et ensuite définir ses caractéristiques et métadonnées. Vous pouvez gérer l’ensemble comme une entité unique.

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Publication

S’applique à : SharePoint Online | SharePoint 2013 | SharePoint 2016

SharePoint Online inclut un ensemble de fonctionnalités pour créer et publier des pages Web enrichies pour votre intranet ou Internet. Ces fonctionnalités sont hébergées dans l’Infrastructure de publication SharePoint et doivent être activées avant leur utilisation. Vous pouvez les activer au niveau de la collection de sites ou du site. Toutefois, vous devriez créer des sites de communication « modernes » et profiter de leur nouvelle structure pour fournir des portails d’informations à vos utilisateurs, plutôt que créer de sites de publication ou activer les fonctionnalités de publication sur des sites d’équipe.

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Expérience « moderne »

S’applique à : SharePoint Online

SharePoint Online a commencé l’introduction progressive des expériences « modernes » dans le service SharePoint, ce qui influe directement sur l’expérience de l’utilisateur final, mais également sur les options de personnalisation pouvant être utilisées.

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Classification de site

Concerne : Office 365 | SharePoint 2013 | SharePoint 2016 | SharePoint Online

La classification de site permet de gérer des clusters de sites en fonction de leur classification du point de vue de la gouvernance et de la conformité. Elle sert également de base à l’automatisation des processus de gouvernance. L’interface utilisateur native pour créer un nouveau site « moderne » inclut ces informations.

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Vidéos

Gestion des droits relatifs à l’information

S’applique à : SharePoint Online | SharePoint 2013 | SharePoint 2016

La Gestion des droits relatifs à l’information (IRM) permet d’éviter que des informations sensibles ne soient imprimées, transmises, enregistrées, modifiées ou copiées par des personnes non autorisées. Avec l’IRM dans SharePoint Online, vous pouvez limiter les actions que les utilisateurs peuvent effectuer sur les fichiers qui ont été téléchargés à partir de listes ou de bibliothèques.

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Gestion des enregistrements

S’applique à : SharePoint Online | SharePoint 2013 | SharePoint 2016

Un enregistrement est un document ou toute autre entité électronique ou physique qu'une organisation doit conserver, pendant une certaine période, comme preuve des activités ou des transactions qu'elle a effectuées. La gestion des enregistrements est le processus par lequel une organisation détermine les règles pour les enregistrements.

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Exemples

Vidéos

Fournisseur DocumentID

S’applique à : SharePoint Online | SharePoint 2013 | SharePoint 2016

L’ID du document permet d’affecter un identificateur unique à des documents. Toutefois, la technique pour affecter un identificateur diffère entre SharePoint Online et SharePoint 2013/2016 en local.

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Stratégies de gestion des informations

S’applique à : SharePoint Online | SharePoint 2013 | SharePoint 2016

Une stratégie de gestion des informations constitue un ensemble de règles pour un type de contenu. Les stratégies de gestion des informations permettent aux organisations de contrôler et de suivre des événements tels que la durée de rétention des contenus ou les actions que les utilisateurs sont autorisés à effectuer sur ces contenus. Les stratégies de gestion des informations peuvent aider les organisations à se conformer aux réglementations légales ou administratives, ou elles peuvent simplement appliquer les processus d’entreprise internes.

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Solutions

Colonnes de site et types de contenu

S’applique à : SharePoint Online | SharePoint 2013 | SharePoint 2016

Les colonnes de site et les types de contenu sont essentiels pour définir l’architecture des informations d’une solution SharePoint. Toutefois, l’approche pour créer des colonnes de site et des types de contenu n’est pas la même pour SharePoint en local et pour SharePoint Online. Dans l’ancien scénario, vous pouviez utiliser le XML déclaratif (CAML), tandis que dans ce dernier cas, vous utilisez CSOM/REST.

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