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Avec le modèle de complément SharePoint, vous pouvez créer des applications de flux de travail s’exécutant dans un complément hébergé par SharePoint. Il vous suffit de créer une solution de modèle de complément SharePoint, de choisir de créer une application hébergée par SharePoint et d’ajouter un élément de type Flux de travail au projet.
Par défaut, le flux de travail créé s’exécute dans le site d’application hébergé par SharePoint et cible les listes ou bibliothèques de ce site. Si vous configurez les propriétés du flux de travail pour qu’elles soient une « application intégrée », vous pouvez également exécuter le flux de travail dans le site hôte, au lieu du site d’application.
Importante
Cet article fait référence aux composants, exemples et/ou outils PnP qui sont des ressources open source soutenues par une communauté active qui les prend en charge. Il n’existe aucun contrat de niveau de service pour la prise en charge des outils open source des canaux de support Microsoft officiels. Toutefois, ces composants ou exemples utilisent des API et des fonctionnalités prêtes à l’emploi prises en charge par Microsoft.
Si vous préférez, vous pouvez watch la vidéo suivante, au lieu de lire l’article entier, que vous pouvez toujours considérer comme une référence beaucoup plus détaillée.
Importante
À partir de Visual Studio 2022, les modèles de flux de travail ont été supprimés des projets de complément SharePoint.
Avec le modèle de complément SharePoint, vous pouvez créer les types de flux de travail suivants :
- Flux de travail séquentiels
- Flux de travail d’organigramme
- Flux de travail de machine à état
Exemple de flux de travail séquentiel de complément SharePoint
Dans la figure suivante, vous pouvez voir à quoi ressemble un flux de travail séquentiel de complément SharePoint dans le concepteur Visual Studio.
L’exemple de workflow passe par les étapes suivantes :
- Crée une tâche d’approbation simple
- Évalue le résultat de la tâche d’approbation
- Mises à jour l’élément cible en conséquence au résultat de la tâche d’approbation
- Envoie et envoie un e-mail avec des informations sur le résultat du flux de travail
La liste cible du flux de travail est une liste personnalisée de commandes avec les colonnes suivantes :
- Titre : champ de titre out of the box de n’importe quel élément de liste SharePoint (une seule ligne de texte)
- Client : nom du client pour la commande en cours (ligne de texte unique)
- Montant : montant de la commande (devise)
- État de l’approbation : si la commande est approuvée ou non (choix, peut supposer les valeurs « Approbation en attente », « Approuvé » ou « Rejeté »)
Dans une solution de modèle de complément SharePoint, vous pouvez déployer la liste ci-dessus sur le site cible à l’aide de SharePoint Feature Framework.
Comme c’était le cas dans l’ancien moteur de flux de travail scolaire de SharePoint, le flux de travail peut stocker des événements et des informations dans la liste de l’historique des flux de travail, peut s’appuyer sur la liste des tâches de flux de travail pour affecter des tâches aux utilisateurs et peut tirer parti de formulaires personnalisés pour les tâches et pour le flux de travail lui-même (formulaires d’initiation et d’association).
En outre, chaque définition worfklow fournit également une page d’état de flux de travail pour voir la status actuelle d’un flux de travail instance s’exécutant au-dessus d’un élément ou d’un document cible.
Il s’agit d’un scénario très simple, mais très courant, qui s’appuie sur les fonctionnalités prêtes à l’emploi du modèle de complément SharePoint.
Conversion du flux de travail en flux Power Automate
Imaginons que vous souhaitiez remplacer l’ancien flux de travail du modèle de complément SharePoint décrit dans la section précédente par un nouveau flux Power Automate.
Tout d’abord, nous allons créer une liste personnalisée de commandes avec la même structure de données décrite dans la section précédente. Vous pouvez le créer manuellement à l’aide du navigateur web, ou vous pouvez vous appuyer sur un modèle d’approvisionnement PnP, comme celui disponible dans les exemples liés à cet article (orders.xml).
Importante
Si vous souhaitez en savoir plus sur le moteur d’approvisionnement PnP, vous pouvez lire l’article Présentation de l’approvisionnement moderne des artefacts.
Pour créer un flux Power Automate pour la liste Commandes, vous pouvez utiliser l’interface utilisateur intégrée de SharePoint Online, en sélectionnant le menu « Intégrer » dans la barre de commandes, puis « Power Automate » ->Créer un flux, comme illustré dans la capture d’écran suivante.
En cliquant sur la commande « Créer un flux », un nouveau panneau latéral s’affiche et à partir de là, vous pouvez choisir de réutiliser l’un des modèles de flux déjà disponibles, comme illustré dans la capture d’écran suivante.
Par exemple, vous pouvez choisir le modèle de flux « Démarrer l’approbation lorsqu’un nouvel élément est ajouté » et commencer à partir d’un flux déjà disponible qui semble très proche de ce que vous devez créer. Vous serez redirigé vers la console Power Automate, où vous pouvez doublement case activée les fonctionnalités main du modèle de flux que vous avez sélectionné et vous pouvez connecter le moteur Power Automate aux ressources et services dont vous aurez besoin pour exécuter le processus de flux réel.
Comme vous pouvez le voir dans la capture d’écran suivante, le modèle de flux s’appuie sur des données SharePoint Online, sur Microsoft 365 Outlook, sur les approbations Microsoft Teams et sur les utilisateurs de Microsoft 365.
Si vous cliquez sur le bouton « Continuer » dans la partie inférieure de l’écran, vous consentez au moteur Power Automate à se connecter aux charges de travail Microsoft 365 nécessaires au flux et à l’utiliser en votre nom.
Importante
Il est important de noter que, par conception, Power Automate cible les utilisateurs Power Users (ou Makers) et, par conséquent, par défaut, tous les services sont consommés par l’utilisateur qui conçoit le flux. Il n’existe aucun concept d'« emprunt d’identité utilisateur » ou d'« élévation de privilèges » comme il était possible de le faire avec le modèle de flux de travail de complément SharePoint. Dans certains scénarios, vous pouvez éventuellement effectuer des requêtes avec un jeton d’application uniquement d’une application inscrite dans Azure Active Directory.
Après avoir connecté votre compte à la définition de flux, vous êtes redirigé vers le concepteur de flux Power Automate, où vous pouvez déjà voir un flux généré automatiquement qui répond essentiellement à vos besoins. En fait, il existe une condition de déclencheur de type « Lors de la création d’un élément SharePoint » qui déclenche un nouveau flux instance pour chaque nouvel élément de la liste.
Lors de la création d’un élément, le flux crée une tâche d’approbation avec approbations Microsoft Teams et il vous incombe de définir qui est le destinataire cible de la tâche. En fait, si vous appuyez sur le bouton « Enregistrer » avant de configurer la propriété « Affecté à » de l’action « Démarrer une approbation », vous verrez l’exception illustrée dans l’image suivante.
Outre la définition du destinataire de la tâche, le flux est parfaitement défini et prêt à être effectué. Si le résultat de la tâche d’approbation est « Approuver » ou « Rejeter », le bloc conditionnel dans la définition de flux envoie un e-mail au créateur de l’élément avec le résultat réel. En cas d’erreur lors de la gestion de la tâche d’approbation, le flux vous envoie un e-mail de notification, en tant que créateur du flux.
La seule partie manquante du flux généré automatiquement consiste à définir le champ État d’approbation de l’élément cible. Vous pouvez facilement le faire en cliquant sur le bouton « Ajouter une action » dans les branches « Oui » et « Non » de la condition. Commençons par la branche « Oui ».
Dans la zone « Choisir une opération » qui s’affiche, vous pouvez filtrer par « SharePoint » et sélectionner pour ajouter une action de type « Mettre à jour l’élément » pour SharePoint, comme illustré dans la capture d’écran suivante.
Tout d’abord, vous devez renommer l’action avec une description appropriée pour que votre flux reste lisible. Cliquez sur les trois points dans le coin supérieur droit de l’action et sélectionnez « Renommer ». Remplacez ensuite le titre par défaut « Mettre à jour l’élément » par quelque chose comme « Mettre à jour l’élément comme approuvé ». À présent, configurez les propriétés suivantes de l’action :
- « Adresse du site » : il s’agit du site cible où se trouve la liste cible.
- « Nom de la liste » : est la liste cible qui contient l’élément à mettre à jour.
- « Id » : est l’ID de l’élément à mettre à jour et vous pouvez le récupérer de façon dinamique.
Pour configurer l’ID de l’élément cible, cliquez simplement sur le champ et une boîte de dialogue s’affiche. Grâce à cette boîte de dialogue, vous pouvez choisir une variable ou un champ déjà défini dans le flux, ou vous pouvez créer une expression dynamique. Dans votre scénario, l’ID de l’élément qui a déclenché le flux correspond à ce que vous recherchez.
Lorsque vous utilisez l’action « Mettre à jour l’élément », vous devez toujours spécifier une valeur pour tous les champs obligatoires et dans le scénario actuel, le « Titre » est le seul champ obligatoire que vous devrez spécifier. Sauf si vous souhaitez modifier le titre de l’élément cible, vous pouvez simplement choisir d’utiliser le champ « Titre » de l’action « Lors de la création d’un élément ».
Remarque
Si vous mettez à jour un élément plusieurs fois dans votre flux, n’oubliez pas de toujours utiliser les valeurs les plus récentes pour les champs obligatoires, en effectuant éventuellement une nouvelle demande pour les champs d’élément à l’aide de l’action « Obtenir l’élément », au lieu de toujours utiliser les champs récupérés par la condition de déclencheur.
Dans la capture d’écran suivante, vous pouvez voir la branche « Oui » mise à jour avec l’action « Mettre à jour l’élément » pour définir le champ « État d’approbation » de l’élément sur « Approuvé ».
Vous pouvez appliquer exactement les mêmes modifications à la branche « Non », en définissant bien sûr le champ « État d’approbation » de l’élément sur « Rejeté ». Vous pouvez éventuellement cliquer sur les trois points dans le coin supérieur droit de l’action « Mettre à jour l’élément comme approuvé » et sélectionner la commande « Copier dans mon Presse-papiers (préversion) ». Ensuite, lorsque vous cliquez sur « Ajouter une action » dans la branche « Non », vous pouvez sélectionner l’onglet « Mon Presse-papiers » et coller l’action copiée.
À présent, enregistrez la conception du flux en cliquant sur le bouton « Enregistrer » dans le coin supérieur droit du concepteur et, si vous le souhaitez, vous pouvez la tester en appuyant sur le bouton « Test », près du bouton « Enregistrer ». Avant cela, veillez à disposer d’au moins un élément dans la liste cible. Si vous testez le flux, choisissez de tester le flux « Manuellement » et vous verrez une interface utilisateur agréable vous montrant la status du flux en cours d’exécution, comme illustré dans la capture d’écran suivante.
Du point de vue de l’utilisateur final, le destinataire de la demande d’approbation trouvera une nouvelle tâche d’approbation dans Approbations Microsoft Teams, comme illustré dans la capture d’écran suivante.
Le destinataire de la tâche d’approbation peut cliquer sur la demande en attente pour l’ouvrir, l’approuver ou la rejeter. Notez que les tâches des approbations Microsoft Teams peuvent également être réaffectées à un autre utilisateur cible, si nécessaire.
Chaque fois que vous souhaitez surveiller un flux qui s’exécute en haut d’un élément de liste ou d’un document, à partir de la liste ou de la bibliothèque cible, vous pouvez cliquer sur la commande « Intégrer » dans la barre de commandes et sélectionner « Power Automate » ->« Voir vos flux » pour accéder au tableau de bord Power Automate. Vous accédez à la page « Mes flux », que vous pouvez également accéder à la navigation avec votre navigateur web vers le portail Power Automate.
En cliquant sur le nom du flux que vous souhaitez explorer, vous pouvez voir l’historique des exécutions (jusqu’à 28 jours en arrière), vous pouvez voir tous les détails sur le flux, et vous pouvez modifier et mettre à jour la définition du flux.
En cliquant sur un élément de l’historique des exécutions, vous pouvez voir comment le flux a été traité et explorer les valeurs d’entrée et de sortie de toutes les actions exécutées.
Création d’un flux Power Automate à partir de zéro
Bien entendu, vous pouvez également créer une nouvelle définition de flux, sans commencer à partir d’un modèle déjà existant. Si c’est le cas, vous pouvez simplement accéder au portail Power Automate et choisir de créer un flux. Par conséquent, accédez à la page « Mes flux », sélectionnez « Nouveau flux » dans la barre de commandes et choisissez de générer un « Flux cloud automatisé », comme illustré dans la capture d’écran suivante.
Une boîte de dialogue s’affiche et vous permet de sélectionner la condition de déclencheur pour le nouveau flux. La condition de déclencheur est ce qui déclenche réellement le flux et d’un point de vue SharePoint Online peut être :
- Lorsqu’un fichier est créé dans un dossier (déconseillé)
- Lorsqu’un élément ou un fichier est modifié
- Lors de la création d’un élément
- Lorsqu’un élément est supprimé
- Lorsqu’un fichier est créé (propriétés uniquement)
- Lorsqu’un élément est créé ou modifié
- Lorsqu’un fichier est classé par un modèle Microsoft Syntex
- Lorsqu’un fichier est créé ou modifié (propriétés uniquement)
- Lorsqu’un fichier est supprimé
- Lorsqu’un fichier est créé ou modifié dans un dossier (déconseillé)
Les noms ci-dessus sont explicites, à l’exception peut-être de ceux avec « (propriétés uniquement) », ce qui signifie que le déclencheur vous donnera uniquement les colonnes de métadonnées du fichier, et pas le contenu du fichier. Si vous souhaitez obtenir le contenu réel du fichier, vous pouvez le faire vous-même à l’aide d’une action « Obtenir le contenu du fichier » dans la logique de flux.
Choisissez un nom pour votre nouveau flux, sélectionnez une condition de déclencheur, puis vous pouvez commencer à concevoir le flux comme vous l’avez fait dans la section précédente.
Lorsque vous concevez un nouveau flux pour SharePoint Online dans Power Automate, vous devez tenir compte du fait que la plupart des activités que vous aviez dans l’ancien modèle de complément SharePoint sont également disponibles dans le nouveau modèle Power Automate. Vous trouverez des informations supplémentaires et un mappage entre les anciennes activités et les nouvelles actions en lisant le document Conseils : Migrer des flux de travail classiques vers des flux Power Automate dans SharePoint.
Toutefois, vous devez prendre en compte quelques points :
- Avec Power Automate, vous ne disposez pas de la liste de l’historique des flux de travail, qui présente au passage certaines limitations, et vous devez éventuellement vous appuyer sur une liste SharePoint personnalisée ou sur un référentiel personnalisé comme une table dans Microsoft Dataverse. Toutefois, vous disposez de l’historique d’exécution (ne peut pas revenir à plus de 28 jours dans le passé, en raison des exigences de confidentialité RGPD).
- Avec Power Automate, vous n’avez plus la liste des tâches de flux de travail, liée à votre site ou solution de flux de travail spécifique, mais vous vous appuyez sur les tâches globales de Microsoft 365. Ainsi, vous pouvez tirer parti de l’application Approbations Microsoft Teams dans Microsoft Teams, ainsi que de l’intégration complète entre les charges de travail Microsoft 365.
- Power Automate a été conçu pour les utilisateurs et les fabricants de puissance, et non pour les éditeurs de logiciels indépendants désireux de vendre leurs solutions à plusieurs clients. Par conséquent, il n’est pas toujours facile de partager le même flux avec plusieurs clients/locataires. Il existe une fonctionnalité d’exportation/importation, mais vous devez reconfigurer toutes les connexions lors de l’importation d’un flux dans un autre locataire.
- Dans Power Automate, il n’existe pas d’automatisation et de gouvernance prêtes à l’emploi pour la gestion des flux et des exécutions de flux.
- Dans les flux conçus avec Power Automate, il n’est pas possible d’emprunter l’identité d’autres utilisateurs ou d’exécuter du code avec des privilèges élevés. Finalement, vous pouvez récupérer un jeton d’accès OAuth à partir d’Azure AD et envoyer des requêtes HTTP de bas niveau à Microsoft Graph.
- Dans Power Automate, vous n’avez pas la possibilité de concevoir des flux de travail ou des organigrammes de machine à états. En fait, chaque flux est comme un flux séquentiel. Bien entendu, en utilisant une conception appropriée et en ayant une bonne connaissance de Power Automate, vous pouvez définir des flux qui se comportent comme une machine à états, par exemple à l’aide de boucles et de conditions. En outre, à l’aide de Microsoft Visio, vous pouvez concevoir un organigramme, mapper le diagramme à des déclencheurs et des actions Power Automate, puis exporter un BPMN (Business Process Model and Notation) dans un flux Power Automate.
En règle générale, malgré les petites limitations ci-dessus, Power Automate est un excellent outil pour créer des flux de travail dans Microsoft 365 et dans SharePoint Online en particulier. Vous devez arrêter d’utiliser les flux de travail du modèle de complément SharePoint et passer à Power Automate et à l’ensemble de Power Platform.
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