Présentation des métadonnées gérées
Les métadonnées sont des informations sur les informations. Par exemple, le titre et l’auteur d’un livre sont des métadonnées. Les métadonnées peuvent être de nombreux types d’informations : un emplacement, une date ou un numéro d’élément de catalogue. Lorsque vous utilisez les produits SharePoint, vous pouvez gérer les métadonnées de façon centralisée. Vous pouvez organiser les métadonnées de manière pertinente pour votre entreprise et les utiliser pour faciliter la recherche d’éléments.
Cet article décrit une terminologie importante des métadonnées managées et vous donne un aperçu rapide de la façon dont vous pouvez utiliser les outils dans SharePoint pour gérer les métadonnées.
Terminologie importante
Cette section contient des définitions de certaines terminologies clés. Ces termes et concepts apparaissent fréquemment dans les articles sur les métadonnées managées.
Taxonomie
Une taxonomie est un système de classification formel. Une taxonomie regroupe les mots, les étiquettes et les termes qui décrivent un élément, puis organise les groupes au sein d’une hiérarchie.
Personnes construire des taxonomies pour presque tous les types d’informations, des systèmes biologiques aux structures organisationnelles. Par exemple, les biologistes regroupent les organismes vivants en quatre classifications principales : animal, plante, champignon et microbe. Chacun de ces grands groupes possède de nombreuses sous-divisions. Ensemble, l’ensemble du système est une taxonomie.
Les organisations créent des taxonomies de trop nombreuses façons de les répertorier. Ils créent des taxonomies de graphique des comptes pour gérer les systèmes de comptabilité, les organization les graphiques et les classifications de travaux pour gérer les employés, les catalogues de produits, etc. Toutes ces taxonomies sont des hiérarchies structurées d’informations ; systèmes de classification formels qui aident les utilisateurs à gérer les informations.
Folksonomy
Une folksonomy est un système de classification informel. Il évolue progressivement à mesure que les utilisateurs du site web collaborent sur des mots, des étiquettes et des termes sur un site. À l’origine, les folksonomies ont été développées à partir d’applications populaires telles que la création de signets.
Si vous avez déjà vu un nuage d’étiquettes sur un site web, vous avez vu une visualisation d’une folksonomy. La figure suivante montre un cloud de balises sur un site SharePoint.
Une approche folksonomy-based des métadonnées peut être utile. Il crée un moyen de partager les connaissances et l’expertise des utilisateurs du site. En utilisant une folksonomy, la classification du contenu peut évoluer avec l’évolution des besoins métier et des intérêts des utilisateurs.
Ensemble de Termes
Un ensemble de termes est un groupe de termes connexes.
Les ensembles de termes peuvent avoir une étendue différente, selon l’endroit où vous créez l’ensemble de termes.
Les ensembles de termes locaux sont créés dans le contexte d’une collection de sites et peuvent être utilisés (et visibles) uniquement pour les utilisateurs de cette collection de sites. Par exemple, lorsque vous créez un ensemble de termes pour une colonne de métadonnées dans une liste ou une bibliothèque, l’ensemble de termes est local. Il est disponible uniquement dans la collection de sites qui contient cette liste ou bibliothèque. Par exemple, une bibliothèque multimédia peut avoir une colonne de métadonnées qui montre le type de média (diagramme, photo, capture d’écran, vidéo, etc.). La liste des termes autorisés s’applique uniquement à cette bibliothèque et peut être utilisée dans la bibliothèque.
Les ensembles de termes globaux peuvent être utilisés sur tous les sites qui s’abonnent à une application de service de métadonnées managées spécifique. Par exemple, un organization peut créer un ensemble de termes qui répertorie les noms des unités commerciales dans le organization, telles que Ressources humaines, Marketing, Technologies de l’information, etc.
En outre, vous pouvez configurer un ensemble de termes comme fermé ou ouvert. Dans un ensemble de termes fermés, les utilisateurs ne peuvent pas ajouter de nouveaux termes, sauf s’ils disposent des autorisations appropriées. Dans un ensemble de termes ouverts, les utilisateurs peuvent ajouter de nouveaux termes dans une colonne mappée à l’ensemble de termes.
Petits caractères
Un terme est un mot ou une expression spécifique que vous avez associé à un élément sur un site SharePoint. Il s’agit d’un élément unique dans un ensemble de termes. Un terme a un ID unique et peut avoir de nombreuses étiquettes de texte (synonymes). Si vous travaillez sur un site multilingue, le terme peut avoir des étiquettes dans différentes langues.
Il existe deux types de termes :
Termes managés Les termes managés sont des termes prédéfinis. Les administrateurs du magasin de termes organisent les termes managés dans un ensemble hiérarchique de termes.
Mots clés d’entreprise Une mot clé d’entreprise est un mot ou une expression qu’un utilisateur ajoute aux éléments d’un site SharePoint. La collection de mots clés d’entreprise est appelée jeu de mots clés. En règle générale, les utilisateurs peuvent ajouter n’importe quel mot ou expression à un élément en tant que mot clé. Cela signifie que vous pouvez utiliser des mots clés d’entreprise pour le balisage de style folksonomy. Parfois, les administrateurs du magasin de termes déplacent des mots clés d’entreprise dans un ensemble de termes managés spécifique. Lorsqu’ils font partie d’un ensemble de termes managés, les mots clés deviennent disponibles dans le contexte de cet ensemble de termes.
Pour en savoir plus sur la création et la gestion des termes, consultez Créer et gérer des termes dans un ensemble de termes.
Groupe
Dans les produits SharePoint, groupe est un terme de sécurité. En ce qui concerne les métadonnées managées, un groupe est un ensemble d’ensembles de termes qui partagent tous des exigences de sécurité communes. Seuls les utilisateurs disposant d’autorisations contributeur pour un groupe spécifique peuvent gérer des ensembles de termes qui appartiennent au groupe ou créer de nouveaux ensembles de termes dans celui-ci. Les organisations doivent créer des groupes pour les ensembles de termes qui auront des besoins uniques en matière d’accès ou de sécurité.
Pour en savoir plus sur la création d’un groupe pour les ensembles de termes, consultez Configurer un nouveau groupe pour les ensembles de termes.
Outil de gestion du magasin de termes
L’outil de gestion du magasin de termes est l’outil que les personnes qui gèrent les taxonomies utilisent pour créer ou gérer des ensembles de termes et les termes qu’ils contiennent. L’outil de gestion du magasin de termes affiche tous les ensembles de termes globaux et tous les ensembles de termes locaux disponibles pour la collection de sites à partir de laquelle vous accédez à l’outil de gestion du magasin de termes.
Colonne Métadonnées managées
Une colonne de métadonnées managées est un type spécial de colonne que vous pouvez ajouter à des listes ou des bibliothèques. Il permet aux utilisateurs du site de sélectionner des termes à partir d’un ensemble de termes spécifique. Une colonne de métadonnées managées peut être mappées à un ensemble de termes existant, ou vous pouvez créer un ensemble de termes local spécifiquement pour la colonne.
Pour savoir comment utiliser une colonne de métadonnées managées, consultez Créer une colonne de métadonnées managées
Colonne Mots clés d’entreprise
La colonne Mots clés d’entreprise est une colonne que vous pouvez ajouter aux types de contenu, listes ou bibliothèques pour permettre aux utilisateurs d’étiqueter des éléments avec des mots ou des expressions qu’ils choisissent. Par défaut, il s’agit d’une colonne à valeurs multiples. Lorsque les utilisateurs tapent un mot ou une expression dans la colonne, SharePoint présente des suggestions de type à l’avance. Les suggestions de type à l’avance peuvent inclure des éléments d’ensembles de termes managés et l’ensemble de termes Mots clés. Les utilisateurs peuvent sélectionner une valeur existante ou entrer quelque chose de nouveau.
Les propriétaires de listes ou de bibliothèques peuvent activer ou désactiver la publication de métadonnées en mettant à jour les paramètres de métadonnées et de mots clés d’entreprise pour une liste ou une bibliothèque.
Pour savoir comment ajouter une colonne de mots clés spéciaux, consultez Ajouter une colonne de mots clés d’entreprise à une liste ou une bibliothèque.
Marquage
Dans un sens général, le balisage fait référence à l’action d’appliquer des métadonnées managées à un élément.
Scénarios de métadonnées : des taxonomies aux folksonomies
La gestion des métadonnées SharePoint prend en charge une gamme d’approches des métadonnées, des taxonomies formelles aux folksonomies pilotées par l’utilisateur. Vous pouvez implémenter des taxonomies formelles via des termes managés et des ensembles de termes. Vous pouvez également utiliser des mots clés d’entreprise qui permettent aux utilisateurs du site d’étiqueter le contenu avec des mots clés de leur choix.
En outre, les produits SharePoint offrent de la flexibilité. Vous pouvez choisir la quantité de structure et de contrôle à utiliser avec les métadonnées, et vous pouvez choisir l’étendue du contrôle et de la structure. Par exemple :
Vous pouvez appliquer le contrôle à l’échelle mondiale sur plusieurs sites, ou rendre local à des sites spécifiques.
Vous pouvez configurer des ensembles de termes pour qu’ils soient fermés ou ouverts aux contributions de l’utilisateur.
Vous pouvez choisir d’utiliser ou non des mots clés d’entreprise avec des termes managés.
Les produits SharePoint permettent aux organisations de combiner les avantages des taxonomies formelles et gérées avec les avantages dynamiques de l’étiquetage piloté par l’utilisateur de manière personnalisée.
Le diagramme suivant montre comment différentes exigences peuvent utiliser différents niveaux d’étendue et de contrôle.
Avantages des métadonnées managées
L’utilisation de métadonnées managées sur les sites dans un organization présente plusieurs avantages :
Utilisation cohérente des métadonnées
Les fonctionnalités de métadonnées gérées dans les produits SharePoint vous permettent de contrôler la façon dont les utilisateurs ajoutent des métadonnées au contenu. Par exemple, en utilisant des ensembles de termes et des termes managés, vous pouvez contrôler les termes que les utilisateurs peuvent ajouter au contenu, et vous pouvez contrôler qui peut ajouter de nouveaux termes. Vous pouvez également limiter les mots clés d’entreprise à une liste spécifique en configurant le terme Mots clés défini comme étant fermé.
Lorsque les mêmes termes sont utilisés de manière cohérente entre les sites, il est plus facile de créer des processus ou des solutions robustes qui s’appuient sur des métadonnées. En outre, il est plus facile pour les utilisateurs du site d’appliquer des métadonnées de manière cohérente à leur contenu.
Amélioration de la détectabilité du contenu
Lorsque le contenu sur les sites d’un organization a des métadonnées cohérentes, il est plus facile de trouver des informations et des données métier à l’aide de la recherche. Les fonctionnalités de recherche telles que le panneau d’affinement, qui s’affiche sur le côté gauche de la page des résultats de recherche, permettent aux utilisateurs de filtrer les résultats de la recherche en fonction des métadonnées.
Navigation dans les métadonnées pour les sites
La navigation par métadonnées pour les sites permet à un administrateur de site de créer des éléments de navigation en fonction des termes des métadonnées. Pour plus d’informations, notamment sur les recommandations en matière de performances, voir Options de navigation pour SharePoint.
Navigation dans les métadonnées pour les listes et les bibliothèques
La navigation par métadonnées permet aux utilisateurs de créer dynamiquement des vues d’informations en fonction de champs de métadonnées spécifiques. Ensuite, les utilisateurs peuvent localiser des bibliothèques à l’aide de dossiers ou de tableaux croisés dynamiques de métadonnées, et affiner les résultats à l’aide de filtres de clés supplémentaires. Pour savoir comment configurer cela, voir Configurer la navigation par métadonnées pour une liste ou une bibliothèque et Utiliser le regroupement pour modifier un affichage SharePoint.
Flexibilité accrue
Les métadonnées managées permettent aux administrateurs de magasin de termes de gérer et d’adapter plus facilement vos métadonnées à mesure que les besoins de l’entreprise évoluent. Vous pouvez facilement mettre à jour un ensemble de termes. De plus, les termes nouveaux ou mis à jour deviennent automatiquement disponibles lorsque vous associez une colonne de métadonnées managées à cet ensemble de termes. Par exemple, si vous fusionnez plusieurs termes en un seul terme, le contenu marqué avec ces termes est automatiquement mis à jour pour refléter cette modification. Vous pouvez spécifier plusieurs synonymes (ou étiquettes) pour des termes individuels. Si votre site est multilingue, vous pouvez également spécifier des étiquettes multilingues pour des termes individuels.
Gestion des métadonnées
La gestion efficace des métadonnées nécessite une réflexion et une planification minutieuses. Réfléchissez au type d’informations que vous souhaitez gérer le contenu des listes et des bibliothèques, et réfléchissez à la façon dont les informations sont utilisées dans le organization. Vous pouvez créer des ensembles de termes de métadonnées pour un grand nombre d’informations différentes.
Par exemple, vous pouvez avoir un seul type de contenu pour un document. Chaque document peut avoir des métadonnées qui identifient la plupart des faits pertinents à son sujet, comme les exemples suivants :
Objectif du document : s’agit-il d’une proposition de vente ? Une spécification d’ingénierie ? Une procédure de ressources humaines ?
Auteur du document et noms des personnes qui l’ont modifié
Date de création, date d’approbation, date de la modification la plus récente
Ministère responsable des implications budgétaires du document
Audience
Voici quelques activités importantes impliquées dans la gestion des métadonnées :
Planification et configuration
Gestion des termes, des ensembles de termes et des groupes
Spécification des propriétés pour les métadonnées
Planification et configuration de métadonnées gérées
Votre organisation peut souhaiter effectuer une planification minutieuse avant de commencer à utiliser des métadonnées gérées. La quantité de planification que vous devez effectuer dépend de la formalité de votre taxonomie. Cela dépend également du degré de contrôle que vous souhaitez imposer aux métadonnées.
Si vous souhaitez permettre aux utilisateurs de développer votre taxonomie, il vous suffit d’ajouter des mots clés aux éléments, puis de les organiser en ensembles de termes si nécessaire.
Si votre organization souhaite utiliser des ensembles de termes managés pour implémenter des taxonomies formelles, il est important d’impliquer les principales parties prenantes dans la planification et le développement. Une fois que les principales parties prenantes du organization se sont mises d’accord sur les ensembles de termes requis, vous pouvez utiliser l’outil de gestion du magasin de termes pour importer ou créer vos ensembles de termes. Pour savoir comment accéder à l’outil, consultez Ouvrir l’outil de gestion du magasin de termes.
Gestion des termes, des ensembles de termes et des groupes
L’outil de gestion du magasin de termes fournit un contrôle d’arborescence que vous pouvez utiliser pour effectuer la plupart des tâches. Votre rôle d’utilisateur pour cet outil détermine les tâches que vous pouvez effectuer. Pour travailler sur des termes globaux dans l’outil de gestion du Magasin de termes, vous devez être administrateur SharePoint et versions ultérieures dans Microsoft 365, ou administrateur de magasin de termes dans SharePoint. Pour travailler sur les conditions d’un site, vous pouvez être un responsable de groupe ou un contributeur désigné pour les ensembles de termes.
Pour plus d’informations, consultez Créer et gérer des groupes et des ensembles de termes.
Pour effectuer des actions sur un élément de la hiérarchie, procédez comme suit.
Pointez sur le nom de l’application Managed Metadata Service, du groupe, de l’ensemble de termes ou du terme que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur la flèche qui s’affiche.
Sélectionnez les actions souhaitées dans le menu.
Par exemple, si vous êtes administrateur de magasin de termes ou gestionnaire de groupe, vous pouvez créer, importer ou supprimer des ensembles de termes dans un groupe. Les contributeurs d’ensembles de termes peuvent créer de nouveaux ensembles de termes.
Propriétés des termes et des ensembles de termes
À chaque niveau de la hiérarchie, vous pouvez configurer des propriétés spécifiques pour un groupe, un ensemble de termes ou un terme à l’aide du volet propriétés de l’outil de gestion du magasin de termes. Par exemple, si vous configurez un ensemble de termes, vous pouvez spécifier des informations telles que Nom, Description, Propriétaire, Contact et Parties prenantes dans le volet disponible sous l’onglet Général . Vous pouvez également spécifier si vous souhaitez qu’un ensemble de termes soit ouvert ou fermé aux nouvelles soumissions des utilisateurs. Vous pouvez également choisir l’onglet Utilisation prévue et spécifier si l’ensemble de termes doit être disponible pour le balisage ou la navigation sur le site.
Remarque
Ces caractères ne sont pas autorisés dans les noms de propriétés de taxonomie : [];", . <>|&\t
Voir aussi
Présentation des métadonnées managées dans SharePoint Server
Configurer la navigation par métadonnées pour une liste ou une bibliothèque
Configurer la navigation dans les métadonnées pour une liste ou une bibliothèque
Ajouter une colonne de mots clés d’entreprise à une liste ou une bibliothèque