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Définir des limites de version pour un site

Par défaut, les paramètres de niveau organization définissent les limites de l’historique des versions qui sont appliquées à toutes les nouvelles bibliothèques de documents créées dans un site. Toutefois, pour répondre à des besoins de contenu spécifiques, les administrateurs peuvent choisir de définir des limites d’historique des versions distinctes sur des sites individuels. De cette façon, les utilisateurs peuvent rompre l’héritage de organization limites sur un site individuel.

Les limites de l’historique des versions pour un site individuel peuvent être gérées de la manière suivante :

Option limites de l’historique des versions Description
Appliquer à toutes les bibliothèques de documents nouvelles et existantes dans un site : Pour obtenir une stratégie de stockage de version cohérente pour un site, vous pouvez choisir de définir une limite à appliquer universellement à toutes les bibliothèques du site. À l’aide de cette option, la limite de l’historique des versions définie au niveau du site est appliquée à toutes les nouvelles bibliothèques de documents créées dans le site et crée une demande en arrière-plan pour traiter de façon asynchrone la mise à jour sur les bibliothèques de documents existantes.
Appliquer uniquement aux nouvelles bibliothèques de documents créées dans un site : Pour éviter d’avoir un impact sur les paramètres sur les bibliothèques existantes, vous pouvez définir une limite d’historique des versions uniquement pour les nouvelles bibliothèques. À l’aide de cette option, les limites de l’historique des versions définies au niveau du site sont appliquées uniquement aux nouvelles bibliothèques de documents créées dans le site. Aucune modification n’a été apportée aux limites des bibliothèques de documents existantes ou des bibliothèques qui ne sont pas activées pour le contrôle de version dans le site.
Appliquer aux bibliothèques de documents existantes uniquement dans un site : Vous pouvez mettre à jour les limites uniquement sur les bibliothèques de documents existantes sur un site sans définir de paramètre d’historique des versions au niveau du site pour les nouvelles bibliothèques de documents. L’utilisation de cette option crée une demande en arrière-plan pour traiter de façon asynchrone la mise à jour sur les bibliothèques de documents existantes tout en permettant aux nouvelles bibliothèques de documents créées dans le site d’hériter des limites de l’historique des versions de niveau organization.
Effacer les limites existantes définies sur un site : Vous pouvez effacer les limites existantes sur un site pour permettre aux nouvelles bibliothèques de documents créées dans le site de suivre les limites de niveau organization.
Note: L’effacement d’un paramètre sur un site s’applique uniquement aux nouvelles bibliothèques de documents créées sur le site et n’a pas d’impact sur les paramètres des bibliothèques de documents existantes ni sur les versions existantes.

Exemple de scénario

Prenons un exemple de Contoso, où les limites par défaut organization historique des versions sont configurées sur Paramètre automatique et où aucune limite de version n’est initialement appliquée sur les sites marketing et juridiques. Pour répondre aux besoins de l’entreprise, l’administrateur peut décider d’appliquer le paramètre « Manuel » sur le site juridique, ce qui rompt l’héritage du site juridique avec le paramètre de version par défaut organization.

Voici le stockage de version pour Contoso :

  • Comportement du stockage de versions sur le site marketing : étant donné qu’aucune limite n’est configurée pour le site marketing, toutes les nouvelles bibliothèques de documents créées dans la collection de sites marketing héritent de la organization paramètre par défaut automatique.

  • Stockage de versions sur le site juridique : étant donné que le site juridique a des paramètres manuels configurés, les paramètres manuels sont appliqués à toutes les nouvelles bibliothèques créées dans le site juridique.

Diagramme des limites de version définies pour un niveau de site.

Important

  • Les limites de l’historique des versions au niveau du site peuvent être définies uniquement à l’aide d’applets de commande PowerShell.
  • La définition des limites de l’historique des versions au niveau du site ne réduit pas les versions existantes pour respecter les nouvelles limites. Des étapes supplémentaires sont nécessaires pour découper les versions existantes sur un site ou une bibliothèque.
  • Les demandes de mise à jour des limites sur les bibliothèques existantes sont traitées de manière asynchrone par un travail en arrière-plan, qui peut prendre jusqu’à 24 heures. Vous pouvez utiliser PowerShell pour case activée la progression du travail.
  • L’annulation d’un travail en cours arrête la mise à jour sur les bibliothèques qui n’ont pas été traitées. Cette action n’annule pas la modification pour les bibliothèques de documents où la mise à jour des paramètres a déjà été traitée.

Gérer les limites de l’historique des versions pour un site à l’aide de PowerShell

Suivez ces étapes pour gérer les limites de l’historique des versions pour un site à l’aide de PowerShell.

  1. Téléchargez la dernière version de SharePoint Online Management Shell.

    Notes

    Si vous avez installé une version précédente de SharePoint Online Management Shell, accédez à Ajouter ou supprimer des programmes et désinstallez SharePoint Online Management Shell.

  2. Connectez-vous à SharePoint en tant qu’administrateur SharePoint dans Microsoft 365. Pour savoir comment procéder, reportez-vous à l’article Prise en main de SharePoint Online Management Shell.

  3. Exécutez l’une des commandes suivantes pour gérer les limites de l’historique des versions sur votre site :

Action Commande PowerShell
Afficher les limites de l’historique des versions définies sur un site Get-SPOSite -$siteUrl d’identité | fl Url, EnableAutoExpirationVersionTrim, ExpireVersionsAfterDays, MajorVersionLimit
Définir les limites de l’historique automatique des versions sur un site. Pour définir des limites d’historique automatique des versions pour toutes les bibliothèques d’un site :

Set-SPOSite -Identity $siteUrl
-EnableAutoExpirationVersionTrim $true

Ajoutez le -ApplyToNewDocumentLibraries paramètre à appliquer uniquement aux nouvelles bibliothèques de documents sur le site :

Set-SPOSite -Identity $siteUrl
-EnableAutoExpirationVersionTrim $true
-ApplyToNewDocumentLibraries

Ajoutez -ApplyToExistingDocumentLibraries pour s’appliquer uniquement aux bibliothèques de documents existantes sur un site :

Set-SPOSite -Identity $siteUrl
-EnableAutoExpirationVersionTrim $true
-ApplyToExistingDocumentLibraries
Définissez des limites manuelles avec les paramètres Count et time sur un site. Pour définir des limites manuelles avec des paramètres de nombre et de temps pour toutes les bibliothèques d’un site :

Set-SPOSite -Identity $siteUrl
-EnableAutoExpirationVersionTrim $false
-MajorVersionLimit <delete major versions exceeding limit>
-MajorwithMinorVersionsLimit <number of major versions for which all minor versions will be kept>
-ExpireVersionsAfterDays <delete versions exceeding time limit set in days>

Ajoutez le -ApplyToNewDocumentLibraries paramètre à appliquer uniquement aux nouvelles bibliothèques de documents sur le site :

Set-SPOSite -Identity $siteUrl
-EnableAutoExpirationVersionTrim $false
-MajorVersionLimit <delete major versions exceeding limit>
-MajorwithMinorVersionsLimit <number of major versions for which all minor versions will be kept>
-ExpireVersionsAfterDays <delete versions exceeding time limit set in days>
-ApplyToNewDocumentLibraries

Ajoutez -ApplyToExistingDocumentLibraries pour s’appliquer uniquement aux bibliothèques de documents existantes sur un site :

Set-SPOSite -Identity $siteUrl
-EnableAutoExpirationVersionTrim $false
-MajorVersionLimit <delete major versions exceeding limit>
-MajorWithMinorVersionsLimit <number of major versions for which all minor versions will be kept>
-ExpireVersionsAfterDays <delete versions exceeding time limit set in days>
-ApplyToExistingDocumentLibraries
Définissez Le nombre manuel sans limite d’expiration sur un site. Pour définir des limites manuelles avec des limites de nombre, définissez le paramètre sur -ExpireVersionsAfterDays0:

Set-SPOSite -Identity $siteUrl
-EnableAutoExpirationVersionTrim $false
-MajorVersionLimit <delete major versions exceeding limit>
-MajorWithMinorVersionsLimit <number of major versions for which all minor versions will be kept>
-ExpireVersionsAfterDays 0

Ajoutez le -ApplyToNewDocumentLibraries paramètre à appliquer uniquement aux nouvelles bibliothèques de documents sur le site :

Set-SPOSite -Identity $siteUrl
-EnableAutoExpirationVersionTrim $false
-MajorVersionLimit <delete major versions exceeding limit>
-MajorWithMinorVersionsLimit <number of major versions for which all minor versions will be kept>
-ExpireVersionsAfterDays 0
-ApplyToNewDocumentLibraries

Ajoutez -ApplyToExistingDocumentLibraries pour s’appliquer uniquement aux bibliothèques de documents existantes sur un site :

Set-SPOSite -Identity $siteUrl
-EnableAutoExpirationVersionTrim $false
-MajorVersionLimit <delete major versions exceeding limit>
-MajorWithMinorVersionsLimit <number of major versions for which all minor versions will be kept>
-ExpireVersionsAfterDays 0
-ApplyToExistingDocumentLibraries
Effacez les limites d’historique des versions existantes définies sur un site et héritez des limites de version de l’organisation sur les nouvelles bibliothèques de documents créées sur le site. Set-SPOSite -Identity $siteUrl -InheritVersionPolicyFromTenant
Annuler le travail de mise à jour en cours Remove-SPOSiteVersionPolicyJob -Identity $siteUrl

Suivre la progression de la mise à jour des paramètres sur les bibliothèques existantes sur un site

Les limites de version sur toutes les nouvelles bibliothèques créées dans le site sont immédiatement appliquées. Les paramètres des bibliothèques existantes sont mis à jour de façon asynchrone à l’aide d’un travail en arrière-plan. Exécutez la commande suivante pour suivre la progression du travail de mise à jour des paramètres.

Get-SPOSiteVersionPolicyJobProgress -Identity $siteUrl

Le tableau suivant énumère les différentes progressions status qui peuvent être signalées lors de la tentative de mise à jour des paramètres de version des bibliothèques existantes dans une collection de sites :

État Description
NoRequestFound Il n’y a aucune demande sur le site pour définir ou mettre à jour les paramètres de version sur les bibliothèques de documents existantes.
Nouveau La demande de mise à jour est Nouvelle et n’est pas encore traitée.
InProgress La demande de mise à jour est traitée et la demande de mise à jour des paramètres est en cours.
CompleteSuccess La demande de mise à jour s’est terminée correctement.
CompleteWithFailure La demande de mise à jour est terminée, mais la définition de la mise à jour sur certaines bibliothèques de documents a échoué.

Pour en savoir plus: