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Procédures de fermeture de fin d’année pour le module de paie canadienne dans Microsoft Dynamics GP

Cet article présente les procédures de fermeture d’année recommandées pour le module De paie canadien intégré microsoft Dynamics GP. La section liste de contrôle de la paie de fin d'année contient les éléments suivants :

  • Liste de contrôle détaillée des étapes que vous devez suivre pour effectuer les procédures de clôture de fin d’année
  • Informations détaillées pour chaque étape de la liste de contrôle

S’applique à : Microsoft Dynamics GP
Numéro de base de connaissances d’origine : 861806

Note

Lisez cet article complet avant d’effectuer l’une des étapes. Si vous avez des questions, contactez le support technique Microsoft Dynamics. Plus d’informations sur le module de paie canadienne sont généralement incluses dans la documentation de mise à jour de fin d’année.

Important

Avant de suivre les instructions de cet article, vérifiez que vous disposez d’une copie de sauvegarde complète de la base de données que vous pouvez restaurer si un problème se produit.

Mise à jour annuelle canadienne de la paie et mise à jour de la taxe sur la paie

Cet article traite de la mise à jour de la fin de l’année de paie et de la mise à jour de la taxe sur la paie. Lorsque la mise à jour annuelle des salaires et la mise à jour fiscale sont publiées pour l'année, vous pouvez télécharger le fichier pour préparer la fin de l'année.

Liste de contrôle de fin d’année de la paie

  1. Terminez toutes les exécutions de paiement pour l’année en cours.
  2. Remplissez tous les rapports de paie nécessaires.
  3. Effectuez une sauvegarde des données.
  4. Installez la mise à jour annuelle canadienne.
  5. Terminez le processus de réinitialisation du fichier de fin d’année.
  6. Effectuez une autre sauvegarde des données.
  7. Créez les instructions T4, T4A et RL-1, puis imprimez les rapports T4, T4A et RL1.
  8. Modifiez les enregistrements T4, T4A et RL-1 si nécessaire.
  9. Créez des enregistrements de synthèse T4, T4A et RL-1.
  10. Imprimez les rapports T4, T4A, RL-1 et créez des fichiers XML T4, T4A et RL-1, le cas échéant.
  11. Vérifiez que les périodes de paiement sont correctement définies.

Terminer toutes les exécutions de paiement pour l’année en cours

Note

Tout lot qui a une valeur de la nouvelle année de paie dans le champ Date de chèque doit être traité après avoir effectué la réinitialisation de fin d’année.

Remplir tous les rapports de paie nécessaires

Effectuer une sauvegarde des données

Créez une sauvegarde, puis placez cette sauvegarde dans un stockage sécurisé et permanent. En créant une sauvegarde, assurez-vous que vous disposez d’un enregistrement permanent de la position financière de l’entreprise à la fin de l’année. Vous pouvez restaurer la sauvegarde pour récupérer rapidement des données si une fluctuation de puissance ou un autre problème se produit pendant la procédure de fermeture de fin d’année. Pour créer une sauvegarde à partir de Microsoft Dynamics GP, procédez comme suit :

  1. Dans Microsoft Dynamics GP, sélectionnez Maintenance dans le menu Microsoft Dynamics GP, puis sauvegarde.
  2. Dans la liste Nom de la société, sélectionnez le nom de la société.
  3. Modifiez le chemin du fichier de sauvegarde si cette action est requise, puis sélectionnez OK.

Remarque

Nous vous recommandons de nommer cette mise à jour fiscale antérieure à la fin de l’année pour la différencier de vos autres sauvegardes.

Installer la mise à jour annuelle canadienne

Installez la mise à jour à partir de l’un des emplacements suivants.

Terminer le processus de réinitialisation du fichier de fin d’année

Pour effectuer une réinitialisation de fichier de fin d’année, procédez comme suit :

  1. Demandez à tous les utilisateurs de fermer toutes les fenêtres du module de paie canadienne. Les utilisateurs peuvent continuer à travailler dans d’autres modules Microsoft Dynamics GP.

  2. Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP, pointez sur Routines>Paie - Canada, puis sélectionnez Réinitialisation du fichier de fin d’année.

  3. Dans la fenêtre Fichiers de réinitialisation de la paie, sélectionnez Copier des fichiers dans l’historique. Cette étape crée les données requises pour afficher les demandes de renseignements de l’année précédente dans la paie canadienne. Pour accéder aux demandes de renseignements de l’année précédente dans la paie canadienne, pointez sur Paie Canada dans le menu Enquête , puis sélectionnez Informations sur l’employé de l’année dernière.

    Note

    Dans cette étape, vous recevez un message qui vous avertit de vérifier l’espace disque disponible. Vous devez disposer d’au moins deux fois plus d’espace disque disponible que la quantité actuellement occupée par tous les fichiers du répertoire Data/Project.

  4. Sélectionnez Facteurs d’indexation du crédit d’impôt.

  5. Dans la fenêtre Facteurs d’indexation du crédit d’impôt, vérifiez le facteur personnel de base (facteur de coût de vie) du document de l’Agence canadienne des douanes et du revenu T4127. Vérifiez les nombres, puis sélectionnez OK.

    Note

    • Lorsque les fichiers maîtres des employés sont réinitialisés, les montants personnels de base TD1 seront ajustés en fonction du multiplicateur que vous saisissez.
    • Ces montants personnels td1 de base doivent être mis à jour automatiquement après avoir installé le fichier de mise à jour annuelle de la paie canadienne.

  6. Sélectionnez Réinitialiser Maître des employés.

    Note

    Vous devez exécuter ce processus avant de traiter les exécutions de paiement pour la nouvelle année.

  7. Sélectionnez Oui ou Non lorsque vous êtes invité à réinitialiser les champs Numériques utilisateur de l’employé, selon vos préférences.

  8. Dans le menu Cartes, pointez sur Paie-Canada, puis sélectionnez Employé pour afficher les champs Numérique utilisateur de l’employé.

  9. Dans le champ ID d’employé, tapez un ID d’employé, sélectionnez Divers, puis sélectionnez Données utilisateur.

Important

Si des erreurs se produisent pendant le processus de réinitialisation de fin d’année, veillez à effectuer une restauration dans une sauvegarde !

Effectuer une autre sauvegarde des données

Créez une sauvegarde, puis placez cette sauvegarde dans un stockage sécurisé et permanent. En créant une sauvegarde, assurez-vous que vous disposez d’un enregistrement permanent de la position financière de l’entreprise à la fin de l’année. Vous pouvez restaurer la sauvegarde pour récupérer rapidement des données si une fluctuation de puissance ou un autre problème se produit pendant la procédure de fermeture de fin d’année. Pour créer une sauvegarde, procédez comme suit :

  1. Dans Microsoft Dynamics GP, sélectionnez Maintenance dans le menu Microsoft Dynamics GP, puis sauvegarde.
  2. Dans la liste Nom de la société, sélectionnez le nom de votre entreprise.
  3. Modifiez le chemin du fichier de sauvegarde si cette action est requise, puis sélectionnez OK.

Note

Nous vous recommandons de nommer cette mise à jour fiscale postérieure à la fin de l’année pour la différencier de vos autres sauvegardes.

Créez les instructions T4, T4A et RL-1, puis imprimez les rapports T4, T4A et RL-1

Note

Cette étape peut être effectuée à tout moment une fois que vous avez terminé l’étape précédente ; Effectuez une réinitialisation de fichier de fin d’année. Par exemple, vous pouvez effectuer des exécutions de paiement pour la nouvelle année avant de créer et d’imprimer tous les rapports.

Créer et imprimer les rapports T4 et les rapports RL-1

Pour ce faire, procédez comme suit :

  1. Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP, pointez sur Routines>Paie - Canada, puis sélectionnez T4 et R1 Création.
  2. Sélectionnez Créer des T4.
  3. Sélectionnez Créer des R1.
  4. Pour imprimer le rapport de vérification T4, sélectionnez Imprimer le rapport T4.
  5. Pour imprimer le rapport de vérification R1, sélectionnez Imprimer le rapport R1.
  6. Sélectionnez OK pour quitter.
  7. Imprimez la liste de modification T4. Pour ce faire, pointez sur Paie-Canada dans le menu Rapports, sélectionnez Routines, puis Rapports de routines, puis sélectionnez Rapport de modification T4.

Créer et imprimer les rapports T4A

Pour ce faire, procédez comme suit :

  1. Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP, puis pointez sur Routines paie ->>, puis sélectionnez Programme d’installation de T4A.
  2. Sélectionnez Créer des T4A.
  3. Sélectionnez Imprimer le rapport T4A pour imprimer le rapport de vérification T4A.

Modifier les enregistrements T4, T4A et RL-1 si nécessaire

Modifier les déclarations T4

Pour ce faire, dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP, puis pointez sur Routines>Paie - Canada, puis sélectionnez Modification T4.

Modifier les déclarations T4A

Pour ce faire, dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP, pointez sur Routines>>, puis sélectionnez Modification d’enregistrement T4A.

Modifier les montants R1 en fonction de la liste de modification dans la fenêtre de modification R1

Pour ce faire, dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP, puis pointez sur Routines>Paie - Canada, puis sélectionnez R1 Modifier.

Créer des enregistrements de synthèse T4, T4A et RL-1

Créer les informations récapitulatives des rapports T4 et des rapports RL-1

Pour ce faire, procédez comme suit :

  1. Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP, puis pointez sur Routines>Paie - Canada, puis sélectionnez T4 et R1 Résumé.
  2. Sélectionnez Créer des enregistrements récapitulatifs T4.
  3. Sélectionnez Créer des fiches récapitulatives R1.

Créer les informations récapitulatives pour les rapports T4A

Pour ce faire, procédez comme suit :

  1. Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP, puis pointez sur Routines paie ->>, puis sélectionnez Résumé T4A.
  2. Sélectionnez Créer des enregistrements de synthèse T4A.

Pour ce faire, procédez comme suit :

  1. Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP, puis pointez sur Routines>Paie - Canada, puis sélectionnez Impression T4 et R1.

  2. Dans le champ Numéro de l’employeur, sélectionnez le numéro d’employeur approprié.

  3. Sélectionnez Type de glissement T4 pour sélectionner le formulaire approprié.

  4. Pour imprimer les feuillets T4, sélectionnez Feuillets T4. Suivez les invites et sélectionnez si vous souhaitez tester l’alignement du formulaire en imprimant un enregistrement de test.

  5. Sélectionnez Résumé T4 et Segment T4.

    Note

    Ces rapports ne sont pas conçus pour imprimer un formulaire pré-imprimé.

  6. Pour générer le fichier T4 électronique, sélectionnez Electronic T4's. Terminez la fenêtre T4 de transfert électronique de paie, puis sélectionnez Vérifier uniquement ou Vérifier et générer.

Pour ce faire, procédez comme suit :

  1. Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP, puis pointez sur Routines>Paie - Canada, puis sélectionnez Impression T4 et R1.

  2. Dans le champ Numéro de l’employeur, sélectionnez le numéro d’employeur approprié.

  3. Sélectionnez Type de glissement R1 et choisissez Laser.

  4. Pour imprimer les déclarations R1, sélectionnez feuilles R1.

  5. Pour imprimer le rapport Résumé R1, sélectionnez Résumé R1.

    Note

    Ce rapport n’est pas conçu pour imprimer sur un formulaire pré-imprimé.

  6. Pour générer le fichier RL-1 électronique, sélectionnez Electronic R1's. Complétez la fenêtre De transfert électronique de paie R1 et entrez les champs requis, y compris le numéro d’autorisation du développeur de logiciels. Sélectionnez Ensuite Vérifier uniquement ou Vérifier et générer.

Pour ce faire, procédez comme suit :

  1. Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP, puis pointez sur Routines paie ->>, puis sélectionnez Impression T4A.
  2. Dans le champ Numéro de l’employeur, sélectionnez le numéro d’employeur approprié.
  3. Sélectionnez Type de glissement T4A pour choisir l’employé laser ou le CCRA laser.
  4. Dans Microsoft Dynamics GP 2015 et versions ultérieures, entrez une valeur dans le champ Numéro d’authentification RL-1 . (Reportez-vous à Q1 dans la section FAQ ci-dessous pour plus d’informations sur ce champ.)
  5. Pour imprimer les instructions T4A, sélectionnez Slips T4A.
  6. Pour imprimer les rapports, sélectionnez Segment T4A et Résumé T4A.
  7. Pour générer le T4A électronique, sélectionnez Electronic T4A’s. Terminez la fenêtre T4A de transfert électronique de paie, puis sélectionnez Vérifier uniquement ou Vérifier et générer.

Vérifiez que les périodes de paiement sont correctement définies

Pour vérifier que les périodes de paiement sont correctement définies pour la nouvelle année à venir, dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP, puis pointez sur >la paie - Contrôle>, puis sélectionnez Fréquence.

Questions fréquentes (FAQ)

Q1 : Quand dois-je installer la mise à jour de fin d’année ?

A1 : En fait, vous devez terminer toutes vos exécutions de paiement pour l’année en cours et installer la mise à jour de fin d’année (et effectuer la réinitialisation du fichier de fin d’année ou l’étape 5 dans la liste de contrôle ci-dessus afin que les montants personnels de base soient mis à jour) avant d’effectuer des exécutions de paiement pour la nouvelle année suivante. La mise à jour de fin d’année inclut le nouveau code fiscal nécessaire pour les exécutions de paiement au cours de la prochaine année. Suivez les étapes indiquées dans la liste de contrôle ci-dessus.

Q2 : Que dois-je faire si la réinitialisation de fin d’année a été effectuée APRÈS l’exécution d’un paiement au cours de la nouvelle année ?

A2 : Vous allez devoir restaurer une sauvegarde d'avant la réinitialisation de fin d'année. Annulez le cycle de paie pour la nouvelle année. Effectuez ensuite la réinitialisation de fin d’année (pour déplacer toutes les données de l’année en cours vers l’historique et réinitialiser le registre principal afin d’indexer tous les montants personnels de base des employés). Maintenant, vous pouvez refaire la paie pour la nouvelle année, maintenant que les montants fiscaux mis à jour sont en place pour chaque employé. N'oubliez pas que le nouveau traitement des paies peut aboutir à des montants différents, car ils ont peut-être atteint le plafond de certains montants en utilisant ceux de l'année dernière, et les impôts peuvent avoir changé pour la nouvelle année.

Q3 : Pourquoi dois-je saisir le numéro d’authentification RL-1 ?

A3 : Pour rendre la fin de l’année plus transparente, le champ Numéro d’authentification RL-1 a été ajouté en tant que champ modifiable à la fenêtre Feuille de paie T4/R1 Print- Canada . L’utilisateur devra maintenant saisir le numéro de feuillet RL-1 dans ce champ. Ce numéro d’autorisation est utilisé par Revenue Québec pour identifier que les formulaires proviennent de Microsoft Dynamics GP. Ce numéro d’autorisation sera stocké dans une table SQL [CPY20100], par année, afin qu’il soit disponible pour les réimprimes. Si l’utilisateur met à jour le champ Numéro d’authentification RL-1, la date de dernière mise à jour est remplacée par la date système actuelle. Le rapport RL-1 (P_CPY_SETP_R1_Laser) a également été modifié pour lire ce nouveau champ de numéro d’autorisation.

Q4 : Pourquoi les taxes calculées dans Dynamics GP diffèrent-elles de la calculatrice en ligne de l’ARC ? Comment les impôts sur le revenu sont-ils calculés dans la paie canadienne ?

A4 : Les taux d’imposition sont inclus dans le code gp et ne sont pas stockés dans les tables SQL pour la paie canadienne. Microsoft Dynamics GP utilise une formule Averaging Convention pour calculer les taxes qui se trouvent dans les plages fiscales acceptables publiées par l’Agence canadienne du revenu (ARC). Pour plus d'informations sur la façon dont les impôts sont calculés, consultez les calculs de l'impôt sur le revenu ou les divergences avec l'ARC dans la Paie canadienne de Microsoft Dynamics GP.