Importer des OKR et des initiatives dans Viva Goals avec Excel

Viva Goals permet l’importation en bloc d’objectifs, de résultats clés et d’initiatives à l’aide d’un modèle Excel standard. L’importation en bloc vous permet de prendre des listes préexistantes d’OKR et d’initiatives et de les ajouter rapidement à Viva Goals.

Conditions préalables à l’importation des OKR

Nombre maximal d’OKR et d’initiatives : Seuls 1 000 enregistrements peuvent être importés à la fois. Fractionnez les fichiers s’il y a plus de 1 000 OKR à importer.

Format de fichier : Les fichiers doivent être enregistrés uniquement en tant que .xlsx (le modèle est fourni dans .xlsx).

Nom de fichier : Ne renommez pas les feuilles, car il est essentiel de les détecter automatiquement par le système pendant le processus d’importation. Ne renommez pas/ne supprimez pas non plus les en-têtes de colonne du modèle.

Rôles et autorisations : Cette option n’est activée que organization propriétaires et les propriétaires d’équipe.

• Propriétaire de l’organisation : autorisé à importer des OKR et des initiatives dans n’importe quelle équipe et dans le organization.

• Propriétaire de l’équipe : autorisé à importer uniquement les OKR et les initiatives dans les équipes dans lesquelles l’utilisateur est propriétaire d’équipe.

Comment importer des OKR et des initiatives

1. Accédez à l’équipe ou à l’organisation dans laquelle vous souhaitez importer des OKR et des initiatives, sélectionnez la liste déroulante en regard du bouton Ajouter un objectif , puis sélectionnez Importer des OKR.

2. La page à partir de laquelle vous pouvez télécharger le modèle d’importation s’ouvre.

3. Lisez les instructions d’utilisation du modèle et sélectionnez le lien pour télécharger le modèle Excel.

   • Le modèle Excel inclut également toutes les instructions nécessaires dans la feuille Me lire .
   • Reportez-vous à la feuille Champs de base et Champs avancés dans Excel pour en savoir plus sur chaque champ en détail.

4. Renseignez les OKR et les détails de l’initiative sous l’onglet OKR et Initiative, puis enregistrez le fichier avec l’extension .xlsx.

5. Faites glisser et déposez le classeur Excel rempli dans la section de chargement du fichier (à droite) ou sélectionnez le lien hypertexte pour sélectionner le fichier à partir de votre stockage local.

6. Vous verrez un aperçu de quelques enregistrements du fichier pour vous assurer que vous avez sélectionné le bon.

7. Si le fichier est correct, sélectionnez Importer.

Important

L’importation des enregistrements à partir du fichier peut prendre un certain temps.

Afficher les status d’importation

Pour afficher les détails des status d’importation et les détails des importations lancées au cours des 28 derniers jours, sélectionnez Afficher l’état dans la bannière qui s’affiche en haut, ou choisissez Paramètres> du comptePréférences>Mes importations dans le volet gauche.

Une fois l’importation terminée, vous pouvez télécharger le rapport d’importation status à partir de la page de résumé De mon importation pour voir les OKR et les initiatives qui ont été importées avec succès et celles qui ne l’ont pas été.

Pour les enregistrements qui n’ont pas été importés, reportez-vous à la colonne « raison » dans le rapport Importer status. Corrigez les erreurs et rechargez-les dans le même fichier. Notez que le système ne crée pas d’enregistrements en double si les attributs des OKR et initiatives tels que Propriétaire, Titre, Période et Équipe/Organisation à laquelle il appartient sont inchangés.

Foire aux questions

Quels sont les formats de fichiers pris en charge ?

Seuls les fichiers .xlsx.

Existe-t-il des limitations que les utilisateurs doivent connaître ?

• Le nombre de lignes dans Excel ne doit pas être supérieur à 1 000.
• La limite de taille de fichier est de 5 Mo.
• Le fichier ne doit pas être protégé.
• Évitez de modifier le nom de la feuille (pour une détection rapide), de renommer les en-têtes de colonne et de supprimer des colonnes.

Où les utilisateurs peuvent-ils découvrir les colonnes nécessaires, ce qui doit être renseigné et d’autres détails ?

L’onglet Instructions du modèle Excel explique en détail ce qui est nécessaire.

Cette fonctionnalité ajoute-t-elle uniquement de nouveaux OKR et initiatives ?

La fonctionnalité modifie également les OKR et/ou initiatives existants si une correspondance exacte est trouvée dans le système Viva Goals. Les correspondances sont identifiées en fonction du titre, du propriétaire de l’OKR ou de l’initiative, du type (organisation, nom de l’équipe, individu) et de la période, ce qui évite de créer des OKR et des initiatives en double.

Comment les utilisateurs peuvent-ils aligner un OKR enfant sur un OKR parent ?

1. Le parent et l’OKR enfant doivent exister dans la feuille Excel.
2. Copiez la valeur référence OKR du parent dans le champ PARENT OKR de l’enfant.

Comment les utilisateurs peuvent-ils trouver le status de leur progression d’importation ?

Une fois l’importation terminée, un e-mail est envoyé à l’utilisateur avec un résumé. Un lien vers la page récapitulative de l’importation est inclus, dans lequel les utilisateurs peuvent télécharger l’importation status fichier Excel. Ce fichier fournit des informations status pour chaque OKR dans le fichier Excel chargé.

Combien de temps faut-il pour terminer l’importation une fois que l’utilisateur a envoyé le fichier ?

Selon la taille du fichier et le nombre de lignes, cela peut prendre jusqu’à 30 minutes.

Quels utilisateurs sont autorisés à importer des OKR à partir d’un fichier Excel ?

L’utilisateur doit disposer de l’un de ces rôles pour être éligible pour voir l’option d’importation OKR :

• Propriétaire d'équipe
• Propriétaire de l’organisation

Notes

Les propriétaires d’équipe peuvent uniquement importer des OKR dans des équipes où ils sont le propriétaire de l’équipe et non au niveau de l’organisation.

Comment les utilisateurs peuvent-ils savoir si les OKR n’ont pas été importés correctement et comment ils peuvent recharger ?

L’importation status feuille Excel comporte une colonne dédiée qui détaille le problème pour chaque OKR qui a échoué dans l’opération d’importation. Les utilisateurs peuvent lire les détails, effectuer les modifications nécessaires sur la même feuille et/ou sur le système Viva Goals, puis redémarrer le processus d’importation à l’aide de la même feuille.

Si les propriétaires OKR ne font pas partie du Viva Goals organization, un utilisateur peut-il obtenir des autorisations d’importation ?

Non. Les utilisateurs doivent exister dans l’organisation Viva Goals au moment de l’importation.

Les propriétaires OKR, les périodes et les équipes doivent-ils exister avant l’importation des OKR ?

Oui : les propriétaires OKR, les périodes et les équipes ne peuvent pas être créés ou invités dans le cadre du processus d’importation OKR. Toute tentative d’ajout de ces éléments via l’importation entraîne une erreur.