Importer et utiliser des données organisationnelles dans Microsoft 365

Les données organisationnelles font référence aux données des employés que votre administrateur charge à l’aide de la fonctionnalité Données organisationnelles dans Microsoft 365. Les données organisationnelles dans Microsoft 365 combinent ces données chargées avec des données Microsoft 365 existantes pour alimenter certaines fonctionnalités dans les applications Microsoft 365. Cette fonctionnalité permet également d’améliorer vos données de profil utilisateur Microsoft 365 en ingérant des données organisationnelles qui résident actuellement dans les systèmes externes de votre organization (tels que les systèmes de gestion du capital humain). Cela permet de combler les lacunes liées aux données de profil utilisateur manquantes ou obsolètes et permet des expériences plus riches dans Microsoft 365 et Microsoft Viva.

Les données de profil utilisateur Microsoft 365 font référence aux informations associées au compte d’un utilisateur et sont stockées dans le profil utilisateur Microsoft 365. Ces informations incluent l’adresse e-mail, le numéro de téléphone, la fonction et d’autres informations descriptives.

Les données de profil utilisateur Microsoft 365 proviennent de deux sources main : l’ID Microsoft Entra (anciennement Azure Active Directory), qui est le paramètre par défaut, ou les données de l’organisation dans Microsoft 365 via un fichier .csv que vous chargez. Les propriétés du schéma Microsoft Entra et du profil utilisateur Microsoft 365 correspondent aux noms de colonnes dans le fichier .csv et sont appelées attributs dans données organisationnelles dans Microsoft 365.

Attributs de données

Lorsque vous chargez un fichier .csv, vous devez inclure au moins un attribut requis, Microsoft_PersonEmail, pour chaque employé. Pour savoir comment configurer et structurer un fichier de .csv de données organisationnelles, consultez Préparer et importer vos données organisationnelles.

Vous pouvez également inclure les attributs facultatifs suivants. (La valeur entre parenthèses est le nom de propriété correspondant dans le schéma de profil utilisateur Microsoft 365 .)

Pour plus d’informations sur les attributs spécifiques, voir Informations de référence sur les attributs spécifiques et Mappage d’attribut à propriété pour plus d’informations sur la façon dont les données organisationnelles dans les attributs Microsoft 365 sont mappées aux données de profil utilisateur Microsoft 365.

• Noms
  • Microsoft_FirstName (première)
  • Microsoft_LastName (dernier)
  • Microsoft_DisplayName (displayName)
• Positions
  • Détails
    • Microsoft_JobTitle (jobTitle)
    • Microsoft_JobDiscipline (rôle)
    • Microsoft_LevelDesignation (niveau)
    • Microsoft_Layer (couche)
      • Société
        • Microsoft_Company (displayName)
        • Microsoft_Organization (département)
        • Microsoft_CompanyOfficeLocation (officeLocation)
          • Adresse
            • Microsoft_CompanyPostOfficeBox (postOfficeBox)
            • Microsoft_CompanyOfficeStreet (rue)
            • Microsoft_CompanyOfficeCity (ville)
            • Microsoft_CompanyOfficeState (état)
            • Microsoft_CompanyOfficeCountryOrRegion (countryOrRegion)
            • Microsoft_CompanyOfficePostalCode (postalCode)
• Responsable
  • Microsoft_ManagerEmail (userId)

Importante

1. Dans le profil utilisateur Microsoft 365, Microsoft Entra données sont prioritaires sur les données organisationnelles dans Microsoft 365. Lorsqu’un service interroge un profil utilisateur Microsoft 365, s’il existe des données organisationnelles et des données Microsoft Entra pour un attribut unique, la valeur Microsoft Entra est utilisée.
2. Trois attributs liés au nom (Microsoft_FirstName, Microsoft_LastName et Microsoft_DisplayName) sont traités comme un groupe dans le profil utilisateur Microsoft 365. Par conséquent, si l’un d’eux a une valeur dans le fichier de .csv d’entrée, les deux autres doivent également avoir des valeurs. Sinon, la valeur spécifiée n’est pas stockée dans le profil utilisateur Microsoft 365.

Préparer et importer vos données organisationnelles

Avant de charger des données organisationnelles, vous devez effectuer les opérations suivantes :

1. Télécharger un modèle .csv
2. Structurer les données organisationnelles
3. Importer vos données organisationnelles pour la première fois
4. Mettre à jour ou apporter d’autres modifications à vos données

Étape 1 : Télécharger un modèle .csv

1. Connectez-vous à l’Centre d'administration Microsoft 365 en tant qu’utilisateur disposant des autorisations Administration globales.
2. Dans la page Données organisationnelles dans Microsoft 365 (sous Configurer > la migration et les importations), sélectionnez Prise en main.
3. Sélectionnez Télécharger le modèle CSV.

Remarque

Vous pouvez également utiliser les données organisationnelles exportées à partir d’un autre système, comme votre logiciel RH, comme point de départ, comme décrit dans Obtenir une exportation de données organisationnelles.

Étape 2 : Structurer les données organisationnelles

Maintenant que vous avez votre fichier .csv point de départ, ajoutez les données organisationnelles que vous souhaitez utiliser dans Microsoft 365. Enregistrez le fichier dans SharePoint.

Il existe trois types d’attributs que vous pouvez ajouter dans votre fichier de données d’organisation : obligatoire, réservé facultatif et personnalisé. Les attributs peuvent être dans n’importe quel ordre dans le fichier. Toutefois, vous ne pouvez pas utiliser les noms des attributs obligatoires et réservés comme noms de nouveaux attributs personnalisés.

• Obligatoire : le seul attribut requis par défaut est l’adresse e-mail.
• Réservé : les attributs sont des en-têtes de colonne réservés pour les attributs actuellement utilisés pour calculer, filtrer et regrouper des données.
• Personnalisé : les attributs personnalisés sont tous les autres attributs que vous souhaitez définir pour les utiliser dans le filtrage et le regroupement de données. Lorsque vous chargez ces attributs, les analystes peuvent les utiliser lors de la création de requêtes. Pour savoir comment charger des attributs personnalisés, consultez Charger des données organisationnelles (premier chargement).

Utilisez le format MM/JJ/AAAA pour toutes les dates. Tous les champs numériques doivent être au format « nombre » et ne peuvent pas contenir de virgules ou de signe dollar.

Remarque

Le nombre maximal d’attributs autorisés dans le système est de 105, ce qui inclut les attributs requis.

Exemple de fichier de données

Voici un exemple d’extrait de code d’un fichier .csv valide :

Microsoft_PersonEmail,Microsoft_ManagerEmail,Microsoft_LevelDesignation,Microsoft_Organization,Microsoft_Layer,Microsoft_CompanyOfficeCity
Emp1@contoso.com,Mgr1@contoso.com,Junior IC,Sales,8,Seattle
Emp2@contoso.com,Mgr1@contoso.com,Junior IC,Sales,8,Seattle
Emp3@contoso.com,Mgr2@contoso.com,Manager,Sales,7,Seattle
Emp4@contoso.com,Mgr3@contoso.com,Support,Sales,9,New York
Emp5@contoso.com,Mgr3@contoso.com,Support,Sales,9,New York
Emp6@contoso.com,Mgr3@contoso.com,Support,Sales,9,New York

Pour plus d’informations sur les attributs, consultez la référence d’attribut.

Étape 3 : Importer vos données organisationnelles pour la première fois

Après avoir créé un fichier .csv avec vos données, les étapes suivantes sont d’enregistrer les données dans SharePoint, puis de les importer dans Viva.

Charger le fichier .csv dans SharePoint

Procédez comme suit pour charger vos données dans SharePoint. Assurez-vous que votre site SharePoint dispose des autorisations appropriées et que seuls ceux qui doivent pouvoir accéder aux données peuvent y accéder.

1. Ouvrez la bibliothèque de site SharePoint.
2. Sélectionnez Charger, puis Fichiers.
3. Accédez à l’emplacement où vous avez enregistré le fichier .csv, puis sélectionnez Ouvrir.

Vous pouvez également utiliser le glisser-déplacer pour charger le fichier.

Avant d’importer les données dans Viva, vous avez besoin du chemin d’accès au fichier sur SharePoint, au format suivant : https:// domaine.sharepoint.com/sites/sitename/Documents/foldername/filename.csv. Procédez comme suit pour obtenir le chemin d’accès à votre fichier.

1. Sélectionnez les points de suspension (...) en regard du fichier, puis sélectionnez Détails.
2. Recherchez la valeur Chemin d’accès , puis sélectionnez l’icône de copie.

Remarque

Veillez à suivre ces étapes pour obtenir le chemin d’accès au fichier. Il s’agit d’un chemin d’accès différent de ce qui est visible dans le champ URL d’un navigateur lorsque vous affichez le fichier .csv dans SharePoint.

Importer les données dans Microsoft 365

Vous êtes maintenant prêt à importer les données.

1. Connectez-vous à l’Centre d'administration Microsoft 365 en tant qu’utilisateur disposant des autorisations Administration globales.
2. Dans la page Données organisationnelles dans Microsoft 365 (sous Configurer > la migration et les importations), sélectionnez Prise en main.
3. Dans la page Importer des données à partir de SharePoint , entrez l’emplacement SharePoint où vous avez enregistré votre fichier .csv. (Si vous avez copié l’emplacement à la fin de l’étape de chargement, collez-le ici.)
4. Vérifiez que vous comprenez que les données que vous chargez ici peuvent être traitées par Viva et Microsoft 365, ainsi que par les services non-Microsoft auxquels vous avez accordé l’accès aux données via Microsoft Graph. Sélectionnez Suivant.
5. Passez en revue les détails de votre chargement, puis sélectionnez Commencer la validation.

Vos données organisationnelles sont validées par rapport aux exigences d’utilisation avec les services Viva et Microsoft 365. L’opération peut prendre jusqu’à 24 heures. Vous pouvez case activée le statut de validation dans la page Données organisationnelles du centre d’administration. Une fois la validation terminée, vous verrez un message indiquant que vos données sont utilisées et gérées par Viva et Microsoft 365.

Les données organisationnelles de chaque utilisateur final sont stockées dans la boîte aux lettres de cet utilisateur final et respectent les règles de résidence des données pour Exchange Online (comme décrit dans Data Residency pour Exchange Online).

Étape 4 : Mettre à jour ou apporter d’autres modifications à vos données

Seul l’administrateur général peut mettre à jour ou supprimer les données organisationnelles stockées dans le profil utilisateur Microsoft 365.

Pour mettre à jour ou supprimer les données organisationnelles d’un utilisateur final, créez et chargez un fichier .csv contenant uniquement les utilisateurs dont vous souhaitez mettre à jour ou supprimer les données.

• Pour mettre à jour une valeur, incluez tous les attributs que vous souhaitez mettre à jour. Fournissez une valeur différente pour tous les attributs que vous souhaitez modifier. Si vous incluez un attribut mais que vous ne fournissez pas de valeur (mais ne le définissez pas sur une chaîne vide), la valeur actuelle dans le profil utilisateur Microsoft 365 est utilisée (elle n’est pas mise à jour).
• Pour supprimer une valeur, définissez la valeur de l’attribut sur une chaîne vide à l’aide de deux guillemets simples (''). (Définissez l’attribut Microsoft_Layer « -1 ».) Pour supprimer toutes les données d’un utilisateur, entrez la chaîne vide ou la valeur entière pour tous ses attributs.

Remarque

Si vous utilisez Excel pour modifier le fichier .csv, utilisez trois guillemets simples (''') au lieu de deux ('') - Excel voit un seul guillemet (') comme caractère d’échappement.

Une fois les nouvelles données organisationnelles chargées, les données précédentes pour chaque utilisateur final affecté sont supprimées avec 30 jours.

Informations sur l’utilisation, la conservation et la gestion des données pour les données organisationnelles dans Microsoft 365

Passez en revue les informations suivantes pour comprendre comment les données organisationnelles sont utilisées, stockées et supprimées.

Données chargées à partir de Viva Insights

Si votre administrateur général accepte de partager des données à partir de Viva Insights avec la fonctionnalité Données organisationnelles dans Microsoft 365, les données suivantes sont partagées :

• PersonId
• ManagerId
• Organisation
• LevelDesignation
• FunctionType
• Couche
• Emplacement
• Données RoleStart

Les données suivantes sont chargées à partir de la fonctionnalité Données d’organisation, mais ne sont pas disponibles pour une utilisation dans Insights :

• Microsoft_FirstName
• Microsoft_LastName
• Microsoft_DisplayName
• Microsoft_JobTitle
• Microsoft_RoleEndDate
• Microsoft_City
• Microsoft_CountryOrRegion
• Microsoft_PostalCode
• Microsoft_PostOfficeBox

Consommation des données

Les données organisationnelles que vous chargez peuvent être utilisées par Viva, les services Microsoft 365 et les services non-Microsoft auxquels l’accès a été accordé via microsoft API Graph. Ces données sont traitées comme étant accessibles au public dans le organisation, ce qui signifie qu’elles peuvent être affichées à n’importe quel utilisateur final dans le organisation. Ces données peuvent également être utilisées dans des scénarios de collaboration interlocataire, dans des Microsoft 365 Copilot et dans l’apprentissage du modèle Machine Learning.

Dans le profil utilisateur Microsoft 365, Microsoft Entra données sont prioritaires par défaut sur les données organisationnelles dans Microsoft 365. Lorsqu’un service interroge un profil utilisateur Microsoft 365, s’il existe des données d’organisation et des données Microsoft Entra pour un attribut unique, la valeur Microsoft Entra est retournée. Par exemple, un utilisateur final donné a « Ingénieur logiciel » comme propriété jobTitle dans Microsoft Entra ID. L’administrateur général de votre organisation utilise la fonctionnalité Données organisationnelles dans Microsoft 365 pour charger la valeur « Ingénieur logiciel senior » pour l’attribut Microsoft_JobTitle pour ce même utilisateur final. Après le chargement, les deux valeurs sont stockées dans le profil utilisateur Microsoft 365 de l’utilisateur final. Lorsqu’une expérience comme Les cartes de profil dans Microsoft 365 interroge le profil utilisateur Microsoft 365 pour obtenir la propriété jobTitle pour cet utilisateur final, « Ingénieur logiciel » est retourné (au lieu de « Ingénieur logiciel senior »).

Si vous préférez utiliser la valeur de vos données organisationnelles dans le profil utilisateur Microsoft 365, contactez Microsoft en envoyant une demande à orgdatainm365support@microsoft.com. Incluez la ligne d’objet « Demander à donner la priorité aux données de l’organisation par rapport aux données Microsoft Entra dans le profil utilisateur Microsoft 365 pour le locataire [Nom] [ID de locataire]. » L’application de cette modification peut prendre jusqu’à quatre jours.

Si vous souhaitez ultérieurement revenir au comportement par défaut (où les données Microsoft Entra sont prioritaires), contactez à nouveau Microsoft, à l’aide de la ligne d’objet « Demander à donner Microsoft Entra priorité aux données organisationnelles dans le profil utilisateur Microsoft 365 pour le locataire [Nom] [ID de locataire] ». Cette modification prend également jusqu’à quatre jours.

Pour vous assurer que les données du profil utilisateur Microsoft 365 restent à jour et précises, nous vous recommandons de charger régulièrement les données organisationnelles actualisées (par exemple, chaque semaine). Cela empêche les données du profil utilisateur de devenir obsolètes par rapport aux données des systèmes de gestion du capital humain de votre organization.

Vérifiez que les données que vous chargez correspondent aux noms et descriptions des attributs répertoriés dans la référence d’attribut. Évitez également de charger des données personnelles sensibles.

Suppression de données

Pour plus d’informations sur la suppression des données utilisateur, consultez Mettre à jour ou apporter d’autres modifications aux données organisationnelles . Une fois la mise à jour traitée, les données utilisateur associées sont supprimées dans les 30 jours.

Lorsqu’une licence Microsoft 365 est supprimée d’un locataire ou que le consentement est supprimé de l’Centre d'administration Microsoft 365, tous les artefacts de données sont vidés dans les 30 jours.

Rétention des données

Les données organisationnelles sont stockées tant que l’utilisateur final est actif et dispose d’une licence valide et qu’aucune demande de suppression n’a été effectuée par l’utilisateur final ou l’administrateur général.

Résidence de données

Lorsque vous chargez des données organisationnelles, votre fichier .csv est stocké dans votre site SharePoint Online, et les attributs de données organisationnelles de chaque utilisateur final sont traités dans leur profil utilisateur Microsoft 365 et stockés dans la boîte aux lettres Exchange Online de l’utilisateur. Pour plus d’informations sur la résidence des données pour SharePoint Online et Exchange Online, voir Data Residency pour SharePoint Online et Data Residency pour Exchange Online.

Gérer les demandes des personnes concernées.

Une demande de personne concernée ou DSR est une demande formelle d’une personne concernée (un utilisateur final) à un responsable du traitement pour prendre une action sur ses données personnelles. Pour comprendre les droits des utilisateurs finaux des personnes concernées par les données, consultez Office 365 demandes des personnes concernées dans le cadre du RGPD et du CCPA.

Utilisez les informations suivantes pour répondre aux DSR des utilisateurs finaux :

• Accès et exportation : un utilisateur final peut accéder aux données de l’organisation et les exporter chargées par un administrateur général et stockées dans le profil utilisateur Microsoft 365 à l’aide de la fonction d’exportation de données dans le carte de profil. Consultez Exporter des données à partir de votre carte de profil.
• Modifier : consultez Mettre à jour ou apporter d’autres modifications aux données organisationnelles.
• Supprimer : consultez Mettre à jour ou apporter d’autres modifications aux données organisationnelles et Suppression de données.

Informations de référence sur les attributs

Le tableau suivant fournit plus de détails sur les données organisationnelles dans les attributs Microsoft 365.

Remarque

N’oubliez pas que les attributs Microsoft_LevelDesignation et Microsoft_Layer n’ont pas de propriétés correspondantes dans Microsoft Entra. Pour cette raison, la seule façon d’ajouter ces valeurs à un profil utilisateur Microsoft 365 est d’utiliser la fonctionnalité Données organisationnelles dans Microsoft 365.

#	Attribut	Description	Type de données	Exemple
1	Microsoft_PersonEmail	Identificateur unique de l’enregistrement de l’employé : l’adresse e-mail d’un employé.	E-mail	person.name@xyz.com
2	Microsoft_ManagerEmail	Identificateur unique du responsable d’un employé : l’adresse e-mail du responsable de l’employé.	E-mail	manager.name@xyz.com
3	Microsoft_Organization	Nom du organisation interne ou du service auquel appartient un employé.	Chaîne	Planification et analyse financières
4	Microsoft_LevelDesignation	Niveau qui représente l’expérience, le niveau de gestion ou l’ancienneté d’un employé au sein du organisation. Il s’agit de la désignation de niveau public utilisée par votre entreprise.	Chaîne	Directeur
5	Microsoft_JobDiscipline	Discipline à laquelle appartient un employé. Pour obtenir des informations plus exploitables, évitez d’utiliser trop peu ou trop de disciplines de travail uniques. Il s’agit de la discipline du travail public.	Chaîne	Gestion financière
6	Microsoft_Layer	La position d’un employé au sein de la hiérarchie organisationnelle, exprimée en tant que distance par rapport au leader supérieur de l’organisation. Par exemple, le PDG se trouve à la couche 0. Évitez d’utiliser trop ou trop de couches uniques. Il s’agit de la couche disponible publiquement dans votre entreprise.	Entier	2
7	Microsoft_FirstName	Prénom de l’utilisateur final.	Chaîne	Alexa
8	Microsoft_LastName	Nom de l’utilisateur final.	Chaîne	Lopez
9	Microsoft_DisplayName	Nom préféré de l’employé à afficher. Il s’agit du nom d’affichage public qu’un employé choisit de répertorier.	Chaîne	Alexa Smith
10	Microsoft_JobTitle	Titre d’emploi public de l’employé.	Chaîne	Ingénieur logiciel
11	Microsoft_CompanyOfficeLocation	Emplacement du bureau de l’entreprise d’un employé. Il s’agit d’un code d’emplacement, comme un numéro de bâtiment, un étage ou une pièce. Il ne doit pas s’agir du bureau à domicile ou de l’adresse personnelle d’un employé.	Chaîne	2N
12	Microsoft_CompanyPostOfficeBox	Le paramètre PostOfficeBox spécifie le numéro de boîte postale du contact. Il s’agit du numéro de la boîte de bureau de l’entreprise disponible publiquement.	Chaîne	Boîte de commande 12
13	Microsoft_CompanyOfficeStreet	Rue. Il s’agit de l’adresse postale du bureau de l’entreprise disponible publiquement.	Chaîne	NE 12th Street
14	Microsoft_CompanyOfficeCity	Ville du bureau d’entreprise à laquelle l’utilisateur est associé. Il s’agit de la ville d’adresse du bureau disponible publiquement.	Chaîne	Redmond
15	Microsoft_CompanyOfficeState	État. Il s’agit de l’état du bureau de l’entreprise disponible publiquement.	Chaîne	Washington
16	Microsoft_CompanyOfficeCountryOrRegion	Pays ou région Il s’agit d’une valeur de chaîne de format libre, par exemple, « États-Unis ». Il s’agit du pays ou de la région du bureau d’entreprise disponible publiquement.	Chaîne	États-Unis
17	Microsoft_CompanyOfficePostalCode	Code postal Il s’agit du code postal du bureau d’entreprise disponible publiquement.	Chaîne	98004
18	Microsoft_Company	Nom de société.	String	Contoso

Mappage d’attribut à propriété

Le tableau suivant montre comment les données organisationnelles dans les attributs Microsoft 365 sont mappées aux propriétés du schéma de profil utilisateur Microsoft 365.

#	Attribut (en-tête de colonne) dans .csv fichier	Propriété dans le schéma de profil utilisateur Microsoft 365
1	Microsoft_PersonEmail	S/O L’e-mail est converti en Microsoft Entra objectId de l’utilisateur final et est utilisé pour le traitement interne.
2	Microsoft_ManagerEmail	positions -> manager -> userId L’e-mail est converti en objectId Microsoft Entra pour le responsable et est stocké dans le profil utilisateur Microsoft 365.
3	Microsoft_Organization	positions -> positionDetail -> companyDetail -> département
4	Microsoft_LevelDesignation	positions -> positionDetail -> level
5	Microsoft_JobDiscipline	positions -> positionDetail -> role
6	Microsoft_Layer	positions -> positionDetail -> layer
7	Microsoft_FirstName	noms -> prénom
8	Microsoft_LastName	noms -> nom
9	Microsoft_DisplayName	noms -> displayName
10	Microsoft_JobTitle	positions -> positionDetail -> jobTitle
11	Microsoft_CompanyOfficeLocation	positions -> positionDetail -> companyDetail -> officeLocation
12	Microsoft_CompanyPostOfficeBox	positions -> positionDetail -> companyDetail -> physicalAddress -> postOfficeBox
13	Microsoft_CompanyOfficeStreet	positions -> positionDetail -> companyDetail -> physicalAddress -> street
14	Microsoft_CompanyOfficeCity	positions -> positionDetail -> companyDetail -> physicalAddress -> city
15	Microsoft_CompanyOfficeState	positions -> positionDetail -> companyDetail -> physicalAddress -> state
16	Microsoft_CompanyOfficeCountryOrRegion	positions -> positionDetail -> companyDetail -> physicalAddress -> countryOrRegion
17	Microsoft_CompanyOfficePostalCode	positions -> positionDetail -> companyDetail -> physicalAddress -> postalCode
18	Microsoft_Company	positions -> positionDetail -> companyDetail -> displayName