Gérer les rubriques à grande échelle dans Rubriques

Lorsque vous indexez vos sites SharePoint ou l’ensemble de votre organization pour les rubriques, de nombreuses rubriques peuvent être générées. Lorsque cela se produit et que vous voyez des milliers de sujets suggérés sur la page Gérer les rubriques , il peut être difficile de savoir par où commencer. Cet article décrit comment Rubriques vous aide à optimiser les rubriques et les informations qui sont présentées aux utilisateurs qui recherchent des informations, même dans les grandes organisations avec un grand nombre de rubriques.

Tout d’abord, un rappel des quatre étapes pour les rubriques :

• Suggérée : une rubrique a été identifiée par l’IA et dispose de ressources de prise en charge, de connexions et de propriétés suffisantes. (Ils sont marqués comme une rubrique suggérée dans l’interface utilisateur.)

• Confirmé : rubrique qui a été découverte par l’IA et qui a été validée. La validation de rubrique se produit dans les cas suivants :

  • Un responsable des connaissances confirme une rubrique. Un responsable des connaissances confirme une rubrique sur la page Gérer les rubriques .

  • Plusieurs utilisateurs confirment une rubrique. Il doit y avoir un net de deux votes positifs reçus des utilisateurs qui ont voté à l’aide du mécanisme de commentaires sur le sujet carte. Par exemple, si un utilisateur a voté positif et qu’un utilisateur a voté négatif pour une rubrique particulière, vous avez toujours besoin de deux autres votes positifs pour la rubrique à confirmer.

• Publié : rubrique qui a été organisée. Des modifications manuelles ont été apportées pour améliorer sa qualité, ou elles ont été créées par un utilisateur.

• Supprimé : rubrique qui a été rejetée et qui ne sera plus visible par les téléspectateurs. Une rubrique peut être supprimée dans n’importe quel état (suggéré, confirmé ou publié). La suppression de la rubrique se produit dans les cas suivants :

  • Un responsable des connaissances supprime une rubrique. Un responsable des connaissances supprime une rubrique sur la page Gérer les rubriques .

  • Plusieurs utilisateurs votent négativement à l’aide du mécanisme de commentaires sur le sujet carte. Pour qu’une rubrique soit supprimée, il doit y avoir un net de deux votes négatifs reçus de la part des utilisateurs. Par exemple, si un utilisateur a voté négatif et qu’un utilisateur a voté positif pour une rubrique particulière, vous aurez toujours besoin de deux autres votes négatifs pour la suppression de la rubrique.

  Lorsqu’une rubrique publiée est supprimée, la page avec les détails organisés doit être supprimée manuellement via la bibliothèque de pages du centre de rubriques.

Rôle de gestionnaire des connaissances

Lorsque vous configurez Rubriques, vous ajoutez un groupe d’utilisateurs disposant d’autorisations pour afficher la page Gérer les rubriques dans le centre de rubriques. Il s’affiche uniquement pour ces utilisateurs qui détiennent le rôle de curation principale pour les rubriques. Ils auront accès aux données relatives aux rubriques et pourront voir les listes de toutes les rubriques auxquelles ils ont accès pour réviser et organiser.

Les employés disposant de ce rôle doivent disposer d’autorisations étendues pour afficher un large éventail de rubriques. Ou si les autorisations sont segmentées, vous pouvez sélectionner un groupe d’utilisateurs qui représentent différents domaines de l’entreprise et peuvent organiser pour leurs propres domaines.

Lorsque vous passez en revue les rubriques du centre de rubriques pour la première fois, les rubriques suggérées sont purement définies par l’IA. Les responsables des connaissances peuvent souhaiter examiner chacune d’elles avant de déployer des rubriques à une large communauté d’utilisateurs. Lorsque vous travaillez à grande échelle, cette approche est rarement pratique en raison des milliers de sujets.

L’approche recommandée consiste à trouver un équilibre entre les rubriques les plus pertinentes ou les plus importantes pour votre ensemble initial d’utilisateurs et à se concentrer sur la curation de ces rubriques avant le déploiement de Rubriques. Commencez à recueillir les commentaires des utilisateurs et autorisez le crowdsourcing à déterminer les modèles d’utilisation et de contribution de vos utilisateurs afin d’informer les stratégies suggérées dans cet article.

Il est important de reconnaître que le système identifie et affiche les rubriques publiées suggérées par l’IA et organisées par l’homme à tous les utilisateurs. Toutefois, cela ne signifie pas que chaque rubrique suggérée sera présentée à tous les utilisateurs finaux. Les paramètres de sécurité en place affichent uniquement les rubriques auxquelles chaque employé peut accéder en fonction des autorisations définies sur le contenu lui-même.

En tant que gestionnaire de connaissances disposant des autorisations nécessaires pour afficher la page Gérer les rubriques, vous pouvez voir un nombre beaucoup plus élevé de rubriques répertoriées en raison de vos propres autorisations élevées, en fonction de votre rôle dans le organization et du niveau d’accès. Vous aurez également accès aux vues qui vous permettent de voir les rubriques répertoriées dans un emplacement unique plutôt que d’y accéder à l’aide de mises en surbrillance ou de recherche.

En outre, il y a probablement un pourcentage plus faible de rubriques qui seront consultées par la plupart des utilisateurs et un plus grand ensemble de rubriques qui seront vues beaucoup moins fréquemment en raison des autorisations. Par conséquent, il est judicieux de concentrer d’abord les tâches de curation sur les sujets les plus importants pour votre organization et qui sont les plus susceptibles d’être vus plus largement.

Cet article décrit quelques stratégies de curation. Ces stratégies peuvent signifier que les sujets moins fréquents ou moins courants peuvent ne pas être entièrement organisés par les responsables des connaissances. Toutefois, ces rubriques suggérées restent utiles et peuvent fournir des informations ou un pointeur vers une personne, ce qui peut faire économiser à un employé des heures de recherche d’un point de départ. L’autorisation des mises à jour crowdsources des rubriques est bénéfique et fournit davantage de contenu et de couverture pour les sujets moins courants.

Cet article fournit des conseils et des bonnes pratiques pour aborder la gestion et la curation des rubriques.

Présentation des rubriques suggérées

Lorsque des rubriques sont découvertes par l’IA, elles sont marquées comme une rubrique suggérée, à la fois dans la page Gérer les rubriques et dans les cartes de rubrique présentées aux utilisateurs. Toute rubrique qui n’a pas été marquée comme supprimée s’affiche aux utilisateurs, notamment les rubriques confirmées, publiées et suggérées. Les rubriques dans les trois états sont disponibles pour les utilisateurs finaux.

Dans une rubrique carte ou une page, nous utilisons différents signaux pour montrer comment l’IA a généré les informations. Le système utilise une variété de preuves pour ajouter les ressources, principalement par le biais du contenu lui-même.

• Les étiquettes indiquent qu’une rubrique est suggérée et qu’elle a été découverte par topics.

  

• Les informations sur le carte états d’où provient une définition en spécifiant sa source.

• Les personnes suggérées sont dérivées en agrégeant les personnes qui ont écrit ou modifié des documents avec des preuves de rubrique. Si une personne écrit un document dont le titre contient un nom de rubrique et que ce document a de nombreux affichages, un seul document peut être nécessaire pour établir la personne comme étant liée. Toutefois, dans de nombreux cas, plus de preuves sont meilleures, et les personnes répertoriées ont travaillé sur plusieurs documents.

  

• Pour les fichiers et les pages affichés, le système identifie le nombre de fois où la rubrique a été mentionnée dans le document, mais la rubrique doit également être mentionnée dans un contexte spécifique qui identifie la référence à la rubrique de type spécifique (par exemple, projet ou équipe). C’est ce qui compte comme preuve pour l’IA. Le système prend également en compte l’occurrence d’un nom de rubrique dans les titres des documents, les types de documents et d’autres fonctionnalités d’analyse (telles que les vues).

  

  

  

Ces attributs montrent que le contenu a été ajouté par l’IA et comment l’IA a effectué cette détermination.

Communication

Lorsque vous communiquez à vos utilisateurs sur les rubriques, il est important de clarifier la différence entre les rubriques et le contenu suggérés par l’IA et leurs équivalents organisés.

En tant que lecteur, vous devez afficher les rubriques suggérées avec un œil plus critique. Elles ne doivent pas être perçues comme des sources faisant autorité de la vérité organisationnelle. Au lieu de cela, il s’agit d’un outil permettant d’accéder à des connaissances implicites présentées par le biais du contenu auquel vous avez accès. L’IA a découvert le sujet et dispose de suffisamment de preuves pour vous le montrer, mais sa valeur n’a pas été confirmée par une personne.

Contrôles crowdsourced

Les rubriques suggérées peuvent être améliorées par la curation de la page et par le biais de commentaires crowdsources sur la rubrique.

Lorsque les utilisateurs interagissent avec une rubrique suggérée, une question simple peut leur être posée dans l’interface utilisateur. Par exemple : Cette rubrique était-elle pertinente pour la page ?Cette personne est-elle pertinente pour le sujet ?Cette définition était-elle exacte ? En utilisant les commentaires de ces questions, l’exactitude des rubriques peut augmenter sans qu’une personne nommée soit nécessaire pour organiser la page.

La page d’accueil d’un centre thématique est un autre emplacement où les commentaires sur les sujets suggérés sont collectés. Dans le centre de rubriques, un utilisateur peut voir les rubriques auxquelles il a été associé et a la possibilité de confirmer cette association ou de la supprimer.

Lorsque vous autorisez le crowdsourcing à grande échelle de sujets, vous devez prendre en compte les facteurs suivants :

• Les utilisateurs voient l’option Modifier sur les pages de rubrique et peuvent modifier les pages dans la même expérience que les autres pages SharePoint modernes.

• Certains composants WebPart Rubrique suggérée ne peuvent pas être supprimés. Le nom de la rubrique, les autres noms, la définition, les personnes suggérées et les ressources suggérées ne peuvent pas être supprimés.

• Le déplacement d’une rubrique suggérée ou confirmée publiée vers la liste Publiée de la page Gérer les rubriques peut prendre un certain temps.

  • Le temps estimé pour qu’une rubrique apparaisse dans la recherche, les points forts, les hashtags ou les annotations est de 2 heures.

  • La durée estimée pour qu’une rubrique apparaisse dans la liste Publiée de la page Rubriques gérées n’est pas supérieure à 24 heures dans la plupart des cas. Vous devez les voir dans les 2 heures, mais étant donné qu’il y a une synchronisation complète toutes les 24 heures, l’attente ne doit pas dépasser 24 heures.

• Il est possible qu’un utilisateur laisse une rubrique publiée dans un état extrait ou modifié. Un responsable des connaissances peut les voir dans la bibliothèque de pages du centre de rubriques et peut ignorer les modifications apportées à l’utilisateur pour republier la rubrique ou contacter cet utilisateur pour demander qu’il case activée dans la rubrique.

La visibilité et le contenu des rubriques sont basés sur les autorisations d’un utilisateur

Lorsque vous passez en revue la liste des rubriques suggérées en tant que responsable des connaissances, gardez à l’esprit que le contenu d’une rubrique suggérée sera dynamiquement basé sur les autorisations. Le contenu suggéré et les personnes qui vous sont montrés peuvent ne pas être les mêmes que ceux qui sont présentés à un utilisateur ou à un autre responsable des connaissances.

En fonction des autorisations permettant d’afficher le contenu associé à une rubrique, chaque utilisateur peut voir un ensemble différent de ressources suggérées, de personnes, de noms alternatifs et de définition.

Hiérarchiser les rubriques pour la curation

Vous pouvez utiliser les stratégies suivantes pour identifier les sujets susceptibles d’être importants et donc de bons candidats pour la curation.

Taxonomies

L’utilisation de taxonomies existantes peut fournir une liste de rubriques susceptibles d’être importantes pour les utilisateurs. Par exemple, il peut s’agir des éléments suivants :

• Produits et services que votre organization fournit

• Teams dans votre organization

• Projets de haut niveau

Cette approche peut également être adoptée à l’échelle du ministère ou fonctionnel, avec des experts en la matière qui comprennent ce domaine de votre organization. L’objectif n’est pas de leur faire passer en revue une sélection ou toutes les rubriques. Au lieu de cela, ils apportent leur propre expertise de domaine pour guider la curation sélective.

Recherche

Les termes de recherche courants sont souvent découverts sous forme de rubriques. En utilisant les principaux rapports de requête dans Recherche Microsoft, vous pouvez identifier les termes de recherche les plus fréquents dans votre organization. Si des rubriques ont été découvertes pour ces termes, elles sont de bons candidats pour la curation. Ces rubriques peuvent être présentées sous forme de cartes de réponse dans Recherche Microsoft.

Si vous utilisez actuellement des signets Recherche Microsoft, déterminez ceux qui peuvent être remplacés par une rubrique. Une réponse de signet carte contient un titre, une description et une URL. Dans certains cas, une rubrique carte peut être plus utile pour un utilisateur, et une rubrique carte également des ressources et des personnes.

Dans l’expérience de recherche de l’utilisateur, lorsqu’un utilisateur recherche un terme tel que voyage, les résultats de la recherche s’affichent dans l’ordre de priorité suivant dans Recherche Microsoft :

1. Rubriques publiées ou confirmées

2. Signets

3. Rubriques suggérées

Impressions et scores de rubrique

Le nombre d’impressions et les scores de rubrique sont des métriques importantes pour comprendre le comportement d’une rubrique. La valeur de ces métriques est limitée lorsque seuls les responsables des connaissances ou les équipes informatiques ont accès aux rubriques. L’exposition de rubriques à un groupe pilote d’utilisateurs génère des données plus représentatives pour ces mesures.

Les sujets avec un nombre élevé d’impressions sont susceptibles d’être plus fréquemment interagissant avec. Les scores de rubrique pour ces rubriques donnent une idée de la richesse de ces rubriques. Les sujets avec un nombre d’impressions élevé et un score faible sont de bonnes cibles pour la curation.

Termes clés de l’architecture d’informations des sites organisationnels de grande taille

Les sites portail plus volumineux au sein de votre organization ont peut-être investi du temps dans l’organisation de leur architecture d’informations et la navigation de leur site autour de domaines clés pour leurs unités commerciales, leurs lignes de produits, leurs grands projets, etc. L’examen de ces conditions et l’identification et l’organisation des rubriques pour ces conditions peuvent aider les utilisateurs qui recherchent des informations sur ces domaines.

Tirer parti des bases de connaissances internes ou des sites wiki

Si votre organization a investi dans des bases de connaissances ou des sites wiki, ceux-ci peuvent fournir une liste de rubriques à utiliser pour vos efforts de curation initiaux. Si elles sont particulièrement volumineuses, sélectionnez les rubriques les plus consultées ou modifiées comme point de départ.