Crear y administrar temas de reuniones para reuniones de Teams

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  Microsoft Teams

SE APLICA A: ✔️Seminarios web de ✖️reuniones ✖️Ayuntamientos

Algunas de las características descritas en este artículo requieren Teams Premium.

Información general

Los temas de la reunión consisten en los colores de marca de su organización, una imagen personalizada para representar su organización y el logotipo de su organización. Aplicar un tema personalizado le permite, como administrador, personalizar la apariencia visual de la invitación a la reunión, la reunión previa y las pantallas de la sala de espera para las reuniones de los usuarios. Los temas de reuniones no se aplican a seminarios web; En su lugar, la página de registro del seminario web se usa para configurar la personalización de marca del seminario web para el registro y los correos electrónicos.

La personalización en las reuniones de Teams permite a las organizaciones ampliar sus identidades visuales en toda la experiencia de reunión. Las imágenes y los colores de una organización ayudan a fomentar la creación de cultura corporativa interna y aumentar el conocimiento general de la marca con los invitados. Con la ayuda de los equipos de comunicaciones corporativas y de administración de marca de una organización, puede configurar y crear fácilmente temas de reuniones para varias unidades de negocio y departamentos dentro de un único inquilino.

Los usuarios con licencia premium de Teams con una directiva de personalización de reuniones asignada pueden crear reuniones con temas de reuniones. Cualquier persona que se una a estas reuniones puede ver los temas (incluidos los usuarios internos sin licencia, los invitados y los usuarios anónimos).

Importante

Microsoft no valida la propiedad de logotipos de marca o imágenes asociados con temas de reuniones. Cuando los usuarios se unan a reuniones con otras organizaciones, siempre deben comprobar la autenticidad de la organización con la que se reúnen.

Nota

Las imágenes cargadas y su dirección URL de imagen asociada son visibles para todos los participantes de la reunión; incluidos usuarios externos, invitados, usuarios no autenticados y cualquier persona con un vínculo para unirse a la reunión. Para dejar de mostrar las imágenes, debe eliminar las imágenes del tema de la reunión. Para quitar imágenes de un tema de reunión, vaya a la directiva de personalización de la reunión en el Centro de administración de Teams, seleccione el tema de reunión elegido y seleccione Editar tema de la reunión.

Requisitos previos

Antes de configurar los temas de reunión en las reuniones de Teams, compruebe que tiene los siguientes elementos:

• Los usuarios que necesitan usar temas de reunión tienen una licencia de Teams Premium.
• Es un administrador con acceso al Centro de administración de Teams o tiene una directiva de personalización asignada.
• El logotipo, la imagen y el colorpersonalizados cumplen las especificaciones requeridas.

Configurar y administrar temas de reuniones en el Centro de administración de Teams

Los temas de reunión alojan los siguientes activos para su tema:

• Logotipo: logotipo de su organización.
• Imagen personalizada: una imagen de marca de su organización (las imágenes personalizadas no son las mismas que los fondos de reunión personalizados).
• Color personalizado: le recomendamos que use el color principal o secundario de su marca, el que mejor complemente la imagen y el logotipo de su marca.

Como administrador, puede configurar y administrar temas de reuniones para las reuniones de Teams con el Centro de administración de Teams o PowerShell.

1. Crear o editar una directiva de personalización

Para crear o administrar temas de reuniones, debe crear una nueva directiva de personalización de reuniones o modificar una directiva existente. Para habilitar la directiva en segundo plano personalizada, siga estos pasos:

1. Abra el Centro de administración de Teams.
2. Seleccione Reuniones en el panel de navegación.
3. En Reuniones, seleccione Directivas de personalización
4. Seleccione una directiva existente o cree una nueva.
5. Dentro de la directiva elegida, vaya a la sección Personalizar objetos visuales de la reunión .
6. Si está creando una nueva directiva, seleccione el botón Agregar un tema para cargar sus activos. Si está administrando una directiva existente, seleccione el botón Editar temas de la reunión si desea realizar cambios en el tema.
7. Cambie la configuración actualmente activa a Sí para habilitar el tema.
8. Selecciona Guardar

Nota

Aunque puede acceder a objetos visuales de reuniones personalizados desde la página directivas de reunión, se recomienda acceder a él a través de directivas de personalización para evitar desplazarse por las directivas predeterminadas de la organización global.

2. Agregar un logotipo personalizado

Las reuniones de Teams admiten logotipos cuadrados que aparecen en superficies clave durante la reunión, incluida la pantalla de la sala de espera. Las imágenes del logotipo deben cumplir las relaciones de contraste de accesibilidad de Microsoft (4:5:1). Se recomienda usar un logotipo de estilo de icono cuadrado con texto mínimo y las dimensiones de 800 x 800 píxeles.

Las cargas deben cumplir los siguientes parámetros. Un administrador solo puede cargar:

• Los formatos de imagen PNG y JPEG del logotipo.
• Dos variaciones de las imágenes del logotipo que aparecen en la interfaz de usuario previa a unirse y en la sala de espera:
  • Logotipo de marca de tema oscuro
  • Logotipo de marca de tema claro
• Una imagen del logotipo con un tamaño máximo de 5 MB.
• Imagen del logotipo con una dimensión mínima de 576 x 576 píxeles.
• Cargue una imagen por tema desde el dispositivo.

3. Agregar una imagen personalizada

Las reuniones de Teams admiten las imágenes de una organización que se muestran en la pantalla de reuniones y proporcionan un colorido fondo a las reuniones. Se recomienda usar una imagen con las dimensiones de 1440 x 810 píxeles.

Nota

Estas imágenes no son las mismas que los fondos de reunión personalizados.

Las imágenes personalizadas deben cumplir las relaciones de contraste de accesibilidad de Microsoft (4:5:1) y las cargas deben seguir estos parámetros:

• Los formatos de imagen PNG y JPEG de la imagen de su marca.
• Dos variaciones de las imágenes de marca que aparecen en la interfaz de usuario previa a unirse y en la sala de espera:
  • Imagen de marca del tema oscuro
  • Imagen de marca de tema claro
• Imágenes de marca con un tamaño máximo de 5 MB.
• Imágenes de marca con las dimensiones siguientes:
  • Dimensiones mínimas: 1024 x 574 píxeles
  • Dimensiones máximas: 3840 x 2160 píxeles
• Carga un mínimo de 0 y un máximo de una imagen por tema desde el dispositivo.

4. Agregar un color personalizado

Las reuniones de Teams admiten el color principal o secundario de una organización en la experiencia de reunión. Puede escribir el valor del código hexadecimal del color de su organización, que se muestra en las superficies clave de la experiencia de reunión.

Para admitir los estándares de accesibilidad de Microsoft, es posible que el color final generado no coincida con el color de tu marca.

5. Obtener una vista previa del tema de la reunión

Después de agregar los activos de la reunión, puede obtener una vista previa del aspecto del tema antes de guardarlo. Al seleccionar Vista previa se abre el cuadro de diálogo de vista previa y se muestra el tema recién definido para el escritorio.

6. Guardar el tema de la reunión

Al seleccionar Guardar, el tema de la reunión se guarda automáticamente y se aplica a las reuniones. Si selecciona Guardar y aplicar para más adelante , se guardará el tema de la reunión, pero no se aplicará a ninguna de las reuniones. Para aplicar este tema, seleccione Guardar en el creador del tema de la reunión o use el botón de alternancia Actualmente activo en la tabla de temas de la reunión en la página de directiva de personalización.

Administrar temas de reuniones en PowerShell

Para cargar imágenes, debe usar el Centro de administración de Teams. Puede administrar temas de reuniones con los siguientes cmdlets de PowerShell en Teams PowerShell:

• Set-CsTeamsMeetingBrandingPolicy
• Grant-CsTeamsMeetingBrandingPolicy
• New-CsTeamsMeetingBrandingPolicy

En este ejemplo se asigna una directiva de tema de reunión denominada "Prueba de directiva" a un grupo denominado group@contoso.com.

Grant-CsTeamsMeetingBrandingPolicy -Group group@contoso.com -PolicyName "Policy Test" -Rank 1

En este ejemplo se asigna una directiva de tema de reunión denominada "Prueba de directiva" a un usuario llamado alice@contoso.com.

Grant-CsTeamsMeetingBrandingPolicy -identity " alice@contoso.com" -PolicyName "Policy Test"

Asignar una directiva de personalización de reunión a los usuarios

Las directivas de personalización de reuniones se pueden asignar a uno, varios o a un grupo de usuarios predefinido en su espacio empresarial. Asegúrese de que estos usuarios tienen una licencia premium de Teams para usar estas características.

• Todos los usuarios con licencia reciben automáticamente la directiva predeterminada global asignada.
• Las directivas de personalización personalizadas reemplazan el valor predeterminado global.
• Solo se puede asignar una directiva de personalización a un usuario con licencia.

¿Dónde están visibles los temas de reunión?

Clientes admitidos:

• Cliente de escritorio
• Cliente web (los temas de reuniones no son compatibles actualmente con Safari o Firefox)
• Android (solo versiones 11 o posteriores)
• iOS

Nota

Las imágenes no son visibles en los clientes móviles.

Tipo de activo	Join Launcher	Unirse antes de la reunión	Sala de espera de la reunión	Región de reunión	Invitación a reunión
Logotipo	Sí	Sí	Sí	No	Sí
Imagen	Sí	Sí	Sí	No	No
Color	Sí	Sí	Sí	Sí	No

Nota

Los logotipos agregados al tema de la reunión reemplazan a los logotipos que suba a las invitaciones a reuniones. Para obtener más información sobre las invitaciones a reuniones, vea Personalizar invitaciones a reuniones.

Nota

Si los usuarios editan una invitación de reunión con el calendario de Teams después de enviarla, es posible que el logotipo no aparezca cuando vuelvan a enviar la invitación.

Quién puede ver un tema de reunión

Aunque solo los usuarios con licencia asignados a una directiva de personalización de reuniones pueden crear reuniones habilitadas para temas de reuniones, cualquiera puede ver los temas que se aplican a una reunión. Entre estos usuarios se incluyen:

• Usuarios con licencia de Teams Premium en el espacio empresarial
• Usuarios sin licencia en el espacio empresarial
• Invitado de usuarios inquilinos
• Usuarios externos
• Usuarios anónimos

Permitir que los organizadores desactiven los temas de una reunión

Los administradores pueden permitir que los organizadores de la reunión deshabilite los temas de una reunión específica. Si deshabilita los temas de reunión, la reunión volverá al tema predeterminado de Teams.

Para dar a los organizadores de la reunión la capacidad de deshabilitar los temas de la reunión:

1. Vaya a la directiva de personalización de la reunión.
2. Cambie la configuración Permitir que el organizador controle el tema de la reunión a Activado.

Los organizadores de reuniones pueden desactivar los temas de la reunión de la siguiente forma:

1. Ir al menú Opciones de reunión para una reunión.
2. Alternar la opción de reunión con el tema Reunión a Desactivado.

Nota

• Para las reuniones o series periódicas, la opción de reunión se aplica a cada instancia de la reunión.
• Los temas de reunión no están deshabilitados para las reuniones que están en curso. Para aplicar cambios, los usuarios deben finalizar la llamada y reiniciar la reunión.

Procedimientos recomendados para temas de reuniones

• Use solo los activos de imagen oficiales de su organización. No use contenido de imagen que no le pertenezca.
• Trabaje con su equipo de marca y marketing para asegurarse de que los activos de imagen y los colores juntos siguen las directrices de marca de su organización.
• Asegúrate de que estás usando imágenes de logotipo de alta calidad, que son visibles en dispositivos de pantalla pequeñas y grandes.
• Los colores generados en la aplicación Teams pueden diferir de los colores de su marca. Este proceso se creó para garantizar que se cumplan los estándares de accesibilidad de Microsoft.
• Los usuarios con configuración de dispositivo de contraste alto no pueden ver los temas de reunión.

Accesibilidad

Estos son algunos puntos para garantizar que se cumplan los requisitos de accesibilidad:

• Seguir patrones y estructuras de interfaz de usuario existentes: la estructura actual y el texto de la pantalla no se están modificando con esta característica.
• Relación de contraste de imagen: los activos de imagen son necesarios para cumplir la relación de contraste de color 4:5:1.
• Soporte de generación de color accesible: calculamos la salida de color accesible que sea la coincidencia más cercana a la entrada de color de la marca al tiempo que mantenemos los estándares de accesibilidad de Microsoft.
• Compatibilidad con contraste alto: para los usuarios con la configuración de contraste alto habilitada, no se aplica la personalización de marca. Siguen viendo la experiencia de reunión predeterminada de Teams.
• Controles de administración: los administradores pueden impedir que los usuarios con problemas de accesibilidad vean la personalización de marca a través de:
  • Control de directiva: garantiza que no se agregan a una directiva de personalización. Este control les impide crear reuniones habilitadas para personalización de marca.
  • Opciones de reunión: los organizadores de reuniones pueden desactivar la personalización de marca de una reunión si un usuario con problemas de accesibilidad se une a la reunión.

Casos de uso para varios departamentos o unidades de negocio en un inquilino

Algunas organizaciones tienen varias unidades de negocio bajo diferentes identidades de marca dentro del mismo inquilino. En estos casos, puede crear directivas de personalización de reuniones dedicadas a cada marca. También pueden asignar un departamento o grupo de usuarios de una unidad de negocio a una directiva específica.

Contoso Ltd. tiene un único inquilino en Microsoft Teams, que contiene los perfiles de usuario de todos sus empleados en diferentes organizaciones empresariales. La compañía busca adoptar reuniones personalizadas con personalización de marca en Teams para aumentar su presencia de marca con sus clientes y fomentar una cultura corporativa interna.

Contoso tiene dos unidades de negocio (CCO) bajo su organización: Servicios técnicos de Contoso y Contoso Educación. Ambas BU tienen sus propias imágenes de marca distintas y quieren mostrar su personalización de marca durante sus reuniones internas y externas.

Para admitir este caso de uso, los administradores de inquilinos pueden crear dos directivas de personalización distintas:

• Directiva A: Servicios técnicos de Contoso: aloja el logotipo, la imagen y el color de la marca, la imagen y el servicio técnico de Contoso.
• La directiva B - Contoso Education - incluye el logotipo, la imagen y el color de la marca de Contoso Education.

Pueden proceder a asignar los empleados con licencia de Servicios técnicos de Contoso a la directiva A y a los empleados con licencia de Contoso Educación a la directiva B.