שתף באמצעות

שולחים חיצוניים - פתרון בעיות בדואר אלקטרוני שנשלח אל Microsoft 365

עצה

הידעת שתוכל לנסות את התכונות ב- Microsoft Defender XDR עבור Office 365 2 ללא תשלום? השתמש בגירסת הניסיון ל- 90 Defender עבור Office 365 במרכז Microsoft Defender של הפורטל. למד מי יכול להירשם ולתנאי ניסיון ב-נסה Microsoft Defender עבור Office 365.

מאמר זה מספק מידע לפתרון בעיות עבור שולחים שנתקלים בבעיות בעת ניסיון לשלוח דואר אלקטרוני לנמענים ב- Microsoft 365, ושיטות עבודה מומלצות לשליחת דואר מסחרי ללקוחות.

האם אתה מנהל את המוניטין של כתובת ה- IP והתחום שלך?

Exchange Online Protection (EOP) מספק הגנה למניעת דואר זבל עבור Microsoft 365. אנו משתמשים גם בטכנולוגיות אימות דואר אלקטרוני כגון SPF, DKIM ו- DMARC כדי לוודא שהתחום השולח את הדואר האלקטרוני מורשה לעשות זאת. גורמים רבים משפיעים על סינון EOP. לדוגמה, כתובת ה- IP השולחת, התחום, אימות הדואר האלקטרוני, דיוק הרשימה, תעריפי התלונה, התוכן ועוד. אחד הגורמים העיקריים בנהיגה במורד המוניטין של השולח והיכולת שלו למסור דואר אלקטרוני הוא שיעור התלונה שלו בדואר זבל.

האם אתה שולח דואר אלקטרוני מכתובות IP חדשות?

כתובות IP שמעולם לא שימשו לשליחת דואר אלקטרוני בדרך כלל אינן מקיימות מוניטין במערכות שלנו. כתוצאה מכך, דואר אלקטרוני ממקורות חדשים עשוי להיתקל בבעיות מסירה. לאחר שכתובת ה- IP בנתה מוניטין של אי שליחת דואר זבל, EOP מאפשר בדרך כלל חוויית מסירה טובה יותר של דואר אלקטרוני.

כתובות IP חדשות עבור תחומים עם רשומות SPF קיימות נהנות בדרך כלל מהיתרון הנוספת של קבלת חלק מהמוניטין השולח של התחום. אם לתחום שלך יש מוניטין שליחה טוב, כתובות IP חדשות עשויות לחוות זמן מהיר יותר. IP חדש עשוי לצפות לשיפוע מלא תוך כמה שבועות או פחות, בהתאם לנפח, לדיוק הרשימה ולתעריפי התלונה לדואר זבל.

ודא שה- DNS שלך מוגדר כראוי

לקבלת הוראות כיצד ליצור ולתחזק רשומות DNS, כולל רשומת ה- MX הנדרשת לניתוב דואר, עליך לפנות לספק אירוח ה- DNS שלך.

ודא שאינך מפרסם את עצמך כ- IP שאינו ניתן לגישה

ייתכן שלא תסכים לקבל דואר אלקטרוני משולחים שנכשלו בבדיקת מידע הפוך של DNS. במקרים מסוימים, שולחים לגיטימיים מפרסמים את עצמם באופן שגוי כ- IP שאינו ניתן לניתוב באינטרנט בעת ניסיון לפתוח חיבור ל- EOP. כתובות IP השמורות עבור עבודה ברשת פרטית (לא ניתנית) כוללות:

  • 192.168.0.0/16 (או 192.168.0.0- 192.168.255.255)
  • 10.0.0.0/8 (או 10.0.0.0 - 10.255.255.255)
  • 172.16.0.0/11 (או 172.16.0.0 - 172.31.255.255)

קיבלת דוח אי-מסירה (NDR) בעת שליחת דואר אלקטרוני למשתמש ב- Office 365

בעיות מסירה מסוימות הן התוצאה של Microsoft שחוסמת את כתובת ה- IP של השולח, או שחשבון המשתמש מזוהה כשולח שנאסר עקב פעילות קודמת של דואר זבל. אם אתה סבור שקיבלת את דוח אי-המסירה (המכונה גם הודעת NDR או הודעת החזרה), בצע את ההוראות בהודעת ה- NDR כדי לפתור את הבעיה.

לקבלת מידע נוסף אודות השגיאה שקיבלת, עיין ברשימת קודי השגיאה בדוחות אי-המסירה בדואר אלקטרוני ב- Exchange Online.

לדוגמה, ה- NDR הבא מציין ש- Microsoft חסמה את כתובת ה- IP השולחת:

550 5.7.606-649 Access denied, banned sending IP [x.x.x.x]; To request removal from this list please visit https://sender.office.com/ and follow the directions.

כדי לבקש הסרה מרשימה זו, ראה שימוש בפורטל Delist כדי להסיר את עצמך מרשימת השולחים החסומים.

הדואר האלקטרוני שלי נחת בתיקיה 'דואר זבל' של הנמען

אם EOP זיהה באופן שגוי הודעה כדואר זבל, באפשרותך לעבוד עם הנמען כדי לשלוח הודעה חיובית מוטעית זו ל- Microsoft לצורך ניתוח. לקבלת מידע נוסף, ראה דיווח על הודעות וקבצים ל- Microsoft.

תעבורה מווסתת של EOP מכתובת ה- IP שלי

אתה מקבל את ה- NDR הבא מאחר שזוהתה פעילות חשודה מכתובת ה- IP של המקור. דואר מהמקור הוגבל באופן זמני בזמן שהוא מוערך.

host xxxx.outlook.com [x.x.x.x]: 451 4.7.550 Access denied, please try again later

לאחר שנעריך את ההודעות ונקבע שהכל תקין, אנו מסירים את ההגבלה.

איני מצליח לקבל דואר אלקטרוני משולחים ב- Microsoft 365

כדי לקבל הודעות משולחי Microsoft 365, ודא שהרשת שלך מאפשרת חיבורים מכתובות ה- IP ש- EOP משתמש אותן במרכזי הנתונים שלנו. לקבלת מידע נוסף, ראה Exchange Online Protection IP אלה.

שיטות עבודה מומלצות עבור שליחת דואר אלקטרוני בצובר למשתמשים של Microsoft 365

אם אתה מנהל לעתים קרובות קמפיינים של דואר אלקטרוני בצובר עבור משתמשי Microsoft 365, פעל בהתאם לעצות בסעיף זה.

ודא שהשם 'מ' משקף את האנשים ששולחים את ההודעה

שורת הנושא של ההודעה צריכה להיות סיכום קצר של נושא ההודעה. גוף ההודעה אמור לציין בצורה ברורה ותוצה את הנושא של ההצעה, השירות או המוצר. לדוגמה:

נכון:

מ: marketing@shoppershandbag.com
נושא: עודכן קטלוג לעונת חג המולד!

שגוי:

מ: someone@outlook.com
נושא: קטלוגים

כך תוכל להקל על אנשים לדעת מי אתה ומה אתה עושה, כך יהיה לך פחות קשה עם רוב מסנני דואר הזבל.

כלול תמיד אפשרות ביטול מנוי בהודעות דואר אלקטרוני של קמפיין

דואר אלקטרוני שיווקי, במיוחד ידיעונים, צריך תמיד לכלול דרך לבטל את המנוי. לדוגמה:

This email was sent to example@contoso.com by sender@fabrikam.com.

Update Profile/Email Address | Instant removal with SafeUnsubscribe™ | Privacy Policy

האפשרות 'בטל מנוי' בשורה 'נושא' דורשת מהנמענים לשלוח דואר אלקטרוני עם האפשרות 'בטל מנוי' נמוכה יותר מהאפשרות בלחיצה אחת. אם אתה דורש מהנמענים לשלוח הודעה, ודא שהקישור מעביר אותם לטופס שבו מאוכלסים כל השדות הנדרשים.

השתמש באפשרות ההצטרפות הכפולה לשיווק דואר אלקטרוני או רישום ידיעון

מומלץ להשתמש בתעשייה זו אם החברה שלך דורשת או מעודדת משתמשים לרשום את פרטי הקשר שלהם כדי לגשת למוצר או לשירותים שלך. שיטות העבודה של הרשמה אוטומטית של משתמשים להודעות דואר אלקטרוני שיווקיות או ידיעונים אלקטרוניים במהלך הרישום היא שאלה בסביבות האינטרנט של ימינו.

אם האפשרויות לקבלת הידיעון או ההצעות המיוחדות נבחרות כברירת מחדל בתהליך הרישום, קרוב ל להניח שמשתמשים שאינם קיימים יקבלו את הדואר האלקטרוני שלך.

Microsoft ממליצה על אפשרות ההצטרפות הכפולה, כלומר תיבת הסימון עבור דואר אלקטרוני שיווקי או ידיעונים אינה נבחרת כברירת מחדל. בנוסף, לאחר שליחת טופס הרישום, נשלחת למשתמש הודעת דואר אלקטרוני לאימות. הודעת הדואר האלקטרוני לאימות מכילה כתובת URL המאפשרת למשתמש לאשר את החלטתו לקבל דואר אלקטרוני שיווקי.

שיטת ההצטרפות הכפולה מסייעת למנוע שיטות עבודה ספקיות בתחום השיווק בדואר אלקטרוני, מכיוון שלא ניתן לטעון שהוא נרשם באופן לא מכוון לדואר אלקטרוני שיווקי.

ודא שתוכן הודעת הדואר האלקטרוני שקוף וניתן לעקוב

תוכן דואר אלקטרוני חשוב כמו האופן שבו אתה שולח דואר אלקטרוני. השתמש בשיטות העבודה המומלצות הבאות כדי להבטיח שדואר האלקטרוני שלך לא מסומן בדגל על-ידי שירותי סינון דואר אלקטרוני:

  • בקשות לנמענים להוסיף את השולח בפנקס הכתובות שלהם צריכות מציין בבירור שפעולה זו אינה מבטיחה מסירה.

  • הניתוב מחדש הכלול בגוף ההודעה צריך להיות דומה ועקבי, ולא מרובה ומגוון. ניתוב מחדש בהקשר זה הוא כל מה שמצביע הרחק מההודעה, כגון קישורים ומסמכים. אם יש לך קישורי פרסום רבים, קישורי ביטול מנוי או עדכון קישורי הפרופיל, כולם צריכים להצביע על אותו תחום. לדוגמה:

    נכונה (כל התחומים זהים):

    unsubscribe.bulkmailer.com

    profile.bulkmailer.com

    options.bulkmailer.com

    שגוי (כל התחומים שונים):

    unsubscribe.bulkmailer.com

    profile.excite.com

    options.yahoo.com

  • הימנע מתוכן הכולל תמונות וקבצים מצורפים גדולים, או הודעות המורכבות לחלוטין מתמונה.

  • על הגדרות הפרטיות הציבורית או ה- P3P שלך מציין בבירור את הנוכחות של מעקב אחר פיקסלים (באגים באינטרנט או משואות).

הסרת כינויי דואר אלקטרוני שגויים ממסדי הנתונים שלך

אין צורך בכתובות דואר אלקטרוני שגויות במסד הנתונים שהתוצאה גורמת להודעות NDR, והן מסתכנת בבדיקה נוספת של שירותי סינון דואר אלקטרוני. ודא שמסד הנתונים של הדואר האלקטרוני שלך מעודכן.